Compte rendu de la rencontre du Collectif A8 et de l’ICA/SPA

Le 31 mars dernier, à l’occasion du Forum des archivistes à Troyes, plusieurs associations étudiantes du Collectif (Adal, Adeda78, Adelitad, Aedaa et AedAmu) ont rencontré l’ICA/SPA (section des associations professionnelles du Conseil International des Archives) avec qui l’AAF les avait mis en relation quelques semaines avant le Forum.

Étaient présent(e)s lors de cette matinée d’échanges :

Pour les associations étudiantes :

  • Florian Giraud, Marion Rivière (Adal)
  • Frédéric Allio, Maud Jouve, Lucile Node (AedAmu)
  • Anaël Roinard (Aedaa)
  • Sébastien Menu (Adeda78)
  • Noémie Dohey (Adelitad)

Pour l’ICA/SPA :

  • Cristina Bianchi (Suisse)
  • Marta Munuera Bermejo (Catalogne)
  • Claude Roberto (Canada)
  • Fred Van Kan (Pays-Bas)
  • Becky Haglund (États-Unis)
  • Bettina Joergens (Allemagne)
  • Vilde Ronge (Norvège)
  • Michal Henkin (Israël)

La rencontre avec les membres de l’ICA/SPA s’est déroulée sous forme d’une table ronde durant laquelle échanges et bonne humeur ont rythmé notre matinée. Dans un premier temps, les membres de la délégation de l’ICA/SPA ont posé de nombreuses questions aux membres du Collectif.

1ère question : Quelles sont les différentes formations en France en archivistique ?

Maud (AedAmu) : Dans le milieu universitaire, les formations en archivistique proposées sont essentiellement de niveau bac + 5. Après une licence, généralement en histoire, en littérature ou bien dans le domaine du patrimoine, les étudiants suivent des masters professionnels en archivistique sur 2 ans.

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Assemblée générale du 7 novembre 2009

Chers adhérents,

 

L’organisation de notre Assemblée générale est prévue comme suit :

14h : Assemblée générale, à l’Institut Municipal (9 rue du Musée, Angers, salle 302)

17h : retours d’expériences des diplômés, échanges entre étudiants et diplômés

19h : apéritif et dîner à la Crémaillère (crêperie rue Bressigny)

L’Association prendra à sa charge les boissons, vous apporterez votre contribution en réglant vos crêpes et galettes.

 

Les candidatures déclarées pour les mandats au Bureau sont les suivantes :

– Nadège GOHIER (Master 2, promotion 2007-2008)

– Oriane TROUBAT (Master 2, promotion 2005-2006)

 

Pour le mandat de représentants des diplômés, Mélanie JOBARD (Master 2, promotion 2005-2006) s’est portée candidate pour siéger aux côtés de Coralie GOUTANIER.

 

Je me permets de vous rappeler que seuls les votes des adhérents à jour de leur cotisation 2009-2010 seront pris en compte (inscription sur aedaa.fr) et que seuls les diplômés pourront prendre part à l’élection de leur représentant.

 

Enfin, si certains d’entre vous étaient absents le 7 novembre, nous vous rappelons que vous pouvez voter par correspondance ou par procuration.

 

Je compte sur votre participation et vous remercie de votre confiance.

 

Bien cordialement,

 

Mathilde ARMAND

Présidente de l’AEDAA

 

Réunion du CA (28 mars 2009)

Réunion du Conseil d’Administration

du 28 mars 2009

Tenu à la salle Burgess, Bibliothèque universitaire de Belle-Beille

à Angers

 

PRÉSENTS :

Bureau : Mathilde Armand, Jean Merlet, Anne Lafon

Conseil d’Administration : Cécile Daussun, Katell Auguié, Elodie Taupin, Maïwenn Bourdic, Aurélie Moan, Sandrine Grosbois, Lucie Lepage, Arnaud Riteau

ABSENTS EXCUSÉS :

Bureau : Mélanie Jobard

Conseil d’Administration : Alice Grippon, Corentin Sommier, Séverine Menet, Maïlys Mouginot, Sébastien Lebled, Charlotte Maday, Florence Leclercq-Bernigaud, Pauline Caillaud, Coralie Goutanier

ABSENTS NON EXCUSÉS :

Conseil d’Administration : Clotilde Le Forestier

Etaient également présents : Nadège Gohier

Ordre du jour :

Validation du PV du CA du 07/02/2009

  1. Bureau
    1. Bilan financier
    2. Organisation et fonctionnement de l’association
  1. Commissions
    1. Services en ligne
    2. Bureau-emploi
    3. Archivor
    4. Site internet

Déroulement de la séance :

Début de séance à  14h00

Validation du PV du CA du 07/02/2009 :

après discussions, le PV est validé à l’unanimité des membres présents.

1. Activités du bureau

    1. Bilan financier

1) Bilan provisoire

A la date d’aujourd’hui, l’AEDAA dispose de 13 205,70 € répartis comme suit :

  • 6231,81 € sur le compte chèque ;
  • 6973,89 € sur le livret bleu d’épargne.

