Stage (4 mois) – Archiviste – Rennes (35)

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa.

Date de l’offre : 12/01/2022

Archives municipales de Rennes

Offre de stage (Master 2 en archivistique) – 4 mois

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE

Les Archives municipales de Rennes conservent 11 km linéaires d’archives de 1213 à nos jours. Elles gèrent également par convention les archives de Rennes Métropole. Elles reçoivent régulièrement des fonds d’archives d’origine privée (don, achat), qui représentent aujourd’hui près de 2 kml.

L’équipe est composée de 17 agents. Les Archives de Rennes sont dotées du logiciel métier Ligeo Gestion depuis 2018 et d’un nouveau site Internet (Ligeo Diffusion) depuis 2019. Le système d’archivage électronique (Asalae) entrera en production courant 2022.  

Les Archives de Rennes sont rattachées à la Direction de la culture.

MISSIONS

La/le stagiaire sera chargé(e) de deux missions :

  • Traitement d’une partie du fonds de la CFDT (30 ml)
  • Réflexion sur la mise à disposition des prêts pour numérisation et des témoignages oraux

Traitement d’une partie du fonds de la CFDT (1958-2008, 30 ml) et réalisation d’un IR méthodique

Le fonds de la CFDT est ouvert. La partie la plus ancienne (1945-1989) a été classée (323 articles, 30 ml). Elle comprend des dossiers relatifs à la CFTC avant la scission avec la CFDT en 1964. Un complément a été donné en 2017 (285 articles, 30 ml) : il a fait l’objet d’un récolement détaillé. Les dossiers transférés couvrent les années 1958 à 2008. L’enjeu de ce classement est de traiter la partie transférée en 2017 et de réaliser un répertoire méthodique qui donne de l’unité et de la clarté à l’ensemble.

Les opérations à mener sont les suivantes :

  • Procéder au besoin aux éliminations réglementaires : identifier les archives à éliminer, établir les bordereaux d’élimination et organiser matériellement les destructions ;
  • Identifier, le cas échéant, les archives éliminables à terme et élaborer un outil de suivi pour faciliter leur destruction à l’échéance de la DUA ;
  • Identifier les archives historiques, les classer et établir un répertoire méthodique qui intègre les archives déjà classées et celles qui seront classées lors du stage ;
  • Traiter la communicabilité et identifier les éventuels droits attachés aux documents (droits de propriété intellectuelle, droit à l’image…).

Réflexion sur la mise à disposition des prêts pour numérisation et des témoignages oraux

Dans le cadre de leurs projets de médiation, les Archives de Rennes mènent depuis un certain nombre d’années une collecte de fonds documentaires (archives privées) et de témoignages oraux (archives publiques), qui sont sur support numérique. Ces documents sont fréquemment demandés pour des projets de valorisation internes ou externes. Or s’ils sont identifiés, ils ne sont pas traités dans le logiciel métier utilisé aux Archives de Rennes (Ligeo Gestion).

L’objectif de cette mission est de préparer le traitement de ces prêts pour numérisation et de ces témoignages oraux en proposant une méthodologie qui aborde les points suivants :

  • La cotation ;
  • Le degré de traitement adapté à la fois à une équipe réduite et aux recherches ;
  • L’intégration au SAE ;
  • Les droits de propriété intellectuelle, qui ne sont pas encadrés pour tous les fonds ;
  • L’aspect documentaire (éléments qui doivent composer les dossiers de ces fonds et qui doivent être complétés) ;
  • Les modalités de mise en ligne sur le site Internet des Archives (Ligeo Diffusion) ;
  • Si le stagiaire dispose de suffisamment de temps, il pourra proposer des actions de valorisation.

PROFIL ATTENDU

Étudiant en master 2 d’archivistique

Rigueur et autonomie, bonnes compétences organisationnelles et d’analyse, capacité à rendre compte

Qualités relationnelles

Maîtrise de l’informatique (notamment connaissance des logiciels métier d’archives, comme Ligeo)

MODALITÉS

La/Le stagiaire travaillera sur le site des Archives de Rennes, avenue Jules-Ferry.

