Un(e) chef(e) de service archives, gestion de l’information et du courrier- Saint-Laurent-du-Var (06)

Date de l’offre: 19/01/2022

URL de l’offre:https://www.archivistes.org/La-Ville-de-Saint-Laurent-du-Var-4759

Mission principale:

L’agent(e) a pour mis­sion prin­ci­pale la ges­tion du ser­vice Archives et ges­tion de l’infor­ma­tion et la ges­tion du ser­vice cour­rier. A ce titre, il/elle dirige, enca­dre et coor­donne les acti­vi­tés et l’équipe de ces ser­vi­ces.
Il/elle est res­pon­sa­ble de la poli­ti­que de record mana­ge­ment, de col­lecte, de trai­te­ment, de com­mu­ni­ca­tion et de mise en valeur des archi­ves de la com­mune. Il/elle super­vise les acti­vi­tés décou­lant de la chaîne archi­vis­ti­que, de la ges­tion maté­rielle des docu­ments et enca­dre la dif­fu­sion du cour­rier.

Conditions spécifiques:

Poly­va­lence des mis­sions, pré­sence lors des Journées Nationales du Patrimoine – Activité néces­si­tant le port de char­ges, ainsi qu’un tra­vail ponc­tuel dans un local cli­ma­tisé – Déplacements occa­sion­nels (permis B néces­saire en cas d’uti­li­sa­tion d’un véhi­cule com­mu­nal)

Moyens tech­ni­ques à dis­po­si­tion : ordi­na­teur, bureau, Internet, presse spé­cia­li­sée et géné­rale, mise à dis­po­si­tion d’un véhi­cule de ser­vice en cas de besoin.

Missions:

Direction des ser­vi­ces :

  • Management et encadrement du personnel :
    Animation de l’équipe, interface du Pôle RH (formations, suivi des carrières, protection sociale, recrutement..),
    Conduite des entretiens professionnels des agents incluant le respect des délais et de la procédure
    Respect des règles de sécurité et de santé au travail : formation, information, encadrement et surveillance des agents placés sous sa responsabilité.
  • Management opérationnel des services
    Organisation et répartition des missions
    Contrôle et optimisation de la qualité et de la légalité des actes et activités du domaine.

Missions spé­ci­fi­ques ser­vice archi­ves et ges­tion de l’infor­ma­tion :

  • Gestion du budget du service et contrôle de gestion des abonnements
  • Conception et mise en œuvre d’une veille juridique et technologique du domaine et communication adaptée des informations en direction des services, des agents et des Elus
  • Force de proposition, conseil et interface des Elus, de la Direction et des services
  • Lien continu avec la hiérarchie
  • Elaboration d’un rapport d’activité annuel à remettre à la DGA au plus tard en février de l’année « n+1 ».

Activités métier :

  • Enrichissement, conservation, gestion et valorisation des fonds
  • Mise à disposition des fonds et des documents aux différents publics
  • Réception, tri et classement des documents
  • Veille sur la mise à jour des données liées aux archives communales publiées sur le site internet de la ville
  • Records management : mise en place des outils du record management
  • Relation et communication avec les services versants/producteurs : prospection, sensibilisation, formation à la préparation des versements, éliminations, et contrôle des versements d’archives (aspects archivistiques, logistiques)
  • Evaluation scientifique, sélection : tableaux de tri et de conservation, reconstitution du contexte de production des documents
  • Gestion des archives intermédiaires
  • Diagnostics, analyse des besoins.
  • Communication et valorisation : accompagnement des chercheurs
  • Participation à des mises en concurrence et suivi de prestation, des relations client (volet documentation et investissement en matière d’archives)
  • Astreintes liées à la participation aux Journées Européennes du Patrimoine et autres expositions

Missions spé­ci­fi­ques ser­vice cour­rier :

  • Gestion du budget du service
  • Force de proposition, conseil et interface des Elus, de la Direction et des services
  • Lien continu avec la hiérarchie
  • Elaboration d’un rapport d’activité annuel à remettre à la DGA au plus tard en février de l’année « n+1 ».

