Apprentissage et stage -Direction des finances, des achats et des services, Paris

URL de l’offre : Réseau Aedaa

Date de l’offre: 03/05/2021

Date de vacance de l’emploi : 01/09/2021

Les missions principales du poste sont :

Mettre en œuvre le classement de fonds d’archives papier et électroniques :

  • Contrôler les bordereaux de versement et récolements
  • Élaborer ou contrôler un plan de classement
  • Classer et/ou trier les dossiers
  • Rédiger le répertoire (Sosie) ou préparer le manifeste (SEDA) selon les règles et normes en vigueur (ISAD(G), ISAAR(CPF)).

Contribuer aux activités du bureau des archives :

  • participation au suivi des opérations de gestion des documents et dossiers dans les services : contacts, visites, conseils et formation ;
  • participation aux travaux de l’équipe projet Archifiltre (audit et traitement d’archives électroniques pour versement ou élimination) ;
  • accompagnement et suivi des opérations de gestion des documents et dossiers dans les services producteurs (tri, préparation des versements ou des éliminations) ;
  • traitement et contrôle de demandes de versement en archives intermédiaires ;
  • traitement et contrôle de demandes d’élimination.

Les fonds à classer et les thématiques du travail à réaliser seront déterminés en accord avec le (la) candidat.e retenu.e.

PROFIL SOUHAITE

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

  • Droit des archives : M
  • Normes et principes du records management : M
  • Normes et principes du classement des documents et de la description archivistique : M
  • Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique : N
  • Gestion des risques : N

Savoir-faire : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

  • Planifier les activités et les échéances : ***
  • Rendre compte : ***
  • Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure : ***
  • Accompagner, conseiller : **
  • Veille, analyse et gestion documentaire : *

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

  • Rigueur et méthode : ***
  • Réactivité : **
  • Travailler en équipe : **
  • Polyvalence : **
  • Ethique et respect des règles déontologiques : **
  • Discrétion professionnelle : **

LOCALISATION ADMINISTRATIVE ET GEOGRAPHIQUE

Direction Direction des finances, des achats et des services

Sous-direction des services généraux et de l’immobilier

Bureau des archives

Duquesne: 14 avenue Duquesne – PARIS 7 ème

DESCRIPTION DU BUREAU OU DE LA STRUCTURE

Au sein de la Direction des finances, des achats et des services, la sous-direction des services généraux et de l’’immobilier est chargée pour les ministères sociaux :

  • d’organiser et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant et d’en assurer la gestion budgétaire ;
  • de piloter la politique immobilière des ministères, d’en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l’administration centrale,
  • de conduire la politique documentaire et d’organiser la politique d’archivage ;
  • de gérer les intendances, l’accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l’autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.

Elle comprend 174 agents dans 10 bureaux : 3 bureaux immobiliers, 6 transverses et logistiques, 1 financier. Ces bureaux sont regroupés en 3 pôles : fonctionnement courant, immobilier, gestion des connaissances.

SUITE DE LA DESCRIPTION DU BUREAU OU DE LA STRUCTURE

Le bureau des archives (ARCH) est chargé de la collecte, de la gestion, de la conservation, de la communication et de la mise en valeur des archives publiques de l’administration centrale, des établissements publics, agences, comités et associations sous tutelle, en application du code du patrimoine (Livre II Archives). À ce titre, il assure

  • élabore et met en œuvre la politique d’archivage ministérielle,
  • assure la gestion de la « classothèque RH » (dossiers de carrière et de paie des agents en activité) par convention avec la DRH.
  • organise la collecte, la conservation et la communication des archives intermédiaires,
  • prépare les transferts d’archives définitives aux Archives nationales,
  • participe à la mise en valeur des archives et à la gestion des connaissances dans ce domaine,
  • assure le contrôle scientifique et technique sur les archives de l’administration et des opérateurs.

Il fait partie du réseau des missions permanentes placées auprès des ministères (missions coordonnées par le bureau des missions du service interministériel des Archives de France (SIAF), au sein de la direction générale des patrimoines et de l’architecture du ministère de la culture.

Effectif du bureau (répartition par catégorie) :
1 conservateur du patrimoine (Chef du bureau) et 3 adjoints (A), dont 1 adjoint Culture (A)
Equipe « archives » : 3 catégories A, 2 catégories B, 4 catégories C
Equipe « classothèque » : 1 responsable (B), 3 agents (C)

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail
1 Formation à l’outil STAr (système de gestion des archives)
2 Formation aux outils de traitement des archives électroniques : Archifiltre, Resip
3

Autres formations utiles au poste
1
2
3

Contacts :

Personne à qui adresser les candidatures (mail) : Anne LAMBERT, cheffe du bureau des archives (anne.lambert@sg.social.gouv.fr ; 01 40 56 73 40)