CDI – Responsable des services archives et vaguemestre – Limoges (87)

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa.

Date de l’offre : 24/01/2022

PRESENTATION DU POSTE
Fonction :
Responsable des services archives et vaguemestre
Métier (précisez également le code métier) :
Responsable archives – 40M50
Liaisons hiérarchiques :

  • Directeur des équipements, de la politique hôtelière et des achats
  • Directeur adjoint en charge de la politique hôtelière et de la logistique
  • Ingénieur logistique
    Liaisons fonctionnelles :
  • Cadres de santé
  • Coordinatrice des secrétariats médicaux
  • SIME, DSI, DPQRU
  • Les différentes directions fonctionnelles (archives administratives)
  • La DRI et la communauté médicale (archives de recherche notamment)
  • Représentants de la CME
    MISSIONS
    Mission principale :
    • Organiser et suivre l’activité du service Archives (consultations, versements, stocks, traitement des fonds, éliminations…)
    • Structurer la gestion du cycle de vie des données et le circuit de l’archivage,
    • Organiser la conservation et les stocks sur le court, moyen et long terme,
    • Organiser et suivre la gestion des versements,
    • Cartographier les archives et organiser de l’occupation des espaces dans les différents entrepôts,
    • Organiser les campagnes de destruction,
    • Organiser la coopération avec le contrôle scientifique et technique (Archives Départementales),
    • Mettre en place et déployer les outils-métiers (logiciel d’archivage, bases de données…) et architectures spécifiques (ex : Service d’Archivage Electronique),
    • Créer et mettre en œuvre des modes opératoires et procédures à destination des services producteurs et des agents archivistes,
    • Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage de l’activité,
    • Elaborer et mettre en œuvre le projet de service Archives, en cohérence avec la stratégie et le projet d’établissement,
    • Mettre en place, piloter et animer la politique d’archivage de l’établissement,

• Déployer les outils nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’archivage,
• Structurer les liens avec les services producteurs d’archives
• Assurer une expertise archivistique auprès des services producteurs, auprès des agents du service archives, et au sein des projets institutionnels le nécessitant
• Assurer la veille métier relative à la gestion des archives hospitalières,
• Contribuer à la définition et la mise en œuvre de l’articulation archivage papier / archivage numérique,
• Contribuer à la structuration de la politique et des outils de l’archivage numérique,
• Assurer l’interface avec le DPO et l’ensemble des interlocuteurs système,
• Structurer les liens inter-direction pour la gestion des archives,
• Mettre en place et animer la commission Archives de l’établissement,
• Accompagner la réalisation de la relocalisation des archives de Dupuytren

Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
• Gérer le service vaguemestre et s’impliquer dans les projets impactant la fonction courrier au sein de l’établissement,
• Mettre son expertise au service des projets du Groupement Hospitalier de Territoire.

PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L’ACTIVITE
Spécificités du poste :
Technicien supérieur hospitalier ou adjoint des cadres Archiviste
Forfait cadre du lundi au vendredi inclus (hors jours fériés).
Formations obligatoires requises :
• Diplôme exigé : Licence (bac +3) en sciences de l’archivage (ex : licence professionnelle parcours/option « archivage », licence archives et patrimoines industriels, culturels et administratifs, etc.)
• Bureautique :

  • Pack Office (en particulier excel)
  • Logiciels métiers
    Moyens mis à disposition (techniques, humains, financiers) :
    Matériel nécessaire à ce secteur
    Prévention – Sécurité (risques liés au poste, habillement, protection) :
    Néant
    PROFIL REQUIS
    Formations – Qualifications (Savoir) :
    • Etre expert en matière de gestion des archives papier et numérique (au niveau stratégique comme de la déclinaison opérationnelle et des outils)
    • Disposer de solides compétences managériales et de gestion de projets
    Connaissances particulières (Savoir-faire) :
    • Communiquer et travailler avec l’ensemble des interlocuteurs intervenant dans le processus d’archivage en établissement hospitalier (corps médical, directions fonctionnelles, système d’information, personnels techniques, archives départementales…)
    • Mener et accompagner la conduite du changement