Activités métier :

  • Encadrer la diffusion papier et électronique des courriers entrants et sortants et veiller à la qualité de cette diffusion
  • Élaborer les normes et règles de diffusion répondant aux besoins de l’action publique en termes d’efficacité
  • Maîtrise des coûts courrier

Compétences requises:

  • Formation de niveau supé­rieur en archi­vis­ti­que
  •   Maîtrise du cadre régle­men­taire des archi­ves (lois, cir­cu­lai­res et ins­truc­tions)
  • Maîtrise de la norme ISAD (G)
  •   Maîtrise de l’envi­ron­ne­ment ter­ri­to­rial
  •   Maîtrise des durées d’uti­lité admi­nis­tra­tive
  • Critères de sélec­tion des docu­ments (inté­rêt his­to­ri­que, préarchivage, échantillonnage, des­truc­tion, tri)
  •   Notion de res­tau­ra­tion
  •   Normes et règles du clas­se­ment et de l’ana­lyse archi­vis­ti­que
  •   Conditions de conser­va­tion (lumi­no­sité, ges­tion de l’espace..)
  •   Histoire géné­rale, régio­nale et locale
  • Capacité d’enca­dre­ment et apti­tude au mana­ge­ment d’équipe
  •   Savoir animer une équipe, un réseau
  •   Savoir rendre compte de son acti­vité et d’éventuelles dif­fi­cultés de fonc­tion­ne­ment
  •   Connaître les fonds conser­vés dans son ser­vice
  •   Conduire une recher­che
  • Faire preuve d’écoute des deman­des du public et de refor­mu­la­tion
  •   Critiquer un bor­de­reau d’élimination et de ver­se­ment
  •   Evaluer les besoins des uti­li­sa­teurs
  •   Organiser les acti­vi­tés du ser­vice
  •   Replacer un docu­ment dans son contexte de créa­tion
  •   Se tenir informé(e) de l’actua­lité et savoir vul­ga­ri­ser l’infor­ma­tion
  • Méthode, sens de l’orga­ni­sa­tion
  •   Ouverture d’esprit
  •   Bon rela­tion­nel
  •   Esprit d’équipe
  •   Discrétion pro­fes­sion­nelle abso­lue, res­pect de l’obli­ga­tion de réserve et res­pect du secret pro­fes­sion­nel lié au métier d’archi­viste

Archiviste H/F- Université Sorbonne nouvelle Paris 3- (75)

Date de l’offre: 12/01/2022

URL de l’offre: https://www.emploipublic.fr/offre-emploi/offre-emploi-archiviste-h-f-o-427848

Mission:

La Théâtrothèque souhaite intégrer le réseau CALAMES (Catalogue en ligne des archives et des manuscrits de l’enseignement supérieur) pour permettre le catalogage, la visibilité et la valorisation de ses fonds d’archives qui n’ont jusqu’à présent jamais été référencés. Les documents doivent faire l’objet d’un traitement documentaire complet (inventaire, catalogage, conditionnement) afin d’envisager par la suite leur valorisation sous forme de publications scientifiques, d’expositions ou autres formes événementielles, mais aussi leur numérisation et une plus grande accessibilité auprès du public. Au sein de l’équipe, l’agent est chargé de la mise en œuvre du traitement des archives, de l’intégration de la Théâtrothèque au réseau CALAMES, des actions de conservation préventive et de la valorisation de ces archives.

Activités principales:

1- Intégration du réseau CALAMES

  • Participer à la mise en œuvre de Calames au sein de la Théâtrothèque, en lien avec la DBU et l’ABES

2- Classement et description des archives

  • Trier et classer les documents d’archives, rédiger un instrument de recherche
  • Décrire les documents, comprendre leur nomenclature
  • Faire appel à des spécialistes de la discipline pour l’identification des documents et de l’iconographie
  • Saisir, mettre à jour et sauvegarder les données de catalogage (ou métadonnées) ou d’inventaire
  • Vérifier la qualité et la cohérence des bases de données

3- Conservation des documents

  • Mise en œuvre du plan de conservation préventive
  • Conditionnement des documents

