Apprentissage – Archiviste/ Gestionnaire de l’information H/F – Centre communal d’action sociale de la ville de Nancy

URL de l’offre : Réseau Aedaa

Date de l’offre : 03/05/2021

Contexte

Les Archives municipales de Nancy ont en charge la collecte, le traitement, la conservation etla communication des archives publiques de la ville de Nancy et de ses établissementspublics communaux. Le service est composé de 12 agents et conserve 6,5 kilomètreslinéaires de documents. Engagé depuis 2009 dans une démarche d’archivage électronique, leservice est doté d’un serveur d’archivage dédié permettant une première collecte de fondsélectroniques et sera doté d’un système d’archivage électronique (SAE) en 2021. Le Centre communal d’action sociale est un établissement public communal, héritier dubureau de bienfaisance créé en 1796. Il emploie 542 agents administratifs et médico-sociaux.L’établissement est composé des services suivants: direction, petite enfance (crèches ethaltes-garderies municipales), accompagnement social (aide sociale facultative), seniors(résidences autonomies, services à domicile…), développement social (santé, handicap…).L’établissement d’hébergement des personnes âgées dépendantes Notre-Maison lui estrattaché.

Missions

Sous l’autorité du responsable des archives contemporaines et avec le concours del’administratrice des données électroniques, le stagiaire aura pour mission d’accompagner lesservices du CCAS dans la gestion et la collecte de ses archives à la fois sous forme papier etélectronique.

Les missions confiées à l’apprenti sont les suivantes:

Activités principales

Gestion et traitement des archives papier et électroniques

– Recensement des archives à éliminer et verser;

– Contribution à la mise à jour des tableaux de gestion ;

– Rédaction des bordereaux d’élimination et de versement ;

– Traitement du versement des archives papier et électronique : rédaction d’un instrument de recherche.

Activités secondaires

Rationalisation de la gestion des archives courantes et intermédiaires électroniques de la direction

– Élaboration d’un plan de classement du serveur;

– Préconisations de tris et accompagnement de la mise en œuvre des éliminations;

– Accompagnement de la mise en œuvre de la nouvelle arborescence ;

– Formation des agents du CCAS aux bonnes pratiques de gestion des documents électro-niques.

L’apprenti sera associé à l’activité courante des Archives municipales (salle de lecture, valori-sation…).

Profil du candidat

Licence / Master Archivistique.

Sens de l’organisation

Sens des relations humaines

Autonomie, rigueur

Maîtrise des outils bureautique

Conditions

Lieu d’apprentissage: Archives municipales de Nancy, 3 rue Henri-Bazin, 54000 Nancy.Conditions particulières d’exercice: une partie des travaux seront effectués au Centre communal d’action sociale, 5 rue Léopold-Lallement, 54000 Nancy.Période et durée souhaitées: année scolaire 2021-2022; selon la formation suivie.Horaires de travail: du lundi au vendredi / 35 heures par semaine.Manutention et port de petites charges; pas d’allergie à la poussière.Secret professionnel.

Contact

Date limite de candidature: /

Adresser CV et lettre de motivation à: archives@mairie-nancy.fr

Renseignements auprès de:Pascale ÉTIENNETTE, directrice des Archives municipalesGermain DUFAY, directeur adjoint, responsable des archives contemporainesTél.: 03.54.50.60.70

Apprentissage et stage -Direction des finances, des achats et des services, Paris

URL de l’offre : Réseau Aedaa

Date de l’offre: 03/05/2021

Date de vacance de l’emploi : 01/09/2021

Les missions principales du poste sont :

Mettre en œuvre le classement de fonds d’archives papier et électroniques :

  • Contrôler les bordereaux de versement et récolements
  • Élaborer ou contrôler un plan de classement
  • Classer et/ou trier les dossiers
  • Rédiger le répertoire (Sosie) ou préparer le manifeste (SEDA) selon les règles et normes en vigueur (ISAD(G), ISAAR(CPF)).

Contribuer aux activités du bureau des archives :

  • participation au suivi des opérations de gestion des documents et dossiers dans les services : contacts, visites, conseils et formation ;
  • participation aux travaux de l’équipe projet Archifiltre (audit et traitement d’archives électroniques pour versement ou élimination) ;
  • accompagnement et suivi des opérations de gestion des documents et dossiers dans les services producteurs (tri, préparation des versements ou des éliminations) ;
  • traitement et contrôle de demandes de versement en archives intermédiaires ;
  • traitement et contrôle de demandes d’élimination.

