CDD/CDI – ARCHIVISTE HOSPITALIER – Centre Hospitalier Sud Francilien, Corbeil-Essonnes (91)

Date de l’offre : 23/09/2021

URL de l’offre :
Offre d’emploi ARCHIVISTE HOSPITALIER – Centre Hospitalier Sud Francilien – Fédération Hospitalière de France (FHF)

Etablissement

Centre Hospitalier Sud Francilien
40, avenue Serge Dassault
91106 Corbeil-Essonnes

  • ARCHIVISTE HOSPITALIER
  • CDD, CDI ou Mutation
  • Catégorie B ou C

POSITION DANS LA STRUCTURE :
 Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique

• Directeur des Achats et de la Logistique et du Patrimoine
• Ingénieur en logistique
• Responsables Archives

 Relations professionnelles les plus fréquentes

 Secrétaires médicales
 Service des consultations
 Société Prestataire extérieur (gestion des dossiers médicaux du CHSF, externalisés)

DEFINITION :

L’archiviste assure le traitement des archives dans le respect des obligations de conservation, de confidentialité, de traçabilité, d’intégrité du dossier patient, des pratiques d’organisation de la structure hospitalière et du schéma directeur de l’information de l’hôpital.
Au sein du service, il collecte, classe, conserve, recherche et transmet rapidement aux demandeurs les dossiers patients archivés, en appliquant les procédures, protocoles, consignes à l’archivage médical des établissements de santé.

HORAIRES DE TRAVAIL :

 Plage horaire définie sur la base de 37 heures 30 /semaine de travail effectif conformément à la charte du temps travail.
 Amplitude horaire : 8 h 30 – 17 h 00 du lundi au vendredi.
 Fermeture les week-ends et jours fériés.

MISSIONS DU POSTE
Missions générales :

 Sous la supervision de la personne désignée comme « coordinateur » de la journée :
 L’archiviste hospitalier rempli sa tache selon une répartition par profils définis par le Responsable.
 Ces profils se répartissent comme suit :
 Traitement des Listings
 Traitement des demandes USV2
 Traitement des PEI
 Traitement des PEC
 Traitement des retours
 Traitement des recherches prestataire extérieur
 Traitement des DPUP version C
 Traitement des insertions
 Préparation des Armoires d’expéditions
 Suivi de l’accueil téléphonique
 Transfert des archives des secrétariats vers les consultations. Profil « hors archives »
 Ces profils sont évolutifs en fonction des outils informatiques et organisationnels du service

Missions principales :

• Sortie des dossiers patients demandés par les services de soins (listing, USV2, téléphone)

 Localiser dans le système informatique tous les dossiers sortants dans l’UF destinataire
 Créer informatiquement et physiquement les DPUP version C pour les inclure dans le DP
 Commander, réceptionner et dispatcher les dossiers patients en provenance de IRON MOUNTAIN
 PEI (Pochette avec Etiquette Informatisée) : éditer listes biquotidiennes et prendre en charge les demandes de création par mail, rechercher le patient, créer le n° Archives, localiser dans l’UF destinataire, apposer l’étiquette informatisée, mettre en armoire pour le service demandeur, créer les DPUP version C.
 Refaire les pochettes, mettre à disposition sur rayonnages pour les 3A (listing), mettre en armoire par point de livraison (autres demandes)

 Réception des dossiers patients (versements des unités de soins)

 Retours : vérifier l’identité, localiser informatiquement
 PEC : récupérer les pochettes de transition des armoires désappro, rechercher le patient, localiser, apposer l’étiquette informatisée.
 Classer les dossiers selon le mode de classement défini, dans les espaces de stockage et sur les rayonnages.

• Divers

 Accueil téléphonique
 Range les insertions des diverses provenance dans les dossiers patients
 Prépare et range les dossiers mis à disposition pour les études, secrétariats ou autres services demandeurs.
 Externalisation :
 revisiter les rayonnages pour fluidifier l’intervention du prestataire (rectifier les erreurs, refaire les pochettes, réaligner les dossiers)
 aider pendant l’intervention (gestion des anomalies)
 Destruction :
 Extraire et stocker les dossiers patients en fonction des requêtes

• Autres missions

 Redresser, resserrer, aligner et contrôler le stockage des dossiers, selon les besoins ou à la demande du Responsable
 Participer aux projets de service (réunions de service, groupes de travail, démarche qualité et gestion des risques…)
 Aider à la formation d’un agent, tutorat de contrats aidés ou de stagiaires.

