• Poste : Archiviste stagiaire.
  • Employeur : SOLIDEO-Société de livraison des ouvrages olympiques, Secrétariat général, Pôle Conformité – Paris (75009).
  • Offre : stage conventionné de 6 mois.
  • Date limite de candidature : 31 août 2022.
  • Date de début du stage : septembre 2022.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : La SOLIDEO, Société de livraison des ouvrages olympiques, est un EPIC produisant et recevant des archives publiques, et à ce titre placé sous le contrôle scientifique et technique de la MAPC (Mission des archives et du patrimoine culturel auprès des ministères de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche). La mission de l’archivage à la SOLIDEO a plusieurs enjeux et objectifs dont l’obligation réglementaire, la sécurisation de l’information, la prise en compte de l’impact budgétaire et environnemental, ainsi que la valorisation des missions de la SOLIDEO.

Le pôle Conformité recherche un*e stagiaire pour une durée de 6 mois, pour l’accompagner dans la mise en œuvre de la stratégie d’archivage de la SOLIDEO. L’objectif est la conservation réglementaire des documents et données produits et reçus par la SOLIDEO dans le cadre de ses activités, puis la sélection de ces informations, dans un objectif de valorisation et de pérennisation de l’organisation des Jeux Olympiques de Paris 2024. La mission se déroulera au siège de SOLIDEO, au 18 rue de Londres, Paris 9e.

POSTE & MISSIONS :

  • Le/La stagiaire assiste le pôle Conformité de la SOLIDEO, la MAPC et les services de la SOLIDEO dans le cadre de la rédaction du référentiel de conservation.
  • Le/La stagiaire est en charge de la diffusion et de l’adaptation des outils de gestion des documents et des données (sous contrôle de la MAPC) auprès des services de la SOLIDEO.
  • Il/Elle est le/la référent*e archives au sein de la SOLIDEO sous contrôle de l’encadrement fonctionnel de la MAPC.

À ce titre, le/la stagiaire contribue aux axes que sont :

  • La sélection et la centralisation des documents/données produits et reçus par la SOLIDEO dans l’ensemble de ses activités et leur conservation.
  • La mise en place des procédures concernant la préparation des versements :
    • Vers les Archives nationales (archivage définitif).
    • Réflexions sur un archivage intermédiaire.

Activités :

  • Être le/la référent*e de la mission archivage auprès des services producteurs de la SOLIDEO pour leur archivage papier et numérique (appui, conseils et bonnes pratiques en matière d’archivage, information et sensibilisation des collaborateurs aux enjeux d’une bonne gestion documentaire).
  • Participer à l’élaboration des procédures de traitement archivistique (tri, destructions, classement).
  • Organiser les éventuels versements en archivage intermédiaire en collaboration avec des représentants de chacune des pôles de la SOLIDEO.
  • S’assurer du bon respect de la politique d’archivage à l’occasion de rendez-vous avec les services producteurs.

Livrables attendus :

  • Rédaction d’un ou deux tableaux de gestion (ainsi que la rédaction de la grille préliminaire lors de l’audit).
  • Bordereaux de versement et d’élimination.
  • Modélisation des processus de gestion documentaire (production/réception et archivage).

Tuteurs du stage :

  • Duc Huy DUONG, Responsable Conformité de la SOLIDEO.
  • Anne Marie BAILLOUX, Adjointe au Chef de la mission archives au ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, et de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.

Conditions d’exercice :

  • Stage conventionné de 6 mois, à débuter en septembre 2022.
  • Rémunération et avantages :
    • 1100 euros brut/mois.
    • Frais de transports remboursés à 50%.
    • Tickets restaurants.
  • Lieu de travail : au siège de SOLIDEO, 18 rue de Londres, 75009 Paris.

PROFIL : De formation Master 1 ou 2 Archives, vous recherchez un stage de 6 mois à partir de septembre 2022.

Connaissances attendues :

  • Savoir mettre en place une méthodologie de traitement d’archives.
  • Être en cours de maitrise du cadre législatif et règlementaire applicable aux archives.
  • Avoir un bon rédactionnel.

Qualités personnelles :

  • Être rigoureux*euse et autonome.
  • Être organisé*e et méthodique.
  • Avoir un bon relationnel avec des interlocuteurs variés.
  • Savoir faire preuve de créativité, d’initiative.
  • Être force de proposition, bonne communication orale.
  • Faire preuve de pédagogie et de diplomatie de façon à favoriser l’appropriation de l’ensemble du personnel de la démarche d’archivage.
  • Être curieux*euse.
  • Avoir un forte capacité d’adaptation.

CANDIDATURES : Adresser par courriel, jusqu’au 31 août 2022, CV + lettre de motivation à recrutement@ouvrages-olympiques.fr et à D.Duong@ouvrages-olympiques.fr