Mardi 20 février 2001, 18h-19h45, Archives départementales du Maine et Loire

Sont présents : Guenaëlle Barbot (responsable Archivore), Christelle Bruant (représentante DESS), Audrey Chaussard (représentante Licence), Jean Chevalier (président, responsable Archinet), Cécile Lévy (responsable Journée d’étude, représentante DESS), Véronique Pincemail (secrétaire, responsable annuaire), Anthony Rigault (trésorier, responsable comite des fêtes), Agnès Seguin, Bénédicte Tasseau (vice-présidente), Marie Taupin (représentante Licence), Agnès Vanbalberghe (responsable bureau emploi).

Sont excusés
: Elisabeth Bühlmann (secrétaire-adjointe), Vanina Heullant (représentante diplômés), Sébastien Hoez (représentant Maitrise), Guillaume Romaneix (représentant Maitrise).

Rappel de l’ordre du jour

  • 1. Bilan du début d’année, par Jean Chevalier
  • 2. Commission Archivore, par Guenaëlle Barbot
  • 3. Commission journée d’étude, par Cécile Levy
  • 4. Commission annuaire, par Véronique Pincemail
  • 5. Comite des fêtes, par Anthony Rigault
  • 6. Bureau Emploi, par Agnès Vanbalberghe
  • 7. Archinet, par Jean Chevalier
  • 8. Passage des cotisations 2001-2002 en euros
  • 9. Création d’une liste de diffusion sur internet
  • 10. Création d’une plaquette de présentation de l’association

1. Bilan du début d’année

Nombre d’adhésions : 153 adhérents. Il est à noter que la presque totalité des étudiants sont adhérents à l’association.
L’association est assez dynamique, grâce à de nombreuses personnes impliquées et motivées.

2. Commission Archivore

Présentation

Une nouvelle formule d’Archivore a été éditée en décembre 2000. Bon travail collectif au sein de la commission.
Le cout de revient d’Archivore est moins élevé que la précédente formule, alors qu’il représente un tirage supérieur. Les échos sont d’ailleurs assez positifs.

Difficultés

Pas d’illustration.
L’imprimeur n’a pas inséré sa publicité dans le numéro de décembre.
Guenaëlle Barbot regrette de ne pas avoir pu suivre l’ensemble de la publication d’Archivore (Cf. mise sous pli et envoi) lors du dernier numéro.

Conclusions et actions à entreprendre

  • Achat de deux tampons avec les coordonnées de l’association (adresse postale et électronique).
  • Ces tampons serviront à la fois au bureau de l’association et au bureau emploi : Anthony Rigault
  • Préparation du fichier des adhérents pour le publipostage : Jean Chevalier.
  • Vérification de la création d’un compte réserve à la « gestion » de l’Aedaa chez l’éditeur de l’Archivore : Anthony Rigault et Jean Chevalier (confirmer la création du compte sur le forum de l’aedaa).
  • Chaque commission devra préparer un article pour le prochain numéro d’Archivore. Ceux-ci seront à retourner à Guenaëlle Barbot pour le 3 mars 2001 : Agnès Vanbalberghe, Guenaëlle Barbot, Véronique Pincemail, Jean Chevalier, Anthony Rigault, Cécile Levy.
  • On rappellera, dans le prochain numéro, qu’une réduction de 20 % sur les photocopies est proposée aux adhérents. On pourra également préciser aux lecteurs que leurs articles sont les bienvenus : Guenaëlle Barbot.
  • Pour information, le prochain Archivore ne sortira qu’après la journée d’étude.

3. Commission journée d’étude

Présentation

Dans le cadre de la formation, les étudiants du DESS doivent organiser une journée d’étude sur la recherche en archivistique. Celle-ci aura lieu le 16 mars 2001 à Angers. Afin de faciliter la gestion financière de cette journée (subventions, etc.), il a été décidé de créer une commission spécifique au sein de l’Aedaa. Cécile Levy en est la responsable.

A ce jour, la commission a enregistré 31 inscriptions à la journée d’étude. Les subventions s’élèvent actuellement à :

  • 3 000 F : association des archivistes français,
  • 5 000 F : département d’histoire de la faculté d’Angers,
  • 3 000 F : Maison des sciences humaines
  • 2 000 F : Conseil général de Maine-et-Loire

Bien entendu, il faudra ajouter à ce budget les prochaines subventions, ainsi que les inscriptions à la journée d’étude.
La journée d’étude se déroulera à la salle de l’office du tourisme.

Conclusions et actions à entreprendre

  • Mise à disposition de dépliants aux Archives départementales : Agnès Vanbalberghe et Jean Chevalier.
  • Vérification de l’encaissement des chèques d’inscription : Anthony Rigault.

4. Commission annuaire

Présentation

L’annuaire réalisé par l’ancien bureau (Cf. Vanina Heullant) a été proposé à l’ensemble des adhérents dans le dernier numéro d’Archivore. Pour l’instant, aucune demande n’a été répertoriée.

