Réunion du Conseil d’Administration

12 septembre 2009

 

PRÉSENTS :

Bureau : Mathilde Armand, Anne Lafon

 

Conseil d’Administration : Cécile Daussun, Maïlys Mouginot, Nadège Gohier, Sandrine Grosbois, Charlotte Maday,  Arnaud Riteau,  Elodie Taupin, Maïwenn Bourdic

 

ABSENTS EXCUSÉS :

Bureau : Mélanie Jobard , Jean Merlet

 

Conseil d’Administration : Alice Grippon, Katell Auguié, Corentin Sommier, Aurélie Moan, Séverine Menet, Sébastien Lebled, Florence Leclercq-Bernigaud, Pauline Caillaud, Clotilde Le Forestier, Lucie Lepage, Coralie Goutanier

 

Ordre du jour :

 

Le compte-rendu du Conseil d’Administration précédent n’a pas été diffusé. Cécile Daussun fait remarquer que cela est contraire aux engagements du dernier CA et ne facilite pas la vie de l’association.

 

 

  1. Bureau

 

1.1. Bilan financier

 

1) Bilan provisoire

 

A la date du 12 septembre 2009, l’AEDAA dispose de 12 315,45 € répartis comme suit :

– 5341,56 € sur le compte chèque ;

– 6973,89 € sur le livret bleu d’épargne.

 

2) Recettes et dépenses

 

Exercice 2008-2009 : état des recettes et dépenses au 28 mars 2009

 

Poste

Dépenses (en €)

Recettes (en €)

Adhésions

2130

Collectif A8

242,61

Archivor

40

Assemblée générale 2008

563

Frais bancaires (accès aux comptes par internet)

20,57

Site internet (hébergement et achat d’un nom de domaine)

26,30

Fournitures (achat d’un tampon)

40

Frais de déplacement AEDAA

649,90

Don en la mémoire de Mme Poinsotte

150

ASGRALMA

1500

Journée d’étude

1263,71

1075

TOTAL

4213,48

3487,61

 

Les comptes accusent actuellement un déficit de 725,87 €.

 

L’ADEDA (Saint-Quentin-en-Yvelines) n’a toujours pas envoyé de chèque pour sa participation aux frais de déplacement du collectif A8 (80,11 €). Jean Merlet a relancé déjà plusieurs fois l’association qui répond qu’elle s’en occupe mais rien ne vient. Mathilde Armand va donc envoyer un message sur le FADAU (le forum du Collectif A8) pour les relancer.

 

 

3) Journée d’étude 2009

 

Une dernière facture d’un montant de 335,04 euros envoyée par Copy page est parvenue dernièrement.

 

Journée d’étude 2009 : état des recettes et dépenses au 12 septembre 2009

 

Libellé

Dépenses

Recettes

Enveloppes (31,25 € et 8,75€) (remboursement Anne LAFON)

40 €

Timbres (remboursement Anne LAFON)

41,23 €

12 bouteilles de vin (remboursement Nadège GOHIER)

63,44 €

mini viennoiseries (remboursement Nadège GOHIER)

55,25 €

Subvention Arkhénum

300 €

Café, thé, sucre, eau, jus de fruits, serviettes, tasses, nappes, assiettes en carton (remboursement Anne LAFON)

109,49 €

Conception d’une affiche (Maxence WINISDORFFER)

150 €

Subvention Anaphore

300 €

Inscription de deux personnes par virement

20 €

19 badges double attache

11,36 €

15 chèques d’inscriptions

105 €

Subvention Alphadex

50 €

Subvention SGA

300 €

Repas

264 €

Frais de déplacement de M. VEYSSIERE

76,40 €

Frais de déplacement de M. MASSELA

117,50 €

Photocopies N&B et couleurs

335,04 €

TOTAL

1263,71 €

1075 €

 

Cette dernière facture rend la journée déficitaire de 188,71 €. Toutefois, le déficit est surtout dû au manque des subventions promises par l’université.

En effet, malgré les rappels d’Anne Lafon et de Jean Merlet, 1200 euros de subventions promises par l’université manquent toujours à l’appel :

  • Université d’Angers : 400 € ;
  • Département histoire de l’université : 400 € ;
  • CERHIO : 400 €.

Anne Lafon a envoyé un courrier à ces 3 institutions : seule l’université a répondu pour le moment en indiquant que le dossier a été transféré à la cellule de gestion. Elle promet un règlement rapide. Le dossier est suivi de près.

 

4) Les frais de déplacement

Jean Merlet demande des précisions sur ce qui a été décidé au dernier Conseil d’Administration pour les frais de déplacement, et notamment sur le barème qui doit être utilisé pour les remboursements. Il est indiqué que le barème qui a été choisi est celui du ministère des Finances pour les impôts.

D’autre part, il est indiqué que le remboursement des frais de déplacements ne sera pas supérieur aux frais engagés.

Décision : le Conseil d’administration décide de la rétroactivité de l’application de ce barème à l’année 2009.

=> décision adoptée à l’unanimité.

 

1.2. Préparation de l’Assemblée générale

 

Pour permettre de respecter les exigences statutaires quant à l’organisation de l’Assemblée générale et notamment le calendrier d’envoi des courriers préalables (appel à candidatures, puis annonce des candidatures) il est décidé que l’Assemblée générale sera repoussée au samedi 7 novembre 2009.

Avant l’Assemblée générale, plusieurs actions vont être menées :

  • l’activation du nouveau site est fixée au lundi 21 septembre 2009.
  • dans la 1ère semaine d’octobre, un message sera envoyé sur les forums professionnels pour l’annoncer,
  • pour les adhésions :
    • les nouveaux adhérents iront s’inscrire directement sur le site,
    • pour ceux qui sont déjà adhérents, ils pourront activer leur compte sur le nouveau site, et leur adhésion restera valide jusqu’à l’Assemblée générale. À partir de l’Assemblée générale, il leur faudra se réinscrire à l’AEDAA via le nouveau site internet. Un message d’annonce sera envoyé par Nadège Gohier via la liste AEDAA-INFO, et deux relances sont prévues.
    • Les courriers d’annonce de l’Assemblée générale seront envoyés par courriel et par courrier (pour la dernière année) avant le 25 septembre,

Pour la salle : Maïlys Mouginot recherche une salle et se renseigne pour organiser une sortie au château de Brissac. En effet la visite des archives du Musée de Marcé est compliquée car le site n’est pas accessible en transport en commun.

Anne Lafon propose d’organiser une discussion entre professionnels et étudiants à la fin de l’Assemblée générale : chacun(e) se présenterait et les étudiants pourraient ensuite librement aller poser des questions et discuter avec les professionnels qui souhaitent partager leur expérience.

Mathilde Armand fait remarquer que cette action de présentation d’expérience est menée par l’ADAL lors de leur Assemblée générale et semble intéresser les étudiants.

Il est donc décidé que les membres du Conseil d’Administration présenteront leurs expériences et que cet échange pourra être plus développé si les visites hors la ville étaient trop complexes à organiser.

2. Commissions

2.1. Services en ligne : état d’avancement du nouveau site

– le site est prêt : il est construit, opérationnel

– la plate-forme documentaire peut être utilisée, quelques contenus doivent encore être ajoutés pour arriver à 200 documents

– le forum est opérationnel également

– l’inscription en ligne est possible (par chèque et par paypal)

– tous les Archivor ont été re-numérisés

– une newsletter va être mise en place : proposée d’office à tous les adhérents, plus esthétique, elle sera diffusée tous les mois et comportera un dossier thématique

– les procès-verbaux et les comptes rendus de séances seront mis en ligne seulement pour les membres du CA

– renforts à apporter : sur le domaine « métier » (=monde du travail, défense des droits des travailleurs)

– une personne est demandée en renfort

2.2. Bureau-emploi

– il est prévu d’intégrer des grilles de rémunérations pour les stages pour faire des statistiques

– Charlotte Maday souhaiterait passer la main et donc qu’une personne soit demandée en renfort, notamment auprès des étudiants.

2.3.         Archivor

– Archivor sur les archives cultuelles : la maquette est finie, ce numéro sera publié pour l’Assemblée générale

– Archivor sur les archives santé : les auteurs ont été contactés, les archives du service de santé des armées difficiles à contacter ; il reste Altana Pharma, l’INSERM, et l’EHESP à contacter, Charlotte Maday a des contacts pour certaines structures qu’elle passera à Maïlys Mouginot.

– la question des droits d’auteurs est posée car les Archivor sont diffusés et vendus aux non-adhérents: il faudra voir avec Katell AUGUIE comment les choses se passent pour la Gazette des archives

– Archivor sur les Angevins à l’étranger : la liste de contacts n’est pas encore très fournie, un rappel sera lancé ; contact a été pris avec Mme GRAILLES pour un entretien sur les développements des contacts avec l’étranger (RDV pris pour octobre)

– des idées de thèmes sont lancées pour d’autres Archivor : problématiques d’archivage dans les départements et territoires d’Outre-Mer ; les plans d’urgence et la gestion des risques

2.3. Comité des Fêtes

– Maïlys Mouginot souhaiterait être remplacée et demande que cette annonce soit faite.

– une soirée bowling sera organisée pour les nouveaux adhérents dans la semaine 42

– l’idée d’un rallye sur Angers est relancée : Maïlys Mouginot propose de donner ses documents afin que les représentants d’étudiants de cette année organisent le rallye à la prochaine rentrée.

– visite des services pour les adhérents : il est nécessaire d’attendre qu’on ait la carte des diplômés, début 2010, pour pouvoir savoir où organiser de nouvelles visites

3. Collectif

– L’enquête lancée avant l’été a permis de collecter près de 500 réponses. Le dépouillement est en cours.

Une journée d’étude est prévue en 2010 afin de restituer l’ensemble des résultats. Les membres du groupe « Enquête » réfléchissent pour que cette journée soit un peu différente des autres journées d’études et notamment pour présenter l’image des archivistes via les médias (littérature, cinéma ou télévision).

– Le projet de site internet à l’échelle du Collectif est un peu en attente pour le moment.

4. Divers

– Nadège Gohier rappelle qu’elle a repris en main le « Qui fait quoi? » et qu’elle souhaiterait avoir rapidement les réponses de chacun.

Séance levée à 17h40

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