URL de l’offre : réseau de l’Aedaa.

Date de l’offre : 29/01/2022

Présentation de la Direction :

À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, Orléans Métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme.

Orléans Métropole, et les 22 communes qui la composent, œuvre chaque jour pour le bien-être de ses 280 000 habitants au travers de missions diverses comme la mobilité, la gestion des déchets, l’aménagement du territoire. Avec ses 130 000 habitants, la ville d’Orléans est la Capitale régionale du Centre-Val de Loire, dotée d’un patrimoine historique et naturel exceptionnel et de labels culturels nationaux. Orléans Métropole et la Ville d’Orléans pilotent de nombreuses actions en faveur du développement durable, de l’emploi et du numérique et sont engagées dans la préservation de leur environnement sur un territoire économique dynamique et connecté.

Les Archives municipales et métropolitaines d’Orléans sont rattachées à la Direction de la culture, des arts et de l’économie créative. L’archiviste responsable du pôle Collecte et Archivage numérique rejoint une équipe de 7 archivistes, dont les missions sont résolument tournées vers le développement de nouveaux usages au service de ses usagers. Le service des Archives est en effet engagé dans des projets structurants, comme la mise en œuvre d’un nouveau système d’archivage, d’un système d’archivage électronique mutualisé nommé Ligéris ou encore la mise en ligne d’instruments de recherche via le site Internet des Archives d’Orléans et France Archives.

Dans ce contexte, votre rôle d’archiviste responsable du pôle Collecte et Archivage numérique, est de mettre en œuvre, par une politique de collecte innovante, l’archivage numérique des deux collectivités et de gérer le traitement de leurs archives papier dans un contexte de saturation des locaux de stockage.

En collaboration étroite avec le chargé de collecte que vous encadrez, vous mettez en œuvre des principes issus du records management dans l’accompagnement des services, déployez et alimentez le système d’archivage électronique mutualisé Ligéris.

En encadrant aussi le chargé du classement des archives contemporaines, vous assurez la gestion des archives contemporaines de la collecte à la diffusion des instruments de recherches sur le site Internet des Archives d’Orléans ainsi que le pré archivage des archives à conservation provisoires.

Vous participez activement aux projets transversaux du service, notamment l’implémentation du nouveau logiciel de gestion des archives, le récolement des fonds et participez ponctuellement aux autres missions du service (accueil du public, événementiel…)

Activités principales :

Encadrement du pôle Collecte et Archivage numérique

– Encadrer et animer l’équipe du pôle (2 agents)

– Impulser une dynamique d’équipe au sein du pôle

– Gérer l’activité du pôle en déterminant les priorités et en contrôlant l’avancement des missions

– Suivre et assurer un reporting régulier au chef de service

– Contribuer, en lien avec le chef de service, aux projets de service transversaux, notamment la rédaction du Plan scientifique, culture et éducatif, l’étude de programmation d’un nouveau bâtiment ou de locaux supplémentaires….

Gestion de la collecte et du traitement des archives

– Mise en œuvre de la politique de collecte des archives

– Définir et mettre en œuvre, en lien avec le chef de service et en étroite collaboration avec le chargé de collecte, une politique de collecte et de traitement des fonds papier, numériques et mixtes

– Piloter les actions d’amélioration du management documentaire au sein des services producteurs, la réalisation de diagnostics et de programmes d’actions

– Traitement des archives contemporaines

– Prioriser et mettre en œuvre, en lien avec le chef de service et en étroite collaboration avec le chargé de classement, le traitement de l’arriéré de classement des archives contemporaines existant ou en cours de constitution

– Piloter et déployer le traitement des archives collectées et traitées, en collaboration avec le pôle Collections et publics, notamment sur la rédaction d’instruments de recherches conformes à la réglementation en vigueur et à la publication sur le Site Internet

