Date de l’offre : 22/10/2020

URL de l’offre : https://www.archivistes.org/L-Agence-regionale-de-sante-Ile-de-France-4365

Code FICHE :Répertoire National
TDOC00003
Correspondance RIME
FPEADM07
Correspondance UCANSS
1401

Direction de rat­ta­che­ment  : Secrétariat géné­ral
Pôle / Département / Service : Département Efficience immo­bi­lière, archi­ves et déve­lop­pe­ment dura­ble – Archives-GED

Contexte et enjeux de la fonc­tion :
Créée en avril 2010, l’Agence régio­nale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mis­sion de mettre en place la poli­ti­que de santé dans la région, en coor­di­na­tion avec les par­te­nai­res et en tenant compte des spé­ci­fi­ci­tés de ses ter­ri­toi­res. Elle est com­pé­tente sur le champ de la santé dans sa glo­ba­lité, de la pré­ven­tion aux soins et à l’accom­pa­gne­ment médico-social. Son orga­ni­sa­tion s’appuie sur un projet de santé élaboré en concer­ta­tion avec l’ensem­ble des pro­fes­sion­nels et des usa­gers. Ses actions visent à amé­lio­rer la santé de la popu­la­tion et à rendre le sys­tème de santé plus effi­cient.

Créé en 2016, le Secrétariat géné­ral vise à struc­tu­rer une direc­tion d’appui au ser­vice des direc­tions de pro­duc­tion et à déve­lop­per la flui­dité de fonc­tion­ne­ment entre les fonc­tions de pro­duc­tion et les fonc­tions d’appui. Le secré­ta­riat géné­ral assure une mis­sion trans­ver­sale de pilo­tage et de coor­di­na­tion.

Il est com­posé du :
  pôle « res­sour­ces humai­nes » ; pôle « pilo­tage interne » ;
  dépar­te­ment « affai­res juri­di­ques et mar­chés publics » ;
  dépar­te­ment « dia­lo­gue social et qua­lité de vie au tra­vail » ;
  dépar­te­ment « sys­tè­mes d’infor­ma­tion inter­nes ».

Rattaché au direc­teur du pôle « pilo­tage interne », le dépar­te­ment « effi­cience immo­bi­lière, archi­ves et déve­lop­pe­ment dura­ble » est com­posé de deux enti­tés :
  une entité « ges­tion des affai­res immo­bi­liè­res et déve­lop­pe­ment dura­ble »,
  une entité « archi­ves – GED ».

L’entité « Archives-GED » est le réfé­rent pour l’Agence concer­nant le trai­te­ment, la conser­va­tion, le ver­se­ment ou la des­truc­tion des archi­ves en confor­mité avec la régle­men­ta­tion défi­nie au Code du patri­moine. Il élabore et met en œuvre la poli­ti­que archi­vis­ti­que en par­te­na­riat avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les. Il contri­bue également au projet de Gestion électronique de docu­ments (GED) sur les volets MOA, Records-mana­ge­ment (RM) et Système d’archi­vage électronique (SAE).

Le projet GED a pour objec­tif de sélec­tion­ner, struc­tu­rer et sécu­ri­ser les flux d’infor­ma­tion au sein de l’Agence. L’équipe projet doit, avant géné­ra­li­sa­tion, déployer un site pilote multi-bri­ques (déma­té­ria­li­sa­tion, work­flows métier, para­pheur et signa­ture électronique, records-mana­ge­ment, sys­tème d’archi­vage électronique) avec une ana­lyse préa­la­ble des pro­ces­sus métier et une démar­che d’accom­pa­gne­ment au chan­ge­ment des uti­li­sa­teurs.

Missions prin­ci­pa­les :
La prise de poste s’effec­tue dans un contexte de plu­sieurs démé­na­ge­ments prévus pour fin 2020 (Siège et DD) et d’une pro­cé­dure d’appel d’offre sous forme de dia­lo­gue com­pé­ti­tif pour sélec­tion­ner un pres­ta­taire GED. Les mis­sions lis­tées ci-des­sous seront adap­tées au fur et à mesure de l’évolution des pro­jets.