Il se pose également la question de la vérification des comptes de l’association par une personne extérieure à l’association :

  • Katell A. indique qu’auparavant, Eric Pierre, enseignant à l’université d’Angers, effectuait cette vérification
  • pour cette année, il est possible de demander à nouveau à Eric Pierre de l’effectuer, de le demander au trésorier du Collectif A8, ou encore à un contact proposé par Cécile Daussun

èune décision devra être prise au prochain CA

2) Recettes et dépenses

Exercice 2008-2009 : état des recettes et dépenses au 28 mars 2009

Poste Dépenses (en €) Recettes (en €)
Adhésions 2070
Collectif A8 242,61
Archivor 40
Assemblée générale 2008 563
Frais bancaire (accès aux comptes par internet) 9,16
Site internet (hébergement et achat d’un nom de domaine) 26,30
Fournitures (achat d’un tampon) 40
Frais de déplacement AEDAA 385,40
Don en la mémoire de Mme Poinsotte 150
ASGRALMA 1500
Journée d’étude 811,17 1075
TOTAL 3485,03 3427,61

Avec 2070 € (contre 2730 € en 2007-2008) la baisse du nombre d’adhérent est sensible. Seulement deux exemplaires d’Archivor (à 20 € chacun) ont été vendus.

Au sujet de la baisse du nombre d’adhérents, Katell A. se demande si ce n’est que passagé  ; Mathilde A. pense que cette baisse est en partie due au changement de rythme opéré en début d’année avec l’avancement de l’AG

Par rapport au précédent conseil d’administration du 7 février dernier, l’AICI de Montauban a versé sa contribution aux frais de déplacement du collectif A8. Seule l’ADEDA (Saint-Quentin-en-Yvelines) n’a pas encore envoyé de chèque il manque donc 80,11 € sur ce poste. Malgré plusieurs mails et deux courriers à l’adresse personnelle de la trésorière de cette association, Jean n’a pas, à ce jour, de nouvelles.

è décision : la question sera posée lors de la prochaine réunion du Collectif. Auparavant, une relance sera faite sur le FADAU.

1500 € ont été versés à l’ASGRALMA, l’association présidée par M. Marcilloux. Cette somme correspond à la subvention versée par la DRAC pour la journée d’étude de 2007 et il était prévu que M. Marcilloux la récupère pour publier les actes des journées d’étude. Il souhaite cependant savoir s’il peut toucher une partie des bénéfices des anciennes journées d’étude. Pour mémoire, ceux-ci s’élèvent à :

– 715,01 € pour 2007 ;

– 1693,08 € pour 2008.

Soit un total de 2408,09 €.

è La question est posée de savoir si cette somme doit être versée à l’ASGRALMA et, si oui, combien ? La décision est donc prise d’envoyer un courrier officiel à M. Marcilloux pour savoir comment vont se partager les droits s’il y a publication des actes, quelle place est laissée à l’association et ce que coûte la publication des actes d’une seule journée d’études. L’association compte se renseigner sur les éditions à compte d’auteur dans la perspective de publier elle-même les actes.

Le remboursement des frais de transport est également évoqué : dans le cas des remboursements des frais kilométriques occasionnés par des déplacements en voiture, le remboursement effectué est souvent supérieur aux frais engagés.

è il est donc décidé de procéder à une révision des tarifs au kilométre qui sont actuellement pratiqués et d’envisager une révision annuelle de ces tarifs

Enfin, il faut ajouter aux dépenses, l’achat du domaine d’hébergement du nouveau site internet de l’association (aedaa.fr) qui sélève à 26,30€. L’hébergement du site est en fait un abonnement, un RIB sera donc envoyé à l’hébergeur pour que le renouvellement se fasse automatiquement chaque année.

3) La journée d’étude

Journée d’étude du 13 février 2009 : état des recettes et des dépenses au 28 mars 2009

Postes Dépenses (en €) Recettes (en €)
Subventions privées (Arkhénum, Anaphore, SGA, Alphadex) 950
Subventions publiques ?????
Inscriptions 125
Badges 11,36
Restaurant 264
Café, viennoiseries, boissons, etc. 228,18
Conception de l’affiche et impressions 150
Envois 81,23
Frais de déplacement d’un intervenant 76,40
TOTAL 811,17 1075

La journée d’étude a pour l’instant généré un bénéfice de 263,83 €. Il manque en effet 1200 € de subventions normalement promises par l’université :

  1. Université d’Angers : 400 € ;
  2. Département histoire de l’université : 400 € ;
  3. CERHIO : 400 €.

Ces sommes sont difficiles à récupérer. Les étudiants s’étaient pourtant entendu avec les organismes donateurs et leur avaient fourni des RIB de l’AEDAA pour effectuer les virements. Au téléphone comme par mail, peu de réponses es ou pas de réponse du tout !

Cependant, après un envoi de mails aux responsables de ces différentes structures, il est apparu que des retards ont été pris pour valider les subventions et donc pour effectuer les versements du fait de la grêve qui touche le milieu universitaire. Des décisions officielles ont été maintenant prises aux conseils des 3 institutions concernées, il faudra suivre ces dossiers et s’assurer des versements dans les prochains mois.