La/le stagiaire sera placé.e sous la responsabilité de la responsable du pôle gestion des archives spécifiques – conservation et participera à la vie du service.

Début du stage : fin février début mars 2022 (dates à préciser avec l’université)

Stage rémunéré selon les conditions légales

CANDIDATURE

Un entretien préalable sera mené, au besoin par visiconfférence, pour évaluer la motivation des candidats.

Merci de bien vouloir adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) le plus tôt possible à l’attention de Mme Marie PENLAË, responsable du pôle gestion des archives spécifiques – conservation, à l’adresse suivante : archives@ville-rennes.fr. Pour toute demande sur le poste, vous pouvez contacter Marie PENLAË par mail à l’adresse indiquée ou bien par téléphone au 02 23 62 12 60.

Stage 4-5 mois – Archiviste – Archives de Nantes (44)

Date de l’offre : 11/01/2022

URL de l’offre : réseau de l’AEDAA

OFFRE DE STAGE STAGIAIRE ARCHIVISTE (4-5 mois)

Les Archives de Nantes proposent un stage gratifié de 4 à 5 mois portant sur : – le classement des archives du SIMAN (Syndicat Intercommunal à vocation multiple de l’Agglomération nantaise) (1983-1992); – la participation à la mise en place de la politique de collecte des Archives de Nantes, projet de service réunissant le pôle collecte et le pôle traitement.

Contexte :

Mission de classement

Les Archives de Nantes sont dépositaires des archives des structures intercommunales préexistantes à Nantes Métropole (SIVU, SIVOM, Communauté urbaine de Nantes, etc.) : dans ce cadre, elles assurent notamment, depuis 2009, la conservation des archives du SIMAN qui avaient préalablement fait l’objet d’une externalisation chez un prestataire privé. Les conditions de mise en œuvre du contrat d’externalisation et de rapatriement de l’ensemble des fonds de ces syndicats intercommunaux n’ont pas permis de résorber la totalité de cet arriéré. Concernant le SIMAN, il n’a pu faire l’objet que d’un récolement et d’une première opération d’élimination. Afin de pouvoir en garantir pleinement la conservation et surtout l’accès pour les chercheurs et autres publics, un important travail de traitement et d’inventaire doit donc être réalisé.

Projet de service

Dans le cadre de leur projet d’archivage numérique, les Archives de Nantes sont désormais engagées dans l’élaboration du socle documentaire permettant d’assurer la gouvernance du futur SAE métropolitain (mise en production à l’horizon 2022-2023) : après la rédaction de la politique d’archivage et en complément des documents plus opérationnels (déclarations des pratiques d’archivage, contrats de services et de versements), il apparaît essentiel de s’appuyer sur une politique de collecte pour préparer les futurs versements d’archives numériques. Cette politique de collecte doit également permettre de ne plus subir l’accroissement annuel des versements papier qui reste encore très conséquent. L’objectif est ainsi de prioriser les projets de collecte, sur la base de critères objectivés et fiables, et de mieux anticiper les moyens humains et financiers nécessaires à la prise en charge des archives physiques et numériques.

Missions proposées :

1/ Mission de classement

 Sur la base du récolement réalisé en 2018, inventorier l’ensemble des documents du SIMAN et rédiger un répertoire numérique détaillé permettant aux chercheurs et au public d’accéder au fonds de cette structure préexistante à Nantes Métropole.

 Intégrer les analyses dans le logiciel métier Avenio.

 Valoriser le classement de ce fonds via un article sur l’intranet de la collectivité et / ou grâce à une action de valorisation à préparer / mener en lien avec le Pôle action culturelle des Archives de Nantes.

Le fonds du SIMAN représente 37ml d’archives.

