Agente, agent à la gestion des documents aux archives (Polytechnique à Montréal, Québec)

Date de publication : 23/02/2020

URL : <
https://ameqenligne.com/offre/emplois/education/219005/polytechnique-montreal/personnel-de-soutien/montreal/agente-agent-a-la-gestion-des-documents-aux-archives.html?p=tw >

Organisation : Polytechnique Montréal

Région de travail : Montréal

Fin du concours : Le vendredi 6 mars 2020

Type du poste : Temporaire, temps plein

Catégorie d’emplois : Personnel de soutien

Description : Polytechnique Montréal

AGENTE, AGENT À LA GESTION DES DOCUMENTS AUX ARCHIVES

Référence : 00001366

Durée : Temporaire, temps plein

Endroit : Montréal

Date d’échéance: 6 mars 2020

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Polytechnique Montréal favorise l’excellence, la créativité, l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l’un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d’excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employé(e)s. Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de huit mille cinq cents étudiant(e)s et compte sur l’expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée participe au processus de gestion des documents. Participe à l’élaboration des règles et à l’application du système de gestion des documents administratifs et historiques. Participe à l’élaboration et à la révision du cours de formation des responsables, donne la formation, assiste les usagers et les différentes clientèles et effectue divers travaux reliés au processus d’archivage des documents administratifs et historiques.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Collabore à la bonne marche de son secteur d’activités : Participe à l’élaboration des règles et à l’application du calendrier de conservation des documents et au guide de classification; vérifie l’application du système de gestion des documents dans les postes de classement; assiste les usagers internes en ce qui a trait à la gestion des documents (analyse de situation, adaptation du système de classement, besoins particuliers);
  • Participe à la préparation des documents requis pour la diffusion des archives et à la préparation des activités de promotion des archives; diffuse l’information concernant les services offerts; recueille les informations auprès des usagers;
  • Participe à l’élaboration et à la révision périodique du cours de formation des responsables de postes de classement et donne la formation à ces derniers;
  • Procède à l’ouverture, à la modification et à la destruction des dossiers actifs pour tous les usagers du système de gestion des documents, effectue la saisie des données et apporte les modifications ou les corrections permettant de garantir l’exactitude des données; assure la préparation matérielle; communique avec les usagers au besoin. Résout les problèmes relevant de sa compétence;
  • Participe au bon fonctionnement du centre de documents semi-actifs et historique en appliquant les procédures prévues et voit à la confidentialité des documents qui y sont déposés;
  • Reçoit et traite les transferts de documents semi-actifs et inactifs en provenance des unités administratives; procède à la création de l’enregistrement d’un dépôt; vérifie et effectue les modifications ou les corrections des enregistrements faits par les usagers; achemine les boîtes vers les dépôts internes ou externes; procède à la préparation de la documentation requise pour le versement à l’extérieur; assure le suivi des transferts;
  • Reçoit et traite les demandes de dossiers semi-actifs, effectue les recherches et les vérifications nécessaires avec les systèmes de recherche de l’information pour répondre à ces demandes et fait le suivi de chaque demande;
  • Vérifie la pertinence de l’élagage des documents confidentiels et s’assure qu’ils soient détruits selon les règles de confidentialité;
  • Procède à l’élagage des documents non pertinents; prépare les documents pour la numérisation et réalise les index suite à la prise de vue; procède également à l’opération de prise de vue; atteste, sous forme d’affidavit, de la reproduction et de la destruction des documents numérisés en vertu du Code civil du Québec;
  • Collabore à la réalisation et à la mise à jour de l’inventaire des documents et de leurs contenants; participe au déclassement, à la relocalisation et à la destruction des dossiers physiques déposés aux archives;
  • Collabore au suivi du budget du Bureau des archives; communique avec les fournisseurs; complète différents formulaires et s’assure qu’ils sont dûment autorisés;
  • Accueille les usagers du service et leur explique les politiques et les procédures reliées au Bureau des archives. A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles et des procédures en vigueur dans son secteur;
  • Assiste la clientèle de la section des archives dans leur recherche de documents et constitue des dossiers relatifs à leur recherche;
  • Effectue la production de rapports statistiques concernant son secteur d’activités;
  • Initie ou forme d’autres employés dont le travail est relié aux archives;
  • Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, avis, rapports, formulaires, factures et listes;
  • Reçoit, ouvre et distribue le courrier, les documents et messages reçus et expédie le courrier et les documents;
  • Utilise et voit à l’entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, appareil de reproduction sur microfilm, lecteur de microfilm et chariot;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

SCOLARITÉ :

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de documentation ou diplôme d’études collégiales générales combiné à un certificat en archivistique.

EXPÉRIENCE :

  • Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente.

AUTRES :

  • Connaissance du domaine des archives.
  • Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.).
  • Connaissance des systèmes de gestion des documents.

RÉMUNÉRATION :

De 25,43 $ à 33,16 $, classe 8.

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL :

  • Temps complet – 35 heures par semaine.
  • Durée de l’affectation : 6 mois (à titre indicatif).

MISE EN CANDIDATURE :

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton « POSTULER » sur le site suivant : https://rita.illicohodes.com/go/5e4ea61aeb8ff1058896df54/51fc022458b70066fae4a291/fr

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 6 mars 2020 à 17 h.

Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.Salaire et avantages

De 25,43 $ à 33,16 $, classe 8.Adresse où postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton « POSTULER » sur le site suivant : rita.illicohodes.com/go/5e4ea61aeb8ff1058896df54/51fc022458b70066fae4a291/fr

Archiviste – Institut national d’histoire de l’art (Paris)

24/02/2020 URL : <
https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/archiviste-reference-2020-351091 >

Réf. 2020-351091

Paris (75), France

Organisme de rattachement

Institut national d’histoire de l’art

Versant

Fonction publique d’Etat

Catégorie

A

Poste à pouvoir le

01/03/2020Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploiCulture et patrimoine • Responsable archives (FPH – 40M450)
  • Date de publication14/02/2020

Description du poste

Descriptif de l’employeur

L’Institut national d’histoire de l’art (INHA) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel placé sous la double tutelle des ministères chargés de l’enseignement supérieur, de la culture et de la recherche.
L’INHA a pour mission de développer l’activité scientifique et de contribuer à la coopération scientifique internationale dans le domaine de l’histoire de l’art et du patrimoine. Il exerce des activités de recherche, de formation de de diffusion des connaissances.

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur général des services, et en lien avec la mission des archives et du patrimoine culturel du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, vous prendrez en charge l’élaboration et la mise en œuvre du plan archives de l’institut.

Descriptif du poste

Activités principales

  • Établir un état des lieux des archives papier et numérique de l’institut ;
  • Proposer un plan d’archivage pour les différents types d’archives (administratives et scientifiques) ;
  • Mettre à jour le tableau de gestion existant ;
  • Identifier les besoins spécifiques en matière d’archives au sein des deux départements de l’institut ;
  • Identifier un ou des référents archives et assurer leur formation ;
  • Traiter les différentes archives : tri, classement, inventaire ;
  • Proposer un plan de réaménagement des espaces de stockage.

Conditions particulières d’exercice

La fonction proposée nécessite une étroite collaboration  avec  la direction  générale des services et les directrices des 2 départements. Elle s’inscrit dans un travail collaboratif avec  l’ensemble des services de l’établissement. Les grandes orientations prises devront être validées par la mission des archives du ministère (éliminations, tableau de gestion…).

Profil recherché

Compétences techniques :

  • Maîtrise de la réglementation archivistique du domaine public ;
  • Maîtrise des pratiques, modalités et normes de tri, classement, inventaire ;
  • Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la culture.


Savoir-faire :

  • Capacité à conduire un projet ;
  • Etre force de proposition ;
  • Savoir rendre compte.

 
Savoir-être (compétences comportementales):

  • Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
  • Faire preuve de rigueur, d’organisation et de confidentialité ;
  • Curiosité intellectuelle et professionnelle.

 
Diplômes minimum requis :

Diplôme bac + 5 en archivistique. Une première  expérience sur le même type de mission est demandée.

Niveau d’études minimum requis

Niveau II : Bac + 4 Master 1 ou diplôme équivalent

Information complémentaires

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :

La mission est une vacation de 6 mois à hauteur de 120 heures mensuelles.

Lieu de travail : Institut National d’Histoire de l’Art – 2, rue Vivienne – 75002 Paris


MODALITÉS DE CANDIDATURE:

Merci d’envoyer votre CV, votre lettre de motivation et vos éventuelles références en précisant dans l’objet du courriel la référence et l’intitulé du poste,  à l’attention de recrutement@inha.fr et de  mapc@education.gouv.fr.

.Dans le cadre de sa politique d’établissement, l’INHA s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations, notamment dans ses activités de recrutement.

Les candidatures seront examinées collégialement, dont au minima une personne formée au processus de recrutement

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux contractuels

Archiviste photo numérique (vacation 6 mois) H/F (Val de Marne)

24/02/2020. URL : <
https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/archiviste-photo-numerique-vacation-6-mois-hf-reference-2020-348675 >

Réf. 2020-348675

Val de Marne (94), France

Organisme de rattachement

Etablissement de Communication et de Production Audiovisuelle de la Défense

Versant

Fonction publique d’Etat

Catégorie

C

Poste à pouvoir le

01/03/2020

Quotité de temps de travail

Temps complet

Pièce(s) jointe(s)

Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploiCulture et patrimoine • Archiviste (FPT – C4E/16)
  • Date de publication12/02/2020

Description du poste

Descriptif de l’employeur

, la conservation des archives et leur valorisation.