    1. Organisation et fonctionnement de l’association
  • la date de l’Assemblée est provisoirement fixée au 10 octobre 2009 : selon la date de la rentrée universitaire et la volonté des étudiants, cette date pourra être modifiée

è les étudiants devront s’être exprimés sur cette date pour le prochain Conseil d’administration et sur ce qu’ils souhaitent pour cette journée en terme d’activités complémentaires

  • il est également décidé qu’un CA se tiendra un mois avant l’AG (autour du 12 septembre) pour suivre le lancement du nouveau site internet et l’organisation de l’AG :  décision à confirmer après l’officilaisation des dates des Journées du patrimoine.
  • Collectif A8 : lors du dernier CA, par rapport au « Qui fait quoi? », il avait été décidé que l’AEDAA serait représentée par la présidente et la vice-présidente au Collectif, ce qui va demander une mise à jour des inscriptions
  • recrutement d’une chargée de communication pour l’association : suite à l’offre d’emploi déposée sur le bureau-emploi du site internet de l’AEDAA, une étudiante en M2 a souhaité prendre le poste, Nadège Gohier (qui nous a rejoint en cours de séance). Elle sera chargée de la diffusion des infos entre l’association et les adhérents, entre l’association et la profession, et  dans l’association en interne.

2. Commissions

2.1. Services en ligne

– le site actuel : Cécile D. indique qu’un certain nombre d’éléments doivent être remis à  jour et qu’une vérification systématique est  en cours pour faire ces remises à jour notamment pour ce qui est de la vie de l’association ; plusieurs demandes par mails ont été envoyées mais très peu de réponses renvoyées à ce jour (notamment les listes de promos).

– le site en préparation :

1/ arborescence (re)définie : rubrique présentation de l’association, actualités des archives, formation, Journée d’études, insertion professionnelle, Archivor, forum (dont les thèmes sont à redéfinir, liens web => une partie adhérent, une partie public, une partie modérateur), arborecence re(définie) également dans le plateforme documentaire : titre et contenu des rubriques

2/ adhésion se fera en ligne, le bulletin d’adhésion sera à revoir, la question s’est posée de savoir si on conserve les adhésions papier ET les adhésions sur le site

3/ images à trouver pour illustrer la bannière : une annonce pourra être mise sur le forum du site actuel

4/ actualités : assurées par Aurélie Moan

5/ newsletter peut être mise en place : pour les gens qui veulent, nouveautés par rubrique

è bascule se fera cet été : les contenus fixes seront basculés entre-temps, les contenus actifs en quelques jours au moment de la bascule, la date exacte devra être déterminée au prochain CA de l’association, une fois fixée, la date sera communiquée au adhérents par mails

  • boîte aedaa@voilà.fr : il faut envisager de récupérer les mails, de renvoyer les mails qui arriveront ensuite vers la nouvelle boîte, et de fermer cette boîte

2.2. Bureau-emploi (RAS)

 

2.3. Archivor

– Archivor « archives cultuelles » :

–  interview de Nadine Gastaldi aux AN à faire ,

– bibliographie à rédiger

– un édito à rédiger également

– sommaire à mettre au propre

è donc cet Archivor pourrait sortir courant mai, début juin

– Archivor « archives de la santé » :

– les articles de Eve Jullien ont été récupérés, il reste à  les relire et à les remettre en forme

– questionnaires des hôpitaux sont encore à exploiter

è donc cet Archivor pourrait sortir en fin d’année 2009

– Archivor sur « les Angevins à l’étranger » :

    • 2 contacts pris en plus pour témoigner
    • 2 personnes intéressées par aider pour le suivi des opérations
    • mails envoyés à Marie-Amandine Wisz qui suivait cet Archivor mais pas de réponse, donc relance en passant par ses camarades de promotion

séance levée  à 17h15

Assemblée générale 2001 (annexe emploi)

Commission Bureau Emploi

 

Bilan moral

 

 

Le bureau-emploi traite donc en moyenne dix huit offres par mois pour cent soixante six inscrits aujourd’hui.

 

Le nombre de courriers n’est qu’une indication puisqu’il est en baisse depuis mars 2001. L’essentiel des offres est désormais envoyé par internet au jour le jour à cent cinquante six personnes. Ce nombre est en constante augmentation : il est donc difficile de définir son évolution mois par mois.

Réunion du CA (6 juin 2009)

Réunion du Conseil d’Administration

6 juin 2009

PRÉSENTS :

Bureau : Mathilde Armand, Mélanie Jobard, Anne Lafon

Conseil d’Administration : Cécile Daussun, Maïlys Mouginot, Nadège Gohier, Sandrine Grosbois, Charlotte Maday, Coralie Goutanier

ABSENTS EXCUSÉS :

Bureau : Jean Merlet

Conseil d’Administration : Elodie Taupin, Alice Grippon, Katell Auguié, Corentin Sommier, Aurélie Moan, Séverine Menet, Sébastien Lebled, Florence Leclercq-Bernigaud, Pauline Caillaud Maïwenn Bourdic, Clotilde Le Forestier, Lucie Lepage, Arnaud Riteau

Ordre du jour :

  • Relecture et validation du CR du CA précédent par les présents

Un envoi par mail sera fait pour les absents afin qu’ils puissent également prendre connaissance du CR et le valider.

