Le congrès de l’ICA commence par une série d’ateliers, parmi lesquels « The Emergency Management and Disaster Preparedness Workshop » auquel j’ai assisté.
Le terme « atelier » n’est pas usurpé : nous sommes répartis en groupes de 16 personnes et la journée est ponctuée par des exercices. L’atelier est animé par trois Américains spécialistes des situations d’urgence : Gregor Trinkaus-Randall a mis en place plusieurs plans d’urgence, Emilie Gagnet-Leumas a fait ses premières armes sur l’ouragan Katrina et Brandon Oswald organise des sauvetages d’archives dans le Pacifique. Le premier tour de table nous fait prendre conscience de la variété des situations : un bâtiment qui s’effondre aux Philippines, un incendie en Bosnie, le tsunami de 2011 au Japon …
Crédits : Smithsonian Institution Archives
Plusieurs notions-clefs ressortent de l’atelier :
– Adaptabilité : les intervenants le rappellent, vous n’aurez jamais tout prévu. La loi de Murphy s’applique : tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera mal. L’inondation aura lieu le week-end ou quand les collègues-ressources sont en vacances !
– Ingéniosité : prévoir un appareil photo pour garder une trace de la localisation des documents et pour les assurances, acheter des boîtes en plastique pour y placer les documents trempés (la boîte en carton subira le même sort que les archives), un pied de biche pour sortir les archives qui ont gonflé sur les étagères (si si…), etc.
– Vision d’ensemble : penser aux collections, c’est bien. Mais le sauvetage d’archives doit s’intégrer dans son environnement matériel et humain. Si le bâtiment présente encore des risques, si vos collaborateurs sont en vacances, les archives ne pourront pas être sauvées. Si vous ne travaillez pas suffisamment avec le personnel d’urgence, vous ne vous comprendrez pas, ou pire, les archives seront oubliées dans le sauvetage.
– Collaboration : s’entraider entre archivistes. Dans la région de la Nouvelle-Orléans, les archivistes ont mis en place un réseau d’urgence : ils visitent les magasins d’archives des autres et s’entraident en cas de sinistre. De même, des camions remplis de fournitures peuvent être achetés en commun et se rendre sur les lieux du sinistre, les services d’archives peuvent signer un accord pour prêter des rayonnages le temps de gérer la crise.
– Sécurité : avant le sauvetage des archives, la sécurité des personnels doit être assurée. Cela suppose de s’appuyer sur les spécialistes en hygiène et sécurité, des ingénieurs pour vérifier la solidité du bâtiment… La sécurité concerne aussi les documents d’archives. Un service d’archives de Philadelphie l’a vécu amèrement : le camion dans lequel les archives évacuées étaient stockées n’a jamais été retrouvé… Personne n’avait pensé à vérifier l’identité du chauffeur.
Pour achever de vous inquiéter, voici quelques questions : savez-vous utiliser un extincteur ? Couper le courant dans votre bâtiment d’archives ? Vous devriez…
Quelques ressources :
– Une application pour gérer les situations d’urgence
– COSTEP, un guide pour coordonner les plans d’urgence d’institutions culturelles
– D-plan, un outil sur les plans d’urgence en ligne, d-Plan
Magalie MOYSAN