Nous vous proposons ce mois-ci un point sur les archives électorales (élections régionales obligent !).
L’instruction la plus récente concernant les archives électorales date de 2004 : traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 : instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004 (recensement des élections tableau de gestion). Le tableau de gestion recense les documents des organismes producteurs (le Conseil constitutionnel, le ministère de l’Intérieur, les préfectures, les collectivités territoriales, l’INSEE, le Conseil supérieur de l’audiovisuel, la Commission nationale de contrôle des comptes de campagne) qui sont organisés selon un plan de classement des archives qui suit le déroulement des élections. L’instruction précise aussi qui est chargé d’assurer la conservation des documents à l’expiration de la D.U.A.
L’instruction modifie les textes suivant :
Circulaire du 30 août 1941 : Archives départementales et communales. Modification des délais de conservation de certaines catégories de papiers ;
Circulaire du ministre de la Culture AD 70-6 du 16 juillet 1970 : Archives électorales ;
Circulaire du ministre de la Culture AD 89-2 du 15 mars 1989 : Archives départementales. Tris et éliminations. INSEE ;
Circulaire interministérielle INT/B/93/00190/C (AD 93-1) du 11 août 1993 : Instruction pour le tri et la conservation, aux Archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes (partie Elections).
Arrêté interministériel du 1er juillet 1921 : Règlement général des Archives départementales : articles 18 à 23 ;
Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales : Cadre de classement des archives communales postérieures à 1789, sous-série 1 K, Elections.
Les articles L68, LO179 et R70 du code électoral (repris dans la circulaire ministérielle n° 69-339 du 1er août 1969 adressée aux maires) sont à consulter également.
Concernant l’archivage des listes électorales prud’homales [Recueil des lois et règlements…, p. 1034] : la note AD 16410-4240 du 14 août 1987 rappelle la destruction des listes électorales prud’homales conservées dans les mairies, prévue à l’article 5 de la décision n°87-19 de la CNIL en date du 10 février 1987 (J.O. du 5 juin 1987, p. 6116) mais prescrit la conservation des exemplaires transmis aux commissaires de la Républiques, ensuite versés aux archives départementales.
La note AD 6251/2257 du 24 mars 1978 [Recueil des lois et règlements…, p. 840] prescrit le versement des fichiers électoraux manuels aux archives départementales.
La circulaire AD 70-6 du 16 juillet 1970, modifiée par l’instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004, modifie certaines durées de conservation des archives électorales.