Sont implantées 15 missions des Archives au sein de l’administration centrale de chaque ministère (sauf Affaires étrangères et Défense). Elles sont dirigées par un agent de catégorie A du SIAF. Cet agent exerce le contrôle scientifique et technique sur les archives de l’administration centrale du ministère et des établissements publics nationaux qui en dépendent.
Les missions sensibilisent et conseillent les services des administrations centrales et mettent en place les outils nécessaires à la gestion des archives. Elles procèdent au classement des archives collectées et élaborent des instruments de recherche. Elles effectuent ensuite le versement des archives définitives aux Archives nationales, site de Fontainebleau après avoir intégrés les versements dans la base de données interministérielle PRIAM III. Les missions peuvent aussi s’occuper d’un dépôt de préarchivage (gestion des archives intermédiaires). La mission répond également aux demandes de recherches et assure les communications administratives aux services versants.
Les ministères mettent à leur disposition du personnel, des locaux et des moyens de fonctionnement.
L’activité des missionnaires est coordonnée par le bureau des missions.
La réglementation :
– L’installation des missions
Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’Etat : « Dans les administrations centrales et les établissements publics de l’Etat, la fonction de gestion des archives intermédiaires doit être assumée par un service ou une cellule spécifique, qui doit apparaître clairement dans l’organigramme et être placé à un niveau lui permettant d’exercer efficacement sa mission. Cette tâche doit être confiée à des agents formés aux techniques de gestion des documents (catégories A et B), et disposant de moyens appropriés à leurs attributions. (…) Chaque département ministériel ou établissement public national est responsable de la mise en œuvre des principes d’organisation indiqués ci-dessus, et notamment de la création et du bon fonctionnement du service ou de la cellule assurant la gestion des archives intermédiaires. (…) En outre, dans les administrations centrales autres que celles relevant des ministères des affaires étrangères et de la défense, un agent des Archives nationales peut être amené à exercer une mission, temporaire ou permanente, afin d’élaborer les procédures liées à ce dispositif et de faciliter la coopération entre les services versants et l’administration des archives. Les objectifs de ces missions sont précisés dans le cadre de conventions conclues entre la direction des Archives de France et le ministère ou l’établissement public concerné. Le concours ainsi apporté par le ministère chargé de la culture ne peut en aucun cas dispenser les services ou établissements concernés de mettre en place les moyens humains et matériels nécessaires à la gestion de leurs archives. »
– Le contrôle scientifique et technique
Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques : « Le contrôle scientifique et technique (…) est exercé sur pièces ou sur place par : (…) les chefs des missions des archives et les autres personnels scientifiques et de documentation mis à disposition des services centraux de l’Etat ou des établissements publics nationaux, dans leur ressort. »
Articles :
Claire Martin, Mission des Archives auprès des services du Premier ministre, AAF, mars 2010.
François Giustiniani et Aude Guillon, « Mission des archives nationales auprès du Ministère de l’Intérieur, de la Sécurité intérieure et des libertés locales », l’ECHO N°37, AAF, 2003.