2/ Projet de service

 Élaborer un état des lieux de la production de la Ville de Nantes, de Nantes Métropole et du CCAS (lacunes, arriérés, retards de traitement, etc.), au regard des fonds conservés et de la gestion des relations des services producteurs (niveau de maturité, en termes de mise en œuvre des bonnes pratiques de gestion documentaire et d’archivage).

 Participer à la cartographie systématique des flux documentaires dématérialisés combinant une présentation synthétique des principales caractéristiques archivistiques et techniques à une évaluation des flux en fonction de différents critères tels que leur criticité, leur valeur patrimoniale, leur valeur probatoire, etc.

 Participer à la définition de stratégies et de priorités scientifiques, dans le cadre d’un groupe de travail réunissant l’ensemble des pôles : Pôle animation collecte, Pôle traitement et communication et Pôle action culturelle. Ce travail prendra en compte les objectifs propres au contexte des Archives de Nantes, formalisés notamment au sein du Programme scientifique, culturel et éducatif (PSCE).

 Rédiger les fiches process / arbres de décisions, comptes rendus, etc. permettant de documenter les réflexions / conclusions / décisions du groupe de travail.

 Élaborer une liste priorisée de projets de collecte d’archives physiques et numériques (et un premier calendrier) sur la base de ce travail collectif.

En parallèle de ces missions, le(la) stagiaire participera à la vie du service (participation au projet d’archivage numérique, participation à l’animation des pages intranet à destination des services producteurs / correspondants archives, participation à des groupes de travail, en lien avec les projets de dématérialisation, par exemple…)

Conditions d’exercice et contraintes :

Stage conventionné de 4 à 5 mois : dates à convenir avec le stagiaire. Durée de travail : 35h par semaine. Gratification selon la législation en vigueur. Stage localisé aux Archives de Nantes, 1 rue d’Enfer 44000 NANTES.

Profil et compétences :

  • Étudiant en archivistique (niveau master)
  • Connaissance des normes de description archivistique
  • Gestion de l’information numérique
  • Capacité à s’exprimer en public
  • Capacité à animer un groupe, une réunion
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur, méthode
  • Sens pratique

Encadrement :

Le suivi pédagogique et archivistique sera assuré par Aurélie CAILLEAU, responsable du Pôle Animation Collecte, en lien avec Véronique Guitton, directrice des Archives de Nantes.

Contacts :

Renseignements complémentaires et candidature auprès de Véronique GUITTON. Candidature à adresser avant le 31 janvier 2022 à archives@mairie-nantes.fr et sur le site de Nantes Métropole : https://recrutement.metropole.nantes.fr/accueil.aspx?LCID=103

Stage 4 à 6 mois – Archiviste pour le classement numérique des documents – Île-de-France Mobilités – Paris (75)

Date de l’offre : 06/01/2022

URL de l’offre : réseau de l’AEDAA

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Fiche de poste

Poste à pourvoir : Stage – appui au classement numérique des documents – archivage GED F/H – Département Management de Projets et Expertise – Direction des Infrastructures

Rôle d’Île-de-France Mobilités :

Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-RER, Métro, Tram, Bus…).

Présentation du Département Management de Projets et Expertise :

Le Département Management de Projet et Expertises (MPE) est l’un des 6 départements composant la Direction des Infrastructures (INFRA).

La direction INFRA pilote les projets d’extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien : prolongement de lignes de tramway, réaménagement de pôles d’échanges, création de lignes de bus en site et de tram-train, …

Au sein de la direction INFRA, le département MPE intervient en appui aux 3 équipes opérationnelles, dans la conduite des projets d’infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques. Il anime et formalise, au sein de la direction, les démarches de capitalisation et d’homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d’ouvrage.

Le département MPE anime la démarche de classement numérique des documents de la direction INFRA. Ce classement numérique est réalisé dans une GED (Gestion électronique des documents) sous l’environnement Microsoft Sharepoint.

