Date de l’offre : 28/10/2021
URL de l’offre :
Offre d’emploi Agent archiviste H/F en CDD – Groupe hospitalier intercommunal Le Raincy – Montfermeil – Fédération Hospitalière de France (FHF)
Etablissement
Groupe hospitalier intercommunal Le Raincy – Montfermeil
10, avenue du Général Leclerc
93370 Montfermeil
LOCALISATION ET RATTACHEMENT DU POSTE
POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE
Rattachement hiérarchique : Placé sous la responsabilité hiérarchique du Chef du Pôle d’information médicale et Service Dossier Patient et sous responsabilité hiérarchique de la Responsable service Archives Médicales
Relations fonctionnelles principales :
Services de soins, soignants, médecins, cadres et secrétaires, et les services médicotechniques.
Relations fonctionnelles avec le service de la patientèle.
Relations avec informations médicales dossiers patients service archives médicales
Relations fonctionnelles avec le service informatique
PRESENTATION DE LA STRUCTURE
Situé en Seine-Saint-Denis, le GHT Grand Paris Nord-Est (GHT GPNE) est constitué de 3 établissements : l’hôpital Robert Ballanger à Aulnay-Sous-Bois, l’hôpital Le Raincy-Montfermeil à Montfermeil et l’hôpital André Grégoire à Montreuil. Ce groupement de 5 700 personnes et 1 751 lits et places totalise 9 705 naissances, 160 089 passages aux urgences adultes, 60 882 passages aux urgences pédiatriques, 357 142 consultations externes et 23 388 actes chirurgicaux dont plus de 10 000 en ambulatoire.
Le bassin de vie du GHT GPNE avoisine les 1.6 millions d’habitants. Dans un contexte de santé en constante évolution, le GHT Grand Paris Nord-Est consolide et décloisonne son offre de soins afin de répondre aux enjeux de santé de demain.
Le GHT GPNE est associé à l’Assistance Publique avec les Hôpitaux Universitaires de Paris Seine-Saint-Denis (HUPSSD) et l’Hôpital Universitaire Robert Debré ainsi qu’à l’établissement public de santé mentale de Ville-Evrard.
PRESENTATION DU SERVICE (FONCTION SUPPORT)
Santé Publique et d’Information Médicale
du GHT – GPNE
Archives Médicales Dossier Patient
DESCRIPTION DU POSTE
CLASSEMENT DANS LE REPERTOIRE DES METIERS DE LA FONCTION PUBLIQUE HOSPITALIERE
Grade : Agent administratif qualifié
DEFINITION DU POSTE (MISSIONS)
Agent Archiviste Polyvalent dans le cadre de la gestion dossier patient papier et dossier de l’établissement GHI- Montfermeil du GHT -GPNE
ACTIVITES PRINCIPALES
Missions générales
L’agent d’archives est un fonctionnaire, agent de l’État ou d’une collectivité territoriale, dont la mission consiste à exécuter, au sein d’un service d’archives, des tâches directement en relation avec le domaine d’activité spécifique de celui-ci
Il effectue des travaux de classement et de conditionnement des documents et participe à leur préservation.
Il accueille et informe, assure la délivrance des documents et la surveillance des espaces
Il veille au bon fonctionnement des matériels techniques et numériques
Il participe aux actions de valorisation de prestations en apportant une aide technique et logistique
Missions permanentes
INFORMATION, COMMUNICATION, RELATIONS
Transferts / Classements :
Manutention, conditionnement et livraison
Gestion et organisation de l’espace véhicule de transport
Lié à la gestion matérielle des documents : il/elle prend en charge les flux de documents, veille au bon état des espaces aux chargements, au bon fonctionnement du matériel, met en œuvre et veille au respect des règles des transferts journaliers
– Préparation et chargements des dossiers dans les caisses issues des retours par les services des consultations et hospitalisations du GHI
– Chargements des caisses dans le véhicule (14-17caisses voir plus selon activités) par jour
– Déchargements des caisses sur les quais de déchargement sur le site de Chelles
– Magasinages, rangements, classements des dossiers sur rayonnages avec réaménagements
– Transferts des 2 à 3 caisses des dossiers par circuit urgence pour 12h00 sur le site d’Hôpital et site des Ormes
– Chargements des caisses des dossiers à livrer via circuit urgence pour 16h00 aux archives du GHI
-Déchargements des caisses des dossiers entreposage des dossiers dans les armoires de centrales courses 16h15
– L’agent Polyvalent est sollicité sur des déplacements supplémentaires dans la journée pour la livraison des dossiers demandes en urgence (des interventions en livraisons vers les services des consultations, interventions bloc …)
– Archivage – Gestion dossiers patients
– Traitement des fonds d’archives : collecte, tri, classement, description archivistique, récolement
– Manutention, conditionnement
– Création, saisie des dossiers administratifs/médicaux
– Création, saisie et transmission dossier patient
– Gestion transmission de courriel électronique
– Respect des procédures et de l’outil INFORMATIQUE
– Préparation des dossiers pour archivage
– Gestions dossiers rayonnage d’urgence
– Retours informatiques et classements sur rayonnages, ports dossiers volumineux et lourds
– Actions conformes au politique d’archivage et gestion des dossiers médicaux
QUOTITE DE TEMPS GHT
Poste à temps plein
HORAIRES DE TRAVAIL
Cycle de travail : 35h
Amplitude horaire 8h30 – 17h00 du lundi au vendredi (Modulable)
LOCALISATION DU POSTE DE TRAVAIL
Basés sur 2 sites :
– Site GHI HOPITAL LE RAINCY-MONTFERMEIL
– Site CHELLES Archives Centrales
PROFIL REQUIS
DOMAINES DE COMPETENCE
Savoir- être :
– Capacité d’analyse et de synthèse
– Capacité d’écoute et de communication
– Esprit d’initiative et goût de l’innovation
– Maitrise de soi
– Rigueur – objectivité – équité
– Diplomatie
– Sens des responsabilités
Savoir-faire :
– Maîtrise des outils bureautiques, des technologies de l’information et de la communication
– Rigueur et discrétion
– Autonomie et sens de l’initiative
– Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l’organisation du travail en équipe
– Connaissance de l’institution.
– Connaissance dans la filière de référence du département
– Maîtrise de la conception et de la gestion d’identité des usagés
– Formation spécifique d’Archiviste
– Utilisation véhicule (fourgon) de transport
DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) et FORMATION(S) REQUIS
Diplômes : Niveau BAC – BAC
Formations : Agent expérimenté – formation documentaire
Permis B Exigé
SPECIFICITES DU POSTE ET CONDITIONS D’EXERCICE
Missions spécifiques
– Relations fonctionnelles avec les services cadres et secrétaires (AMA) et les services médicotechniques.
MOYENS MIS A DISPOSITION
Outil informatique, logiciels :
– ARCHIRM (logiciel archives médicales /gestions du dossier patient)
– GAM-GIP (logiciel gestion identité patient)
– FICHIERS PARTAGES H/archives médicales
Outil logistique : Véhicule de service
– Messagerie OUTLOOK
Personne à contacter
Mme GABELICA Catherine
Fonction : Responsable service Archives Médicales
Responsable CIV
Téléphone/Poste : 01.64.21.01.50./01.41.70.85.28
Mail : catherine.gabelica@ght-gpne.fr