Les fonds à classer et les thématiques du travail à réaliser seront déterminés en accord avec le (la) candidat.e retenu.e.

PROFIL SOUHAITE

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

  • Droit des archives : M
  • Normes et principes du records management : M
  • Normes et principes du classement des documents et de la description archivistique : M
  • Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique : N
  • Gestion des risques : N

Savoir-faire : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

  • Planifier les activités et les échéances : ***
  • Rendre compte : ***
  • Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure : ***
  • Accompagner, conseiller : **
  • Veille, analyse et gestion documentaire : *

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

  • Rigueur et méthode : ***
  • Réactivité : **
  • Travailler en équipe : **
  • Polyvalence : **
  • Ethique et respect des règles déontologiques : **
  • Discrétion professionnelle : **

LOCALISATION ADMINISTRATIVE ET GEOGRAPHIQUE

Direction Direction des finances, des achats et des services

Sous-direction des services généraux et de l’immobilier

Bureau des archives

Duquesne: 14 avenue Duquesne – PARIS 7 ème

DESCRIPTION DU BUREAU OU DE LA STRUCTURE

Au sein de la Direction des finances, des achats et des services, la sous-direction des services généraux et de l’’immobilier est chargée pour les ministères sociaux :

  • d’organiser et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant et d’en assurer la gestion budgétaire ;
  • de piloter la politique immobilière des ministères, d’en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l’administration centrale,
  • de conduire la politique documentaire et d’organiser la politique d’archivage ;
  • de gérer les intendances, l’accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l’autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.

Elle comprend 174 agents dans 10 bureaux : 3 bureaux immobiliers, 6 transverses et logistiques, 1 financier. Ces bureaux sont regroupés en 3 pôles : fonctionnement courant, immobilier, gestion des connaissances.

SUITE DE LA DESCRIPTION DU BUREAU OU DE LA STRUCTURE

Le bureau des archives (ARCH) est chargé de la collecte, de la gestion, de la conservation, de la communication et de la mise en valeur des archives publiques de l’administration centrale, des établissements publics, agences, comités et associations sous tutelle, en application du code du patrimoine (Livre II Archives). À ce titre, il assure

  • élabore et met en œuvre la politique d’archivage ministérielle,
  • assure la gestion de la « classothèque RH » (dossiers de carrière et de paie des agents en activité) par convention avec la DRH.
  • organise la collecte, la conservation et la communication des archives intermédiaires,
  • prépare les transferts d’archives définitives aux Archives nationales,
  • participe à la mise en valeur des archives et à la gestion des connaissances dans ce domaine,
  • assure le contrôle scientifique et technique sur les archives de l’administration et des opérateurs.

Il fait partie du réseau des missions permanentes placées auprès des ministères (missions coordonnées par le bureau des missions du service interministériel des Archives de France (SIAF), au sein de la direction générale des patrimoines et de l’architecture du ministère de la culture.

Effectif du bureau (répartition par catégorie) :
1 conservateur du patrimoine (Chef du bureau) et 3 adjoints (A), dont 1 adjoint Culture (A)
Equipe « archives » : 3 catégories A, 2 catégories B, 4 catégories C
Equipe « classothèque » : 1 responsable (B), 3 agents (C)

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail
1 Formation à l’outil STAr (système de gestion des archives)
2 Formation aux outils de traitement des archives électroniques : Archifiltre, Resip
3

Autres formations utiles au poste
1
2
3

Contacts :

Personne à qui adresser les candidatures (mail) : Anne LAMBERT, cheffe du bureau des archives (anne.lambert@sg.social.gouv.fr ; 01 40 56 73 40)

Archiviste Stagiaire – 6 mois – Etablissement public territorial Grand Paris Est

Date de l’offre : 29/04/2021

URL de l’offre : réseau Aedaa

L’Etablissement public territorial Grand Paris Grand Est, créé le 1erjanvier 2016, est compétent en matière d’aménagement, de développement économique, d’habitat, d’assainissement ou encore de déchets ménagers sur un territoire regroupant 14 communes et 400.000 habitants. En raison de son développement rapide et des transferts successifs de nouvelles compétences précédemment exercées par les communes, l’EPT n’a pas été en mesure de constituer ses archives. Après plus de 5 ans d’existence, il devient nécessaire d’engager un travail de structuration des documents et actes produits par l’EPT et de mettre en œuvre un archivage dans le respect des obligation réglementaires.

Vos missions

Sous l’autorité du Directeur des affaires juridiques, de la commande publique et du patrimoineet avec l’appui du Chef du service des affaires juridiques et des assemblées, vous serez chargé(e)d’une mission depréfiguration des archives de l’EPT Grand Paris Grand Est.Il s’agira notamment:-D’évaluer la nature et les quantités des documents et actes existants devant faire l’objet d’un archivage-D’établir les règles d’archivage à respecter pour les documents et actes que produit l’EPT, en application des textes réglementaires-De formuler des recommandations pour l’agencement du local d’archives qui a été créé dans le cadre d’un récent aménagement des locaux du siège de l’EPT-D’établir les règles d’archivage à respecter pour les documents et actes que produit l’EPT, en application des textes réglementaires-De proposer une méthodologie pour la constitution des archives de Grand Paris Grand Est, avec une analyse comparative des différents modes opératoires envisageables (recrutement de personnel dédié, recours à un partenaire public, recours à un prestataire privé).

Votre profil

Formation Master II spécialisé en archivistique-Connaissance de la règlementation relative aux archives publiques.Qualités rédactionnelles, capacité d’analyse et de synthèse, curiosité

Autonomie, pédagogie, rigueuretdiscrétion.Localisation du poste: Noisy le grand

Stage à partir du 01/06/2021

Merci d’adresser une lettre de motivation accompagnée d’un CV,avant le 15mai2021à:Monsieur le PrésidentGrand Paris Grand Est 11, boulevard du Mont d’Est -CS 6002793 192 Noisy-le-Grand Cedexou parcourriel : candidature@grandparisgrandest.fr

Stage 4 mois SHD Vincennes

URL de l’offre : réseau Aedaa

Date de l’offre : 15/04/2021

Lieu: Service historique de la Défense –Centre historique des archives Département de la collecte et des recherches administratives Château de Vincennes –Avenue de Paris94300 VINCENNES

Missions:

Contexte

Au sein du Centre historique des archives, le département de la collecte et des recherches administratives (DCRA) a pour missions:

-Le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives de l’administration centrale relevant de son domaine de compétence, la mise en place des procédures de records management au sein des entités productrices d’archives;

-La collecte et le pré-traitement des archives (papier et électroniques) sur le site de Vincennes;

-L’instruction des demandes de recherches administratives, tout particulièrement celles visant à établir des droits, individuels ou collectifs, qu’elles émanent de particuliers ou de l’institution;

-La communication administrative de documents pour le compte des services producteurs et la réponse aux demandes de l’institution dans le cadre de réquisitions judiciaires.

Objectifs du stage

Etablir des outils de records management: étatsdes versements, cartographies de services producteurs, référentiel de conservation

Encadrement:

Le stage sera encadré conjointement par la Chef de division des archives électroniques et des systèmes d’information (DAESI) et par le chef de la Division de collecte des archives des administrations centrales (DCAAC). La ou le stagiaire bénéficiera d’un suivi de proximité assuré par un agent de la DCAAC afin de l’accompagner dans l’utilisation des ressources du service et du ministère, et le guider dans ses démarches auprès de ses interlocuteurs.

Activités principales

Réaliser un état des versements critiquede trois producteursRéaliser un état des versements des années 1980 à 2021 pour les états-majors d’armée. Etablir un bilan critique de ces versements au regard des référentiels existants et proposer des actions de CST ou collecte à mettre en œuvre Cartographier lesservices producteursd’archives d’un domaine fonctionnelRépertorier les différentes entités du service d’infrastructure de la Défense(SID), définir leur profil (anciennes unités Terre ou Marine), et établir leur historique des versements en relation avec lesdivisions territoriales du SHD. Archives électroniques: gestion du courrierContribuer au CST et conseil sur le projet de gestion électronique de courriers.

Activité annexe

Réviser leréférentiel de conservation d’un établissement du SID

Reprendre le référentiel de conservation de l’ESID d’Ile de France en veillant à la bonne adéquation des règles de gestion avec la politique de collecte du ministère, les normes archivistiques et le référentiel de conservation des documents issus des marchés publics émis par le DIAF. Les missions pourront être adaptées en fonction de la durée du stage et des objectifs définis par l’université.