• Etre expert des normes, règles et règlementation en matière d’archivage
• Etre expert ou maitriser les processus informationnels spécifiques aux archives hospitalières
• Maîtriser les enjeux qualité qu’implique la gestion de l’archivage
Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
• Savoir structurer l’archivage électronique
• Maîtriser les outils informatiques (Office, SQL, logiciels métier…)
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
• Rigueur, organisation, méthode
• Leadership
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau,
• Capacité d’adaptation, autonomie
• Pédagogie
• Qualité d’écoute et de communication
• Capacité d’initiative et de proposition

CDI – Responsable de la gestion documentaire et de l’information – Montréal (Canada)

URL de l’offre : https://archivistes.qc.ca/2022/01/19/responsable-de-la-gestion-documentaire-et-de-linformation-agence-universitaire-de-la-francophonie/

Date de l’offre : 24/01/2022

AUF – l’Agence Universitaire de la Francophonie, créée il y a 60 ans, est aujourd’hui le premier réseau universitaire au monde avec plus de 1000 membres : universités, grandes écoles, et centres de recherche dans près de 120 pays. Révélateur du génie de la francophonie scientifique partout dans le monde, l’AUF, organisation internationale à but non lucratif, est aussi un label qui porte une vision pour un meilleur développement des systèmes éducatifs et universitaires : « penser mondialement la francophonie scientifique et agir régionalement en respectant la diversité ».

Rejoindre l’AUF, c’est donc avoir l’opportunité de travailler dans un environnement pluriculturel, dynamique et engagé dans le développement éducationnel, économique, social et culturel des sociétés.

I – PRÉSENTATION

La Direction juridique est la garante de la conformité du cadre normatif interne et veille au respect des différents cadres législatifs et réglementaires applicables. Elle est également responsable de l’organisation des instances décisionnelles et du contentieux de l’AUF. Elle  supervise la gestion documentaire et les archives, et gère le processus de gestion des conventions et des contrats qui engage l’organisation.

Relevant de la Directrice juridique, la personne responsable de la gestion documentaire et de l’information élabore des politiques, règlements, directives et normes relatifs à la gestion des documents et des archives institutionnelles de l’AUF et veille  à leur application.

II – PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
•    Mettre en place ou actualiser les politiques et les procédures concernant les diverses fonctions et outils de gestion documentaire (acquisition, traitement, préservation, diffusion, plan de classification, calendrier de conservation, outils de repérage, etc.)
•    Coordonner l’implantation de ces outils au sein des directions et départements en effectuant l’analyse des besoins, en définissant la stratégie de déploiement et la formation nécessaire aux utilisateurs
•    Assurer la mise en place et l’organisation de l’outil de gestion électronique pour l’ensemble de l’AUF
•    Organiser et animer des ateliers de formation
•    Développer une expertise en matière de numérisation des archives comme support de conservation, de substitution et de diffusion au sein de l’AUF
•    Assurer la gestion courante des archives, incluant la manutention de boîtes de documents
•    Formuler des recommandations quant aux ressources financières, humaines et physiques nécessaires à la mise en œuvre de la gestion des documents et des archives
•    Réaliser toute autre activité qui lui sera confiée par la Directrice juridique.

III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation
•    Formation de niveau universitaire en gestion documentaire, archivistique, sciences de l’information et/ou sciences de communication
•    Formation ou certification en gestion de projet, un atout
Expérience
•    Cinq (5) années d’expérience en gestion documentaire et de l’information avec responsabilité progressive démontrée
•    Expérience dans un contexte international ou multi-sites et multiculturel, un atout

Compétences
•    Bonne connaissance des lois, normes et règles en matière d’archives et de documents technologiques, d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, notamment le RGPD, et des droits d’auteur ;
•    Connaissance de la suite Microsoft Office 365 ;
•    Connaissance d’Oracle, un atout ;
•    Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
•    Capacité à établir des priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité et les échéances ;
•    Faire preuve d’autonomie, de méthode et de rigueur ;
•    Faire preuve de loyauté, d’intégrité et  d’éthique professionnelle ;
•    Faire preuve d’esprit d’analyse et de synthèse ;
•    Faire preuve d’esprit d’équipe ;
•    Faire preuve d’habiletés relationnelles et communicationnelles.

IV – CONDITIONS    
•    Lieu d’affectation : Montréal
•    Type de contrat : Contrat à durée indéterminée, 35h par semaine     
•    Date de l’entrée en poste: Dès que possible
•    Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable à Montréal

N.B. Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne d’affectation doivent détenir un permis de travail valide.