– Informatiser la collecte et le traitement des archives contemporaines

– En étroite collaboration avec le chef de projet utilisateur du logiciel de gestion des archives, participer aux tests et à l’évolution du logiciel, à la rédaction des procédures de l’entrée des archives à leur diffusion sur le site Internet, former les utilisateurs du pôle

– Gestion du pré-archivage Suivre le marché d’externalisation

– Encadrer les prestations d’externalisation (dépôts, stockage, éliminations, communication des archives externalisées)

– Contrôler les éliminations réglementaires en lien avec les Archives départementales du Loiret

Déploiement du système d’archivage numérique

– Mise en œuvre du système d’archivage numérique

– Rédiger et maintenir à jour d’une politique d’archivage

– Assurer le rôle de chef de projet utilisateur du projet de système d’archivage mutualisé Ligéris (basé sur le logiciel As@laé) : coordination avec l’équipe projet DSI, avec les partenaires institutionnels, avec le prestataire ; pilotage du développement et des évolutions du logiciel

– Assurer l’administration fonctionnelle du système d’archivage électronique (provisoire et définitif) : réalisation de diagnostics documentaires au sein des services producteurs et de programmes d’actions, élaboration et mise à jours de procédure de versement, élaboration de profils d’archivage, suivi des versements dématérialisés, contrôle de la conservation

– Mettre en œuvre l’intégration des versements numériques au logiciel de gestion des archives (Arkhogestion)

– Participer au lancement des projets de dématérialisation des procédures administratives pour pouvoir anticiper la préparation des documents et des données pour l’archivage

– Traitement des versements numériques

– En étroite collaboration avec le chargé de collecte, collecter les documents et données numériques et les gérer (évaluation, organisation, élimination, communication)

– Favoriser la montée en compétence de l’agent chargé de la collecte dans le traitement des archives numériques

Participation aux tâches du service

– Assurer le suivi statistique du poste et participer à l’élaboration du rapport d’activité du service

– Assurer les recherches par correspondance (recherches et rédaction des courriers)

– Assurer le magasinage et la présidence de salle de lecture

– Participer aux projets du service (manifestations événementielles)

– Encadrer de manière ponctuelle les stagiaires

Compétences techniques :

– Master 2 en archivistique

– Expertise du cadre législatif et réglementaire applicable aux archives en matière de traitement et de communication

– Expertise des normes et règles archivistiques applicables en matière de classement, de production et de publication d’instruments de recherche

– Expertise des normes d’archivage électronique (NFZ 42 013) et de records management (ISO 15 489), du standard d’échanges de données (SEDA) et des concepts liés aux métadonnées

– Maîtrise des techniques de records management, de gestion électronique des documents et d’archivage électronique

– Maîtrise du contexte et de la spécificité de la dématérialisation et de l’archivage numérique en collectivité territoriale

– Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels métiers. Connaissance d’As@lae appréciée

– Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et expérience des archives administratives contemporaines

Compétences généralistes et transversales :

– Maîtrise des techniques rédactionnelles

– Capacité à encadrer et à former l’équipe

– Capacité à définir et mettre en œuvre un protocole ou une procédure

– Capacité à rédiger des instruments de recherche et profil d’archivage, à indexer

– Capacité à élaborer des référentiels de conservation, des plans de classement et de nommage

– Capacité à assurer la veille technologique

– Méthode et rigueur

– Esprit d’analyse et de synthèse

– Autonomie

– Discrétion (agent soumis au secret professionnel)

– Sens des relations publiques et capacités de négociation, de persuasion et de pédagogie

– Force de proposition et créativité, curiosité

– Capacité à travailler en équipe

– Sens du service au public

Conditions particulières liées au poste :

Possibilités de déplacement dans les dépôts d’archives excentrés (siège de la Métropole, dépôt de La Chapelle-Saint-Mesmin, dépôt situé aux Archives départementales du Loiret)

Avantages liés au poste :

– 2 jours de télétravail/semaine (selon organisation et besoins du service)

– avantages CNAS

– prise en charge de l’abonnement aux transports en commun

Contact : Christel DURIS – 02.38.79.26.93