DIVERS

Compétences et connaissances requises

 Utiliser les outils bureautiques et métier
 Rigueur, application
 Aptitude à la lecture des chiffres
 Polyvalence, capacité d’adaptation et de prise d’initiatives

Pré-requis à la fonction d’archiviste hospitalier :

 Motivation, investissement
 Conscience des enjeux (sécurité patient, agent et lieux)
 Respect du secret médical et de la confidentialité. Discrétion
 Esprit d’équipe et d’entraide
 Sens du relationnel (disponibilité, courtoisie, amabilité, diplomatie)
 Respect des consignes de sécurité
 Travailler en équipe et en réseau

Risques professionnels et contraintes

 Dossiers médicaux stockés sur étagères dans des rayonnages fixes ou mobiles.
 Transport de dossiers effectué au moyen de chariots métalliques et dans tout l’hôpital
 Port de charge répétitif qui nécessite une bonne condition physique.
 Encombrement régulier des rayonnages qui peut rendre l’activité difficile, moralement et physiquement.

Evolution possible du poste

En fonction du projet professionnel de l’agent et des possibilités institutionnelles.


Cette fiche de poste est évolutive.

Personne à contacter
Les CV et Lettre de motivation sont à adressés à :

Monsieur Christophe BEGYN
Responsable des Services Logistique
Email : christophe.begyn@chsf.fr

CDI – PA Consultant-e en GED/Dématérialisation SERDA – Paris

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa

Date de l’offre : 21/09/2021

Rappel des caractéristiques de l’offre saisie :

  • Titre de l’offre : Consultant-e en Ged et Dématérialisation F/H
  • Poste(s) : 1 poste(s) en contrat CDI

Description de l’entreprise :

  • Nom de votre entreprise : SERDA
  • Secteur d’activité de l’entreprise : ACTIVITÉS DES SOCIÉTÉS SERVICES
  • Présentation de l’entreprise : Le groupe Serda Archimag, leader conseil indépendant du secteur de la dématérialisation et de l’archivage électronique depuis 35 ans, recrute pour sa division Serda Conseil un-e consultant-e GED et Dématérialisation pour participer à la conduite de projets dans ce domaine. Notre clientèle est composée de grands comptes, aussi bien dans le secteur public que privé. Le Groupe Serda est organisé en 4 activités : le magazine Archimag, Serda Formation, SerdaLab (l’entité veille et prospective du groupe) et Serda Conseil.
  • Avantages sociaux et bénéfices : Mutuelle, Tickets Restaurant, RTT, Accord d’intéressement, Télétravail, Ambiance attractive (événements festifs, voyages, petits déjeuners, afterworks…hors période de crise sanitaire), Bienveillance

Description du poste :

  • Statut du poste : Cadre du secteur privé
  • Temps de travail : Temps plein
  • Fourchette de salaire : selon expérience
  • Date de prise de poste envisagée : Dès que possible
  • Descriptif du poste : Vous participerez à la conduite de missions de conseil et d’assistance pour le compte de notre clientèle de grands comptes. Vous maîtrisez les différents volets d’un projet : analyse de besoins, interview des utilisateurs et directions métiers, spécifications fonctionnelles, écriture de procédures, scénarios d’organisation… Vous connaissez les différentes technologies utilisées (solutions Ged, normes, signature électronique, etc.). Pour compléter vos connaissances, vous pourrez profiter des stages de formations spécialisées de Serda Formation. Vous êtes en mesure de mener plusieurs projets en parallèle, et avez déjà formé des utilisateurs. Vous animerez également quelques sessions de formation proposées par Serda Formation, en fonction de vos domaines d’expertise. Rattaché-e au Directeur du département, vous travaillerez en équipe projet et aurez occasionnellement des déplacements en région.
  • Description du profil : Vous êtes titulaire d’un bac+5 dans le domaine (Master Archives ou Records Management, ou Master en ingénierie documentaire) et vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum en tant que consultant ou chef de projet en secteur public ou privé. 1ere expérience acquise en organisation et en solutions numériques serait un plus.
  • Expérience minimale dans le poste : Minimum 3 ans
  • Localisation du poste : Paris 09 – 75
  • Géolocalisation : Oui
  • Zone de déplacement : Nationale