  1. Bureau
    1. Bilan financier
    2. Bilan sur les adhésions 2008-2009
    3. Organisation de l’association : « Qui fait quoi » et prochaines réunions
    4. Collectif : enquête
    5. Charte graphique : propositions présentées par Nadège
  1. Commissions
    1. Services en ligne : état d’avancement du nouveau site par Cécile
    2. Bureau-emploi
    3. Archivor
    4. Comité des Fêtes

La séance est ouverte à 14h15.

1. Activités du bureau

1.1. Bilan financier

1.1.1. Bilan provisoire

A la date du 6 juin 2009, l’AEDAA dispose de 12786,31  € réparti comme suit :

– 5812,72 € sur le compte chèque ;

– 6973,89 € sur le livret bleu d’épargne.

1.1.2. Recettes et dépenses

Exercice 2008-2009 : état des recettes et dépenses au 28 mars 2009

Poste Dépenses (en €) Recettes (en €)
Adhésions 2130
Collectif A8 242,61
Archivor 40
Assemblée générale 2008 563
Frais bancaires (accès aux comptes par internet) 11,45
Site internet (hébergement et achat d’un nom de domaine) 26,30
Fournitures (achat d’un tampon) 40
Frais de déplacement AEDAA 522.90
Don en la mémoire de Mme Poinsotte 150
ASGRALMA 1500
Journée d’étude 928.67 1075
TOTAL 3742,32 3487.61

Par rapport au précédent conseil d’administration, les chèques des adhésions ont tous été encaissé et ont permis de récolter 2130 €, soit 600 € de moins qu’en 2007-2008) la baisse du nombre d’adhérent est sensible. Avec aucune nouvelle vente, Archivor est au pont mort.

L’ADEDA (Saint-Quentin-en-Yvelines) n’a toujours pas envoyé de chèque pour participation aux frais de déplacement du collectif A8 (80,11 €). Depuis la dernière réunion, j’ai envoyé un nouveau message sur le FADAU, j’ai relancé sur les mails des membres du bureau, sans aucun résultat. La prochaine réunion du collectif ayant lieu le 20 juin prochain, je demande à Mathilde de bien vouloir faire un rappel.

1.1.3. La Journée d’étude 2009

Le paiement des dernières demandes de remboursement de frais de déplacements d’intervenants permet de clore les dépenses de la Journée d’étude. Le bénéfice actuel s’élève à 146.47 €. On est donc loin des presque 1700 € de bénéfice l’année dernière !

Journée d’étude 2009 : état des recettes et dépenses au 6 juin 2009

Libellé Dépenses Recettes
Enveloppes (31,25 €  et 8,75€) (remboursement Anne LAFON) 40 €
Timbres (remboursement Anne LAFON) 41,23 €
12 bouteilles de vin (remboursement Nadège GOHIER) 63,44 €
mini viennoiseries (remboursement Nadège GOHIER) 55,25 €
Subvention Arkhénum 300 €
Café, thé, sucre, eau, jus de fruits, serviettes, tasses, nappes, assiettes en carton (remboursement Anne LAFON) 109,49 €
Conception d’une affiche (Maxence WINISDORFFER) 150 €
Subvention Anaphore 300 €
Inscription de deux personnes par virement 20 €
19 badges double attache 11,36 €
15 chèques d’inscriptions 105 €
Subvention Alphadex 50 €
Subvention SGA 300 €
Repas 264 €
Frais de déplacement de M. VEYSSIERE 76,40 €
Frais de déplacement de M. MASSELA 117,50 €
TOTAL 928,67 € 1075 €

Mais effet les 1200 € de subventions normalement promises par l’université  manquent toujours à l’appel :

  • Université d’Angers : 400 € ;
  • Département histoire de l’université : 400 € ;
  • CERHIO : 400 €.

Anne a déjà signalé  que les grèves avaient sérieusement ralentit l’université  à tous les niveaux. Je n’arrive cependant toujours pas à  obtenir une réponse cohérente concernant le versement de ces subventions. Anne a-t-elle plus d’informations ?

Anne a contacté  plusieurs fois les administrations concernées mais apparemment leur travail comptable a été retardé par les mouvements de grèves des étudiants. Les subventions accordées sont bien sur les ordres de virement à passer mais sont retardés.

La crainte des membres du Conseil est que ces subventions n’arrivent pas. Charlotte dit qu’effectivement il serait bon de les relancer soit par courrier soit par un membre de l’association qui pourrait aller sur place. Finalement il est décidé qu’Anne préparera un courrier en recommandé avec accusé de réception.

 

1.1.4. Les frais de déplacement

Le Conseil d’Administration avait lors de sa dernière réunion posé  la question de la réévaluation des frais de déplacement remboursé par l’association. Pour les voyages en train, le système resterait inchangé (remboursement d’un aller-retour en 2nde classe).

Pour les déplacements en voiture, plusieurs solutions ont été envisagées, notamment s’inspirer des calculs de consommation de certains sites internet spécialisés dans les trajets. D’après Jean le plus simple semble de se calquer sur le barème édité chaque année par le ministère des finances.

Le Conseil est-il d’accord ? Accord des présents à l’unanimité

Votes par mail :

Un nouveau modèle de demande de frais de remboursement des déplacements est également présenté. Il sera placé en annexe.

Mathilde demande à  se que soit rajouter la phrase suivante sur ce modèle : « aucun remboursement ne pourra être supérieur aux frais réellement engagés par l’administrateur. ». Cela évitera tout quiproquo au moment des remboursements.

