Compte rendu du CA du 28 mars 2009

Réunion du Conseil d’Administration

du 28 mars 2009

Tenu à la salle Burgess, Bibliothèque universitaire de Belle-Beille

à Angers

PRÉSENTS :

Bureau : Mathilde Armand, Jean Merlet, Anne Lafon

Conseil d’Administration : Cécile Daussun, Katell Auguié, Elodie Taupin, Maïwenn Bourdic, Aurélie Moan, Sandrine Grosbois, Lucie Lepage, Arnaud Riteau

ABSENTS EXCUSÉS :

Bureau : Mélanie Jobard

Conseil d’Administration : Alice Grippon, Corentin Sommier, Séverine Menet, Maïlys Mouginot, Sébastien Lebled, Charlotte Maday, Florence Leclercq-Bernigaud, Pauline Caillaud, Coralie Goutanier

ABSENTS NON EXCUSÉS :

Conseil d’Administration : Clotilde Le Forestier

Etaient également présents : Nadège Gohier

Ordre du jour :

Validation du PV du CA du 07/02/2009

1. Bureau
   1. Bilan financier
   2. Organisation et fonctionnement de l’association

1. Commissions
   1. Services en ligne
   2. Bureau-emploi
   3. Archivor
   4. Site internet

Déroulement de la séance :

Début de séance à  14h00

Validation du PV du CA du 07/02/2009 :

après discussions, le PV est validé à l’unanimité des membres présents.

1. Activités du bureau

1. 1. Bilan financier

1) Bilan provisoire

A la date d’aujourd’hui, l’AEDAA dispose de 13 205,70 € répartis comme suit :

• 6231,81 € sur le compte chèque ;
• 6973,89 € sur le livret bleu d’épargne.

Il se pose également la question de la vérification des comptes de l’association par une personne extérieure à l’association :

• Katell A. indique qu’auparavant, Eric Pierre, enseignant à l’université d’Angers, effectuait cette vérification
• pour cette année, il est possible de demander à nouveau à Eric Pierre de l’effectuer, de le demander au trésorier du Collectif A8, ou encore à un contact proposé par Cécile Daussun

èune décision devra être prise au prochain CA

2) Recettes et dépenses

Exercice 2008-2009 : état des recettes et dépenses au 28 mars 2009

Avec 2070 € (contre 2730 € en 2007-2008) la baisse du nombre d’adhérent est sensible. Seulement deux exemplaires d’Archivor (à 20 € chacun) ont été vendus.

Au sujet de la baisse du nombre d’adhérents, Katell A. se demande si ce n’est que passagé  ; Mathilde A. pense que cette baisse est en partie due au changement de rythme opéré en début d’année avec l’avancement de l’AG

Par rapport au précédent conseil d’administration du 7 février dernier, l’AICI de Montauban a versé sa contribution aux frais de déplacement du collectif A8. Seule l’ADEDA (Saint-Quentin-en-Yvelines) n’a pas encore envoyé de chèque il manque donc 80,11 € sur ce poste. Malgré plusieurs mails et deux courriers à l’adresse personnelle de la trésorière de cette association, Jean n’a pas, à ce jour, de nouvelles.

è décision : la question sera posée lors de la prochaine réunion du Collectif. Auparavant, une relance sera faite sur le FADAU.

1500 € ont été versés à l’ASGRALMA, l’association présidée par M. Marcilloux. Cette somme correspond à la subvention versée par la DRAC pour la journée d’étude de 2007 et il était prévu que M. Marcilloux la récupère pour publier les actes des journées d’étude. Il souhaite cependant savoir s’il peut toucher une partie des bénéfices des anciennes journées d’étude. Pour mémoire, ceux-ci s’élèvent à :

– 715,01 € pour 2007 ;

– 1693,08 € pour 2008.

Soit un total de 2408,09 €.

è La question est posée de savoir si cette somme doit être versée à l’ASGRALMA et, si oui, combien ? La décision est donc prise d’envoyer un courrier officiel à M. Marcilloux pour savoir comment vont se partager les droits s’il y a publication des actes, quelle place est laissée à l’association et ce que coûte la publication des actes d’une seule journée d’études. L’association compte se renseigner sur les éditions à compte d’auteur dans la perspective de publier elle-même les actes.

Le remboursement des frais de transport est également évoqué : dans le cas des remboursements des frais kilométriques occasionnés par des déplacements en voiture, le remboursement effectué est souvent supérieur aux frais engagés.

è il est donc décidé de procéder à une révision des tarifs au kilométre qui sont actuellement pratiqués et d’envisager une révision annuelle de ces tarifs

Enfin, il faut ajouter aux dépenses, l’achat du domaine d’hébergement du nouveau site internet de l’association (aedaa.fr) qui sélève à 26,30€. L’hébergement du site est en fait un abonnement, un RIB sera donc envoyé à l’hébergeur pour que le renouvellement se fasse automatiquement chaque année.

3) La journée d’étude

Journée d’étude du 13 février 2009 : état des recettes et des dépenses au 28 mars 2009

La journée d’étude a pour l’instant généré un bénéfice de 263,83 €. Il manque en effet 1200 € de subventions normalement promises par l’université :

1. Université d’Angers : 400 € ;
2. Département histoire de l’université : 400 € ;
3. CERHIO : 400 €.

Ces sommes sont difficiles à récupérer. Les étudiants s’étaient pourtant entendu avec les organismes donateurs et leur avaient fourni des RIB de l’AEDAA pour effectuer les virements. Au téléphone comme par mail, peu de réponses es ou pas de réponse du tout !

Cependant, après un envoi de mails aux responsables de ces différentes structures, il est apparu que des retards ont été pris pour valider les subventions et donc pour effectuer les versements du fait de la grêve qui touche le milieu universitaire. Des décisions officielles ont été maintenant prises aux conseils des 3 institutions concernées, il faudra suivre ces dossiers et s’assurer des versements dans les prochains mois.

1. 1. Organisation et fonctionnement de l’association

• la date de l’Assemblée est provisoirement fixée au 10 octobre 2009 : selon la date de la rentrée universitaire et la volonté des étudiants, cette date pourra être modifiée

è les étudiants devront s’être exprimés sur cette date pour le prochain Conseil d’administration et sur ce qu’ils souhaitent pour cette journée en terme d’activités complémentaires

• il est également décidé qu’un CA se tiendra un mois avant l’AG (autour du 12 septembre) pour suivre le lancement du nouveau site internet et l’organisation de l’AG :  décision à confirmer après l’officilaisation des dates des Journées du patrimoine.

• Collectif A8 : lors du dernier CA, par rapport au « Qui fait quoi? », il avait été décidé que l’AEDAA serait représentée par la présidente et la vice-présidente au Collectif, ce qui va demander une mise à jour des inscriptions

• recrutement d’une chargée de communication pour l’association : suite à l’offre d’emploi déposée sur le bureau-emploi du site internet de l’AEDAA, une étudiante en M2 a souhaité prendre le poste, Nadège Gohier (qui nous a rejoint en cours de séance). Elle sera chargée de la diffusion des infos entre l’association et les adhérents, entre l’association et la profession, et  dans l’association en interne.

2. Commissions

2.1. Services en ligne

– le site actuel : Cécile D. indique qu’un certain nombre d’éléments doivent être remis à  jour et qu’une vérification systématique est  en cours pour faire ces remises à jour notamment pour ce qui est de la vie de l’association ; plusieurs demandes par mails ont été envoyées mais très peu de réponses renvoyées à ce jour (notamment les listes de promos).

– le site en préparation :

1/ arborescence (re)définie : rubrique présentation de l’association, actualités des archives, formation, Journée d’études, insertion professionnelle, Archivor, forum (dont les thèmes sont à redéfinir, liens web => une partie adhérent, une partie public, une partie modérateur), arborecence re(définie) également dans le plateforme documentaire : titre et contenu des rubriques

2/ adhésion se fera en ligne, le bulletin d’adhésion sera à revoir, la question s’est posée de savoir si on conserve les adhésions papier ET les adhésions sur le site

3/ images à trouver pour illustrer la bannière : une annonce pourra être mise sur le forum du site actuel

4/ actualités : assurées par Aurélie Moan

5/ newsletter peut être mise en place : pour les gens qui veulent, nouveautés par rubrique

è bascule se fera cet été : les contenus fixes seront basculés entre-temps, les contenus actifs en quelques jours au moment de la bascule, la date exacte devra être déterminée au prochain CA de l’association, une fois fixée, la date sera communiquée au adhérents par mails

• boîte aedaa@voilà.fr : il faut envisager de récupérer les mails, de renvoyer les mails qui arriveront ensuite vers la nouvelle boîte, et de fermer cette boîte

2.2. Bureau-emploi (RAS)

2.3. Archivor

– Archivor « archives cultuelles » :

–  interview de Nadine Gastaldi aux AN à faire ,

– bibliographie à rédiger

– un édito à rédiger également

– sommaire à mettre au propre

è donc cet Archivor pourrait sortir courant mai, début juin

– Archivor « archives de la santé » :

– les articles de Eve Jullien ont été récupérés, il reste à  les relire et à les remettre en forme

– questionnaires des hôpitaux sont encore à exploiter

è donc cet Archivor pourrait sortir en fin d’année 2009

– Archivor sur « les Angevins à l’étranger » :

• • 2 contacts pris en plus pour témoigner
  • 2 personnes intéressées par aider pour le suivi des opérations
  • mails envoyés à Marie-Amandine Wisz qui suivait cet Archivor mais pas de réponse, donc relance en passant par ses camarades de promotion

séance levée  à 17h15