Modalités de candidature :

  • Personne en charge du recrutement : Madame LOUISE GUERRE – Présidente
  • Email de réception des candidatures : recrut@serda.com
  • Référence interne de votre offre : SC2101
  • Lettre de motivation obligatoire : Oui
  • Process de recrutement : Vous vous verrez proposer 2 entretiens : le premier en découverte réciproque, sur une durée de 45 mn, puis le second le cas échéant avec une mise en situation. La mise en situation nous permet de tester le candidat, mais permet également au candidat de réaliser concrètement ce qu’on attend de lui/elle. Le debriefing se fait en présence de votre futur manager, et se termine par un entretien plus approfondi de vos attentes, des nôtres, et du contenu du poste.

CDI – responsable logistique et de la conservation des archives – DÉPARTEMENT DU VAL D’OISE, Pontoise (60)

Date de l’offre : 16/09/2021

URL de l’offre :
Le Département du Val d’Oise – Association des archivistes français

Cadre d’emplois : Assistant de conser­va­tion
Classification : B1
Temps de tra­vail : com­plet

Direction des Archives dépar­te­men­ta­les du Val-d’Oise

Au sein de la Direction géné­rale adjointe en charge de l’admi­nis­tra­tion, la Direction a en charge la col­lecte, le clas­se­ment, la conser­va­tion, la com­mu­ni­ca­tion et la valo­ri­sa­tion des archi­ves his­to­ri­ques. Elle a également pour com­pé­tence le recen­se­ment et l’étude du patri­moine bâti du dépar­te­ment ainsi que la ges­tion de trois cen­tres de préar­chi­vage pour les ser­vi­ces du Conseil dépar­te­men­tal.
L’équipe est cons­ti­tuée de 30 per­son­nes. Trois des bâti­ments sur quatre sont loca­li­sés à Pontoise.

Vos mis­sions :
En lien avec votre chef de ser­vice et l’ensem­ble de la direc­tion dans une logi­que de trans­ver­sa­lité, vous :
  gérez tous les espa­ces de conser­va­tion (préar­chi­vage inclus) sachant qu’ils sont en voie de satu­ra­tion,
  gérez les col­lec­tions (28 kilo­mè­tres linéai­res) dans leurs aspects logis­ti­ques : pla­ni­fi­ca­tion de la col­lecte, condi­tion­ne­ment, ran­ge­ment et réco­le­ment infor­ma­tisé, des­truc­tion régle­men­taire, prêts admi­nis­tra­tifs,
  gérez les espa­ces et les col­lec­tions sous l’angle de la conser­va­tion pré­ven­tive (mobi­lier, condi­tion­ne­ment, dépous­sié­rage, désin­fec­tion, climat, plan de sau­ve­garde,…),
  par­ti­ci­pez aux per­ma­nen­ces de pré­si­dence et de maga­si­nage en salle de lec­ture.
Vous enca­drez une équipe de 3 maga­si­niers et êtes en rela­tion avec plu­sieurs pres­ta­tai­res.
Vous êtes amené à par­ti­ci­per à des tra­vaux col­lec­tifs, en par­ti­cu­lier :
  dans le cadre d’un projet de nou­veau bâti­ment offrant plus de capa­cité de sto­ckage et de nou­vel­les fonc­tion­na­li­tés en matière d’accueil des usa­gers,
  pour des tra­vaux de réco­le­ment et de clas­se­ment,
  pour des tra­vaux de valo­ri­sa­tion.

Une évolution de res­pon­sa­bi­lité en matière de conser­va­tion cura­tive est envi­sa­gée à court terme (ate­lier interne et pres­ta­tai­res).