 Piloter l’entité Archives-GED de l’Agence :

• Manager les archivistes-records managers et les CDD pour des missions spécifiques
• Négocier et gérer les moyens matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’archivage
• Elaborer les cahiers des charges et assurer le pilotage des prestataires
• Assurer la diffusion des règles d’archivage via les supports de communication et les réunions avec les directions métiers de l’Agence
• Animer le réseau des référents du siège et des 8 délégations départementales
• Piloter les réunions sur la dématérialisation avec les archivistes des ARS et le bureau des Archives des ministères sociaux

 La poli­ti­que d’archi­vage
Conduire la poli­ti­que d’archi­vage :
  Accompagner les ser­vi­ces, sur le plan métho­do­lo­gi­que, pour la pré­pa­ra­tion de la pro­cé­dure d’archi­vage papier ou électronique, les sen­si­bi­lise aux enjeux juri­di­ques et har­mo­ni­ser les pra­ti­ques
  Elaborer les outils de ges­tion : tableaux de ges­tion, tableaux de réco­le­ment, plan­ning, tableaux de suivi, bor­de­reaux de ver­se­ment et d’élimination, ins­tru­ments de recher­che, inven­tai­res, pro­cé­du­res, notes
  Participer aux opé­ra­tions d’archi­vage (tri, clas­se­ment, réper­toire) et assure les rela­tions avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les d’Ile de France
 Répondre aux deman­des des uti­li­sa­teurs inter­nes et exter­nes

Gérer les fonds d’archi­ves dans un contexte de démé­na­ge­ments et de mutua­li­sa­tions sur le ter­ri­toire Ile-de-France :
  Piloter les pres­ta­tai­res, valide les livra­bles et assure la conduite des chan­tiers
  Préparer la répar­ti­tion des fonds dans les nou­veaux locaux lors des mutua­li­sa­tions et des démé­na­ge­ments
  Coordonner l’amé­na­ge­ment des espa­ces (rayon­na­ges, taux d’occu­pa­tion, condi­tions de conser­va­tion)
  Assurer les opé­ra­tions de trans­ferts, ver­se­ments et des­truc­tions d’archi­ves en lien avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les et les pres­ta­tai­res

 La mai­trise d’ouvrage du projet GED-RM-SAE
La par­ti­ci­pa­tion aux ins­tan­ces du projet dans le cadre de la trans­for­ma­tion de l’Agence :
  Comité stra­té­gi­que GED
  Comités de pilo­tage avec la MOE
  Réunions rela­ti­ves aux pro­jets de trans­for­ma­tions de l’Agence

La mise en œuvre du Dialogue com­pé­ti­tif pour sélec­tion­ner le nou­veau pres­ta­taire :
  Participer à la com­mis­sion tech­ni­que, au comité de pilo­tage
  Participer à la co-cons­truc­tion du cahier des char­ges aux dif­fé­ren­tes étapes (audits, ana­lyse, sélec­tion)

L’ana­lyse Records-Management :
  Analyser les pro­ces­sus métiers (logi­gram­mes) et conduire l’ana­lyse RM : plans de clas­se­ments, méta­don­nées, droits d’accès, char­tes de nom­ma­ges, typo­lo­gies de docu­ments…
  Piloter le pres­ta­taire avec la MOE et vali­der les livra­bles
 Etudier la pré­ven­tion des ris­ques des docu­ments et des don­nées de l’Agence (valeur pro­bante, don­nées sen­si­bles, RGPD…)

Le déploie­ment pro­gres­sif des sites pilo­tes dans la GED :
  Intégrer avec l’équipe projet les pro­ces­sus métiers ana­ly­sés dans l’outil
  Assurer le suivi des uti­li­sa­teurs
  Elaborer et mettre en œuvre avec la MOE une stra­té­gie de déploie­ment pro­gres­sive des métiers dans la GED avec la démar­che préa­la­ble d’ana­lyse-RM

La mise en place du SAE :
  Etudier et défi­nir les besoins et les condi­tions pour l’arti­cu­ler avec la GED
  Garantir le res­pect du cadre règle­men­taire
  Contrôler les ver­se­ments d’archi­ves électroniques et leur cycle de vie dans le SAE

Profil requis :
Niveau : Agent de caté­go­rie A, fonc­tion­naire ou équivalent de la conven­tion col­lec­tive UCANSS, sus­cep­ti­ble d’être ouvert aux contrac­tuels (CDD de 3 ans)

Compétences
Connaissances
  Expertise métier dans le domaine archi­vis­ti­que et droit des archi­ves
  Principes et tech­ni­ques d’archi­vage papier et électronique
  Connaissances tech­ni­ques dans les pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion
  Environnement ins­ti­tu­tion­nel et admi­nis­tra­tif : orga­ni­sa­tion, fonc­tion­ne­ment, mis­sions et besoins des ser­vi­ces dans le champ concerné

Savoir-faire
  Maîtrise du cycle de vie des docu­ments dans les pro­jets de ges­tion de l’infor­ma­tion
 Maîtrise des tech­ni­ques et des normes archi­vis­ti­ques
et d’archi­vage électronique
  Connaissances juri­di­ques et régle­men­tai­res
  Diagnostic de la poli­ti­que d’archi­vage, pré­co­ni­sa­tions
  Modéliser les pro­ces­sus et outils, élaborer une offre de ser­vi­ces
  Analyse de don­nées
  Conduite de pro­jets

