Coopération et archivistique : normes et partage de la connaissance

Il existe de nombreuses manières de coopérer et les archivistes en savent quelque chose. La coopération peut prendre des formes très différentes, par le biais d’associations ou de coopérations institutionnelles.

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Aujourd’hui, nous nous sommes intéressées à la production de documents communs permettant le partage de connaissances et la normalisation des pratiques. Une large partie de ce billet est consacrée aux normes. Il existe de nombreuses normes relatives (directement ou indirectement) aux activités de l’archiviste et l’ICA est un acteur important de la normalisation. Avant de commencer, voici un rapide descriptif des étapes à respecter pour mettre en place votre prochaine norme :

  • Spécifier les besoins de standardisation
  • Former un groupe de travail international regroupant des experts de la question
  • Proposer votre travail à l’International Organization for Standardisation (ISO)

ISO 15489 : une nouvelle dynamique

La norme ISO 15489 sur le records management se refait une jeunesse, après sa publication en 2001 (partie 1) et 2002 (partie 2). Le processus de révision mené entre 2012 et 2016 a permis de prendre en compte les nouveaux contextes de travail. L’accent est mis sur la souplesse et l’intégration dans l’environnement de travail : favoriser l’utilisation et la réutilisation de documents d’activités, intégrer le travail collaboratif, prendre en compte les environnements multi-juridictionnels, rendre plus souples certaines activités (classement, règles d’accès)  pour s’adapter à des contextes dynamiques.

La norme comprend les éléments suivants :

  • des principes pour créer, capturer et gérer des documents d’activités dans tous les environnements et à travers le temps
  • des définitions de concepts-clefs : documents, documents d’activités, métadonnées
  • l’explication du rôle de l’évaluation
  • une analyse de la façon dont les politiques et les responsabilités peuvent soutenir ce que nous faisons
  • le contrôle des documents (schémas de métadonnées)
  • les processus pour créer, capturer et gérer les documents d’activités

Records in Context : une nouvelle norme pour les archives

Le groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) de l’ICA présentait sa nouvelle norme à Séoul : Records in Context. L’objectif de cette norme est d’intégrer davantage le concept de provenance et les possibilités qu’offrent les outils numériques dans la normalisation, tout en tenant compte de la diversité des traditions archivistiques. La norme présente deux objets :
•RIC-CM (Records in Context – Conceptual Model) : un modèle conceptuel permettant de documenter les entités-clefs et leurs relations, notamment grâce à des diagrammes.
•RIC-O (Records in Context – Ontologies) : une ontologie pour la description archivistique basée sur RIC-CM et qui utilise le langage OWL.

Si vous souhaitez en savoir davantage, nous vous invitons à consulter le site internet de l’ICA.

Un projet français en cours de réalisation s’appuiera sur cette norme pour connecter les métadonnées de trois institutions (AN, BnF et SIAF) et construire un gisement de données organisé. La première phase consiste en la réalisation d’un prototype s’appuyant sur l’ontologie du RIC et permettant d’adapter au projet les outils de visualisation de données existants.

Le PIAF : un exemple de partage international de connaissances

Dans les années 80, une idée mûrit au sein de l’Association internationale des archivistes francophones (AIAF) : mettre au point un outil pour donner un accès à la documentation archivistique aux professionnels isolés (pour qui même l’achat d’un manuel peut être compliqué). Son fonctionnement actuel au sein de l’AIAF repose sur un comité de pilotage composé de 12 personnes de pays différents et deux salariés (webmastering et gestion des outils informatiques).
Le PIAF propose 3 modules principaux :
– Se former : plateforme de cours en ligne. La particularité du PIAF est de fournir des cours plutôt interactifs, avec des exercices, la possibilité de construire son propre parcours de formation et celle de poser des questions. Les contenus pédagogiques en ligne peuvent être utilisés dans le cadre de tutorats ou de formations. Le Piaf propose également une session de stage en présentiel par an.
– Se documenter : un ensemble d’informations liées à l’archivistique francophone (bibliographie, webographie, blogue, annuaire des services d’archives francophones, recueil en ligne des textes fondamentaux,…)
– Un espace professionnel : sous forme de portfolio, la plateforme Mahara offre un espace de travail collaboratif pour les archivistes francophones. 1100 personnes y sont inscrites et 98 groupes de réflexion ont déjà été ouverts.
Margot Georges et Magalie Moysan

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