4- Valorisation des fonds documentaires

  • Accueillir et renseigner les usagers
  • Participer à des campagnes de médiation auprès des publics (expositions, colloques, présentations des collections…)
  • Mettre en œuvre un programme de numérisation des documents, objets ou spécimens de collection et le  stockage des informations produites
  • Participer à l’;alimentation de sites web, d’archives ouvertes disciplinaire et/ou institutionnelle et de plateformes documentaires

Connaissances:

  • Archivistique (connaissance approfondie)
  • Cadre légal et déontologique (connaissance générale)
  • Archivage
  • Paléographie (notions)
  • Systèmes d’information de gestion des archives
  • Applications métiers
  • Culture du domaine
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Connaissance du monde des arts du spectacle appréciée

Compétences:

  • Sens de la confidentialité
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie et esprit d’initiative
  • Capacité de raisonnement analytique
  • Sens du relationnel

Diplôme réglementaire exigé – formation professionnelle – expérience :
DUT, BTS ou plus
Domaine de formation souhaitée : traitement et gestion des archives
Expérience 2 ans souhaitée

CDI- Responsable des archives communales et hospitalières- conseil départemental de l’Orne (61)

Date de l’offre : 29/12/2021

URL de l’offre: https://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o061211200501847-responsable-archives-communales-hospitalieres

Missions :

En qualité de référent collecte et traitement des archives communales vous assurez les missions suivantes :

  • Contribution à la définition d’une politique de collecte des archives communales, 
  • Collecte, tri et classement des archives communales 
  • Coordination du classement et de l’intégration des données de description dans le SIA
  • Conception, rédaction et saisie des instruments de recherche normalisés 
  • Définition et mise en œuvre d’un programme de reconditionnement des fonds communaux déposés
  • Instruction des demandes d’éliminations
  • Conseil et formation des producteurs d’archives : aide matérielle au tri et au classement, conseil en organisation, assistance juridique et technique auprès des collectivités gestionnaires d’archives, conception et conduite de formations
  • Assistance aux communes et EPCI dans la mise en œuvre de l’archivage électronique et la promotion des bonnes pratiques de dématérialisation, en lien avec le chef de projet archivage électronique
  • Coordination des actions de la collectivité en direction du patrimoine écrit communal et intercommunal 
  • Veille juridique
  • En qualité de référent collecte et traitement des archives notariales
  • Contribution à la définition d’une politique de collecte des archives des notaires
  • Coordination du suivi de la collecte (accompagnement et prise en charge) 
  • Coordination du classement et de l’intégration des données de description dans le SIA

Vous contribuez en outre à : 

  • la politique d’accueil et d’orientation du public, et en particulier à la présidence de salle de lecture et à la réponse aux demandes de recherches
  • la politique d’animation culturelle de l’établissement : recherche de documents pour préparation d’expositions et publications, participation à l’organisation ou la réalisation d’activités culturelles
  • la politique scientifique de la direction, en participant aux partenariats scientifiques.

Contraintes du poste : 

  • déplacements réguliers sur l’ensemble du territoire départemental
  • manipulation fréquente de cartons d’archives
  • séances de travail dans des locaux vétustes
  • participation occasionnelle aux manifestations le week-end ou en soirée, dont Journées du patrimoine

Profils recherchés :

  • Expérience attendue en matière de collecte et traitement d’archives communales
  • Maitrise de la réglementation sur les archives publiques
  • Maîtrise de l’informatique documentaire et bureautique
  • Connaissances en histoire générale
  • Qualités rédactionnelles et d’expression orale attendues : savoir communiquer et partager son savoir,
  • Capacité d’adaptation et de dialogue avec tous les publics et les élus 
  • Sens des responsabilités, autonomie, rigueur, réactivité, méthode, force de proposition
  • Capacité à assurer l’encadrement fonctionnel de travaux de classement
  • Permis B

Temps de travail: 35 heures/ semaine

Contact:

Téléphone collectivité: 02 33 81 60 30

Lien de candidature:https://mesdemarches.orne.fr/offres-emploi/

Informations complémentaires: pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Jean-Pascal Foucher, directeur (foucher.jean-pascal@orne.fr) ou Marie-Edith Enderlé-Naud, chef du bureau des relations avec les administrations et de l’archivage électronique (enderle-naud.marie-edith@orne.fr) -au 02-33-81-23-00.

