Statuts de l’Aedaa

[Note du 17 octobre 2021 : les statuts sont en cours de refondation par les membres de l’Aedaa. Une nouvelle version vous sera proposée sous peu, remise au goût du jour :)]

Titre I : Constitution, objet, siège social, durée

Article 1 : Constitution

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1^er juillet 1901 et ses décrets, ayant pour titre Aedaa (Association des étudiants et diplômés en archivistique d’Angers). La durée de l’association est illimitée.

Article 2 : Objet

Cette association a pour objet :

• de promouvoir la formation en histoire mention « Archives » de l’Université d’Angers (licence professionnelle, master) ;
• de faciliter l’insertion des jeunes diplômés dans la profession et de suivre l’évolution des carrières professionnelles des anciens étudiants de cette formation ;
• de mettre à la disposition des adhérents des périodiques et de la documentation professionnelle ;
• d’entretenir des relations avec les services d’archives, avec les responsables des formations proches et avec les associations professionnelles nationales et internationales ;
• de soutenir les initiatives pouvant aider à la réalisation de l’objet de l’association.

Article 3 : Siège social

Le siège social est fixé à l’UFR de Lettres, langues et sciences humaines de l’Université d’Angers, situé au 11 Boulevard Lavoisier, 49 045 Angers Cedex 01.

Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration de l’association. La ratification par l’assemblée générale sera cependant nécessaire.

Titre II : Composition

Article 4 : Composition

L’association se compose de membres d’honneur, de membres bienfaiteurs, de membres actifs, de membres passifs et de membres associés :

• sont membres d’honneur les personnes qui ont rendu des services signalés à l’association. Ce titre est conféré par le conseil d’administration. Les Membres d’honneur sont dispensés de cotisation. Ils n’ont pas le droit de vote lors de l’assemblée générale ;
• sont membres bienfaiteurs les personnes qui versent une somme supérieure à la cotisation annuelle fixée chaque année par l’assemblée générale ;
• sont membres actifs les étudiants, anciens étudiants et diplômés de la formation en Histoire et archivistique de l’Université d’Angers (licence professionnelle, master) qui ont pris l’engagement de verser une cotisation dont le montant est fixé par l’assemblée générale, qui participent régulièrement aux activités et contribuent à la réalisation des objectifs de l’association ;
• sont membres passifs les autres adhérents de l’association qui s’acquittent uniquement d’une cotisation annuelle ;
• sont membres associés les professionnels des archives non diplômés de l’Université d’Angers, les personnes morales ou physiques gérant des archives, ou concernées par un but analogue ou complémentaire. Ces membres associés versent la même cotisation que celle demandée aux membres actifs. Ils n’ont pas le droit de vote lors de l’assemblée générale.

Article 5 : Admission des membres

Toute adhésion ne pourra être effectuée qu’après règlement du montant de la cotisation.

L’adhésion est annuelle et renouvelable de septembre à septembre, date à laquelle se tient l’assemblée Générale.

Toute adhésion intervenant au cours de l’année expire au mois de septembre suivant. L’admission des membres d’honneur est prononcée par le conseil d’administration. Chaque membre s’engage à respecter les présents statuts à l’entrée dans son association.

Article 6 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’association se perd par :

• la radiation prononcée pour non-paiement de cotisation ;
• la radiation prononcée par le conseil d’administration pour infraction aux présents statuts ou pour motif grave portant atteinte et préjudice moral à l’association ;
• la démission écrite adressée à la présidence de l’association ;
• le décès.

Avant une éventuelle décision d’exclusion ou de radiation, le membre concerné est invité à fournir au préalable des explications écrites au conseil d’administration.