Activités du poste :

L’objet du stage est d’apporter un appui au classement numérique des documents traités par le département MPE.

Un premier travail de structuration des données a été réalisé en 2020 et a abouti à la définition et à la mise en place d’une arborescence dans la GED Sharepoint.

Le-la stagiaire aura pour mission de consolider la structuration de l’arborescence de classement de chaque thématique pilotée par le département MPE : technique, juridique, financière, environnementale, sécurité, procédures…

En lien avec les collaborateurs du département MPE, le-la stagiaire prendra en charge le classement numérique des documents dans l’arborescence finalisée : transfert des documents, tri, classement, création de dossiers.

Le-la stagiaire apportera également un appui à la mise à jour de la bibliothèque numérique commune à l’ensemble de la direction INFRA.

Le-la stagiaire sera rattaché(e) à la cheffe de département adjointe INFRA-MPE et sera amené à collaborer avec l’ensemble des agents du département et de la direction INFRA.

Profil du- de la candidat-e :

Niveau d’études : Licence (Bac+3), Master 1

 Cursus suivi : sciences de l’information, documentation, gestion informatique, cursus généraliste

 Connaissances recherchées :

  • techniques de recueil et traitement de l’information,
  • rédaction de notes et notices explicatives
  • capacité à élaborer des documents de synthèse
  • maîtrise des outils GED type Sharepoint
  • maîtrise des outils bureautiques Office (Word, Excel, PPT),
  • appétence pour l’environnement informatique

 Qualités recherchées :

  • être rigoureux
  • être organisé
  • être autonome
  • mettre en œuvre une règle, une norme et une procédure,
  • avoir l’esprit d’initiative
  • communiquer à l’oral et à l’écrit
  • travailler en équipe

Gratification : Gratification légale

Dès que possible

Lien de candidature : https://www.iledefrance-mobilites.fr/decouvrir/nous-rejoindre/nos-offres-d-emploi/stage-appui-au-classement-numerique-des-documents-archivage-ged-fh-184237010

Stage (4 – 5 mois) – DREAL Nouvelle-Aquitaine

Date de l’offre : 04/01/2022

URL de l’offre : Réseau de l’Aedaa

Cadre :

La direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement de la Nouvelle-Aquitaine (DREAL N-A) met en œuvre et coordonne les politiques publiques des ministères de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales. Au sein de la DREAL N-A, le Service Supports Mutualisés (SSM), assure des fonctions supports pour différentes entités régionales et départementales. Il comprend un département technique informatique et logistique en charge notamment de :

  • la gestion et la maintenance des équipements, des infrastructures et réseaux informatiques ainsi que l’assistance aux utilisateurs sur leur environnement de travail numérique (ETN) ;
  • la gestion et l’assistance logistique et bâtimentaire sur les différents sites concernés ;
  • la gestion des archives.
  • Sur le site de Bordeaux, le SSM gère et conserve les archives intermédiaires de la DREAL NA, de la direction départementale des territoires et de la mer de la Gironde (DDTM 33) et de la direction interdépartementale des routes atlantiques (DIRA).

Contexte :

La gestion es archives de la DREAL NA s’inscrit dans le cadre de la politique d’archivage du ministère, définie par la mission des archives et de la gestion de l’information électronique laquelle notamment pilote le projet d’archivage électronique du pôle ministériel et accompagne les services dans l’organisation de leur production numérique de type bureautique . Elle offrira prochainement aux services la possibilité de verser leurs documents et données électroniques dont ils n’ont plus un usage courant dans un système d’archivage électronique.

Missions principales :

Afin de participer au projet d’archivage électronique Vitam accessible en service (VaS), le ou la stagiaire contribuera à la définition d’une stratégie de collecte d’archives électroniques bureautiques : méthodologies de capture, tests d’outils de traitement : archifiltre, Resip, Octave etc. rédaction de profils d’archivage, conception de SIP, versements dans le SAE ministériel (sous réserve d’ouverture du service durant le temps du stage).

