Date de l’offre : 23/09/2021

URL de l’offre :
Offre d’emploi ARCHIVISTE HOSPITALIER – Centre Hospitalier Sud Francilien – Fédération Hospitalière de France (FHF)

Etablissement

Centre Hospitalier Sud Francilien
40, avenue Serge Dassault
91106 Corbeil-Essonnes

  • ARCHIVISTE HOSPITALIER
  • CDD, CDI ou Mutation
  • Catégorie B ou C

POSITION DANS LA STRUCTURE :
 Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique

• Directeur des Achats et de la Logistique et du Patrimoine
• Ingénieur en logistique
• Responsables Archives

 Relations professionnelles les plus fréquentes

 Secrétaires médicales
 Service des consultations
 Société Prestataire extérieur (gestion des dossiers médicaux du CHSF, externalisés)

DEFINITION :

L’archiviste assure le traitement des archives dans le respect des obligations de conservation, de confidentialité, de traçabilité, d’intégrité du dossier patient, des pratiques d’organisation de la structure hospitalière et du schéma directeur de l’information de l’hôpital.
Au sein du service, il collecte, classe, conserve, recherche et transmet rapidement aux demandeurs les dossiers patients archivés, en appliquant les procédures, protocoles, consignes à l’archivage médical des établissements de santé.

HORAIRES DE TRAVAIL :

 Plage horaire définie sur la base de 37 heures 30 /semaine de travail effectif conformément à la charte du temps travail.
 Amplitude horaire : 8 h 30 – 17 h 00 du lundi au vendredi.
 Fermeture les week-ends et jours fériés.

MISSIONS DU POSTE
Missions générales :

 Sous la supervision de la personne désignée comme « coordinateur » de la journée :
 L’archiviste hospitalier rempli sa tache selon une répartition par profils définis par le Responsable.
 Ces profils se répartissent comme suit :
 Traitement des Listings
 Traitement des demandes USV2
 Traitement des PEI
 Traitement des PEC
 Traitement des retours
 Traitement des recherches prestataire extérieur
 Traitement des DPUP version C
 Traitement des insertions
 Préparation des Armoires d’expéditions
 Suivi de l’accueil téléphonique
 Transfert des archives des secrétariats vers les consultations. Profil « hors archives »
 Ces profils sont évolutifs en fonction des outils informatiques et organisationnels du service

Missions principales :

• Sortie des dossiers patients demandés par les services de soins (listing, USV2, téléphone)

 Localiser dans le système informatique tous les dossiers sortants dans l’UF destinataire
 Créer informatiquement et physiquement les DPUP version C pour les inclure dans le DP
 Commander, réceptionner et dispatcher les dossiers patients en provenance de IRON MOUNTAIN
 PEI (Pochette avec Etiquette Informatisée) : éditer listes biquotidiennes et prendre en charge les demandes de création par mail, rechercher le patient, créer le n° Archives, localiser dans l’UF destinataire, apposer l’étiquette informatisée, mettre en armoire pour le service demandeur, créer les DPUP version C.
 Refaire les pochettes, mettre à disposition sur rayonnages pour les 3A (listing), mettre en armoire par point de livraison (autres demandes)

 Réception des dossiers patients (versements des unités de soins)

 Retours : vérifier l’identité, localiser informatiquement
 PEC : récupérer les pochettes de transition des armoires désappro, rechercher le patient, localiser, apposer l’étiquette informatisée.
 Classer les dossiers selon le mode de classement défini, dans les espaces de stockage et sur les rayonnages.

• Divers

 Accueil téléphonique
 Range les insertions des diverses provenance dans les dossiers patients
 Prépare et range les dossiers mis à disposition pour les études, secrétariats ou autres services demandeurs.
 Externalisation :
 revisiter les rayonnages pour fluidifier l’intervention du prestataire (rectifier les erreurs, refaire les pochettes, réaligner les dossiers)
 aider pendant l’intervention (gestion des anomalies)
 Destruction :
 Extraire et stocker les dossiers patients en fonction des requêtes

• Autres missions

 Redresser, resserrer, aligner et contrôler le stockage des dossiers, selon les besoins ou à la demande du Responsable
 Participer aux projets de service (réunions de service, groupes de travail, démarche qualité et gestion des risques…)
 Aider à la formation d’un agent, tutorat de contrats aidés ou de stagiaires.

DIVERS

Compétences et connaissances requises

 Utiliser les outils bureautiques et métier
 Rigueur, application
 Aptitude à la lecture des chiffres
 Polyvalence, capacité d’adaptation et de prise d’initiatives

Pré-requis à la fonction d’archiviste hospitalier :

 Motivation, investissement
 Conscience des enjeux (sécurité patient, agent et lieux)
 Respect du secret médical et de la confidentialité. Discrétion
 Esprit d’équipe et d’entraide
 Sens du relationnel (disponibilité, courtoisie, amabilité, diplomatie)
 Respect des consignes de sécurité
 Travailler en équipe et en réseau

Risques professionnels et contraintes

 Dossiers médicaux stockés sur étagères dans des rayonnages fixes ou mobiles.
 Transport de dossiers effectué au moyen de chariots métalliques et dans tout l’hôpital
 Port de charge répétitif qui nécessite une bonne condition physique.
 Encombrement régulier des rayonnages qui peut rendre l’activité difficile, moralement et physiquement.

Evolution possible du poste

En fonction du projet professionnel de l’agent et des possibilités institutionnelles.


Cette fiche de poste est évolutive.

Personne à contacter
Les CV et Lettre de motivation sont à adressés à :

Monsieur Christophe BEGYN
Responsable des Services Logistique
Email : christophe.begyn@chsf.fr