CDI – Responsable des services archives et vaguemestre – Limoges (87)

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa.

Date de l’offre : 24/01/2022

PRESENTATION DU POSTE
Fonction :
Responsable des services archives et vaguemestre
Métier (précisez également le code métier) :
Responsable archives – 40M50
Liaisons hiérarchiques :

  • Directeur des équipements, de la politique hôtelière et des achats
  • Directeur adjoint en charge de la politique hôtelière et de la logistique
  • Ingénieur logistique
    Liaisons fonctionnelles :
  • Cadres de santé
  • Coordinatrice des secrétariats médicaux
  • SIME, DSI, DPQRU
  • Les différentes directions fonctionnelles (archives administratives)
  • La DRI et la communauté médicale (archives de recherche notamment)
  • Représentants de la CME
    MISSIONS
    Mission principale :
    • Organiser et suivre l’activité du service Archives (consultations, versements, stocks, traitement des fonds, éliminations…)
    • Structurer la gestion du cycle de vie des données et le circuit de l’archivage,
    • Organiser la conservation et les stocks sur le court, moyen et long terme,
    • Organiser et suivre la gestion des versements,
    • Cartographier les archives et organiser de l’occupation des espaces dans les différents entrepôts,
    • Organiser les campagnes de destruction,
    • Organiser la coopération avec le contrôle scientifique et technique (Archives Départementales),
    • Mettre en place et déployer les outils-métiers (logiciel d’archivage, bases de données…) et architectures spécifiques (ex : Service d’Archivage Electronique),
    • Créer et mettre en œuvre des modes opératoires et procédures à destination des services producteurs et des agents archivistes,
    • Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage de l’activité,
    • Elaborer et mettre en œuvre le projet de service Archives, en cohérence avec la stratégie et le projet d’établissement,
    • Mettre en place, piloter et animer la politique d’archivage de l’établissement,

• Déployer les outils nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’archivage,
• Structurer les liens avec les services producteurs d’archives
• Assurer une expertise archivistique auprès des services producteurs, auprès des agents du service archives, et au sein des projets institutionnels le nécessitant
• Assurer la veille métier relative à la gestion des archives hospitalières,
• Contribuer à la définition et la mise en œuvre de l’articulation archivage papier / archivage numérique,
• Contribuer à la structuration de la politique et des outils de l’archivage numérique,
• Assurer l’interface avec le DPO et l’ensemble des interlocuteurs système,
• Structurer les liens inter-direction pour la gestion des archives,
• Mettre en place et animer la commission Archives de l’établissement,
• Accompagner la réalisation de la relocalisation des archives de Dupuytren

Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
• Gérer le service vaguemestre et s’impliquer dans les projets impactant la fonction courrier au sein de l’établissement,
• Mettre son expertise au service des projets du Groupement Hospitalier de Territoire.

PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L’ACTIVITE
Spécificités du poste :
Technicien supérieur hospitalier ou adjoint des cadres Archiviste
Forfait cadre du lundi au vendredi inclus (hors jours fériés).
Formations obligatoires requises :
• Diplôme exigé : Licence (bac +3) en sciences de l’archivage (ex : licence professionnelle parcours/option « archivage », licence archives et patrimoines industriels, culturels et administratifs, etc.)
• Bureautique :

  • Pack Office (en particulier excel)
  • Logiciels métiers
    Moyens mis à disposition (techniques, humains, financiers) :
    Matériel nécessaire à ce secteur
    Prévention – Sécurité (risques liés au poste, habillement, protection) :
    Néant
    PROFIL REQUIS
    Formations – Qualifications (Savoir) :
    • Etre expert en matière de gestion des archives papier et numérique (au niveau stratégique comme de la déclinaison opérationnelle et des outils)
    • Disposer de solides compétences managériales et de gestion de projets
    Connaissances particulières (Savoir-faire) :
    • Communiquer et travailler avec l’ensemble des interlocuteurs intervenant dans le processus d’archivage en établissement hospitalier (corps médical, directions fonctionnelles, système d’information, personnels techniques, archives départementales…)
    • Mener et accompagner la conduite du changement

• Etre expert des normes, règles et règlementation en matière d’archivage
• Etre expert ou maitriser les processus informationnels spécifiques aux archives hospitalières
• Maîtriser les enjeux qualité qu’implique la gestion de l’archivage
Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
• Savoir structurer l’archivage électronique
• Maîtriser les outils informatiques (Office, SQL, logiciels métier…)
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
• Rigueur, organisation, méthode
• Leadership
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau,
• Capacité d’adaptation, autonomie
• Pédagogie
• Qualité d’écoute et de communication
• Capacité d’initiative et de proposition