L’Aedaa fait le point sur la tenue de registre de délibérations et d’arrêtés dans les communes, des établissements publics de coopération intercommunale et des syndicats mixtes, suite au nouveau décret de juillet 2010.
LA RÉGLEMENTATION
Décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 modifie le Code général des collectivités territoriales, art. R2121-9, art. R2122-7, art. R2122-7-1.
Voir aussi la circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 pour son application.
EN PRATIQUE
LE PAPIER :
Les feuilles ne doivent plus être collées.
Utilisation d’un papier permanent qui respecte la norme ISO 9706-1999 : papier de 80 à 100 g/m², réserve alcaline au moins équivalente à 0,4 mol d’acide par kg ; PH < 7,5 ; absence d’azurants et de chlore. Le numéro de la norme avec le symbole de l’infini entouré d’un cercle doit être indiqué.
Ce papier doit aussi être de couleur blanche et de format A4 ou A3.
L’IMPRESSION DES ACTES :
L’encre utilisée doit être « stable et neutre » et respectée la norme ISO 11798-1997. Il est recommandé d’utiliser une imprimante laser noir et blanc.
Prévoir une marge de 2,5 cm à gauche du recto et à droite du verso pour pouvoir ensuite relier les actes.
Exemples de fournisseurs de cartouches d’encre permanente : Brother (cartouches LC980BK, LC1100HYBK), Hewlett-Packard (HP 88, HP 70).
LA PRÉSENTATION DES ACTES :
Les registres sont cotés et paraphés par le maire ou par délégation, par des agents communaux, mais ils ne le sont plus par le préfet.
Sur les feuillets des délibérations sont mentionnés le nom de la commune, de l’EPCI ou du syndicat et la date de la séance du conseil.
Sur les feuillets des actes du maire ou du président ou des décisions prises par le maire ou le président par délégation du conseil, sont mentionnés le nom de la commune, de l’EPCI ou du syndicat et la nature des actes (domaine d’intervention).
Les feuillets sont numérotés dans l’angle supérieur droit du recto.
LA RELIURE DES REGISTRES :
La reliure est obligatoire.
Les matériaux utilisés doivent être neutres ; il est recommandé que la reliure soit cousue et en toile enduite.
Les communes de plus de 1000 habitants font relier les actes tous les ans en fin d’année ; celles de moins de 1000 habitants, tous les 5 ans.
En attendant de les relier, les feuillets sont conservés dans des cartons, parapheurs ou pochettes en carton neutre et non coloré.
L’ÉLABORATION DE TABLES :
Les registres des délibérations doivent comporter une table par date et par objet des délibérations.
Les communes de moins de 1000 habitants, qui auraient des registres ayant plusieurs volumes, doivent produire une table récapitulative dans le dernier volume et des tables annuelles « insérées après le dernier document de chaque année civile ».