Profil recher­ché :
Titulaire d’un diplôme en archi­vis­ti­que ou dans le sec­teur du patri­moine cultu­rel, vous maî­tri­sez les règles de la conser­va­tion pré­ven­tive et idéa­le­ment cura­tive du patri­moine écrit.
Rigoureux et orga­nisé, vous savez tra­vailler en mode projet, dia­lo­guer, expli­quer et trans­met­tre.

Spécificités :
Permis B – dépla­ce­ments à pré­voir,
Horaires fixes en cohé­rence avec l’ouver­ture de la salle de lec­ture,
Manutention de char­ges, tra­vail isolé en maga­sin de sto­ckage.

Tous les postes du Conseil dépar­te­men­tal du Val-d’Oise sont Handi-acces­si­bles.

Si cet avis vous inté­resse, merci de vous connec­ter au site www.val­doise.fr puis d’envoyer votre CV, lettre de moti­va­tion et pré­ten­tions sala­ria­les en men­tion­nant la réfé­rence du poste 105353, jusqu’au 10/10/2021.

CDI – Archiviste itinérant – Aube

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa

Date de l’offre : 16/09/2021

INTITULE DU POSTE – FILIERE – CADRE D’EMPLOIS

Intitulé Assistant archiviste

Filière Culturelle

Cadre d’emplois et grade Adjoint territorial du patrimoine

FINALITE DU POSTE

Assurer auprès des collectivités et établissements publics aubois, qui conventionnent avec le Centre de Gestion, des missions d’assistance, de conseil et de transmission d’informations de base en matière de gestion des archives, afin qu’elles puissent répondre à leurs obligations, notamment celle du Code du patrimoine : assurer la conservation et la mise en valeur de leurs archives (Article L212-6).

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

Voir l’organigramme du CDG 10.

ACTIVITES

 Activités principales :

1. Traitement des archives
– Traitement des archives dans le strict respect du cadre de classement officiel des archives communales instauré en 1926 par la Direction des archives de France, et des instructions de 2009 et 2014 relatives au tri et à la conservation des documents des collectivités territoriales et plus particulièrement des communes et aux structures
intercommunales :
o tri, classement, et conditionnement, versement et/ou élimination
règlementaires,
o rédaction d’instruments de recherche (bordereaux de versement, bordereaux de dépôt aux Archives départementales, bases de données)
o rédaction de bordereaux d’élimination règlementaires selon le modèle fourni par les Archives départementales. – Récolement des archives communales.
2. Formation (individuelle ou en groupe) du personnel de la collectivité à la gestion courante des archives
– Formation théorique et pratique du personnel concernant la gestion, la consultation et la bonne conservation des documents d’archive.
3. Suivi et conseil
– Aide à la réflexion sur l’amélioration éventuelle de la circulation des documents, de leur production à leur archivage. – Conseil en matière de communicabilité des archives publiques. – Conseil en matière de conservation préventive et curative. – Conseils en matière d’aménagement de locaux d’archives aux normes (optimisation de l’espace, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration et stratégie d’actions).

 Activités secondaires :

Participation à la mise en valeur du patrimoine communal archivistique
Mise en valeur culturelle : aide au montage de dossiers de restauration d’archives et d’expositions, monographies, recherches historiques, conférences en relations avec les Archives Départementales.

LIEUX D’INTERVENTION

 Territoire du département de l’Aube : dans les Collectivités et Etablissements publics aubois, aux Archives départementales
 Au Centre de Gestion pour le travail administratif (bilans de mission, réponse aux collectivitées, etc.)

INTERLOCUTEURS

 en interne :
o Le Directeur général adjoint ;
o Le responsable du service d’archivage (diagnostics, organisation des
missions, etc.).
 en externe :
o Les élus locaux et les agents des collectivités et établissements publics aubois ;
o Les agents des Archives départementales (les prestations sont soumises au contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques exercé par la direction des Archives départementales).

UTILISATION DES CONGES

Les congés sont pris sur acceptation du responsable du service sous réserve de la continuité du service.

PROFIL DU CANDIDAT

MARGE D’AUTONOMIE

– Organise son travail en autonomie sous la coordination de l’archiviste et du Directeur général adjoint.

