Conseil d’administration

3 juillet 2010, 13h

94 rue du Grand Douzillé, Angers

 

 

PRÉSENTS

Bureau : Anne Lafon, Jean Merlet, Oriane Troubat, Nadège Gohier

 

Conseil d’administration : Maïwenn Bourdic, Charles Guilmault, Élodie Taupin

 

ABSENTS EXCUSÉS

Bureau : Mathilde Armand

 

Conseil d’administration : Léa Benony, Florence Bernigaud-Leclercq, Benjamin Caillaud, Cécile Daussun, Margot Georges, Coralie Goutanier, Sandrine Grosbois, Mélanie Jobard, Sébastien Lebled, Lucie Lepage, Charlotte Maday, Aurélie Moan, Pierre Mondain

 

ABSENTS NON EXCUSÉS

Conseil d’administration : Alice Grippon, Maïlys Mouginot, Séverine Ménet

 

 

Ordre du jour

1.    BUREAU

1.1.        Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 20 mars 2010

1.2.        Comptes rendus des conseils d’administration

1.3.        Modification des statuts

1.4.        Bilan financier

1.5.        Journées d’études

1.5.1.   Financement de la publication des actes

1.5.2.   Fiches pratiques

1.6.        Communication

 

2.     COMMISSIONS

2.1.        Services en ligne

2.2.        Bureau-emploi

2.3.        Archivor

2.4.        Comité des fêtes

 

3.     ETUDIANTS ET DIPLOMES : la parole aux représentants

 

4.     COLLECTIF A8

 

Déroulement de la séance

 

Début de séance à 13h40

 

1. BUREAU

 

1.1. Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 20 mars 2010

Rapporteur : Anne LAFON

Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 20 mars 2010 :

Les remarques formelles ont été prises en compte et la rédaction du compte rendu a été modifiée en conséquences :

–         il est demandé pour les prochains comptes rendus d’utiliser le module « Commentaires » de Doodle pour faciliter le travail de rédaction

–         il a été demandé également de ne plus mettre les noms de participants qui ne sont plus au Conseil d’administration : la remarque a été prise en compte. Cependant, il est nécessaire d’attendre la fin d’un mandat pour retirer un nom de la liste des membres du Conseil d’administration et donc des potentiels participants à une réunion. Une mise à jour sera faite en ce sens.

 

Votes des décisions du Conseil d’administration du 20 mars 2010 :

 

Personnes ayant participé aux votes du Conseil d’administration du 20 mars 2010 :

–         B. CAILLAUD

–         A. MOAN

–         J. MERLET

–         S. LEBLED

–         C. DAUSSUN

–         E. TAUPIN

–         C. GUILMAULT

–         M. MOUGINOT

–         C. GOUTANIER

–         L. LEPAGE

 

–         vote N°1 : 9 oui, 0 non et 1 abstention

–         vote N°2 : unanimité des votants

–         vote N°3 : unanimité des votants

 

Les décisions du Conseil d’administration du 20 mars 2010 ont été validées.

 

 

 

1.2. Comptes rendus des conseils d’administration

Rapporteur : Anne LAFON

Récupération et mise au propre des comptes rendus des Conseils d’administration :

 

Anne LAFON informe le conseil d’administration que Mélanie JOBARD ne pourra pas poursuivre son travail de transformation des comptes rendus de réunions (scannage, correction, mise en ligne).

Maïwenn BOURDIC propose de procéder à un scannage simple et à une mise en ligne brute plutôt qu’à une scannage et une migration des documents du format PDF en WORD pour correction : une évaluation plus fine doit être effectuée pour voir si les corrections et autres modifications sont nécessaires et utiles pour tous les comptes rendus. Anne LAFON se propose de récupérer les comptes rendus, de faire cette évaluation et d’en donner un compte rendu plus précis au prochain Conseil d’administration pour qu’une décision soit prise.

Pour les comptes rendus produits pour les dernières réunions, Nadège GOHIER peut effectuer une mise en ligne directement sur le site.