Barème kilométrique 2009 (paru le 12 février 2009)

1.2. Bilan des adhésions

1.2.2 Gestion des adhérents

Jusqu’au dernier Conseil d’Administration, Mathilde gérait les adhésions. Cette activité a été déléguée à Pauline Caillaud. Par mail, Pauline a annoncé qu’elle redonnait le fichier à Anne. Qu’en est il exactement ? car actuellement nous ne sommes pas en mesure de connaître le nombre exact d’adhérents faute de savoir qui gère désormais ce fichier.

Anne répond qu’actuellement elle a bien repris le fichier des adhérents, cependant il est vrai que l’information n’a pas forcément été annoncée à  Lucie qui gère la boite aux lettres à Angers.

Mathilde ferra un message à Lucie pour lui dire de renvoyer les bulletins d’adhésions qui arriveraient à Anne et non plus à Pauline. Un message sera également envoyé à Pauline afin qu’elle supprime le fichier des adhérents qu’elle aurait encore en sa possession afin de préserver les informations qu’il contient.

Une séance de mise à  jour du fichier sera effectuée entre Anne et Mathilde tant pour le fichier physique que pour le fichier papier.

1.2.2. Problème d’accès à l’espace adhérent

Certain adhérent se sont plaints de ne pas pouvoir accès à l’espace adhérent alors qu’ils ont adhéré depuis plusieurs mois déjà au sein de l’association. Pour tous ces adhérents, Mathilde a réinitialisé la connexion. Mais ce n’est pas acceptable. A titre de dédommagement, le Conseil propose d’offrir la prochaine adhésion aux adhérents touchés par le problème.

Accord des présents : vote à l’unanimité

Accord par mail :

1.2.3. Mise en valeur de l’association auprès des adhérents

Anne a fait une enquête auprès des étudiants sur l’association et une implication ou non de leur part dans l’association. La seule chose que retiennent les étudiants de positif, c’est les offres d’emplois mises à jour régulièrement sur le site Internet. Il faut dire que cette année, peu d’actions de mise en valeur on été faites :

  • Pas d’Archivor
  • A l’exception des offres d’emploi, les informations ne sont pas mises à jour sur le site
  • Les problèmes d’accès à l’espace adhérents.

Mais le nouveau site va être l’occasion de se faire de la publicité. De plus, des actions vont être réalisées :

  • Relevés de décisions systématiques avec un résumé du CA dans les « news de l’asso » et via la liste de diffusion.
  • Fiches de postes pour les postes vacants lors de l’appel à candidature. Pour cela, il faut que chacun ait rempli son « qui fait quoi » (cf. 1.3.2)
  • 1.3. Organisation de l’association

1.3.1 Prochaines réunions

Lors du dernier Conseil d’Administration on avait proposé de placer un Conseil d’Administration le samedi 12 septembre afin de préparer l’Assemblée générale d’octobre. La confirmation de cette date était mise en attente car les dates des journées du Patrimoine n’étaient pas encore officielles. Les journées du Patrimoine doivent se tenir les 19 et 20 septembre. D’après les dernieres informations envoyées par Lucie, la date de la rentrée universitaire serait autour du 15 septembre. Le prochain Conseil sera donc le samedi 12 septembre à Angers.

L’assemblée générale reste fixée au samedi 10 octobre.

1.3.2. Qui fait quoi ?

Mathilde devra renvoyer le modèle des modes d’emplois aux administrateurs afin que chacun le complète.

Les modes d’emplois serviront de base lors des appels à candidatures et seront diffusés sur le site Internet

1.3.3. Le temps de rédaction des comptes-rendus de réunions

Cécile évoque le temps de rédaction de comptes-rendus de réunion. Pour rédiger le compte-rendu, nous avons deux semaines. Ensuite, il est enregistré sur format pdf et diffusé sur le site Internet.

1.3.4 La mise à jour des anciens comptes-rendus des Conseils ou Assemblées générales

Sur le site Internet, aucun compte-rendu du Conseil n’est diffusé. Le Conseil souhaiterait tous les diffuser sur le nouveau site. Mais il y a beaucoup d’arriérés et cet arriéré est sous format papier. Pour régler ce problème, des actions sont prévues :

    • Première action : scanner tous les CR (Mathilde)
    • Deuxième action : transformer les CR du pdf en format Word pour pouvoir les modifier,
    • Troisième action : répartir la relecture entre les administrateurs afin de pouvoir les mettre en ligne.
  • 1.4. Collectif

1.4.1 L’enquête sur l’insertion professionnelle

  • L’enquête marche bien puisque jusqu’à présent le collectif a récolté un peu plus de 500 réponses. Elle sera clôturée d’ici à 15 jours et donnera lieu en 2010 à une journée d’étude.

1.4.2 Un représentant du Collectif

Toutes les associations du Collectifs ont un représentant. Pour l’’instant, au sein de l’Aedaa, ce rôle est dévoué au Président et au Vice-président. Mais Mathilde et Anne aurait besoin d’aide dans cette tâche. En effet, le Collectif a plusieurs projets et notamment :

  • Une journée d’étude à partir de l’enquête sur l’insertion professionnelle
  • Le statut juridique du collectif

Ainsi, il serait bien de créer une fiche de poste pour un Représentant du collectif  et de la diffuser via le site Internet dans les «News de l’Asso » et via la liste de diffusion.

