URL de l’offre : https://www.emploi-territorial.fr/offre/o027230501034993-archiviste-adjoint-chef-service
Descriptif de l’emploi
Sous l’autorité du ou de la responsable du service Archives et Patrimoines, l’adjoint au responsable de service Archives coordonne le Pôle Archives du service. En cela, il met en œuvre les orientations de la collectivité en matière de politique d’archivage, de communication des archives et de valorisation culturelle des fonds et du patrimoine. Il assiste la responsable dans le suivi budgétaire du service, assure le management opérationnel de trois agents, administre le logiciel THOT, gère le récolement permanent, gère la maintenance des locaux et le plan de sauvegarde des collections et des biens culturels dépendant du service.
Missions / conditions d’exercice
1) Responsable du Pôle archives. En fonction des directives du responsable du service Archives et Patrimoines: encadrer les agents du service, planifier et coordonner l’activité du service, assurer le suivi budgétaire du service.
2) Garantir le bon déroulement de la chaîne archivistique au sein des collectivités dépendant du périmètre du service.
3) Accompagner les services au sein des collectivités dépendant du périmètre du service dans leur archivage tout au long de la chaîne archivistique.
4) Administrer le logiciel Thot : rédiger et actualiser les procédures, être le référent pour le service avec la Société éditrice du logiciel, former les services à Intranet Service Versant (Logiciel Thot), gérer les référent archives, contrôler et corriger les projets de versement des services, gestion des entrées, analyse/description/indexation, récolement permanent, diffusion sur ISV, désactivation des articles éliminés, mise à jour les fiches fournisseurs et producteurs archives, gestion des versements numériques.
5) Assurer la veille juridique du service
6) Participer ponctuellement aux projets de médiation et de valorisation patrimoniale en lien avec le pôle « Patrimoines » du service.
7) Gérer la maintenance des locaux du service
8) Rédiger, mettre à jour et faire appliquer le plan de sauvegarde des collections et des biens culturels du service
Profils recherchés
Savoirs :
Techniques de management. – Méthodologie de l’évaluation
Notion de finances publiques et de communication
Règles relatives à l’accès aux documents administratifs
Procédures d’archivage et techniques de classement
Méthode de collecte et traitement de l’information
Méthodes de diagnostics et techniques d’inventaire.
Procédures de transmission de l’information et techniques relationnelles. – Rédiger un tableau de gestion . – Procédure écrits administratifs. – Techniques d’analyses et de recherche documentaire. – Administration de bases de données liés à l’exploitation de données. – Techniques de communication liées à la sensibilisation des utilisateurs. – Aspect juridique
Savoir-être :
Qualités relationnelles : écoute, patience et dialogue . – Qualités pédagogiques : capacité d’adaptation et de transmission. – Organisation. – Avoir l’esprit d’équipe.
Sens du service public. – Sens des relations humaines. – Être rigoureux.
Sens de la pédagogie. – Être à l’écoute. – Discrétion. – Sens de l’initiative
Savoir-faire :
Mettre en œuvre les techniques de projet (diagnostic, objectifs opérationnels, etc.)
Mettre en œuvre les techniques de son domaine d’activité, orienter et conseiller ses collaborateurs dans ce domaine
Réseaux documentaires : expertise du logiciel THOT
Expertise Analyse et indexation des archives. – Mise en oeuvre de la chaine archivistique dans sa globalité
Connaissances de l’histoire locale
Rédiger un support d’information, des procédures, notices et instructions
Intervenir dans le cadre d’ événements
Conduire une action de formation en interne
Collecter, classer et archiver des documents et dossier administratifs
Définir l’organisation des espaces