 

Tenue des registres de délibérations de l’association :

 

Un registre est en cours d’achat et commencera à l’entrée en fonction d’Anne LAFON en tant que présidente en novembre 2009. Les comptes rendus antérieurs seront traités de la même façon, une fois récupérés.

 

1.3. Modification des statuts

Rapporteur : Anne LAFON

 

Suite à la dernière réunion, Anne LAFON demande aux membres du conseil d’administration de prendre connaissance des modifications aux statuts proposées dans le dossier de séance et de les faire valider lors d’une assemblée générale extraordinaire qui se tiendra avant l’assemblée générale ordinaire. Elle propose de débattre de l’article 9.

Article 9, nouvelle version :

« les représentants des promotions en cours (licence, licence pro, master 1ère et 2nde année) sont choisis au sein de chacune de celles-ci par les autres étudiants : ces représentants doivent être membres de l’association. Ils participent ensuite au conseil d’administration »

 

Jean MERLET demande si les représentants de promotion doivent être au préalable membres de l’association ou s’ils peuvent s’inscrire par la suite.

 

Anne LAFON laisse la possibilité aux étudiants élus de s’inscrire par la suite à l’association.

 

Ces remarques étant faites, l’article 9 est adopté à l’unanimité des présents, en attente de validation par l’assemblée générale extraordinaire.

Vote électronique N°1 :

 

Anne LAFON propose de débattre de l’article 10.

 

Maïwenn BOURDIC demande si le vote par courriel peut-être pris en compte, puisqu’il est pratiqué depuis plusieurs années.

Anne LAFON précise que le vote est valide s’il est réalisé par écrit mais que le courriel n’est pas signé.

Elodie TAUPIN ajoute que les votants n’ont pas connaissance de l’ensemble des débats.

Jean MERLET indique que c’est aussi le cas lors de délégation de pouvoirs.

Anne LAFON propose d’autoriser les votes par voie électronique (courriels, Doodle) s’ils sont enregistrés dans les quinze jours suivant la réunion du conseil. La formulation serait la suivante :

« Si la présence de certains membres du bureau, de représentants de commission ou de représentants des promotions n’est pas possible, la personne concernée doit procéder à un vote par voie électronique dans les 15 jours suivant la réunion du Conseil. »

Cette phrase s’ajoute à l’article 10 existant.

En conséquences, il sera nécessaire de publier un relevé de décisions transmis à tous les membres absents du Conseil d’administration pour qu’ils puissent voter.

Ces remarques étant faites, l’article 10 est adopté à l’unanimité des présents, en attente de validation par l’assemblée générale extraordinaire.

Vote électronique N°2 :

 

 

1.4. Bilan financier au 3 juillet 2010

Rapporteur : Jean MERLET

 

1.4.1. Solde des comptes

 

Compte courant :    4805,31 €

Livret bleu :            8107,77 €

 

TOTAL : 12 913,08 €

 

1.4.2. Recettes et dépenses

 

Poste

Recettes

Dépenses

Adhésions

1988,81 €

Assemblée générale 2009

202,63 €

Collectif A8

80,11 €

26,30 €

Journée d’étude 2009 (subvention de l’université d’Angers)

800 €

Journée d’étude 2010

820 €

1825,95 €

Remboursement d’adhérents lésés en 2008

95 €

Frais de déplacement

229,36 €

Envois (enveloppes, timbres)

87.72 €

Site aedaa.fr

40,51 €

Soirée bowling des étudiants

290,01 €

Frais bancaires : consultation des comptes sur internet

15,96 €

TOTAL

3668,92 €

2813,44 €

 

Les comptes sont à ce jour excédentaire de 855,48 €.

 

Jean MERLET précise que le paiement de la subvention de 800 euros par l’Université pour la journée d’études 2009 modère l’excédent réel de l’exercice 2009-2010.