Titre III : Administration et fonctionnement

Article 7 : Organisation de la gouvernance de l’association

L’AEDAA est organisée de la façon suivante :

• à sa tête, un bureau et un conseil d’administration dont la composition est fixée à l’article 8 et qui assure la gouvernance générale de l’association;
• deux sections sont constituées dans le but de mieux retranscrire dans l’organigramme de l’Aedaa le profil des adhérents et permettre à l’association de mieux atteindre ses objectifs précisés dans l’article 2 de ces présents statuts. Les deux sections sont celles des diplômés issus de la formation et des doctorants en archivistique d’Angers et des étudiants en archivistique (Licence au Master 2). Ces sections s’organisent autour d’un bureau qui leur est propre et leur fonctionnement est précisé dans leurs règlements intérieurs adoptés en assemblée Générale.

Article 8 : Composition du Conseil d’administration

L’association est administrée par un conseil d’administration. Celui-ci est composé:

• d’un bureau – lui-même constitué d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire, d’un secrétaire-adjoint, d’un trésorier et d’un trésorier-adjoint, tous choisis en son sein;
• des responsables de commissions (services en lignes, bureau-emploi, comité des fêtes)
• des administrateurs élus par les adhérents étudiants et des administrateurs élus par les diplômés et les doctorants de la formation
• des représentants des trois promotions étudiantes en cours choisis en leur sein, si ces derniers ne sont pas élus au bureau de la section étudiante.

Article 9.1 : Renouvellement du bureau

L’assemblée générale élit au scrutin secret les membres du bureau. Les membres du bureau sont élus pour 1 an, mandat reconductible. Les membres du bureau sont élus par les adhérents à jour de leur cotisation au sein du bureau de chaque section.

Article 9.2 : Vacance de poste au sein du bureau

En cas de vacance de poste au sein du bureau, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Article 10 : Représentants de promotion

Les représentants des promotions en cours (licence professionnelle, Master 1^e et 2^e année) sont choisis au sein de chacune de celles-ci par les autres étudiants : ces représentants doivent être membres de l’association. Ils participent ensuite au conseil d’administration.

Le choix de ces représentants peut se faire par le biais d’élections ou par simple désignation, de la part d’une majorité d’étudiants au sein des promotions. Dans un cas comme dans l’autre, les représentants adressent au président de bureau de l’association un procès-verbal notifiant la date, l’élection ou la désignation, leur nom et signature.

Les diplômés dont appelés à élire par correspondance deux représentants pour deux ans. À l’issue de ce mandat, ces représentants peuvent abandonner leur rôle ou être réélus. Ils peuvent se présenter deux fois au maximum.

Article 11 : Réunion du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit sur convocation écrite du président, ou sur la demande d’au moins la moitié de ses membres, et au moins une fois par an. La présence de la moitié plus un au moins de ses membres est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement.

La présence des représentants des trois promotions en cours et des diplômés, et celle des responsables de commission est obligatoire lors de la tenue du conseil d’administration.

Les délibérations sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.

Si la présence de certains membres du bureau, de représentants de commission ou de représentantes des promotions n’est pas possible, la personne concernée doit procéder à un vote électronique dans les 15 jours suivant la réunion du conseil d’administration.

Article 12 : Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration est investi d’une manière générale des pouvoirs les plus étendus dans la limite des buts de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées lors de l’assemblée générale. Il surveille notamment la gestion des membres du bureau. Il peut suspendre certains de ceux-ci en cas de faute grave. Il autorise le président et le trésorier à faire toutes opérations financières reconnues nécessaires pour les objectifs de l’association.

Article 13 : Attributions du bureau

Le bureau du conseil d’administration est chargé des attributions suivantes :

• le président, ou à défaut le président d’honneur ou l’un des vice-présidents, dirige les travaux du conseil d’administration et assure le fonctionnement de l’association qu’il représente en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il soumet un rapport moral sur l’activité de l’association lors de l’assemblée générale ;
• le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et rédige les procès-verbaux des séances du conseil d’administration et de l’assemblée générale, éventuellement avec l’aide du secrétaire adjoint ;
• le trésorier tient les comptes de l’association, éventuellement avec l’aide d’un trésorier adjoint. Il effectue tous les paiements et perçoit les recettes, sous la surveillance du président. Le trésorier rend compte de sa gestion, et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée générale. Il établit un budget prévisionnel.

