Ce mois-ci, nous restons dans la conservation préventive et après les bâtiments, le conditionnement des archives.
« Conditionnement : opération destinée à protéger matériellement des documents d’archives à l’aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de papier d’empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles, etc. » (AAF, Abrégé d’archivistique).
Avant de conditionner les documents, il faut retirer tout élément qui porterait atteinte à leur conservation : éléments plastiques et métalliques, chemises de couleurs vives… et vérifier l’absence de moisissures. Ensuite, les documents sont placés dans des conditionnements adaptés à leur taille et support. Le but du conditionnement est d’assurer une protection contre la lumière et la poussière et il est le premier rempart contre les insectes, l’eau et le feu.
Les documents papiers seront mis dans des boîtes de celluloderme neutre, type Cauchard ou Ramadiès, compactes et étanches. De même que pour les dossiers (chemises) et sous-dossiers qui contiennent les documents, un papier ou un carton de ph neutre est à utiliser. Pour fermer les dossiers, il est préférable d’employer des sangles plutôt que de la ficelle. Il est aussi possible de relier des documents constituant une liasse originellement s’ils sont beaucoup consultés afin de faciliter leur manipulation et de conserver leur place dans la liasse.
Les photographies seront placées dans des enveloppes en papier neutre ou dans des pochettes en polyester (Mylar ou Terfane) ; les sceaux dans des sachets de coton biologique molletonnés et posés sur une mousse en polyfoam ; les plans seront conservés à plat, dans des meubles à plans ou roulés sur un support central solide et rangés dans des rouleaux ou des tubes. Pour la conservation des archives audio-visuelles, nous vous invitons à vous reporter « au point sur » de la newsletter de février.
En outre, pour des raisons de préservation, de format, de support ou autre, les documents peuvent être conservés dans des magasins particuliers.
Autre information, le 8 juillet 2010 est paru le décret 2010-783 qui modifie les articles R2121-9, R2122-7 et R2122-7-1 du code général des collectivités territoriales et concerne la tenue des registres des délibérations et des arrêtés. Il est notamment dit que : le collage des feuilles (délibération ou arrêté) dans les registres est maintenant interdit ; l’utilisation du papier permanent (Note AD 10582 du 26 octobre 1993) pour les feuillets destinés à l’inscription des délibérations est requise ; l’encre d’impression doit être stable dans le temps et neutre ; les feuillets doivent ensuite être reliés.
Sources :
AAF, Abrégé d’archivistique, Paris, 2004.
Direction des Archives de France, La pratique archivistique française, Paris, 2008.