 

1.4.3. Journée d’études 2010

 

3) Journée d’étude 2010

 

Postes

Recettes

Dépenses

En 2009

Subventions privées (Anaphore, V-tech, Cauchard)

650 €

950 €

Subventions publiques (université d’Angers)

800 €

Inscriptions

170 €

125 €

Restaurant

256 €

264 €

Alimentaire : boissons, viennoiseries, assiettes en carton, gobelets, etc.

185,35 €

228,18 €

Badges

11,36 €

Impressions

626,60 €

150 €

Envois (enveloppes, timbres)

54,65 €

81,23 €

Frais de déplacement

703,35 €

76,40 €

TOTAL

820 €

1825,95 €

 

Soit un déficit de 1005,95 €. La subvention de l’université manque à l’appel.

 

Anne LAFON et Jean MERLET vont à nouveau prendre contact avec l’Université pour obtenir le règlement de la subvention le plus rapidement possible.

 

4) Contrôle des comptes

Le contrôleur désigné par l’assemblée générale a eu des difficultés personnelles et a souhaité reporter le contrôle pour le mois d’août. Pour rappel, ce contrôle portera sur l’exactitude du bilan de l’exercice 2009. Le trésorier désirerait une confirmation du bureau sur le montant de 40 € que le contrôleur percevra pour ce travail.

Oriane TROUBAT indique qu’elle a lu un article dans lequel il est mentionné que le contrôle des comptes pour les associations n’employant pas de salariés n’était pas obligatoire. Elle propose donc de modifier les statuts de l’association en ce sens.

Anne LAFON propose de modifier la fin de l’article 17 comme suit :

« Les comptes sont vérifiés sur demande des adhérents dans la limite d’un contrôle par an ».

Ces remarques étant faites, l’article 17 est adopté à l’unanimité des présents, en attente de validation par l’assemblée générale extraordinaire.

Vote électronique N°3 :

Maïwenn BOURDIC, dans le cadre de la prochaine campagne d’adhésion, propose de faire envoyer les chèques des adhérents à l’adresse personnelle du trésorier afin d’en faciliter le traitement. L’inscription est d’ores et déjà électronique.

 

1.5. Journées d’études

Rapporteur : Anne LAFON

 

1.5.1.            Financement de la publication des actes

 

Suite à la dernière réunion, Anne LAFON demande aux membres du conseil d’administration de prendre connaissance de la convention et des fiches pratiques proposés dans le dossier de séance.

Sous réserve du retrait des mentions de date dans la partie IV, « Procédures de versement », la convention 9 est adoptée à l’unanimité des présents, en attente de validation par l’assemblée générale ordinaire.

Vote électronique N°4 :

 

1.5.2.            Fiches pratiques

 

Maïwenn BOURDIC propose de créer une troisième fiche pratique pour les informations relatives à l’utilisation du site, du mailing, des inscriptions aux journées d’étude.

Oriane TROUBAT demande que les chèques lui soient envoyer à son adresse personnel pour en effectuer un suivi rapide.

Jean MERLET propose de fournir un budget type.

Elodie TAUPIN suggère de réorganiser les fiches comme suit : 1/ Contacts, 2/ Budget, 3/ Site Internet, en présentant les validations indispensables dans un encadré sur chacune des fiches.

Les fiches pratiques seront remises à jour et distribuées aux étudiants organisant la journée d’études 2011 à la rentrée.

 

1.6. Communication

Rapporteur : Nadège GOHIER

 

Nadège GOHIER n’a pas encore demandé les devis pour les produits prévus pour la rentrée universitaire, le quinzième anniversaire et les prochaines journées d’études.

Anne LAFON évoque les actions de rentrée : Benjamin CAILLAUD et Elodie TAUPIN se chargerait de la campagne d’adhésion auprès des étudiants ; de nouvelles actions pourraient être envisagées auprès des anciens adhérents. Des fiches de poste vont être présentées aux adhérents afin de pourvoir plusieurs postes au sein du Collectif A8, des représentants des diplômés, du Bureau-emploi et des services en ligne.

 

2. COMMISSIONS

 

2.1. Services en ligne

Rapporteur : Maïwenn BOURDIC

 

Maïwenn BOURDIC annonce qu’Aurélie MOAN va regrouper les rubriques « Lire » et « S’informer » du site web de l’AEDAA qui sont parfois redondantes. Elle va formuler une demande auprès des  « Archiveilleurs » pour que leur site soit accessible sur le site de l’AEDAA et alimenté par un flux RSS. Elle signale également que le nouveau site est apprécié par les membres du Collectif qui lui en font un retour très positif. Le nouvel habillage pose des problèmes à quelques utilisateurs mais elle ne peut pas proposer de solutions meilleures que celles déjà mises en place. La fréquentation en baisse du site s’explique par la période de vacances. En revanche, les commentaires et le forum sont très peu utilisés. Elle note également que la majorité du courrier reçu est destiné au Bureau-Emploi. Elle précise que l’annuaire des services est presque complet et que la structure de celui des prestataires est attendue pour la rentrée. En revanche, l’annuaire des promotions 2009 n’est toujours pas constitué.

Anne LAFON demande que le logo de l’association sur la page d’accueil du site soit agrandi : son effet fuyant et sa taille en réduisent la portée d’identification.

Maïwenn BOURDIC souhaiterait aussi regrouper la revue Archivor et la newsletter dans une même rubrique et fait appel à tous pour trouver un titre à celle-ci.

 

 

2.2. Bureau-emploi

Rapporteur : Charles GUILMAULT

Charles GUILMAULT indique qu’une réunion des Bureaux-Emploi du Collectif devait avoir lieu en juin à Paris mais a dû être repoussée en septembre ou octobre prochain. Il informe les membres du conseil d’administration que le Collectif a été contacté par la SENESU (syndicat d’étudiants) afin de défendre ensemble les intérêts professionnels des archivistes. Il remarque que les échéances à tenir par rapport au Collectif et à la publication des offres d’emploi et de stage sont importantes. Du point de vue de la publication des offres, il constate que la date de parution des offres ne peut pas être indiquée et qu’il existe une différence de formulation des titres entre Léa BENONY et lui-même. Il demande aux membres du conseil d’administration quelle méthode ils veulent voir adopter.

 

Anne LAFON demande qu’en vue de la mutualisation des Bureaux-Emploi, ce soit la méthode de rédaction du Collectif qui soit privilégiée. Elle souhaite que les membres du Bureau-Emploi commence à collecter des statistiques pour rédiger une synthèse en vue de l’assemblée générale.

 

2.3. Archivor

Rapporteur : Anne LAFON

 

Anne LAFON annonce qu’elle a pris contact avec Mathilde ARMAND et qu’elle prend en charge le numéro sur les archives cultuelles pour la rentrée. Elodie TAUPIN est chargée de la mise en page en août. Elle souhaiterait parvenir à une publication bisannuelle de la revue.

Maïwenn BOURDIC constate que pour la plupart des numéros en cours de réalisation, il se pose un problème de volume et de ciblage. Il serait nécessaire soit de revoir les thèmes, soit de réduire le nombre d’articles, quitte à réaliser deux numéros distincts.

 

Nadège GOHIER propose à Elodie TAUPIN de réaliser une trame ou un conducteur indiquant le nombre de pages et ou d’articles souhaités par numéro.

 

2.4. Comité des fêtes

Rapporteur : Oriane TROUBAT

 

Oriane TROUBAT annonce les résultats de ses recherches pour la préparation des 15 ans de l’AEDAA :

 

Activités

Coût

Observations

Bowling (Beaucouzé) 30 euros par personne et 96 euros de location de salle Impossibilité de privatiser les pistes le samedi soir
Traiteur préparant des spécialités angevines de fouées garnies 13,50 euros par personne et 130 euros de déplacement Location de salle acceptant le camion du traiteur à proximité d’Angers : Avrillé (240 euros), Saint-Barthélémy (mais pas de bus de soirée)
Terra Botanica 13,50 euros par personne pour la visite seule

 

D’autres activités peuvent compléter l’une ou l’autre option : une croisière d’une heure sur la Maine (6,50 euros par personne), des circuits de visite organisés par l’Office de Tourisme, des jeux de société sur le thème des archives. La participation demandée lors des 10 ans de l’association était de 8 euros pour les étudiants et de 10 euros pour les autres. Oriane TROUBAT attend de pouvoir chiffrer l’ensemble du projet avant de proposer le montant de la participation demandée.