Descriptif du poste

Les missions confiées sont explicitées dans la fiche de poste jointe.

Conditions particulières d’exercice

  • Moyens liés au poste : base de données documentaires Armadillo, outils bureautiques et informatiques.

Profil recherché

  • Maîtrise des outils bureautiques.

Niveau d’études minimum requis

Niveau V : CAP, BEP ou diplôme équivalent

Information complémentaires

  • Accès : voiture (parking), métro (7), RER (C)

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels

CDD de 3 mois pour Universcience sur le site du Palais de la découverte

Date de publication : 24/02/2020

Employeur : Universcience – Direction des Ressources Humaines

Description du poste : Pour préparer le déménagement du Palais de la découverte, tri et classement des dossiers de carrière des fonctionnaires en vue de les faire numériser par une société extérieure avant de les verser aux Archives de l’établissement.

Lieu de travail :

Palais de la découverte

Avenue Franklin Roosevelt

75 008 Paris

Autobus : lignes 28, 42, 52, 63, 72, 73, 80, 83, 93.

RER C : Invalides

Métro : Champs Elysées-Clémenceau (lignes 1 et 13) ou Franklin D Roosevelt (lignes 1 et 9)

Diplôme requis : Master 1 ou 2 en archivistique.

Type de contrat : CDD.

Durée : 3 mois.

Début du contrat : dès que possible.

Rémunération : classe 6 – indice 350.

Contacts :

Cité des Sciences et de l’Industrie

Direction des Ressources Humaines

Marie-Claire Bernal

30, avenue Corentin Cariou

75 019 Paris Cedex 19

Tél. : 01/40.05.80.23

marie-claire.bernal@universcience.fr

PROPOSITION DE VACATION ARCHIVES REMUNEREE AU SERVICE DEPARTEMENTAL DE L’ONAC DE LA VENDEE

Date de publication : 24/02/2020

Dans le cadre de la réorganisation de ses archives, l’Office National des Anciens Combattants et Victimes de Guerre recrute un vacataire-archiviste au service départemental de la Vendée.

Contexte :

Les conséquences de la première guerre mondiale placent la communauté nationale devant la responsabilité de traiter trois questions : celle des mutilés de guerre, des orphelins et des anciens combattants. C’est la volonté de l’Etat de résoudre ces trois problèmes qui est à l’origine de la fondation de l’Office national des anciens combattants et Victimes de Guerre, établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du ministère des Armées.

L’Office national dispose d’un service de proximité dans chaque département.

Les 100 services départementaux de l’Office national des anciens combattants et victimes de guerre, placées sous l’autorité du préfet, sont chargés de quatre sortes de mission :

–        gestion du droit à la reconnaissance du monde combattant : instruction des cartes (carte du combattant, carte du combattant volontaire de la résistance, attestation de personne contrainte au travail en pays ennemi, carte de réfractaire) et titre (titre de reconnaissance de la nation) ;

–        gestion du droit à la réparation : certification de la carte du combattant pour la retraite du combattant, gestion des allocations pour les harkis et leurs veuves, gestion de la carte d’invalidité ;

–        mise en œuvre de la mission « Solidarité » : interventions individuelles financières (attribution de secours et de prêts), gestion des pupilles de la nation mineurs, attribution de l’allocation différentielle du fonds de solidarité ;

–        mise en œuvre de la politique de la « Mémoire combattante » : animation de cérémonies patriotiques, actions pédagogiques et culturelles, implication dans la préservation des archives …

Missions du vacataire-archiviste :

« Réorganisation et traitement des archives du Service départemental »

–        Tri et conditionnement des dossiers à éliminer ou à verser et établissement de bordereaux d’élimination ou de versement y afférents en relation avec lesdites archives départementales et en suivant les prescriptions de l’instruction DPACI/RES/2008/012 du 31 décembre 2008 ;

–        Optimisation du classement et du rangement des archives d’utilité administrative ;

Cette mission est exécutée à temps plein sous l’autorité administrative du responsable du Service Départemental de l’ONAC et selon les directives scientifiques et techniques de la Section Archives du Service Central.

Profil recherché : Formation initiale en archivistique ou justifiant d’une expérience professionnelle dans le domaine des archives – Rigueur et sens de l’organisation – Bonne maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL).

Dates du contrat : dès que possible

Rémunération : environ1 700 euros net sur la base du régime de temps de travail en vigueur à l’ONAC.

NOTA : L’emploi de vacataire proposé par l’ONAC ne constitue pas un stage et se situe en-dehors du champ d’application du décret du 29 août 2006 relatif aux stages en entreprises.

Durée : 2,5 mois.

Candidatures avec CV et lettre de motivation manuscrite.

Par email : amandine.payement@onacvg.fr

Contact technique :    Amandine PAYEMENT

Bureau Immobilier et Archives

Responsable de la section Archives

Tel : 01 44 42 31 19

E-mail : amandine.payement@onacvg.fr