  • 1.5 Charte graphique : propositions présentées par Nadège (Rédigé par Nadège Gohier)

Les enjeux de la nouvelle charte graphique sont de construire un discours (visuel et textuel) homogène et cohérent, d’unifier les supports de communication et d’adopter des codes immédiatement identifiables par l’ensemble des membres. Il est nécessaire d’identifier l’ensemble des supports de communication utilisés par l’AEDAA, non seulement les plaquettes de présentation de l’association à destination des étudiants et des professionnels, mais aussi le site Internet, l’Archivor, les bulletins d’adhésion, les modèles de lettre-type.

Les autres associations du Collectif de possèdent pas d’identité  visuelle forte, ce qui laisse à l’AEDAA de larges options de réalisation. Il faudra toutefois veiller à éviter la couleur bleue, très largement utilisée dans les logos des associations du Collectif.

A l’heure actuelle, l’AEDAA possède un logo (Annexe 1) qui va être retravaillé pour s’adapter à tous les supports mentionnés. Les deux couleurs, gris et rouge, vont être conservées et déployées sur l’ensemble des supports. La typographie a préféré est Arial Black, taille 12 (pour le corps) ou 14 (pour les titres), justifié (Annexe 2) ; elle est déjà utilisée pour le corps de texte de l’Archivor.

Le crocodile sera lui aussi décliné sur l’ensemble des supports et colorisé. La couleur fera l’objet d’une concertation avec Maïwenn Bourdic, afin d’en juger de la compatibilité avec une utilisation sur le site Internet, et d’un vote des membres du conseil d’administration au mois de juillet.

Cette charte graphique doit permettre d’atteindre une cohérence de communication, de mettre en valeur les spécificités de l’AEDAA et de lui donner une véritable personnalité.

 

2. Commissions

2.1 Services en ligne : nouveau site internet (Par Cécile Daussin)

2.1.1 Message de Maïwenn (lu par Cécile)

Ø Ce qui a été fait :

  • Mise en place d’un agenda
  • Module d’offres d’emploi : formulaire pour proposer une offre et recherche
  • Carte des membres (facultative, selon l’adresse professionnelle renseignée lorsque l’adhérent complète son profil après inscription)
  • Module de ressources documentaires, avec possibilité pour les membres de proposer un fichier
  • Module d’inscription (en cours de finalisation) : adhésion en ligne. Une fois le paiement reçu (chèque ou paiement en ligne), le membre peut se connecter.

Cette inscription permettra notamment d’envoyer les convocations aux adhérents par voie électronique, sauf mention contraire de l’adhérent qui souhaiterait les recevoir par courrier postal.

  • Les adresses mail du site ont été créées ainsi que les formulaires de contact (pj formulaire contact et formulaire contact 1). Il faudra voir par la suite la répartition des adresses selon les commissions. Possibilité de recevoir dans sa boîte de réception (Outlook, Thunderbird) ou d’aller directement sur la boîte. 4 adresses existent (sur 5 possibles) : postmaster@aedaa.fr (pour le site web) ; association@… ; emploi@.. (bureau emploi) et archivor@…

Ø A venir :

  • Finaliser inscription en ligne, notamment avec l’ouverture d’un compte paypal et le paiement de l’inscription. Frais par mois : 2.9% du total + $0.30 USD (Pour 50 adhésions en un mois, ça ferait environ 1,95 euros de frais).
  • Voir s’il est nécessaire de rajouter un module pour la lettre d’information ou si ce qui est proposé par défaut convient.
  • Voir pour la mise en place d’une boutique en ligne pour les Archivor
  • Boucler ce qui est Template, icônes, textes par défaut à modifier, polices etc.
  • Forum : définir catégories nécessaires. Rappel : thème principal (section) > sous-forum (catégorie). Là c’est à voir avec le groupe services en ligne.
  • Autres remarques :
  • L’ensemble du site est géré par une base de données. Derrière tout le texte, les membres, le contenu, etc. il y a des tables qui sont entièrement exportable sous Word, Excel, Access, PDF, ou les équivalents Open Office. Même en XML si certains veulent 😉 Donc on peut sans problème faire des statistiques, extraire le fichier des membres, connaître les articles les plus lus, les fichiers les plus téléchargés etc.
  • Les membres peuvent soumettre des articles, des liens et des fichiers ressources doc. Tout sera validé par les modérateurs.
  • Migration de l’ancien site vers le nouveau site : prévue pour la fin août

2.1.2. Intervention de Cécile (Rédigé par Cécile Daussin)

Ø Résumé des travaux effectués en ce moment par les membres de la commission, pour alimenter la plateforme :

– Arborescence mise en place et répartition des rubriques effectuées entre les membres de la commission.

– Méthode de saisie rédigée par Maïwenn, testée et relue par Katell et Cécile, diffusée à tous les membres de la commission.

– La plateforme commence d’être alimentée. Toutefois, on risque de manquer de documents sur certains sujets (archives privées, problématiques hospitalières, action culturelle, document électronique, externalisation, dématérialisation dans le domaine privé (ex : banque et assurance). Cécile explique précisément le type de document accueilli sur la plateforme et relance un appel à contribution spécifique auprès des membres du CA présents.

Il est décidé  ceci :

– Mathilde va nous fournir des docs sur les archives d’entreprise, Maylis sur les hôpitaux, tout le monde va voir ce qu’il a sous le coude et l’envoie à  CD pour redistribution.

– Pour cela : Cécile fournit à Nadège, pour diffusion à tout le CA l’arborescence des thèmes retenus.

– De plus : Nadège va rediffuser un appel auprès des adhérents.

– Pour les intervenants du bureau-emploi et chargés de la gestion du fichier des adhérents, il est annoncé que des tests de saisie auront lieu cet été, pour s’entraîner, avant la mise en production. Tout le monde accepte volontiers ce principe.

2.2.3 Discussions (Rédigé par Cécile Daussin)

Le projet a suscité  beaucoup de questions (et d’intérêt).

Cécile liste les questions pour les transmettre à Maïwenn. Ci dessous, figurent les questions avec les réponses apportées par Maïwenn en italique, après échange de mails.

Ø Les adhérents vont-ils devoir se réinscrire sur le site, ou bien valider leur inscription ? (le sous-entendu : le ça craint 1/ que les adhérents râlent de devoir remplir tout le formulaire en ligne, et qu’il vaudrait mieux qu’ils aient déjà une page à leur nom, et qu’ils ne leur restent plus qu’à cliquer sur un bouton pour dire qu’ils ré-adhèrent. 2/ Le « vieux site » contient des fichiers d’adhérents, y compris les anciens adhérents. La question est de savoir si ils vont être exportés tels quels, ou bien si quelqu’un d’entre nous va devoir tout ressaisir.


Les adhérents vont devoir s’inscrire une première fois sur le nouveau site, d’autant plus qu’un des changements est que c’est lui-même qui choisit son mot de passe.
Pour ce qui est des réinscriptions, un mail sera adressé à chaque fin d’année afin de lancer la campagne de ré adhésion, avec dans le mail le lien pour payer en ligne / ou les coordonnées pour envoyer un chèque.

Le calendrier prévu est :

– en septembre, les adhérents s’inscrivent pour la première fois sur le site,
– on importe le fichier adhérents de l’ancien site et on fusionne les doublons (une fois la grosse vague passée)
– fin août suivant, on envoie un mail collectif pour dire que les nouvelles adhésions sont ouvertes, avec un lien pour le paiement en ligne et les coordonnées pour les adeptes du chèque. On prévient qu’à compter du X/Y, les membres n’ayant pas renouvelé leur adhésion se verront verrouillé l’accès au site en tant que membre
– on relance une grosse semaine avant la date butoir les retardataires
– le jour J, on désactive ceux qui n’ont pas encore payé.
Et l’année suivante on recommence.

Pour ce qui est du fichier des anciens adhérents, Maïwenn m’interroge… Déjà il y a deux fichiers, l’un qui s’appelle adhérent, et l’autre gestion_user. Et ils se recoupent…
A défaut de pouvoir créer des groupes pour le moment (il y en a par défaut mais on ne peut pas en rajouter), elle a fait une tentative et on peut faire un groupe qui n’aura accès à rien de privé mais sera recensé dans la base et on pourra donc faire un mail groupé à ce groupe d’anciens adhérents.

Ø Coralie demande s’il est possible de créer une page temporaire où les adhérents pourraient s’inscrire pour les visites de service d’archives.
On peut faire une page formulaire à diffuser selon la visite, avec des choix de réponses (participera ou pas). Ou rajouter un onglet dans le profil, ce qui permettra de faire une extraction des participants.

Ø Le CA suggère, dans la plate forme, une sous-rubrique « sketches » où chacun pourrait raconter ses anecdotes cocasses en du texte libre.


Cela aurait plutôt sa place dans le forum.

Ø Charlotte, pour le bureau emploi : demande si les champs non renseignés lors de la saisie des offres d’emploi sont comptabilisés comme tels dans les statistiques (ou bien s’il faut prévoir un code spécifique à taper pour cela).


Les champs vides seront vides, comme les cases d’un tableau non remplies. Une petite remarque concernant les statistiques : il faudra les faire, il n’existe pas de modèle tout fait pour faire des statistiques spéciales AEDAA. Une extraction de la base donnera un tableau Excel (ou Access, selon affinités). Ensuite il faudra utiliser des filtres.


Si par exemple on doit faire des stat sur les salaires proposés, il faut d’une part que le champ soit rempli un minimum (et que ce soit plus ou moins représentatif, sinon ça ne sert à rien).


Concernant le champ type de contrat, où le choix doit se faire nécessairement entre CDI, CDD ou stage, l’extraction traduit ça en codant en « 0 », « 1 » ou « 2 » . 0 signifiant CDI, 1 signifiant CDD, 2 signifiant Stage. Ca surprendra sans doute un peu au début mais c’est le langage informatique. Et c’est le plus fiable ! s’il y avait un champ texte, il faudrait sans doute reprendre annonce par annonce parce qu’à certains endroits il y aura écrit CDD, à d’autre contrat à durée déterminée, ou encore Contrat 3 mois.

Ø Comment le site va-t-il être sauvegardé ? Et aussi : a-t-on prévu une sauvegarde du vieux site
Les données du site (actuel comme ancien) sont entièrement contenues dans une pauvre base de données qui pèsera peut être 1 Mo mais ce n’est pas sûr ! C’est juste du texte dans le Bloc-notes de Windows (ou l’équivalent). L’extraction sera codée en SQL (mais mise en forme pour les tables utilisées par Joomla) est pourra, en cas de crash d’OVH (ce qui est fort douteux, c’est l’une des plus grosses plateformes du web), être réinstallée dans un site Joomla.


Pour migrer vers un autre CMS, ce sera une autre paire de manche.


Concernant l’ancien site, les données seront migrées, il pourra donc être supprimé à ce moment-là.


Ø Pour la plateforme : y a t il un outil (par exemple : une moulinette) qui convertira automatiquement les fichiers, pour éviter l’obsolescence ?


Les fichiers qui sont mis en ligne sont hébergés sur notre site donc existeront tant qu’on ne les supprimera pas. Concernant l’obsolescence il faudra faire ça « manuellement ».

Le seul cas qui peut être problématique concerne les liens. Et là  il faudra une surveillance, qui pourrait être assurée par les modérateurs.


Ø La capacité d’hébergement de la plateforme est-elle limitée, la seule limite étant celle des 5 Mo par document.

La capacité  d’hébergement de la plateforme est limitée  à 600 mo. Maïwenn fera  la police concernant la taille des fichiers. Au cas où le site arriverait à saturation,  on peut migrer sans problème vers la formule supérieure OVH. Ce sera juste un peu plus cher. 

Ø Le CA fait part de sa crainte de confier à Maïwenn seule la maintenance technique du site, tant pour la charge de travail que cela représente que pour le savoir-faire.

D’abord sur la charge de travail : il n’est pas si important que cela.

Maïwenn partage le point de vue que cela  peut être problématique que tout repose sur elle. Pour l’instant,  la priorité  est de lancer le site, qu’il soit opérationnel pour la prochaine campagne d’adhésion, quitte à ce qu’il y ait des petits raccords au fur et à mesure. Elle verra ensuite comment s’accorder avec son « copilote ».
Elle a également prévu  un « guide de l’administrateur et maintenance du site »,  comme il y un premier mode d’emploi pour alimenter le site, avec pas à pas comment faire les extractions de bases et tout !!!
Naturellement il y a des pré requis, il faut quelques notions préalables (html, css et goût de l’informatique). .

Maïwenn est donc tout à fait d’accord pour partager sa fonction avec Charlotte qui s’est proposé.

2.2 Bureau-emploi

Pas de diffusion du bulletin emploi cette quinzaine. Veiller a bien le diffuser toutes les quinzaines.

Charlotte nous informe que, selon elle, le bureau-emploi est quelque chose d’intéressant pour un étudiant ou un jeune diplômé. Un appel à candidature pourrait-être passé lors des prochaines élections pour le bureau-emploi pour préparer la passation de pouvoir.

2.3 Archivor

2.3.1 Archives des cultes

Cet Archivor devrait sortir avant les vacances, étant donné qu’il ne reste plus que l’édito à rédiger.

2.3.2. Archives de la santé

Cet Archivor est en stand-by. Il devrait sortir à la fin de l’année.

2.3.3. Les angevins à l’étranger.

Cet Archivor est en cours de préparation. Anne cherche à joindre Marie-Amandine, ancienne coordinatrice de cet Archivor, mais pour l’instant sans succès.

Anne travaille sur la ligne éditoriale qui devrait être la suivante :

    • Recueil de témoignage
    • Le travail des Archivistes français à l’étranger
    • Les nouveaux pays où vont les archivistes.

2.4. Comité des fêtes

2.4.1. Soirée de rentrée

Maïlys commence à songer à la soirée de rentrée des étudiants. Ceux-ci ont indiqué leur souhait à travers les représentants de promotions. Il voudrait une soirée dans un bar en dehors de l’Assemblée générale.

Les représentants des anciennes promotions organiseraient cette soirée en collaboration avec Maïlys peu de temps après la rentrée qui aura lieu normalement  le 15 septembre. La date est encore à confirmer en raison des grèves.

2.4.2. Visites de services d’archives

Une visite des Archives du Sénat a été organisée le matin du 6 juin. Un peu moins de dix personnes y ont participés, principalement des membres du CA. Tous ont jugé la visite intéressante et que ce genre d’initiative devrait être à reproduire.

Mais, ils ont trouvé trop tardive l’annonce de la visite. En effet, elle avait été annoncée, environ un mois avant sur le site internet. Mais, elle était passée inaperçus. En revanche, l’annonce via la liste de diffusion une semaine avant la visite a permis l’inscription de participants. Les prochaine visites seront donc annoncées via la liste de diffusion et via le site Internet environ un moi avant la visite puis rappelées une semaine avant.

Le Conseil décide également de deux visites par an : la première à l’automne  en province (en fonction du lieu géographique de travail des adhérents) et la seconde au printemps à Paris.

Fin de séance : 18h00

Documents placés en annexes :

Annexe 1 : Logo de l’AEDAA

Annexe 2 : Typographie

Annexe 1 : Logo de l’AEDAA

Annexe 2 : Typographie

Association des étudiants…

Association des étudia…