Article 14.1 : Composition et réunion de l’Assemblée générale

L’assemblée générale ordinaire se compose de tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils soient affiliés (en restriction de l’article 4). L’assemblée générale se réunit une fois par an. Quatre semaines au moins, et deux semaines au plus tard avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par écrit. Doit figurer sur la convocation l’ordre du jour prévu et fixé par le conseil d’administration.

Article 14.2 : Vote par correspondance

Un membre absent lors de l’assemblée générale peut voter par correspondance à l’aide d’un bulletin anonyme, qui mentionne le sujet des questions pour lesquelles il faut délibérer, et, le cas échéant, les noms de personnes se portant candidates pour le renouvellement du bureau.

Un bulletin de vote par correspondance est adressé à chaque membre de l’association, deux semaines au moins avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée générale.

Ce bulletin est à renvoyer sous enveloppe cachetée (avec la mention au verso « assemblée générale – Vote par correspondance ») à l’adresse du siège social de l’association. Les enveloppes sont ensuite décachetées uniquement lors de l’assemblée générale par les membres du bureau.

Si un membre absent choisit de renvoyer un bulletin de vote par correspondance par la Poste, il doit être adressé dans un délai nécessaire pour parvenir au plus tard le jour de l’assemblée générale. Si celle-ci se tient un samedi, le bulletin de vote par correspondance doit parvenir à l’association au plus tard la veille à 18h.

Article 14.3 : Vote par procuration

Le vote par procuration est admis. Seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent être porteurs de procuration. Chaque membre électeur ne peut détenir plus de trois pouvoirs.

Article 15 : Déroulement de l’assemblée générale

Le président, assisté des membres du conseil d’administration, préside l’assemblée générale et expose la situation morale et financière de l’association.

Pour être valides, les décisions de l’assemblée générale ordinaire nécessitent un quorum fixé au quart plus un des membres.

Ne devront être traitées que les questions inscrites à l’ordre du jour. Toutes les délibérations sont soumises à vote.

Après épuisement de l’ordre du jour, il est procédé au renouvellement du bureau.

Article 16 : Convocation d’une assemblée générale extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié des membres du conseil d’administration, ou du tiers des membres de l’association, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Titre IV : Ressources et comptabilité

Article 17 : Ressources de l’association

Les ressources de l’association comprennent :

• le montant des cotisations : ce montant est fixé annuellement par l’assemblée générale ;
• les subventions de l’État, des régions, des départements, des communes, des établissements publics et privés ;
• toutes autres ressources ou subventions autorisées par les lois en vigueur.

Article 18 : Comptabilité de l’association

Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières. Le trésorier tient le registre spécial prévu par la loi du 1^er juillet 1901. Les comptes sont vérifiés sur demande des adhérents dans la limite d’un contrôle par an.

Titre V : Dissolution

Article 19.1 : Dissolution

La dissolution est prononcée au scrutin secret, par les deux tiers au moins des membres présents à l’assemblée générale extraordinaire, réunie à la demande du conseil d’administration.

Article 19.2 : Liquidation

L’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs, chargés de la liquidation des biens de l’association, et dont elle détermine les pouvoirs. L’actif brut est attribué à une ou plusieurs associations poursuivant des buts similaires, et désignées nommément par l’assemblée générale.

Les archives de l’association seront proposées en don dans un des services d’archives.

Titre VI : Règlement intérieur et formalités administratives

Article 20 : Règlement intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration, qui le fait alors approuver par l’assemblée générale. Cet éventuel règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts.

Article 21 : Déclaration et publication

Le président ou les membres du conseil d’administration doivent accomplir toutes les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi du 1^er juillet 1901 et ses décrets, tant au moment de la création de l’association qu’au cours de son existence ultérieure.

Toute modification de ces présents statuts doit être examinée en conseil d’administration et validée en assemblée générale.