En outre, en lien avec les Archives départementales de la Gironde, des versements d’archives définitives pourront être réalisés.

Profil :

  • Etudiant.e en master 2 archives
  • Attrait pour les archives électroniques
  • Intérêt pour les domaines de compétence du ministère : environnement, risque industriel, logement, transport…

Lieux d’exercices :

  • Bordeaux, cité administrative
  • Villenave-d’Ornon (commune de Bordeaux Métropole), dépôt d’archives intermédiaires

Durée :

  • 4 à 5 mois en fonction des impératifs pédagogiques

Stage – Assistant archiviste – Saint-Herblain (44)

URL de l’offre : https://careers.werecruit.io/fr/harmonie-habitat/offres/stage-assistant-archiviste-a1e9aa

Date de l’offre : 04/01/2022

L’entreprise

La société, HARMONIE HABITAT est une Entreprise Sociale pour l’Habitat de 100 collaborateurs gérant un patrimoine de plus de 8000 logements sur le département de Loire-Atlantique.

Harmonie habitat est une société membre du Groupe Arcade-VYV.

Né du partenariat entre le Groupe Arcade, acteur reconnu du monde Hlm, 4ème bailleur social national, et le Groupe VYV, numéro 1 du secteur mutualiste en France, le Groupe Arcade-VYV réunit les expertises de l’habitat et de la protection sociale dans un modèle unique et innovant d’habitat social au service du mieux vivre, fort de la conviction qu’on peut améliorer la vie par l’habitat.

Présent dans la quasi-totalité des régions françaises, le Groupe Arcade-VYV regroupe en son sein tous les métiers de l’immobilier. Grâce à l’action de ses entreprises (esh, coopératives, sacicap) toutes fortement ancrées dans les territoires, et de ses 2.100 collaborateurs, le Groupe possède 300 résidences services, gère 156.000 logements sociaux, loge plus de 250.000 personnes et construits 5.000 nouveaux logements chaque année pour le locatif et l’accession à la propriété.

Description du poste

Au sein du service Moyens Généraux/ Ressources Humaines/ Archives, le stagiaire assistera la personne en charge de la gestion des archives.

L’entreprise travaille cette année sur la mise en place d’une nouvelle politique d’archivage (nouveau process méthodologique, correction et création de nouveaux outils) et sur le tri des archives papiers (+ de 8 000 boites) stockées dans trois espaces différents (Rdc, 6ème et 15-ème étages).

Sur la période définie les activités auxquelles le stagiaire pourra participer sont les suivantes :

1- Aménagement de l’espace de stockage des archives format papier
  – coter les archives de l’espace de stockage 15eme
  – ranger des boites d’archives sorties au 6-ème étage et au rdc
  – aménager les espaces (manutention, déplacement de boites)
  – numéroter les allées et étagères de l’espace archives
  – remplir le tableau de versement et consultation des archives selon le nouvel aménagement

2- Travail sur le nouveau process d’archivage
  – corriger le tableau de consultation existant (en format Excel) avec de nouvelles données qui seront prédéfinies et validées
  – travailler sur Le référentiel DUA (durée de conservation des documents selon la législation et le travail fait avec les services)
  – travailler sur l’arborescence et documents numériques de la gestion des archives
  – participer à un atelier de travail avec des collaborateurs pour identification de l’organisation du service et des métiers

Ce stage peut être d’une durée de 2 à 4 semaines et la période sera à définir ensemble.

Profil recherché

Vous savez faire preuve d’autonomie et de curiosité, 

Vous maitrisez les outils bureautiques notamment Excel

Vous avez des capacités d’organisation et le sens des initiatives

Vous préparez un diplôme ou suivez un cursus dans le domaine de la gestion des archives, de la logistique ou des Moyens Généraux

Réf: a1e9aa32-93ef-4f0f-978e-08d9c91d2567