Agente, agent à la gestion des documents aux archives (Polytechnique à Montréal, Québec)

Date de publication : 23/02/2020

URL : <
https://ameqenligne.com/offre/emplois/education/219005/polytechnique-montreal/personnel-de-soutien/montreal/agente-agent-a-la-gestion-des-documents-aux-archives.html?p=tw >

Organisation : Polytechnique Montréal

Région de travail : Montréal

Fin du concours : Le vendredi 6 mars 2020

Type du poste : Temporaire, temps plein

Catégorie d’emplois : Personnel de soutien

Description : Polytechnique Montréal

AGENTE, AGENT À LA GESTION DES DOCUMENTS AUX ARCHIVES

Référence : 00001366

Durée : Temporaire, temps plein

Endroit : Montréal

Date d’échéance: 6 mars 2020

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Polytechnique Montréal favorise l’excellence, la créativité, l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l’un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d’excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employé(e)s. Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de huit mille cinq cents étudiant(e)s et compte sur l’expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée participe au processus de gestion des documents. Participe à l’élaboration des règles et à l’application du système de gestion des documents administratifs et historiques. Participe à l’élaboration et à la révision du cours de formation des responsables, donne la formation, assiste les usagers et les différentes clientèles et effectue divers travaux reliés au processus d’archivage des documents administratifs et historiques.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Collabore à la bonne marche de son secteur d’activités : Participe à l’élaboration des règles et à l’application du calendrier de conservation des documents et au guide de classification; vérifie l’application du système de gestion des documents dans les postes de classement; assiste les usagers internes en ce qui a trait à la gestion des documents (analyse de situation, adaptation du système de classement, besoins particuliers);
  • Participe à la préparation des documents requis pour la diffusion des archives et à la préparation des activités de promotion des archives; diffuse l’information concernant les services offerts; recueille les informations auprès des usagers;
  • Participe à l’élaboration et à la révision périodique du cours de formation des responsables de postes de classement et donne la formation à ces derniers;
  • Procède à l’ouverture, à la modification et à la destruction des dossiers actifs pour tous les usagers du système de gestion des documents, effectue la saisie des données et apporte les modifications ou les corrections permettant de garantir l’exactitude des données; assure la préparation matérielle; communique avec les usagers au besoin. Résout les problèmes relevant de sa compétence;
  • Participe au bon fonctionnement du centre de documents semi-actifs et historique en appliquant les procédures prévues et voit à la confidentialité des documents qui y sont déposés;
  • Reçoit et traite les transferts de documents semi-actifs et inactifs en provenance des unités administratives; procède à la création de l’enregistrement d’un dépôt; vérifie et effectue les modifications ou les corrections des enregistrements faits par les usagers; achemine les boîtes vers les dépôts internes ou externes; procède à la préparation de la documentation requise pour le versement à l’extérieur; assure le suivi des transferts;
  • Reçoit et traite les demandes de dossiers semi-actifs, effectue les recherches et les vérifications nécessaires avec les systèmes de recherche de l’information pour répondre à ces demandes et fait le suivi de chaque demande;
  • Vérifie la pertinence de l’élagage des documents confidentiels et s’assure qu’ils soient détruits selon les règles de confidentialité;
  • Procède à l’élagage des documents non pertinents; prépare les documents pour la numérisation et réalise les index suite à la prise de vue; procède également à l’opération de prise de vue; atteste, sous forme d’affidavit, de la reproduction et de la destruction des documents numérisés en vertu du Code civil du Québec;
  • Collabore à la réalisation et à la mise à jour de l’inventaire des documents et de leurs contenants; participe au déclassement, à la relocalisation et à la destruction des dossiers physiques déposés aux archives;
  • Collabore au suivi du budget du Bureau des archives; communique avec les fournisseurs; complète différents formulaires et s’assure qu’ils sont dûment autorisés;
  • Accueille les usagers du service et leur explique les politiques et les procédures reliées au Bureau des archives. A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles et des procédures en vigueur dans son secteur;
  • Assiste la clientèle de la section des archives dans leur recherche de documents et constitue des dossiers relatifs à leur recherche;
  • Effectue la production de rapports statistiques concernant son secteur d’activités;
  • Initie ou forme d’autres employés dont le travail est relié aux archives;
  • Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, avis, rapports, formulaires, factures et listes;
  • Reçoit, ouvre et distribue le courrier, les documents et messages reçus et expédie le courrier et les documents;
  • Utilise et voit à l’entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, appareil de reproduction sur microfilm, lecteur de microfilm et chariot;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

SCOLARITÉ :

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de documentation ou diplôme d’études collégiales générales combiné à un certificat en archivistique.