CDD(1 an)- Gestionnaire de dossiers de la protection de l’enfance- département de Maine-et-Loire -Angers (49)

Date de l’offre: 22/12/2021

URL de l’offre: https://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o049211200497915-cdd-1-an-gestionnaire-dossiers-protection-enfance-angers

Descriptif de l’emploi :

  • Le gestionnaire de dossiers est le référent de la situation administrative de l’enfant et a pour missions de créer, renseigner, mettre à jour, les éléments relatifs au dossier de l’enfant ; veiller au respect des échéances. Il est l’interface entre les partenaires internes comme externes, les parents, l’enfant ou le jeune ; et le responsable de l’unité
  • Le gestionnaire renfort devra réguler le surcroit de gestion et d’encodage lié à la surcharge de dossiers d’enfants confiés de manière à ce qu’un agent à temps plein n’est pas en charge plus de 105 dossiers en référence

Missions:

Activités principales :
Accueillir (accueil téléphonique et physique), informer, orienter au 1er niveau des familles et partenaires du dispositif de protection de l’enfance (ESSMS, justice, hôpital, Education nationale…)
Gérer le dossier administratif de l’enfant via la saisie des données relatives aux prestations dans SOLIS TSE, de la création à la clôture du dossier de l’enfant confié, dans le respect des processus et procédures.
Être l’interface pour les demandes de transports en taxis et leur formalisation
Classer, trier et pré-archiver le dossier papier et numérique

Rédiger, formaliser, suivre :
– Les courriers individualisés auprès des partenaires et des familles ;
– Les courriers de préconisation du service de protection de l’enfance auprès :
– Du Juge des enfants pour chaque situation dans le cadre de l’assistance éducative (en cours de mesure, à l’échéance) ;
– De la Cour d’appel ;
– Les courriers et du contrat d’accueil à l’intention des familles d’accueil ;
Les documents relatifs aux engagements financiers de la collectivité (dits  » prise en charge  » vers les tiers (établissements habilités, professionnels libéraux, associations ou services prestataires, autres collectivités…)
Réceptionner, analyser et enregistrer les aides financières, préparer la décision et éditer les réponses apportées.
Réceptionner les demandes de TISF qui s’inscrivent dans le cadre du soutien au droit de visite et d’hébergement : étude, préparation à la décision et notification.

Profils recherchés

Savoirs (connaissances théoriques) :

  • Connaissance des missions de l’aide sociale à l’enfance
  • Connaissance des dispositions juridiques dans le champ de la protection de l’enfance
  • Connaissance du fonctionnement du Département : procédures, circuits, partenaires
  • Connaissance des droits et obligations de la Fonction publique territoriale
  • Connaissance du règlement départemental enfance famille
  • Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
  • Connaissance des acteurs du champ de la protection de l’enfance
  • Connaissance des circuits de transmission des documents
  • Connaissance de la charte graphique départementale
  • Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire (lié à l’expérience pratique) :

  • Capacité à rédiger et mettre en forme des documents selon les règles internes de présentation
  • Aptitude à respecter les procédures
  • Capacité à mettre en œuvre les différentes étapes d’instruction d’un dossier
  • Capacité à organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
  • Aptitude à utiliser Word, Outlook
  • Aptitude à utiliser SOLIS TSE, Easyfolder et le logiciel utilisé pour les prises en charge taxi
  • Capacité à respecter les règles de déontologie liées à son activité
  • Aptitude au travail dans l’urgence
  • Aptitude à s’adapter auprès de chaque unité protection

Savoir procédural (procédures) :

  • Connaître et respecter les politiques départementales, les procédures, les circuits de validation en vigueur au sein du département et du service, dans le respect de la législation.

Savoir relationnel (relations humaines) :

  • Faire preuve de méthode, d’organisation et de rigueur
  • Faire preuve d’autonomie et de réactivité dans l’exercice de ses missions
  • Avoir le sens du travail en commun et l’esprit d’équipe
  • Savoir s’adapter
  • Savoir prendre du recul face aux situations
  • Savoir gérer l’agressivité éventuelle du public

Autres :

  • Bénéficier de la formation logiciel SOLIS TSE obligatoire pour les nouveaux arrivants.