Profil du/de la stagiaire:

-Master 2 en archivistique

-Première expérience en records management souhaitée, mais non obligatoire

-Connaissance de la réglementation et des pratiques de gestion des archives publiques.

-Connaissance de la norme ISAD (G) et des outils bureautiques (suite OpenOffice).

-Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.

-Respect des règles de confidentialité, qualités relationnelles, savoir-être.

-Rigueur, réactivité, sens de l’organisation et autonomie.

Rémunération:

Gratification selon la réglementation en vigueur.

Comment postuler:

Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser:-par courriel à:

Anne JOLLY, Conservateur du patrimoineanne.jolly@intradef.gouv.fr

ou -par courrier postal à:

Anne JOLLY, Conservateur du patrimoine Service historique de la Défense –Centre historique des archives Département de la collecte et des recherches administratives Château de Vincennes –Avenue de Paris94300 VINCENNES

Stage 3-6 mois – Archiviste stagiaire – Établissement public territorial Grand Paris Grand Est – Noisy-le-Grand (93)

Date de l’offre : 08/04/2021

URL de l’offre :
STAGE 3-6 mois : Archiviste stagiaire à l’Établissement public territorial Grand Paris Grand Est | Profession Archiviste (professionarchiviste-emplois-stages.com)

  • Poste : Archiviste stagiaire.
  • Employeur : Établissement public territorial Grand Paris Grand Est, Direction des Affaires juridiques, de la commande publique et du patrimoine – Noisy-le-Grand (Seine-Saint-Denis/93).
  • Offre : stage conventionné de 3 à 6 mois.
  • Date limite de candidature : avant le 15 avril 2021.
  • Date de début du stage : 1er mai 2021.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : L’Établissement public territorial Grand Paris Grand Est, créé le 1er janvier 2016, est compétent en matière d’aménagement, de développement économique, d’habitat, d’assainissement ou encore de déchets ménagers sur un territoire regroupant 14 communes et 400 000 habitants. En raison de son développement rapide et des transferts successifs de nouvelles compétences précédemment exercées par les communes, l’EPT n’a pas été en mesure de constituer ses archives. Après plus de 5 ans d’existence, il devient nécessaire d’engager un travail de structuration des documents et actes produits par l’EPT et de mettre en œuvre un archivage dans le respect des obligations réglementaires.

POSTE & MISSIONS : Sous l’autorité du Directeur des affaires juridiques, de la commande publique et du patrimoine et avec l’appui du Chef du service des affaires juridiques et des assemblées, vous serez chargé*e d’une mission de préfiguration des archives de l’EPT Grand Paris Grand Est.

Il s’agira notamment :

  • D’évaluer la nature et les quantités des documents et actes existants devant faire l’objet d’un archivage.
  • D’établir les règles d’archivage à respecter pour les documents et actes que produit l’EPT, en application des textes réglementaires.
  • De formuler des recommandations pour l’agencement du local d’archives qui a été créé dans le cadre d’un récent aménagement des locaux du siège de l’EPT.
  • D’établir les règles d’archivage à respecter pour les documents et actes que produit l’EPT, en application des textes réglementaires.
  • De proposer une méthodologie pour la constitution des archives de Grand Paris Grand Est, avec une analyse comparative des différents modes opératoires envisageables (recrutement de personnel dédié, recours à un partenaire public, recours à un prestataire privé).

Conditions d’exercice :

  • Stage de 3 à 4 mois, à effectuer à partir du 1er mai 2021.
  • Rémunération selon la législation en vigueur : 550 euros/mois.
  • Accès à un service de restauration collective.
  • Lieu du stage : Noisy-le-Grand (Seine-Saint-Denis/93).

PROFIL : 

  • Formation Master 2 spécialisé en archivistique.
  • Connaissance de la règlementation relative aux archives publiques.
  • Qualités rédactionnelles, capacité d’analyse et de synthèse, curiosité.
  • Autonomie, pédagogie, rigueur et discrétion.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Monsieur Erwan LAMOUROUX, Directeur des Affaires juridiques, de la commande publique et du patrimoine de Grand Paris Grand Est – Courriel : erwan.lamouroux@grandparisgrandest.fr

CANDIDATURES : Adresser lettre de motivation + CV, avant le 15 avril 2021, à :

  • Courrier postal : Monsieur le Président de Grand Paris Grand Est, 11 boulevard du Mont d’Est, CS 60027, 93192 Noisy-le-Grand Cedex.
  • Ou par courriel : candidature@grandparisgrandest.fr