COMPETENCES

 savoirs :
o Bonne culture générale et des collectivités territoriales,
o Cadre de classement officiel des archives communales instauré en 1926
par la Direction des archives de France,
o Instructions de 2009 et 2014 relatives au tri et à la conservation des
documents des collectivités territoriales,
o Cadre législatif et réglementaire applicable aux archives publiques,
o Droit et règles de communication des archives,
o Facteurs de détérioration selon les supports,
o Normes et règles relatives à la conservation des documents (tous supports) et aux bâtiments d’archives,
o Règles de classement et d’analyse archivistique,
o Règles pour l’établissement du récolement,
o Techniques et types de conditionnement.
 savoir-faire :

o Adapter le conditionnement aux grands formats, aux documents figurés,
aux supports électroniques, etc.,
o Analyse archivistique,
o Appliquer du principe de respect des fonds,
o Classer les documents,
o Diagnostiquer l’état de conservation,
o Elaborer un plan de classement,
o Emettre un diagnostic et des préconisations,
o Identifier les documents (doubles, brouillons, etc.),
o Identifier les facteurs de détérioration,
o Manipuler les documents,
o Méthode de tri,
o Pratique de l’indexation,
o Préparer le transfert matériel des documents,
o Réaliser un récolement d’archives,
o Rédiger un bordereau de versement,
o Rédiger un bordereau d’élimination,
o Sensibiliser aux règles d’archivage.
 savoir-être :
o Capacités de communication,
o Discrétion,
o Esprit d’analyse,
o Méthode et organisation,
o Qualités relationnelles,
o Sens de la communication.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Permis de conduire B indispensable.

MOYENS A DISPOSITION

 moyens techniques : matériels de bureautique (pack office, accès Internet), véhicule pour les déplacements en tant que de besoin.


FORMATIONS SOUHAITEES OU EXIGEES

Qualification de niveau III dans le domaine des sciences de l’information, de la communication, des métiers du livre

QUALIFICATION ET SURVEILLANCE MEDICALE

RISQUES ET CONTRAINTES POUR LA SANTE

 1. ACCIDENTS DU TRAVAIL

o Risques de chutes : escaliers, échelles d’accès
o Risque de chutes du matériel en raison des rayonnages trop hauts, non
fixés ou surchargés pouvant entrainer des contusions corporelles
o Lumbagos
o Accident de trajet
o Exceptionnellement : morsure de petits animaux divers, piqûre de tiques de puces, etc.

 2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES
o Poussières diverses et moisissures,
o Lumière artificielle, mauvais éclairage ou absence d’éclairage de certains locaux,
o Froid et humidité des caves et des greniers,
o Manutention de documents lourds, fragiles,
o Travail en hauteur,
o Contraintes posturales pour l’accès aux documents : travail accroupi,
travail bras en l’air, torsion du tronc.

 3. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES

o Rapidité d’exécution
o Travail solitaire
o Tâches répétitives
o Nécessité de s’adapter à chaque situation
o Vigilance pour éviter les dégradations du matériel

SURVEILLANCE MEDICALE

Spécificités du suivi médical liées aux caractéristiques du poste à définir avec le
médecin du travail en fonction de l’agent.

CDI – Assistant.e archiviste – Archives départementales d’Ille-et-Vilaine

Date de l’offre : 14/09/2021

URL de l’offre : https://www.ille-et-vilaine.fr/offres-emploi/annonce/128081953-128166514?fbclid=IwAR0BNaIh0PkndE8_kp06R2JNETZ56Vy8BSMKPdT8syOlM8hfVzRyokRXM7g

Pour postuler : https://www.ille-et-vilaine.fr/offres-emploi/annonce/candidature/128081953-128166514