Temps de travail: 35 heures/ semaines

Contact

Téléphone collectivité: 02 41 81 47 44

Lien de candidature: https://www.maine-et-loire.fr/aides-et-services/offres-de-linstitution/offres-demploi/offres-demploi-detail?tx_jobfair_pi1%5Baction%5D=show&tx_jobfair_pi1%5Bcontroller%5D=Job&tx_jobfair_pi1%5Bjob%5D=551&tx_powermail_pi1%5Breference%5D=551&cHash=262a1b3ac1abb587ed5994ba736ec831

Informations complémentaires: Retrouvez la fiche de poste détaillée et postulez en ligne sur : https://www.maine-et-loire.fr/aides-et-services/offres-de-linstitution/offres-demploi.

Un(e) archiviste- le département de Loire-Atlantique (44)

Date de l’offre: 22/12/2021

URL de l’offre: https://www.archivistes.org/Le-Departement-de-Loire-Atlantique-4738

Vous assu­rez le clas­se­ment d’ archi­ves moder­nes et pri­vées et l’accom­pa­gne­ment scien­ti­fi­que des usa­gers du ser­vice public.

Activités:

Traitement et ges­tion des fonds et col­lec­tions:

  • Classement, tri, élimination, des­crip­tion, ana­lyse, indexa­tion, saisie, condi­tion­ne­ment
  • Récolement per­ma­nent des fonds et col­lec­tions
  • Rédaction d’ins­tru­ments de recher­che

Constitution des fonds et col­lec­tions papier et électroniques:

  • Responsabilité des rela­tions avec les ser­vi­ces ver­sants (aide et conseils à l’orga­ni­sa­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, contacts avec les réfé­rents archi­ves, élimination, tableaux de ges­tion)
  • Responsabilité de la pré­pa­ra­tion et prise en charge des ver­se­ments, papier et électroniques (col­lecte, indexa­tion, des­crip­tion)

Action en direc­tion des publics:

  • Orientation scien­ti­fi­que des cher­cheurs en salle de lec­ture
  • Recherches scien­ti­fi­ques par cor­res­pon­dance
  • Responsabilité de l’accueil des publics lors des mani­fes­ta­tions cultu­rel­les, pen­dant les heures d’ouver­ture, les soi­rées et les week-ends (ponc­tuel­le­ment)

Vous êtes fait(e) pour le poste si:

  • Vous avez des connais­san­ces appro­fon­dies de la dis­ci­pline archi­vis­ti­que et de ses normes (papier et électronique) et en droit des archi­ves
  • Vous dis­po­sez de connais­san­ces en his­toire des ins­ti­tu­tions loca­les et natio­na­les du 19e siècle
  • Vous maî­tri­sez les outils bureau­ti­ques et logi­ciels métier
  • Vous faites preuve d’une aisance rela­tion­nelle, et savez com­mu­ni­quer
  • Vous avez des capa­ci­tés rédac­tion­nel­les
  • Vous maî­tri­sez Word, Excel et des logi­ciels métiers
  • Vous savez tra­vailler en équipe
  • Vous êtes rigou­reux, réac­tif et dis­po­ni­ble
  • Vous pos­sé­dez des capa­ci­tés d’orga­ni­sa­tion, de pla­ni­fi­ca­tion, auto­no­mie

Spécificités du poste: dépla­ce­ments, per­ma­nen­ces lors d’événements cultu­rels

Informations complémentaires:

Les per­son­nes inté­res­sées vou­dront bien adres­ser leur can­di­da­ture sous la réfé­rence S-10032A au plus tard le 29/12/2021 accom­pa­gnée d’un cur­ri­cu­lum vitae détaillé, d’une lettre de moti­va­tion, et du der­nier arrêté de situa­tion admi­nis­tra­tive ou attes­ta­tion de réus­site au concours de caté­go­rie B.

Adresse pos­tale :
Monsieur le Président du Département de Loire-Atlantique
Direction des Ressources Humaines,
Service Emploi et Compétences
3 Quai Ceineray, CS 94109
44041 Nantes cedex 1