CDI – Responsable du service des archives – Sainte-Anne, Doubs (25)

URL de l’offre : https://www.optioncarriere.com/jobad/fr09847633687810b0bc56e88c44ea4906

Date de l’offre : 05/10/2021

Descriptif

  • Fiche de Fonction – Fiche de poste
  • RESPONSABLE DU SERVICE DES ARCHIVES

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction Responsable du service des archives du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences (Sainte-Anne, Perray Vaucluse, Maison Blanche).
Grade Catégorie A – Adjoint des Cadres Hospitaliers à temps plein (par voie de détachement ou mutation, CDI)
Position dans la structure Liaisons hiérarchiques : médecin chef du département d’information médicale (DIM), directeur de la direction des achats et de la logistique (DAL)
Liaisons fonctionnelles : responsables des services médicaux et administratifs, prestataires extérieurs,chargés de contrôle et de collecte aux Archives de Paris
Présentation du service et de l’équipe Fonctionne sur 4 sites : 2 sur Paris 14e, 13e, Sainte Geneviève des Bois avec 9 agents
Horaires Régime des 35 heures (amplitude horaire 8h30 – 17h)


MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction Pilotage du service, encadrement des équipes
Activités permanentes Assurer l’organisation et le suivi quotidien du fonctionnement du service

Développer et accompagner une politique d’archivage auprès des services administratifs et médicaux (programmation, mise en place de procédures, réalisation de tableaux d’archivage en application de la réglementation en vigueur)

Programmation et suivi des éliminations en conformité avec les textes réglementaires en vigueur en lien avec les Archives de Paris

Elaboration d’un état des lieux en matière d’archivage électronique des dossiers des patients en lien avec les services informatiques (étude, participation à des groupes de travail, réflexion autour de l’archivage intermédiaire et définitif)

Garantir les conditions et les délais de mise à disposition des archives aux utilisateurs internes
Répondre aux demandes de recherche et de consultation des utilisateurs externes

Assurer le suivi du prestataire de stockage des archives intermédiaires (externalisation de dossiers médicaux, éliminations, versements aux Archives de Paris)

Programmation et mise en œuvre des traitements d’archives définitives en concertation avec les Archives de Paris
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) Formation professionnelle des agents
Assurer le suivi des logiciels métiers en place dans le service


COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises Master 2 en archivistique et une expérience professionnelle significative sont requis
Bonne connaissance du cadre réglementaire des archives publiques
Connaissance des normes et techniques du classement et de la descritpion en archivistique
Connaissances des enjeux et méthodes de l’archivage électronique
Connaissances ou, au minimum, intérêt pour les archives hospitalières
Savoir-faire Piloter, animer, communiquer, motiver une équipe
Anticiper les besoins, planifier, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
Maîtrise des outils bureautiques
Aptitude à se former aux logiciels métiers (GAM, Cortexte, MO Archives)
Savoir être Qualités relationnelles et de management
Rigueur d’organisation, de suivi des dossiers et de méthodologie
Obligations professionnelles Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions
Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité
Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel