Date de l’offre : 01/02/2022
URL de l’offre : https://www.iledefrance-mobilites.fr/decouvrir/nous-rejoindre/nos-offres-d-emploi/charge-de-projet-digitalisation-du-courrier-fh-190851215
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Missions du poste
Ile-de-France Mobilites souhaite se doter d’un nouvel outil de gestion du courrier adapté à ses modalités d’organisation du travail et notamment au télétravail.
Sous la responsabilité du directeur de cabinet et de son adjoint, le-la titulaire accompagne le projet de digitalisation du processus courrier à travers la mise en place de méthodes et de process partagés au sein de l’établissement.
A ce titre, il-elle :
- recense et formalise les besoins des directions et des départements sur le processus de traitement des courriers (arrivées et départs),
- réalise un benchmark des procédures et logiciels de traitement des courriers,
- élabore un cahier des charges en lien avec la direction du numérique et participe au lancement d’un marché sur un nouvel outil de traitement des courriers,
- participe au développement de l’outil et à son intégration dans les environnements numériques d’Île-de-France Mobilités,
- accompagne la mise en place de ce nouvel outil au sein du cabinet, de la direction générale et de l’ensemble des directions et départements.
- sensibilise, forme et accompagne les collaborateurs dans la diffusion et l’appropriation de l’outil,
Profil recherché
Expériences et compétences
- Diplômé de l’enseignement supérieur de type école de commerce, Master en organisation ou conduite du changement ;
- Expérience confirmée dans le secteur public ou en cabinet conseil sur des fonctions en organisation et ou démarche qualité ;
- Une appétence pour le domaine des transports urbains serait appréciée.
Connaissances mobilisées :
- techniques d’analyse de processus,
- maîtrise des méthodes et outils du management par projets et objectifs,
- concepts, méthodes et outils issus des théories des organisations,
- techniques de reformulation, d’argumentation et de négociation,
- principe du management de la qualité,
- conception d’indicateurs d’efficacité, d’efficience et de satisfaction des processus.
Compétences requises :
- décliner des orientations stratégiques en objectifs opérationnels,
- hiérarchiser les priorités,
- assurer un reporting,
- analyser,
- contrôler,
- négocier,
- conseiller,
- rédiger,
- communiquer à l’oral,
- faire preuve de sens pédagogique,
- animer des réunions ou des groupes de travail,
- savoir travailler en transversalité avec les autres directions,
- piloter des ressources externes.
Environnement du poste
La direction du Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d’Ile-de-France mobilités et ses interfaces avec l’extérieur.
Ses missions consistent plus particulièrement à :
- accompagner les administrateurs d’Île-de-France Mobilités
- piloter l’organisation des conseils d’administration,
- coordonner la gestion du courrier et suivre les courriers à enjeux institutionnels et politiques,
- valider les courriers produits par les directions et soumis à l’exécutif,
- gérer les relations institutionnelles et les affaires protocolaires
- coordonner la gestion de crise,
- gérer les relations internationales (organiser l’accueil de délégations étrangères…)