Savoir-être
  Management d’une équipe
  Accompagnement des usa­gers
  Sens de l’orga­ni­sa­tion, rigueur et méthode
  Autonomie, trans­ver­sa­lité
  Adaptabilité, ges­tion des impré­vus
  Confidentialité

Pour pos­tu­ler :
yous­sef.bous­lim@ars.sante.fr
date limite : 30 novem­bre

Date de l’offre : 22/10/2020

URL de l’offre : https://www.emploi-territorial.fr/details_offre/moY5nzMF7Rs,,,

DESCRIPTIF DE L’EMPLOI

Les Archives communales et communautaires sont un service mutualisé de Valence Romans Agglo, créé en 2013. 15 collectivités et établissements publics sont adhérents à ce service commun en 2020 ; de nouvelles adhésions sont envisagées à l’avenir.
Le règlement de fonctionnement du service prévoit deux modalités d’adhésion : gestion intégrée ( » 4C  » : collecte, classement, conservation, communication) ou gestion décentralisée ( » 2C  » : collecte, classement + conseil). Valence Romans Agglo, les villes de Valence et de Romans-sur-Isère et le CCAS de Valence sont adhérentes en gestion intégrée ; un dispositif itinérant accompagne les collectivités adhérentes en gestion décentralisée.
Composé de 11 agents, le service est organisé en deux unités ( » collecte règlementaire  » ;  » fonds et publics « ). Il dispose de locaux de conservation à Romans (fonds communaux) et à Valence (fonds communaux et communautaires). Un projet de nouveau bâtiment est en cours pour le site valentinois : établi dans une ancienne caserne d’artillerie, doté d’une capacité de 6 000 m², il accueillera également, fin 2020, la Direction de la lecture publique intercommunale et une nouvelle médiathèque.
Engagé dans l’archivage électronique depuis 2016, le service a enfin mis en production un Système d’archivage électronique en 2017, mutualisé entre les adhérents en gestion intégrée.Missions : Au sein de l’unité collecte règlementaire (1 A, 2 B, 1 C) vous mettez en application la stratégie d’archivage des collectivités adhérentes en gestion intégrée (Valence Romans Agglo, ville de Valence et ville de Romans).

Sous l’autorité de votre responsable, vous :
* réalisez des audits auprès des directions et services versants
* établissez des récolements et mettez à jour régulièrement les bases de données
* élaborez des plans de classement/arborescences informatiques et concevez des tableaux de gestion
* sensibilisez, formez, conseillez et accompagnez les services (dans l’environnement papier comme électronique)
* participez aux groupes de travail sur le développement de l’archivage électronique et de la dématérialisation des procédures
* savez planifiez vos activités et en faire un compte-rendu régulier
En tant qu’archiviste, vous :
* prenez en charge, contrôlez et traitez des versements papiers et électroniques, en fonction du calendrier établi avec les directions et services concernés : tri, classement, description, conditionnement et cotation, rédaction des bordereaux réglementaires (versements/éliminations), préparation annuelle des destructions
* participez, ponctuellement, à la vie des salles de lecture (1 présidence toute les 3 semaines) et aux manifestations culturelles (journées européennes du patrimoine, montages d’exposition, notamment)Profils demandés : Votre profil :

Diplômé(e) en archivistique (niveau master 2), vous maitrisez la règlementation, les normes et techniques archivistiques mises en œuvre dans les collectivités territoriales, de même que les technologies de l’information (bureautique, progiciels Archives). Fort(e) d’une première expérience, vous faites preuve d’un véritable intérêt pour les enjeux traditionnels comme contemporains de la collecte règlementaire. Vous avez les qualités attendues pour exercer ce type de missions : rigueur, assiduité, réserve, capacités d’analyse et rédactionnelles. Vous avez le sens de l’organisation et avez à cœur de transmettre et partager l’information.

Vos conditions d’exercice

* Poste à temps complet basé à Valence, déplacements sur le territoire de l’agglomération (Permis B obligatoire)
* Recrutement statutaire (Cadre d’emplois des assistants de conservation du patrimoine, spécialité archives, catégorie B) ou par voie de contrat (CDD d’un an)
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes semestrielles
* Travail en bureau et dans des locaux d’archivage intermédiaire et définitif
* Travail en équipe et travail isolé
* Relations avec l’ensemble des services communaux et communautaires
* Travaux pouvant être salissants. Temps de travail : Complet, 35h00 hebdomadaire

Informations complémentaires

Poste à pourvoir le : Dès que possible

Date limite de candidature : 18/11/2020

Type d’emploi : Vacance d’emploi