Les membres du conseil d’administration présents donnent leur préférence pour le traiteur préparant des fouées et la croisière sur la Maine, dans la mesure où ses options sont organisables à la date de l’assemblée générale. La liste provisoire des invités auxquels la gratuité serait accordée est la suivante : Bénédicte Grailles, Patrice Marcilloux, Valérie Neveu, Elisabeth Verry, Sylvain Bertoldi, Brigitte Pipon, le doyen de l’UFR, les présidents des associations membres du Collectif, les anciens membres du Bureau de l’AEDAA.

 

Oriane TROUBAT indique qu’elle aurait besoin d’aide pour la création de l’invitation à la soirée.

Compte tenu du temps nécessaire à l’organisation de l’anniversaire, Jean MERLET suggère de donner un budget aux représentants de promotion pour organiser eux-mêmes une activité de rentrée.

Oriane TROUBAT propose de renouveler l’activité bowling de l’année dernière qui avait été appréciée. L’organisation du rallye est repoussé à la rentrée 2011.

 

3. ETUDIANTS ET DIPLOMES : la parole aux représentants

 

Anne LAFON annonce qu’elle n’a pas eu de nouvelles des représentants de promotion et propose de rédiger des fiches pratiques sur les missions des représentants et les attentes du conseil d’administration à leur égard qui pourraient leur être distribuées avant les élections à la rentrée.

 

4. COLLECTIF A8

Rapporteur : Anne LAFON

 

Anne LAFON explique qu’une réunion du Collectif s’est tenue le 19 juin 2010. L’association Picarchives s’est montrée inquiète pour la pérennité de la formation qui a des difficultés de recrutement. Celle de la formation de Montauban, en raison de sa spécificité informatique, s’interroge sur sa présence dans la Collectif. La mise en place de statuts pour le Collectif soulève plusieurs questions :

– forme de l’association : fédération d’associations ou nouvelle association à laquelle les associations membres serait présente comme personne morale ou se feraient représentées. Anne LAFON explique les raisons qui lui font préférer le statut de nouvelle association au sein de laquelle les associations membres seraient des personnes morales ;

– montant de la cotisation et répartition des votes : représentation soit par association, soit proportionnelle au nombre d’adhérents ;

– mutualisation de services ;

– domiciliation du Collectif : chez un membre ou à une adresse fixe, comme une Maison des associations ;

– nom donné au « Collectif ».

Une version préparatoire sera en discussion à la réunion du 4 septembre pour permettre l’établissement d’une structuration début 2011.

L’enquête sur la situation professionnelle des archivistes donnera lieu à une publication ; le projet de journée d’études a été abandonné.

Le Collectif a remarqué que la codification de Pôle Emploi, même si elle n’est pas tout à fait exacte, s’est améliorée.

 

Archives de l’association (ce point n’était pas à l’ordre du jour)

Rapporteur : Oriane TROUBAT

 

Oriane TROUBAT indique qu’elle a effectué le récolement des archives en sa possession, principalement comptable. Elle demande où en sont les contacts qui devaient être pris pour le dépôt des archives.

Anne LAFON indique que cette question est restée en suspens. Elle sera de nouveau débattu à la prochaine réunion du conseil d’administration afin d’annoncer, dans la mesure du possible, un dépôt lors de l’assemblée générale.

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h20.

 

Le prochain conseil d’administration aura lieu le 18 ou le 25 septembre à Angers.

L’assemblée générale aura lieu le 16 octobre, le 6 ou le 20 novembre.

 

Le Président,

Les membres du conseil d’administration présents,

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