Ce poste correspond à vos attentes ? Faites-nous parvenir votre curriculum vitæ et lettre de présentation/motivation, à partir du site de l’AUF : https://www.auf.org/ (Offres d’emploi) avant le 15 février 2022 à minuit (heure de Montréal).

L’AUF favorise la parité.

Nous vous remercions de votre intérêt envers l’AUF et vous invitons à nous suivre sur notre site web (www.auf.org) et nos réseaux sociaux.

CDI – Assistant Archiviste – Mairie de Montceau les Mines (71)

Date de l’offre : 20/01/2022

URL de l’offre : https://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o071220100522371-assistant-archiviste-f-h

Employeur

Mairie de Montceau les Mines
18 rue carnot – b.p 188
71307 Montceau les mines

  • Département de travail : Saône-et-Loire
  • Poste à pourvoir le 04/04/2022
  • Date limite de candidature : 28/02/2022
  • Type d’emploi : Emploi permanent – création d’emploi
  • Grade(s) recherché(s) : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint territorial du patrimoine ; Adjoint du patrimoine principal de 1ère classe ; Adjoint du patrimoine principal de 2ème classe ; Assistant de conservation ; Assistant de conservation principal de 2ème classe

Descriptif de l’emploi

Les archives revêtent des formes très différentes en fonction de la nature des documents et des informations qu’elles contiennent. Il peut s’agir tant d’un fichier Excel que d’un plan de bâtiment, d’une Charte, que d’une vidéo. Bien plus qu’une simple contrainte légale, l’archivage de documents répond à des enjeux essentiels : administratif, juridique et historique. Aujourd’hui, la modernisation de l’administration apporte de nouveaux défis à relever : l’archivage de données informatiques.

Consciente de ces enjeux et des nouvelles possibilités de conservation, la Ville de Montceau-les-Mines créer une mission d’archivistique et recrute un.e assistante archiviste.

Missions

Placé.e sous la responsabilité de l’archiviste, vous réalisez principalement des missions de classement, de traitement et de préservation des fonds : traitement de l’arriéré, reprise de fonds, réalisation d’inventaires, réception des versements, recollement, indexation, élimination.

Vous êtes également force de proposition pour les nécessités de numérisation, de restauration de document à des fins de conservation ou de valorisation.

En relation avec les différents publics ainsi qu’avec les agents des services de la Collectivité, vous proposez ponctuellement des ateliers ou des animations.

Profils recherchés

Vous disposez d’une formation supérieure, minimum BAC+2, en archivistique et/ou d’une expérience professionnelle significative en rapport avec le profil de poste.

Vous êtes en mesure d’appliquer les normes et réglementations archivistiques, vous maîtrisez les techniques de conservation et de valorisation des documents.

Vous êtes organisé.e, méthodique, autonome avec un esprit d’analyse et de bonnes qualités relationnelles. Vous savez faire preuve de discrétion et respectez le devoir de réserve.

Vous utilisez couramment les outils informatiques et avez un intérêt particulier pour le numérique.
Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité03 85 67 68 00

Informations sur le poste
– Titulaire ou contractuel
– Poste à pourvoir : mai 2022
– Temps complet : 35h00
– Catégorie B ou C
– Rémunération statutaire, IFSE mensuelle et semestrielle, possibilité de CIA.
– Participation à la prise en charge mutuelle prévoyance, Titres restaurants
– Avantages sociaux proposés par le Comité d’Actions Culturelles et Sociales
– Horaires réguliers

Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez contacter le Service Ressources Humaines 03.85.67.68.00. Les candidat.e.s intéressé.e.s devront faire parvenir leur candidature (lettre de motivation + CV) à la Direction des Ressources Humaines avant le 28 février 2022.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

CDI – Archiviste itinérant(e) – CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DU VAR, Toulon (83)

Date de l’offre : 20/01/2022

URL de l’offre : https://www.archivistes.org/Le-centre-de-gestion-de-la-fonction-publique-territoriale-du-Var-4760

1 Adjoint du patri­moine/Adjoint du patri­moine prin­ci­pal de 2ème classe (titu­laire),
ou
1 Assistant de Conservation du Patrimoine (contrac­tuel ou titu­laire).

Missions
L’agent sera chargé, sous l’auto­rité du Président du Centre de Gestion et sous le contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que du Directeur des Archives dépar­te­men­ta­les, d’assis­ter les col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­ria­les et établissements publics du Var dans la ges­tion de leurs archi­ves.