Véronique Pincemail a mené une réflexion sur la mise à jour de cet annuaire avec les promotions arrivées cette année.

Conclusions et actions à entreprendre

  • Il a été décidé de refaire de la publicité sur l’existence de l’annuaire dans le prochain numéro d’Archivore : Véronique Pincemail.
  • Une mise à jour de l’annuaire sera réalisée après enquête auprès des promotions actuelles d’étudiants (avant leurs départs respectifs), en profitant de la diffusion du prochain numéro d’Archivore: Véronique Pincemail.
  • Une réflexion sera menée des à présent sur la création d’un annuaire à partir d’informations collectées lors de l’adhésion à l’aedaa pour l’année 2001-2002. Cet annuaire comportera l’ensemble des étudiants et des adhérents à l’Aedaa: Véronique Pincemail.

5. Comite des fêtes

Présentation

Une soirée est proposée par le comité des fêtes le samedi 10 mars 2001 à 20h30 (salle de l’abbaye -19, rue de l’Abbaye -Angers). La salle nous est prêtée gratuitement. La location du matériel de sonorisation s’élève à 470 F (5000 F de caution). Cette soirée sera déguisée, suite à la proposition faite le 16 décembre dernier.
Même si cette date ne convient pas à tout le monde (Cf. élections municipales et cantonales le lendemain, etc.), aucune autre date n’était possible avant le départ des DESS pour leur lieu de stage.

Conclusions et actions à entreprendre

  • Il serait souhaitable de faire de la publicité de cette soirée au sein de chaque promotion.
  • Le comité des fêtes aimerait également savoir par avance le nombre de personnes qui serait intéressé par cette soirée (liste à diffuser dans chaque promotion) : Anthony Rigault, Marie Taupin, Audrey Chaussard, Christelle Bruant, Cécile Levy.

6. Bureau-emploi

Présentation

Comme annoncé dans le dernier Archivore, le bureau emploi a aussi changé de formule. Désormais, l’envoi des annonces se fait « au jour le jour » par e-mail aux adhérents qui en ont fait la demande. Un récapitulatif est ensuite envoyé (avec mise en page) toutes les trois semaines environ.
Cette nouvelle formule semble faire ses preuves. Il y a moins d’envoi, mais plus d’offres à chaque fois.
L’envoi papier reste à peu près stable (entre 20 et 30), par contre l’envoi par e-mail connaît un véritable engouement.
Agnès Vanbalberghe a souhaité passer le relais à Agnès Seguin concernant la responsabilité du bureau-emploi.

Conclusions et actions à entreprendre

  • Transmission du relais entre Agnès Vanbalberghe et Agnès Seguin: Agnès Vanbalberghe et Agnès Seguin.
  • Connexion d’Agnès Seguin au forum de l’aedaa (forum-aedaa@club.voila.fr) à la place d’Agnès Vanbalberghe : Jean Chevalier.

7. Archinet

Présentation

Jean Chevalier n’arrive pas à mettre à jour le site régulièrement (www.multimania.com/archinet). Seule une page sur la journée d’étude a été ajoutée.
Par ailleurs, l’existence de la rubrique « archives on line» est fortement remise en cause depuis la création par la Direction des Archives de France (DAF) d’un annuaire à jour sur leur propre site internet.

Conclusions et actions à entreprendre

  • Christelle Bruant se propose pour assurer progressivement la responsabilité du site Archinet. Jean Chevalier lui donnera quelques conseils sur la mise en ligne des pages (Dreamweaver 3) : Christelle Bruant et Jean Chevalier.
  • Vérification du lien, sur le site de la DAF, qui pointe vers notre site: Jean Chevalier.

8. Passage des cotisations en euros

Conclusions et actions à entreprendre

Afin de faciliter la comptabilité pour l’année prochaine, il a été décidé que les cotisations à l’association pour l’année 2001-2002 seront de :

  • 10 euros pour les étudiants et les demandeurs d’emploi,
  • 15 euros pour les salariés.

9. Liste de diffusion

Conclusions et actions à entreprendre

Il a été décidé la création d’une liste de discussion réservée à l’ensemble des adhérents. Christelle Bruant se propose pour en assurer la modération.

10. Plaquette de présentation de l’association

Présentation

La création d’une plaquette semble nécessaire pour présenter l’association. Cette plaquette pourrait notamment être envoyée aux futurs étudiants avec le dossier d’inscription à l’université, à l’ensemble des services d’archives de France, ainsi qu’à l’ensemble des adhérents.

Conclusions et actions à entreprendre

Il semblerait intéressant de pouvoir proposer cette plaquette dés la journée d’étude du 16 mars 2001. Cette première version pourrait ensuite être modifiée et/ou perfectionnée pour la rentrée prochaine. Agnès Vanbalberghe se propose d’étudier la faisabilité de cette plaquette pour la journée d’étude.
Il restera également à définir le choix du logo à faire paraitre sur les dépliants. Ce problème pourra être évoqué lors de la prochaine réunion du bureau.

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