Un(e) chef(e) de service archives, gestion de l’information et du courrier- Saint-Laurent-du-Var (06)

Date de l’offre: 19/01/2022

URL de l’offre:https://www.archivistes.org/La-Ville-de-Saint-Laurent-du-Var-4759

Mission principale:

L’agent(e) a pour mis­sion prin­ci­pale la ges­tion du ser­vice Archives et ges­tion de l’infor­ma­tion et la ges­tion du ser­vice cour­rier. A ce titre, il/elle dirige, enca­dre et coor­donne les acti­vi­tés et l’équipe de ces ser­vi­ces.
Il/elle est res­pon­sa­ble de la poli­ti­que de record mana­ge­ment, de col­lecte, de trai­te­ment, de com­mu­ni­ca­tion et de mise en valeur des archi­ves de la com­mune. Il/elle super­vise les acti­vi­tés décou­lant de la chaîne archi­vis­ti­que, de la ges­tion maté­rielle des docu­ments et enca­dre la dif­fu­sion du cour­rier.

Conditions spécifiques:

Poly­va­lence des mis­sions, pré­sence lors des Journées Nationales du Patrimoine – Activité néces­si­tant le port de char­ges, ainsi qu’un tra­vail ponc­tuel dans un local cli­ma­tisé – Déplacements occa­sion­nels (permis B néces­saire en cas d’uti­li­sa­tion d’un véhi­cule com­mu­nal)

Moyens tech­ni­ques à dis­po­si­tion : ordi­na­teur, bureau, Internet, presse spé­cia­li­sée et géné­rale, mise à dis­po­si­tion d’un véhi­cule de ser­vice en cas de besoin.

Missions:

Direction des ser­vi­ces :

• Management et encadrement du personnel :
  Animation de l’équipe, interface du Pôle RH (formations, suivi des carrières, protection sociale, recrutement..),
  Conduite des entretiens professionnels des agents incluant le respect des délais et de la procédure
  Respect des règles de sécurité et de santé au travail : formation, information, encadrement et surveillance des agents placés sous sa responsabilité.
• Management opérationnel des services
  Organisation et répartition des missions
  Contrôle et optimisation de la qualité et de la légalité des actes et activités du domaine.

Missions spé­ci­fi­ques ser­vice archi­ves et ges­tion de l’infor­ma­tion :

• Gestion du budget du service et contrôle de gestion des abonnements
• Conception et mise en œuvre d’une veille juridique et technologique du domaine et communication adaptée des informations en direction des services, des agents et des Elus
• Force de proposition, conseil et interface des Elus, de la Direction et des services
• Lien continu avec la hiérarchie
• Elaboration d’un rapport d’activité annuel à remettre à la DGA au plus tard en février de l’année « n+1 ».

Activités métier :

• Enrichissement, conservation, gestion et valorisation des fonds
• Mise à disposition des fonds et des documents aux différents publics
• Réception, tri et classement des documents
• Veille sur la mise à jour des données liées aux archives communales publiées sur le site internet de la ville
• Records management : mise en place des outils du record management
• Relation et communication avec les services versants/producteurs : prospection, sensibilisation, formation à la préparation des versements, éliminations, et contrôle des versements d’archives (aspects archivistiques, logistiques)
• Evaluation scientifique, sélection : tableaux de tri et de conservation, reconstitution du contexte de production des documents
• Gestion des archives intermédiaires
• Diagnostics, analyse des besoins.
• Communication et valorisation : accompagnement des chercheurs
• Participation à des mises en concurrence et suivi de prestation, des relations client (volet documentation et investissement en matière d’archives)
• Astreintes liées à la participation aux Journées Européennes du Patrimoine et autres expositions

Missions spé­ci­fi­ques ser­vice cour­rier :

• Gestion du budget du service
• Force de proposition, conseil et interface des Elus, de la Direction et des services
• Lien continu avec la hiérarchie
• Elaboration d’un rapport d’activité annuel à remettre à la DGA au plus tard en février de l’année « n+1 ».

Activités métier :

• Encadrer la diffusion papier et électronique des courriers entrants et sortants et veiller à la qualité de cette diffusion
• Élaborer les normes et règles de diffusion répondant aux besoins de l’action publique en termes d’efficacité
• Maîtrise des coûts courrier

Compétences requises:

• Formation de niveau supé­rieur en archi­vis­ti­que
•   Maîtrise du cadre régle­men­taire des archi­ves (lois, cir­cu­lai­res et ins­truc­tions)
• Maîtrise de la norme ISAD (G)
•   Maîtrise de l’envi­ron­ne­ment ter­ri­to­rial
•   Maîtrise des durées d’uti­lité admi­nis­tra­tive
• Critères de sélec­tion des docu­ments (inté­rêt his­to­ri­que, préarchivage, échantillonnage, des­truc­tion, tri)
•   Notion de res­tau­ra­tion
•   Normes et règles du clas­se­ment et de l’ana­lyse archi­vis­ti­que
•   Conditions de conser­va­tion (lumi­no­sité, ges­tion de l’espace..)
•   Histoire géné­rale, régio­nale et locale
• Capacité d’enca­dre­ment et apti­tude au mana­ge­ment d’équipe
•   Savoir animer une équipe, un réseau
•   Savoir rendre compte de son acti­vité et d’éventuelles dif­fi­cultés de fonc­tion­ne­ment
•   Connaître les fonds conser­vés dans son ser­vice
•   Conduire une recher­che
• Faire preuve d’écoute des deman­des du public et de refor­mu­la­tion
•   Critiquer un bor­de­reau d’élimination et de ver­se­ment
•   Evaluer les besoins des uti­li­sa­teurs
•   Organiser les acti­vi­tés du ser­vice
•   Replacer un docu­ment dans son contexte de créa­tion
•   Se tenir informé(e) de l’actua­lité et savoir vul­ga­ri­ser l’infor­ma­tion
• Méthode, sens de l’orga­ni­sa­tion
•   Ouverture d’esprit
•   Bon rela­tion­nel
•   Esprit d’équipe
•   Discrétion pro­fes­sion­nelle abso­lue, res­pect de l’obli­ga­tion de réserve et res­pect du secret pro­fes­sion­nel lié au métier d’archi­viste