URL de l’offre : https://www.optioncarriere.com/jobad/fra477ef87930717c7a1853ac8e7798d16

Date de l’offre : 03/10/2021

Mission/Activités

Objectif du poste : Définir et assurer la mise en œuvre d’une politique documentaire et d’archivage adaptée aux besoins de l’agence. Piloter la constitution, la conservation et l’accessibilité des fonds documentaires et des archives. Organiser les activités du bureau régional du courrier.

Activités managériales :

  • Encadrer et animer une équipe,
  • Manager, développer et évaluer les compétences de son équipe,
  • Organiser l’activité et la continuité des missions,
  • Définir les méthodes de recueil d’informations permettant l’analyse et le suivi des dossiers,
  • Produire un bilan des activités,
  • Définir les procédures et les circuits.

Activités liées à la documentation :

  • Diriger le centre de ressources documentaires,
  • Diffuser la documentation, la revue de presse régionale quotidienne,
  • Réaliser la revue de presse régionale quotidienne,
  • Organiser la gestion et l’enrichissement du fonds documentaire,
  • Définir et mettre en place une offre de service.

Activités relatives à la gestion des archives :

  • Diffuser et harmoniser les pratiques d’archivage,
  • Venir en appui des services pour le traitement des archives,
  • Elaborer les outils de gestion : tableaux de gestion, tableaux de récolement, planning, tableaux de suivi, bordereaux de versement et d’élimination….,
  • Gérer les espaces de stockage de l’ensemble des sites,
  • Mettre en place le système d’archivage électronique.

Activités relatives au bureau régional du courrier :

  • Superviser et organiser la Gestion Electronique du Courrier,
  • Mettre en place et actualiser les modes opératoires,
  • Assurer un suivi qualité de la numérisation du courrier entrant et de sa bonne distribution via Elise,
  • Gérer et assurer le suivi statistique des certificats de décès.
  • Conduire des projets spécifiques.

Activités annexes : Partenaires internes : Directions métiers et délégations départementales,

Partenaires externes : Réseau des documentalistes du Ministère, services des archives départementales.

Spécificités du poste / Contraintes :

  • Participation aux astreintes,
  • Participation aux missions d’inspection contrôle selon statut,
  • Déplacement en région,
  • Management à distance,
  • Grande disponibilité requise.

Rattachement hiérarchique : Directrice déléguée aux affaires générales.

Compétences

Connaissances :

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

MANAGEMENT/PILOTAGE

TECHNIQUES DE RECHERCHE ET RESSOURCES DOCUMENTAIRES

GESTION DE L’INFORMATION

TECHNIQUES D’ANIMATION/EXPRESSION ORALE

DROIT/RÉGLEMENTATION

BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

Savoir-faire :

MANAGER

CONSTITUER ET ENTRETENIR UN RÉSEAU

PILOTER UNE ACTIVITÉ

ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF

SYNTHÉTISER DES INFORMATIONS, DES DONNÉES, UN DOCUMENT

RÉDIGER

PLANIFIER

COMMUNIQUER

NÉGOCIER

GÉRER UNE RELATION CLIENT

RÉDIGER UN CAHIER DES CHARGES

Savoir-être :

APTITUDE À L’ÉCOUTE

FAIRE PREUVE DE LEADERSHIP

SENS DE LA PÉDAGOGIE

SENS DES RESPONSABILITÉS

AISANCE RELATIONNELLE

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

MAÎTRISE DE SOI

ÊTRE DIPLOMATE

SENS DU SERVICE PUBLIC

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Formation

Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine.