Date de l’offre : 25/01/2022
URL de l’offre : Réseau de l’Aedaa
Offre de contrat d’apprentissage : E archiviste
Licence pro du domaine des archives
Licence pro métiers de l’information/parcours métiers des archives
Conseil Départemental des Hautes-Pyrénées
Archives départementales
INTITULÉ DE LA MISSION
Assistance à la mise en œuvre de l’archivage numérique au sein du Département des Hautes-Pyrénées.
CONTEXTE DE LA MISSION
En 2019, le Département des Hautes-Pyrénées a recruté un cabinet conseil pour une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) préalable à la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE). L’AMO, constituée de 3 phases (1-diagnostic de la production numérique des services de la collectivité départementale et de deux services de l’Etat ; 2-définition de scenarii pour la mise en place du SAE ; 3-rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, l’installation et la maintenance d’une solution d’archivage électronique), a débuté en octobre 2020 et s’est achevée en novembre 2021 avec le choix de la solution de SAE.
La mission proposée s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre et de l’expérimentation du SAE. Il est attendu de l’apprenti qu’il utilise ce projet comme terrain de mise en pratique des acquis théoriques de sa formation.
Calendrier prévisionnel
Le déploiement de la solution d’archivage électronique a commencé début 2022. Elle sera en production à l’été 2022 et le lancement du premier chantier d’archivage est prévu pour septembre 2022.
Périmètre du SAE
Dans un premier temps, le SAE accueillera prioritairement les archives numériques produites et reçues par les services de la collectivité départementale d’âge intermédiaire et les archives définitives.
Le périmètre de traitement documentaire prioritaire couvre le domaine social, les archives natives numériques déjà conservées par les Archives départementales (matrices cadastrales notamment), les archives audio visuelles du service de la communication, les archives du domaine des ressources humaines et des marchés publics. Chaque domaine comporte des projets de traitement documentaire précis.
À plus long terme, le SAE couvrira le périmètre règlementaire de la collecte relevant des Archives départementales (communes et EPCI, archives des notaires, établissements hospitaliers, structures dotées d’une mission de service public).
PLACE DE LA MISSION DANS L’ORGANISATION
La mission est placée sous l’autorité des Archives départementales. L’apprenti est intégré au comité de pilotage du projet archivage numérique. Il travaille en collaboration étroite avec le chef de projet archivage numérique, le chef de projet informatique et le chargé de mission pour l’archivage numérique, avec le service collecte et traitement des archives publiques et avec les services du Département relevant du périmètre de traitement documentaire prioritaire défini.
Le tutorat est assuré par l’adjointe en charge du service collecte et traitement des archives publiques, sous la direction du directeur des Archives départementales.
DESCRIPTIONS DES ACTIVITES ET TÂCHES À EXÉCUTER
Assistant du projet archivage numérique, il est chargé de réaliser des opérations ciblées concourant à la mise en œuvre et à l’expérimentation du SAE. Il réalise ses missions en lien avec le chef de projet archivage numérique, le chef de projet informatique et le chargé de mission pour l’archivage numérique afin d’accompagner les services métiers concernés par le périmètre prioritaire défini. Il doit apporter au projet ses compétences et ne pas hésiter à être force de proposition.
L’apprenti est partie prenante dans la construction et la mise en œuvre des processus et procédures d’archivage.
Il contribue à la sensibilisation et à la formation à l’outil SAE des agents des Archives en charge de la collecte et du traitement des archives tant publiques que privées.
Définir le cadre de l’archivage numérique
L’apprenti est chargé de participer à la définition et à la construction de la politique de gouvernance de l’information et d’archivage de la collectivité, en collaboration avec les Archives départementales et la Direction des systèmes d’information et du numérique.
Ce travail doit aboutir à la rédaction d’une charte de gestion documentaire valide.
Sensibiliser, analyser et évaluer les processus métiers et la production documentaire dématérialisés
Sur le périmètre documentaire à traiter, en étroite collaboration avec les chefs de projet archivage numérique et informatique, le référent du service collecte et traitement des archives publiques et le service concerné :
- Sensibiliser les services/référents archives aux bonnes pratiques de gestion des données et documents numériques ;
- Analyser le processus métier, recenser et évaluer la production des données et documents numériques ;
- Définir les besoins d’archivage (tous les services de la collectivité sont dotés de tableaux de gestion pour les archives papier et la production documentaire numérique des services de la collectivité a fait l’objet d’un premier recensement par grande fonction lors de la phase 1 de l’AMO).
Ce travail vise à analyser et spécifier les besoins d’archivage dans la perspective d’un versement dans le SAE.
Préparer et expérimenter la collecte des archives intermédiaires et définitives
Sur le périmètre documentaire à traiter, en étroite collaboration avec les chefs de projet archivage numérique et informatique et le chargé de mission pour l’archivage numérique :
- Elaborer le scénario d’archivage ;
- Rédiger éventuellement des profils d’archivage ;
- Préparer, expérimenter et réaliser les versements ;
- Contrôler la conformité des versements ;
- Rédiger les procédures de versement.
Ce travail doit aboutir à des versements d’archives numériques conformes aux exigences définies et aux normes.
ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
Logiciel SAE : Maarch RM.
Système d’information des Archives départementales : Arkhéia.
DIPLOME PRÉPARÉ SOUHAITÉ
Licence Pro du domaine Archives et patrimoines ou Licence pro métiers de l’information parcours métiers des archives.
Une formation initiale et/ou une première expérience professionnelle significative dans le domaine des archives est attendue.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Savoir-faire et compétences
- Maîtrise de la description archivistique (ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD), maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
- Connaissance des normes, standards et schémas propres à l’archivage numérique (XML, SEDA, OAIS)
- Connaissance des applications Sherpa, Octave, Archifiltre
- Connaissance de l’environnement juridique (législation archives, CADA, CNIL, usages numériques des archives, RGPD)
Intérêt pour les archives électroniques.
L’apprenti participera au cycle de formations techniques et fonctionnelles prévu sur le logiciel SAE.
Qualités requises
Appétence pour l’informatique et les projets de dématérialisation.
Grande rigueur, qualités rédactionnelles, sens de l’organisation, autonomie et esprit d’initiative, sens des relations humaines, qualités pédagogiques.
Capacité et goût pour le travail en équipe ; cette mission requiert une véritable capacité à échanger et à adapter son discours aux interlocuteurs.
Bien à vous.
François GIUSTINIANI
Conservateur général du patrimoine
Conservator generau deth patrimòni
Directeur des Archives et des patrimoines
Director deths Archius e deths patrimònis
Direction du Développement local
Département des Hautes-Pyrénées
Despartament deras Hautas-Pireneas
(5 rue des Ursulines)
Hôtel du Département
Rue Gaston Manent
CS71324
65013 Tarbes cedex 9
05 62 56 76 19