Informations générales
Catégorie(s) B Filière(s) FILIERE CULTURELLE Cadre(s) d’emploi(s) Assistants de conservation du patrimoine et des bibliothèques Pôle POLE EGALITE EDUC. CITOYENNETE Secteur géographique Pays de Rennes Localisation Géographique / RA RENNES Structure hiérarchique COLLECTE – REL. ADMINISTRATION
Présentation
Présentation Le pôle Égalité Éducation Citoyenneté, centré sur l’accueil du jeune enfant, la protection maternelle et infantile, la protection de l’enfance, la réussite éducative et la démocratisation de l’accès à la culture, pilote et met en œuvre les politiques qui concourent à l’épanouissement des personnes, en particulier des enfants et des jeunes. Il regroupe la direction Éducation Jeunesse Sport, la direction Enfance Famille, la direction de la Culture et des Archives et la Mission Coopération internationale.
La direction de la Culture et des Archives est composée de six services : Action culturelle, Médiathèque, Publics, Archives contemporaines, Archives et bibliothèque historiques, Nouveaux Usages des Archives et gestion.
En complément des compétences culturelles obligatoires, la direction de la Culture et des Archives a en charge le développement des pratiques artistiques et culturelles, la valorisation du patrimoine départemental et le renforcement de la lecture publique. La mission Collecte et Relations avec les administrations, rattachée au service des Archives contemporaines, assure les relations avec les producteurs d’archives publiques, le contrôle scientifique et technique et la collecte.
L’ensemble de la direction de la Culture et des Archives est situé 1 rue Jacques Léonard à Rennes.
Description du poste
Fonctions Placé.e sous l’autorité de la responsable de la mission Relations avec les administrations (Collecte et suivi des projets numériques), l’assistant.e archiviste a en charge un portefeuille d’administrations dont il.elle assure le suivi. Missions générales Il.elle exerce les missions suivantes au titre de la collecte :
– Suivre les administrations pour les accompagner dans la gestion de leur archivage (papier ou électronique) : visites et comptes rendus, rédaction de tableaux de gestion, instruction des demandes d’élimination et de versement.
– Sensibiliser et former les services administratifs à l’archivage.
– Participer à la politique d’archivage électronique : traitement des données bureautiques, versement dans le SAE définitif, etc.

L’assistant.e archiviste est responsable des outils de suivi liés aux relations avec les administrations ; à ce titre, il.elle doit :
– Suivre les fiches de procédures : rédaction et mise à jour de fiches pratiques ou archivistiques (à l’exception des fiches en lien avec l’archivage numérique), de tutoriels, de fiches producteurs et fiches fonctions.
– Gérer les dossiers de service.
– Organiser les entrées.
– Participer aux recherches documentaires et historiques (expertise). Missions spécifiques L’assistant.e archiviste a en charge des recherches, en lien avec la mission salle de lecture et recherches : il.elle assure les recherches administratives jusqu’à la mise à disposition des éléments (prêts ou consultation en salle de lecture)
Il.elle participe en outre ponctuellement à la présidence de la salle de lecture.

L’assistant.e archiviste assure le traitement des fonds (occasionnel).
– Suivre la réception, le tri, le classement et l’indexation des documents.
– Encadrer le personnel fonctionnellement dans le traitement des fonds.

Dans le cadre du projet de service de la direction de la culture et des archives, il.elle participe aux groupes de travail liés aux instruments de recherche, à la communicabilité, aux progiciels documentaires.
Il.elle suit les dossiers des autres chargé.es de collecte (occasionnellement, en cas d’absence). Spécificités du poste Déplacements fréquents.
Manutention importante et port de charges. Liaisons fonctionnelles Relations avec les administrations. Informations spécifiques offre Internet Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d’aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d’inscription sur liste d’aptitude à votre candidature.
En l’absence de ces documents, votre candidature ne pourra pas être traitée. Les personnes relevant d’une autre filière que celle du poste peuvent déposer leur candidature. En cas de recrutement, celui-ci donnera lieu à un détachement et/ou une intégration
Profil requis
Connaissances – Connaissances archivistiques.
– Connaissance du cadre réglementaire et normatif relatif à la collecte des archives contemporaines.
– Intérêt pour l’histoire et l’organisation administrative.
– Maîtrise des normes en vigueur et des cadres de classement.
– Maîtrise des outils informatiques. Formation – Formation de niveau universitaire en archivistique.souhaitée.
– Permis B Niveau de diplôme Baccalauréat + 2 Expériences Expérience dans les archives est souhaitée.
Informations complémentaires
Contacts Claire GHIENNE, responsable de la mission Collecte/Relations avec les administrations (02 99 02 40 50)
Anne BERANGER, chargée de mission Ressources humaines (02 99 02 40 38)
Date limite de candidature 12/10/2021