EXPÉRIENCE :

  • Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente.

AUTRES :

  • Connaissance du domaine des archives.
  • Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.).
  • Connaissance des systèmes de gestion des documents.

RÉMUNÉRATION :

De 25,43 $ à 33,16 $, classe 8.

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL :

  • Temps complet – 35 heures par semaine.
  • Durée de l’affectation : 6 mois (à titre indicatif).

MISE EN CANDIDATURE :

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton « POSTULER » sur le site suivant : https://rita.illicohodes.com/go/5e4ea61aeb8ff1058896df54/51fc022458b70066fae4a291/fr

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 6 mars 2020 à 17 h.

Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.Salaire et avantages

De 25,43 $ à 33,16 $, classe 8.Adresse où postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton « POSTULER » sur le site suivant : rita.illicohodes.com/go/5e4ea61aeb8ff1058896df54/51fc022458b70066fae4a291/fr

Archiviste – Chargé de récolement (vacation 8 mois) H/F (Val de Marne)

23/02/2020 URL : <
https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/archiviste—charge-de-recolement-vacation-8-mois-hf-reference-2020-310954 >

Réf. 2020-310954

Val de Marne (94), France

Organisme de rattachement

Etablissement de Communication et de Production Audiovisuelle de la Défense

Versant

Fonction publique d’Etat

Catégorie

C

Poste à pouvoir le

01/03/2020

Quotité de temps de travail

Temps complet

Pièce(s) jointe(s)

Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploiCulture et patrimoine • Archiviste (FPT – C4E/16)
  • Date de publication08/01/2020

Description du poste

Descriptif de l’employeur

, la conservation des archives et leur valorisation.

Le département de collecte et d’inventaire (DCI) du pôle de conservation et de valorisation des archives (PCVA) a pour mission d’assurer auprès des organismes de la Défense la collecte des entrées d’images fixes et d’images animées, leur contrôle scientifique et technique, leur traitement initial, les inventaires détaillés, le conditionnement initial et le stockage des supports.

Descriptif du poste

Sous l’autorité directe de l’équipe en charge du marché de déménagement, le chargé de récolement dressera les fichiers de récolement, identifiera les vracs, procèdera aux actions nécessaires au bon déroulé du futur déménagement des collections (reconditionnement, étiquetage, éditions de fiches fantômes…).

Conditions particulières d’exercice

  • Moyens liés au poste : équipement de protection individuel, base de données documentaires Armadillo, outils bureautiques.

Profil recherché

  • Maîtrise des outils bureautiques, notamment tableur Excel.

Niveau d’études minimum requis

Niveau V : CAP, BEP ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Accès : voiture (parking), métro (7), RER (C)

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels

Responsable du pôle Archives / Archiviste (Lyon)

23/02/2020 URL : <
https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/responsable-du-pole-archives–archiviste-reference-2020-341647 >

Réf. 2020-341647

Rhône (69), France

Organisme de rattachement

Université de Lyon 2

Employeur

Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 est considérée comme la deuxième université française en lettres, langues, sciences humaines et sociales. L’Université Lumière Lyon 2 accueille sur deux campus principaux près de 28 000 étudiant·es, de la licence 1 au doctorat. Elle compte 13 composantes (unités de formation et de recherche – UFR – instituts et département) réparties dans 2 secteurs de formation et de recherche : lettres, sciences humaines et sociales (LSH) et droit, économie et gestion (DEG). Avec 35 entités de recherche reconnues dont 16 UMR (Labellisées CNRS) et une FRE (membre du réseau des MSH), l’Université Lumière Lyon 2 est aujourd’hui un pôle majeur de formation et de recherche, ouvert sur son environnement régional, exerçant un rayonnement national, et résolument tourné vers la coopération scientifique internationale.

Versant

Fonction publique d’Etat

Catégorie

A

Poste à pouvoir le

03/03/2020

Quotité de temps de travail

Temps complet

Pièce(s) jointe(s)

Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploiCulture et patrimoine • Responsable archives (FPH – 40M450)
  • Date de publication29/01/2020
  • Date de fin de publication29/02/2020

Description du poste

Descriptif de l’employeur

Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 est considérée comme la deuxième université française en lettres, langues, sciences humaines et sociales. L’Université Lumière Lyon 2 accueille sur deux campus principaux près de 28 000 étudiant·es, de la licence 1 au doctorat. Elle compte 13 composantes (unités de formation et de recherche – UFR – instituts et département) réparties dans 2 secteurs de formation et de recherche : lettres, sciences humaines et sociales (LSH) et droit, économie et gestion (DEG).

