CDI – Chargé de collecte – Orléans (45)

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa.

Date de l’offre : 13/04/2022

Chargé de la collecte des archives H/F

Présentation de la Direction :

Les Archives municipales et métropolitaines d’Orléans sont rattachées à la Direction de la culture, des arts et de l’économie créative. L’archiviste en charge de la collecte des archives des collectivités d’Orléans et d’Orléans Métropole et des archives privées rejoint une équipe de 7 archivistes, dont les missions sont résolument tournées vers le développement de nouveaux usages au service de ses usagers. Le service des Archives est en effet engagé dans des projets structurants, comme la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique mutualisé nommé Ligéris, d’un nouveau logiciel de gestion des archives en lien avec la mise en ligne d’instruments de recherche via le site Internet des Archives d’Orléans et FranceArchives.

Activités principales :

1. Accompagner méthodologiquement les services producteurs :

– Audit et conseil pour la gestion des archives auprès des services

– Réaliser des audits des arriérés de classement et de la production d’archives des services

– Élaborer des tableaux de gestion et de plans de classement

– Accompagner les producteurs dans la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires

– Aider à la préparation des versements et à la rédaction de bordereaux de versements et d’élimination

– Formations à l’archivage

– Contribuer à la structuration des documents numériques et à l’archivage numérique

– Participer à l’accompagnement des projets de dématérialisation au sein des collectivités

– Produire et diffuser des plans de classement pour les arborescences bureautiques et la GED

– Contribuer au déploiement du Système d’archivage électronique et à la rédaction de profil d’archivage ou de procédures de versement

2. Traitement des entrées d’archives

– Traitement des archives entrées :

– Collecter des archives privées (accueil des donateurs, gestion des entrées…)

– Accueillir physiquement des versements

– Administrer le registre des entrées (SIA/SAE)

– Évaluer, trier et classer, cotation et rangement des archives contemporaines entrées

– Elaborer des bordereaux d’élimination suite au traitement des entrées et envoi aux Archives départementales du Loiret

– Traiter les archives numériques entrées

– Contrôler les versements numériques dans As@lae

– Participer à la gestion des métadonnées et documents numériques archivés, aux vérifications d’intégrité et aux communications

– Élaborer des instruments de recherche

– Rédiger des instruments de recherche normalisés

– Saisir des indexations

– Rédiger des référentiels : outils de contextualisation (fiches descriptives des producteurs, des personnes, collectivités, famille…)

– Publier les instruments de recherche et les référentiels sur le site Internet

– Mettre à jour l’état des fonds

3. Conservation préventive et curative des collections

– Surveillance des locaux

– Participer au suivi climatique des dépôts : contrôle visuel régulier

– Gérer les stocks de matériel de conservation préventive

– Reconditionner les archives définitives entrées

– Alerter sur le besoin de restauration des archives entrées

– Participer aux tâches de numérisation en interne

– Suivi des collections

– Participer au récolement réglementaire des archives

– Assurer le suivi du récolement

4. Participation aux tâches du service

– Assurer le suivi statistique du poste et participer à l’élaboration du rapport d’activité du service

– Assurer les recherches par correspondance (recherches et rédaction des courriers)

– Assurer le magasinage et la présidence de salle de lecture

– Participer aux projets du service (manifestations événementielles)

– Encadrer ponctuellement de stagiaires

Compétences techniques :

– Maîtrise du cadre législatif et réglementaire applicable aux archives en matière de traitement et de communication

– Maîtrise des normes et règles archivistiques applicables en matière de classement, de production et de publication d’instruments de recherche.

– Connaissance des techniques de records management, de gestion électronique des documents et d’archivage électronique

– Connaissance des normes d’archivage électronique (NFZ 42 013) et de records management (ISO 15 489), du standard d’échanges de données (SEDA) et des concepts liés aux métadonnées

– Maîtrise des règles de conservation préventive

– Connaissance des outils, dont applications, procédures et matériels nécessaires à l’activité

– Maîtrise des techniques rédactionnelles

– Maîtrise de l’environnement numérique

– Savoir définir et appliquer des règles d’archivage et la réglementation archivistique

– Savoir établir des outils de gestion des archives (tableaux de gestion, plans de classement, règles de nommages)

– Savoir analyser des flux documentaires issus de processus métier

– Savoir utiliser des outils bureautiques et des logiciels métiers

– Savoir classer un fonds, rédiger un inventaire et indexer

– Savoir déterminer l’état de conservation des fonds et conditionner des documents

Compétences généralistes et transversales :

– Bon niveau de culture générale, notamment en histoire et en histoire des institutions

– Méthode, rigueur, curiosité, autonomie

– Esprit d’analyse et de synthèse

– Sens du travail en équipe et du reporting

– Qualité d’organisation et d’anticipation

– Force de proposition et créativité

– Qualité relationnelle et sens de la diplomatie

– Discrétion (agent soumis au secret professionnel)

– Sens du service au public

Conditions particulières du poste :

– Port de charges lourdes

– Travail sur écran

– Travail fréquent en poste isolé (dépôts)/poussière

– Participation ponctuelle aux journées européennes du Patrimoine ou autres événements en dehors de la plage horaire traditionnelle

– Formations régulières indispensables : métier en forte évolution technique et juridique

Avantages liés au poste :

– RTT

– Accès à la formation tout au long de la carrière

– Avantages CNAS

– Participation à l’abonnement transports en communs

– Possibilité télétravail 2 jours maximum/semaine (selon besoins et organisation du service)

– Accès au restaurant inter-administratif

– Mutuelle/prévoyance

Renseignements auprès de : Christel DURIS – Responsable du service archives – 02.38.79.26.93