Dans ce cadre, il sera amené à effec­tuer toutes tâches en rap­port avec l’archi­vage auprès des col­lec­ti­vi­tés et établissements publics adhé­rents au ser­vice et plus par­ti­cu­liè­re­ment :
  Le diag­nos­tic de la ges­tion des archi­ves cou­ran­tes, inter­mé­diai­res et défi­ni­ti­ves par une struc­ture, un ser­vice ou un agent et les pré­co­ni­sa­tions d’actions à mener pour l’amé­lio­rer.
  Le tri, la pré­pa­ra­tion phy­si­que des docu­ments à détruire et la rédac­tion des bor­de­reaux d’élimination.
  Le clas­se­ment, l’ana­lyse et la des­crip­tion des fonds d’archi­ves (contem­po­rains, moder­nes et anciens) ainsi que la rédac­tion d’ins­tru­ments de recher­che.
  L’ani­ma­tion de for­ma­tions de grou­pes d’agents pro­duc­teurs d’archi­ves à la bonne ges­tion de leurs docu­ments papiers et électroniques.
  L’élaboration d’outils et de pro­cé­du­res des­ti­nés aux agents pro­duc­teurs d’archi­ves pour une bonne ges­tion de leurs docu­ments papiers et électroniques (tableau de ges­tion, plan de clas­se­ment et pro­cé­dure de nom­mage de fichiers, fiches de pro­cé­dure).
  La for­ma­tion et l’accom­pa­gne­ment indi­vi­duels d’agents nou­vel­le­ment affec­tés aux archi­ves.
  La par­ti­ci­pa­tion au fonc­tion­ne­ment du pôle archi­ves et numé­ri­que (rédac­tion de docu­ments tech­ni­ques, ren­sei­gne­ment des outils de suivi, par­ti­ci­pa­tion aux réu­nions de ser­vice, etc.).

Principaux moyens maté­riels mis à dis­po­si­tion : véhi­cule de ser­vice, ordi­na­teur por­ta­ble, télé­phone por­ta­ble, équipements de pro­tec­tion indi­vi­duelle (chaus­su­res de sécu­rité, gants de tra­vail, pan­ta­lon, veste, blouse, pro­tec­tions res­pi­ra­toi­res de type FFP1, etc.), outils d’aide à la manu­ten­tion.
Le centre de ges­tion du Var a mis en place une démar­che de pro­tec­tion des ris­ques pro­fes­sion­nels spé­ci­fi­ques aux archi­vis­tes : for­ma­tion « pré­ven­tion des ris­ques liés à l’acti­vité phy­si­que », acqui­si­tion d’EPI, mesu­res mises en place par les col­lec­ti­vi­tés afin de garan­tir la santé et la sécu­rité des agents amenés à y inter­ve­nir.

Dans le contexte spé­ci­fi­que de pan­dé­mie de COVID19 l’ensem­ble des mesu­res de pré­ven­tion néces­sai­res seront mises en œuvre pour pro­té­ger les agents du Centre de Gestion du Var sur leur lieu de tra­vail prin­ci­pal comme en iti­né­rance.

Profil du poste
Les pos­tu­lants devront jus­ti­fier :
  d’une for­ma­tion en archi­vis­ti­que et/ou d’une expé­rience de trai­te­ment de fonds d’archi­ves publi­ques,
  d’une bonne connais­sance du fonc­tion­ne­ment des col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­ria­les et établissements publics,
  d’une bonne capa­cité d’ana­lyse et de syn­thèse,
  de la maî­trise de l’infor­ma­ti­que,
  du sens des rela­tions humai­nes, de diplo­ma­tie, de qua­li­tés péda­go­gi­ques et de dis­cré­tion,
  d’une bonne condi­tion phy­si­que (nom­breux dépla­ce­ments, manu­ten­tions),
  d’une grande dis­po­ni­bi­lité,
  du permis de conduire (dépla­ce­ments fré­quents avec véhi­cule de ser­vice, pos­si­ble uti­li­sa­tion du véhi­cule per­son­nel, dédom­ma­gés selon les tarifs admi­nis­tra­tifs en vigueur, en cas d’indis­po­ni­bi­lité des véhi­cu­les de ser­vice).

Résidence admi­nis­tra­tive : LA CRAU 83260

Poste à pour­voir le plus rapi­de­ment pos­si­ble

Rémunération
Contractuel : rému­né­ra­tion basée sur l’indice du pre­mier échelon d’assis­tant de conser­va­tion du patri­moine + régime indem­ni­taire + tickets-res­tau­rant.
Titulaire : rému­né­ra­tion indi­ciaire du grade concerné + régime indem­ni­taire + 13e mois + tickets res­tau­rant.

Candidatures à adres­ser au plus tard le 21 février 2022 (le cachet de la poste fai­sant foi) à :
Monsieur le Président du Centre de Gestion
C.D.G. 83 –
CS 70576
83041 TOULON CEDEX 9
Ou par mail : carole.lica­ri@cdg83.fr

Pour toute infor­ma­tion com­plé­men­taire sur le poste ou les mesu­res de pré­ven­tion, merci de contac­ter :
Jean-Pierre DELTOUR
Responsable du pôle archi­ves et numé­ri­que
jean.pierre.del­tour@cdg83.fr

Téléphone 04.94.00.09.20. / Fax. 04.94.00.09.55.

CDI – Archiviste diocésain – Gap (09)

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa.

Date de l’offre : 18/01/2022

FICHE DE POSTE ARCHIVISTE DIOCESAIN

L’archiviste diocésain contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique de records management[1], de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.

Dans le secteur d’activité qui lui est affecté, l’archiviste coordonne et supervise les activités suivantes :

Réglementation :

  • est le garant de l’application des dispositifs législatifs et réglementaires concernant les archives religieuses (droit canonique, notes CEF du Service National des Archives de l’Église de France et du Conseil pour les Questions Canoniques) et du Directoire pour la gestion des archives diocésaines de Gap et Embrun ;
  • est force de proposition pour assurer la sécurité juridique de la gestion de l’information sur tous supports.

Collecte – conservation – traitement :

  • définit la politique d’archivage des services et de paroisses du diocèse et conseille les curés et les chefs de service ;
  • propose et met en œuvre les orientations et le cadre de la gestion des archives physiques et numériques (archives intermédiaires et définitives) ;
  • collecte et conserve les archives récentes et anciennes du diocèse ;
  • organise les relations avec les services versants et réalise les opérations de versement et d’élimination réglementaire ;
  • conçoit et met en œuvre des instruments de recherche des archives diocésaines.

Communication et mise en valeur des archives récentes et anciennes du diocèse :

  • assure la juste communication des documents en application des dispositions légales et garantit ainsi le respect des droits des personnes et l’accès à l’information ;
  • coordonne le travail d’un groupe d’historiens bénévoles chargés de la communication et de la mise en valeur historique des archives (publications, conférences, expositions, Revue d’histoire de l’Église de France …) ;
  • est le référent privilégié, en lien avec les responsables bibliothèques et les bénévoles, pour la gestion et l’organisation de la bibliothèque diocésaine ;
  • assure le lien avec les institutions équivalentes : archives départementales, archives municipales d’Embrun, de Briançon, du centre de gestion de la fonction publique, avec la bibliothèque municipale de Gap, la Société d’Études des Hautes-Alpes.

L’archiviste est membre de la curie diocésaine et participe aux réunions des responsables de service diocésains. La curie est sous l’autorité du Vicaire général, modérateur de la Curie.

Profil souhaité :

  • Diplôme universitaire spécialisé en archivistique de niveau Bac + 5 ;
  • Expérience professionnelle souhaitée ;
  • Sens de la diplomatie et de la pédagogie ;
  • Autonomie ;
  • Rigueur et sens pratique ;
  • Esprit de synthèse et clarté rédactionnelle ;
  • Une connaissance de l’organisation diocésaine sera appréciée.

Contact : Antoine OLPHE-GALLIARD econome@diocesdegap.com

Poste en CDI situé à Gap (05000)

Rémunération proposée : 22K€ bruts annuels


[1] Le records management est un terme anglophone désignant l’ensemble des mesures destinées à rationnaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires (« Records »). Il est formalisé dans la norme ISO 15489.  Il vise à garantir l’existence des documents, et leurs modalités d’accès, ainsi que l’authenticité (preuve de la production ou de la réception d’un document), l’intégrité (preuve que le document est complet et n’a pas été altéré), la fiabilité (le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits) et l’exploitabilité (localisation, repérage et description du document) des informations. De même, il a pour vocation l’amélioration des circuits documentaires.