Avec 35 entités de recherche reconnues dont 16 UMR (Labellisées CNRS) et une FRE (membre du réseau des MSH), l’Université Lumière Lyon 2 est aujourd’hui un pôle majeur de formation et de recherche, ouvert sur son environnement régional, exerçant un rayonnement national, et résolument tourné vers la coopération scientifique internationale.

L’Université Lumière Lyon 2 recrute un-e responsable du pôle archives.


Titulaire ou CDD (1 an renouvelable)

Fiche de poste jointe

Descriptif du poste

Mission


Le/la responsable du Pôle Archives assure tout ou partie des activités de traitement, de gestion, de communication, de valorisation des archives.


ACTIVITES PRINCIPALES


– Mise en oeuvre des processus de collecte, d’évaluation, de tri et de sélection des documents d’archives en intégrant la dimension mixte (papier et électronique) ;


– Evaluation avec les producteur/trices de documents et de données les besoins en archivage à court, moyen et long terme ;
– Gestion des relations avec l’autorité de contrôle scientifique et technique et le public ;


– Préservation de l’intégrité des fonds d’archives, y compris des archives électroniques ;


– Etablissement de tableaux de gestion et autres outils d’harmonisation de la production documentaire en conformité avec les dispositions légales et réglementaires et les besoins des services ;


– Gestion des communications des documents aux usager.es et aux publics, en application des dispositions légales ;


– Mise en oeuvre d’actions de valorisation (expositions, publications, colloques, etc.) et de partenariats avec l’ensemble des acteur/trices environnant.es.


– Participation au groupe de travail relatif au déploiement d’une GED


ACTIVITES ASSOCIEES


– Veille thématique sur toutes les questions liées à l’archivage ;


– Coordination des personnes ressources dans les composantes, services et laboratoires ;


– Formation des personnels.

Conditions particulières d’exercice

– Mobilité sur les deux campus et autres lieux annexes ;
– Travailleur.e isolé.e, parfois dans un local aveugle ;
– Exposition à la poussière, port de charges, travail en hauteur.

Profil recherché

SAVOIRS GENERAUX, THEORIQUES OU DISCIPLINAIRES


– Archivistiques (connaissance approfondie) ;
– Cadre légal et déontologique (connaissance approfondie) ;
– Systèmes d’information documentaire ;
– Connaissances budgétaires générales ;
– Techniques de management ;
– Marchés publics.


SAVOIRS SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

– Applications métiers ;
– Culture du domaine ;
– Modes de fonctionnement des administrations publiques.


SAVOIR-FAIRE


– Encadrer / Animer une équipe ;
– Piloter un projet ;
– Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité ;
– Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision ;
– Définir des procédures et des règles ;
– Réaliser des synthèses.


COMPORTEMENTS ATTENDUS


– Autonomie, disponibilité, réactivité ;
– Aptitude au travail en équipe et en réseau ;
– Curiosité et capacité à actualiser ses connaissances ;
– Sens de la confidentialité ;
– Bonnes qualités relationnelles ;
– Bonnes qualités managériales.

Niveau d’études minimum requis

Niveau II : Bac + 3 Licence, licence professionnelle

Information complémentaires

Vous êtes prié-e de candidater (CV et LM sur un seul document) uniquement par mail à drh-recrutement@univ-lyon2.fr avant le 29 février 2020 délai de rigueur.

INFORMATION :

Dans le cadre du poste pour lequel vous candidatez, vous consentez à ce que vos données à caractère personnel soient traitées par l’Université Lumière Lyon 2 aux fins d’examiner votre candidature. Ces données seront conservées pendant un délai de deux ans pour que l’Université puisse vous proposer d’autres postes correspondant à votre profil. 

Conformément aux articles 38 et suivants de la Loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez concernant vos données d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement que vous pouvez faire valoir en justifiant votre identité par :

– Mail : auprès de dpo@univ-lyon2.fr

– Courrier : Université Lyon 2 69365 Lyon Cedex 07, DAJIM à l’attention du délégué à la protection des données. 

