Conditions de conservation des documents

– Qu’est ce que la conservation des documents ?

Conserver des documents (livres, archives, objets), c’est leur assurer une durée de vie maximale. Ils doivent être rangés dans les conditions optimales. Il faut aussi veiller à ce qu’ils soient bien manipulés, afin qu’ils ne soient pas détériorés de manière précoce. Ceci concerne autant les manipulations pour la consultation que pour un transport. Lire la suite

Les données personnelles

Le 8 janvier était la journée européenne de protection des données personnelles. C’est pourquoi nous vous proposons un point sur la communication des données personnelles.

« Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. » (Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, art. 2).

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Les archives électorales

Nous vous proposons ce mois-ci un point sur les archives électorales (élections régionales obligent !).

L’instruction la plus récente concernant les archives électorales date de 2004 : traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 : instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004 (recensement des élections tableau de gestion). Le tableau de gestion recense les documents des organismes producteurs (le Conseil constitutionnel, le ministère de l’Intérieur, les préfectures, les collectivités territoriales, l’INSEE, le Conseil supérieur de l’audiovisuel, la Commission nationale de contrôle des comptes de campagne) qui sont organisés selon un plan de classement des archives qui suit le déroulement des élections. L’instruction précise aussi qui est chargé d’assurer la conservation des documents à l’expiration de la D.U.A.

L’instruction modifie les textes suivant :

Circulaire du 30 août 1941 : Archives départementales et communales. Modification des délais de conservation de certaines catégories de papiers ;

Circulaire du ministre de la Culture AD 70-6 du 16 juillet 1970 : Archives électorales ;

Circulaire du ministre de la Culture AD 89-2 du 15 mars 1989 : Archives départementales. Tris et éliminations. INSEE ;

Circulaire interministérielle INT/B/93/00190/C (AD 93-1) du 11 août 1993 : Instruction pour le tri et la conservation, aux Archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes (partie Elections).

Arrêté interministériel du 1er juillet 1921 : Règlement général des Archives départementales : articles 18 à 23 ;

Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales : Cadre de classement des archives communales postérieures à 1789, sous-série 1 K, Elections.

 

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