Date de l’offre : 29/11/2021

URL de l’offre : réseau de l’Aedaa

Nom et coordonnées de l’organisme : Institut National des Sciences Appliquées de Lyon.

Personne à contacter : Mme Clémentine RAGONOT, assistante archiviste, Bâtiment Direction, 20 avenue Albert Einstein, 69621 Villeurbanne Cedex, 04 72 43 80 29

Modalités de la candidature : par courriel (archives@insa-lyon.fr).

Lieu de déroulement du stage : Bibliothèque Marie Curie de l’INSA Lyon, 31 avenue Jean Capelle, 69621 Villeurbanne Cedex

Signataires INSA de la convention de stage : M. Frédéric Fotiadu, directeur INSA Lyon et Mme Françoise Georges, directrice de l’Aide au Pilotage et Amélioration Continue.

Dates : mars à juillet ou jusqu’en octobre 2022, stage de 6 mois souhaité. Jours non travaillés :

·         Lundi 18 avril 2022 : Lundi de Pâques.

·         Jeudi 26 mai 2022 : Ascension.

·         Lundi 6 juin 2022 : Lundi de Pentecôte.

·         Jeudi 14 juillet 2022 : Fête nationale.

·         Césure obligatoire au mois d’août, en raison de la fermeture de l’établissement : du 29 juillet soir au 22 août matin).

Descriptif des missions confiées au stagiaire :

L’INSA Lyon est une école d’ingénieurs. Cet établissement utilise la plateforme d’apprentissage en ligne Moodle. Cette plateforme stocke et permet d’échanger plusieurs types de données (majoritairement des supports de cours, mais aussi des sujets et copies d’examens, relevés de notes, travaux étudiants, emplois du temps, …).

En 2021, une note informative à destination des référents Moodle et des référents Archives a été rédigée. En 2022, le Pôle Management documentaire et archives va procéder au premier archivage de la plateforme Moodle.

Le futur stagiaire aura pour missions de :

·         Trier et évaluer les données des années universitaires 2019-2020 et 2020-2021 contenues dans Moodle

·         Cartographier les applications et les espaces de stockage pour les données hébergées par Moodle qui sont des doublons issus d’autres applications ou espaces de stockage (pour identifier les données « originales » et les dossiers maîtres)

·         Élaborer une méthodologie pour l’extraction et l’échantillonnage des données à conserver (l’extraction en masse n’étant pas possible)

·         Préparer le versement des archives définitives identifiées en collaboration avec les Archives Départementales du Rhône et de la Métropole de Lyon (au format numérique).

·         Travailler en collaboration avec d’autres services tels qu’ATENA (cellule d’Appui aux Techniques de l’Enseignement, du Numérique et de l’Apprentissage) et la DSI (Direction des Systèmes Informatiques)

·         Rédiger le bordereau d’élimination des données éliminables

Le futur stagiaire accompagnera le service sur les sujets d’archivage numérique (fin de déploiement d’une Gestion Électronique de Document, signature électronique, …) ; et dans ses autres missions.

Nous proposons au stagiaire de participer aux missions du pôle Management Documentaire et Archives, selon ses souhaits :

–          Aide aux récolements et tris de salles archives,

–          Participation aux actions de formation et sensibilisation,

–          Accompagnement lors des tournées d’éliminations d’archives,

–          Suivi des archivistes dans leurs tâches quotidiennes en présentiel ou en distanciel.

Profil souhaité : Master 2 Archives Numériques (solide bagage dans le domaine du numérique : le stagiaire devra être force de proposition pour élaborer une méthodologie de traitement et d’extraction des données)

Objectifs pédagogiques :

–          Traiter un fonds d’archives numérique de l’enseignement supérieur et de la recherche,

–          Cartographier et évaluer des données numériques,

–          Découvrir le quotidien des missions d’un service d’archivage intermédiaire.

Problématiques proposées pour le rapport de stage :

–          Collecte et traitement de données issues d’applications

Encadrement du stagiaire :

Encadrement assuré par Emilie Poirson (Responsable du Pôle Management documentaire et archives-Titulaire) et Clémentine Ragonot (Assistante archiviste titulaire).

Conditions de travail :

Le stage se déroule normalement en présentiel ; en cas de mesures ministérielles spécifiques à notre secteur, le travail à distance pourra être mis en place.

Le matériel informatique nécessaire est fourni.

Avantages proposés (rémunération, défraiements, etc.) :

–          Aménagement possible du temps de travail pour la rédaction du rapport de stage

–          Gratification prévue par la réglementation

–          Accès à la cantine.

Clémentine RAGONOT
Assistante archiviste – Pôle Management documentaire et archivesAbsente les vendredis
INSA Lyon – DGS/DAPAC
Campus LyonTech-La Doua
20 avenue Albert Einstein
69621 Villeurbanne cedex

Ligne directe : 04 72 43 80 29
Mobile : 06 68 24 23 40
Mail : archives@insa-lyon.fr

www.insa-lyon.fr