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels

Archiviste – Institut national d’histoire de l’art (Paris)

24/02/2020 URL : <
https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/archiviste-reference-2020-351091 >

Réf. 2020-351091

Paris (75), France

Organisme de rattachement

Institut national d’histoire de l’art

Versant

Fonction publique d’Etat

Catégorie

A

Poste à pouvoir le

01/03/2020Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploiCulture et patrimoine • Responsable archives (FPH – 40M450)
  • Date de publication14/02/2020

Description du poste

Descriptif de l’employeur

L’Institut national d’histoire de l’art (INHA) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel placé sous la double tutelle des ministères chargés de l’enseignement supérieur, de la culture et de la recherche.
L’INHA a pour mission de développer l’activité scientifique et de contribuer à la coopération scientifique internationale dans le domaine de l’histoire de l’art et du patrimoine. Il exerce des activités de recherche, de formation de de diffusion des connaissances.

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur général des services, et en lien avec la mission des archives et du patrimoine culturel du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, vous prendrez en charge l’élaboration et la mise en œuvre du plan archives de l’institut.

Descriptif du poste

Activités principales

  • Établir un état des lieux des archives papier et numérique de l’institut ;
  • Proposer un plan d’archivage pour les différents types d’archives (administratives et scientifiques) ;
  • Mettre à jour le tableau de gestion existant ;
  • Identifier les besoins spécifiques en matière d’archives au sein des deux départements de l’institut ;
  • Identifier un ou des référents archives et assurer leur formation ;
  • Traiter les différentes archives : tri, classement, inventaire ;
  • Proposer un plan de réaménagement des espaces de stockage.

Conditions particulières d’exercice

La fonction proposée nécessite une étroite collaboration  avec  la direction  générale des services et les directrices des 2 départements. Elle s’inscrit dans un travail collaboratif avec  l’ensemble des services de l’établissement. Les grandes orientations prises devront être validées par la mission des archives du ministère (éliminations, tableau de gestion…).

Profil recherché

Compétences techniques :

  • Maîtrise de la réglementation archivistique du domaine public ;
  • Maîtrise des pratiques, modalités et normes de tri, classement, inventaire ;
  • Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la culture.


Savoir-faire :

  • Capacité à conduire un projet ;
  • Etre force de proposition ;
  • Savoir rendre compte.

 
Savoir-être (compétences comportementales):

  • Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
  • Faire preuve de rigueur, d’organisation et de confidentialité ;
  • Curiosité intellectuelle et professionnelle.

 
Diplômes minimum requis :

Diplôme bac + 5 en archivistique. Une première  expérience sur le même type de mission est demandée.

Niveau d’études minimum requis

Niveau II : Bac + 4 Master 1 ou diplôme équivalent

Information complémentaires

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :

La mission est une vacation de 6 mois à hauteur de 120 heures mensuelles.

Lieu de travail : Institut National d’Histoire de l’Art – 2, rue Vivienne – 75002 Paris


MODALITÉS DE CANDIDATURE:

Merci d’envoyer votre CV, votre lettre de motivation et vos éventuelles références en précisant dans l’objet du courriel la référence et l’intitulé du poste,  à l’attention de recrutement@inha.fr et de  mapc@education.gouv.fr.

.Dans le cadre de sa politique d’établissement, l’INHA s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations, notamment dans ses activités de recrutement.

Les candidatures seront examinées collégialement, dont au minima une personne formée au processus de recrutement

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux contractuels

Archiviste photo numérique (vacation 6 mois) H/F (Val de Marne)

24/02/2020. URL : <
https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/archiviste-photo-numerique-vacation-6-mois-hf-reference-2020-348675 >

Réf. 2020-348675

Val de Marne (94), France

Organisme de rattachement

Etablissement de Communication et de Production Audiovisuelle de la Défense

Versant

Fonction publique d’Etat

Catégorie

C

Poste à pouvoir le

01/03/2020

Quotité de temps de travail

Temps complet

Pièce(s) jointe(s)

Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploiCulture et patrimoine • Archiviste (FPT – C4E/16)
  • Date de publication12/02/2020

Description du poste

Descriptif de l’employeur

, la conservation des archives et leur valorisation.

Descriptif du poste

Les missions confiées sont explicitées dans la fiche de poste jointe.

Conditions particulières d’exercice

  • Moyens liés au poste : base de données documentaires Armadillo, outils bureautiques et informatiques.

Profil recherché

  • Maîtrise des outils bureautiques.

Niveau d’études minimum requis

Niveau V : CAP, BEP ou diplôme équivalent

Information complémentaires

  • Accès : voiture (parking), métro (7), RER (C)

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels