CDD – Chargé(e) des archives du siège et des directions transversales – Le Kremelin-Bicêtre (94)

URL de l’offre : réseau de l’AEDAA

Date de l’offre : 18/10/2021

INTITULE DU POSTE

Chargé(e) des archives du siège et des directions transversales

METIER

Encadrant(e) archives

CODE METIER

40M10

GRADE

Chargée de mission – Cat. A – CDD

STRUCTURE

Présentation de l’AP-HP :

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.

Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.

Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 95 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr

Le directeur général a engagé une réforme de l’APHP (dite « nouvelle APHP ») qui vise à redonner à l’APHP les moyens d’affronter les grands défis de l’avenir dans ses trois principales missions: le soin, l’enseignement et la recherche. Cette réforme conduira notamment à revoir l’organisation et le fonctionnement des différents niveaux de responsabilité de l’APHP. Pour la direction générale et ses directions fonctionnelles, il s’agit, tout en réaffirmant le rôle et les missions stratégiques du siège de l’APHP, d’engager un mouvement de déconcentration des enjeux et décisions opérationnelles. Cela conduit à redéfinir les missions et la structure du siège, qui doit désormais être resserré sur ses missions stratégiques. Cette fiche de poste s’inscrit dans ce contexte et peut être amenée à évoluer dans ce cadre.

Ce poste est concerné par le déménagement sur le site de Saint Antoine à compter du 2nd semestre 2022       ¨ Oui        x Non

PÔLE      

INTITULÉ

Direction générale / Directeur délégué / Département des patrimoines culturels (DG/DD/DPC)


ACTIVITE

Administration générale

SERVICE

PRÉSENTATION

Installé depuis avril 2019 au sein du CHU Bicêtre (bât. Jaboulay et Broca), le DPC se subdivise en 2 entités, Archives et Musée, ayant pour missions principales :

  • la collecte, la conservation, le classement, la mise à disposition du public (professionnel et grand public) et la valorisation culturelle des archives administratives et hospitalières de l’AP-HP, anciennes et contemporaines, écrites, iconographiques ;
  • le conseil, l’expertise et le contrôle des bonnes conditions de gestion des archives courantes et  intermédiaires au Siège et dans les sites hospitaliers, quels qu’en soient la forme et le support ;
  • la gestion des collections du Musée de l’AP-HP labellisé « Musée de France », son enrichissement, sa conservation, sa valorisation auprès des publics ;
  • le conseil, l’expertise et le contrôle des bonnes conditions de conservation et de présentation du patrimoine mobilier hospitalier pour l’ensemble des sites de l’AP-HP.

COMPOSITION DE L’ÉQUIPE

19 personnes (dont 12 pour les Archives et 4 pour le Musée)

LIAISONS

HIÉRARCHIQUE DIRECT (N+1)

Responsable du Service des Archives.


FONCTIONNELLES

Directions transversales et Siège, direction de projet Nouveau siège, ensemble du DPC

ACTIVITÉS

CONTEXTE

Le Siège de l’AP-HP, installé depuis le milieu du XIXe siècle au cœur de Paris, avenue Victoria et rue Saint-Martin, déménagera en septembre 2022 dans un nouveau bâtiment construit sur le site de l’hôpital Saint-Antoine (Paris 12e). Ce nouveau site fonctionnera sur la base du « 0 papier » : il n’est pas prévu de locaux de stockage pour de la conservation d’archives intermédiaires. Les archives actuellement stockées dans les locaux historiques de Victoria et Saint-Martin doivent donc faire l’objet d’un traitement afin de procéder aux éliminations et versements réglementaires, à l’externalisation des archives intermédiaires dépourvues d’intérêt historique jusqu’à leur échéance. Une prestation de traitement a été mise en place, pour traiter les gros volumes, notamment sériels. Une prestation de numérisation est également prévue pour les archives courantes qui ne pourront être transférées sur le site de Saint-Antoine.

2 agents (cat. A) travaillent à plein temps sur le projet, sous la supervision directe de la responsable du Service des Archives. Le présent contrat à durée déterminée a pour objet le remplacement d’un des 2 agents qui part en congé de maternité qu’elle fera suivre d’un congé parental.

TYPE DE CONTRAT

CDD, durée de 8 mois (janvier-août 2022)

MISSIONS

*Missions principales

  • au titre du contrôle scientifique et technique : relations avec les services producteurs, déplacements et traitements sur site, contrôle des bordereaux de versements ou élimination transmis par les directions fonctionnelles ;
  • contrôle des prestations externalisées dans les différents domaines (stockage, traitements d’archives) : suivi d’exécution ; participation à la mise en place de la prestation de numérisation ;
  • au titre de la collecte : réception des versements d’archives publiques, intégration des données dans le système d’information archivistique ;
  • au titre du traitement : pré-classement des versements reçus, analyse et description, communicabilité, rédaction d’instruments de recherche exploitables par le public ;
  • au titre du projet Nouveau Siège : participation à la réflexion conduite par la direction de projet concernant le volet « gestion de l’information » et la mise en place de nouveaux outils adaptés (GED, SAE, etc.)

* Mission occasionnelle :

  • présidence de la salle de lecture : accueil du public et conseil scientifique (par roulement), en fonction de l’activité liée au projet « Nouveau Siège »

QUOTITÉ DE TRAVAIL

100%

HORAIRES DE TRAVAIL

Forfait jours : 7h36 ou forfait cadre

TÉLÉTRAVAIL

Indiquez si les missions de ce poste peuvent être effectuées pour partie en télétravail : x Oui         ¨ Non

L’exercice en télétravail est autorisé sous réserve de l’organisation et de l’intérêt du service, dans les conditions définies par la charte locale du télétravail en vigueur au sein des établissements Siege-Achat-DRCI-DSI.

COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

  • Identifier, analyser et décrire les fonds d’archives à collecter
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Utiliser les outils numériques et logiciels métiers

CONNAISSANCES ASSOCIÉES

  • Réglementation des archives
  • Classement et archivistique
  • Utilisation d’un logiciel dédié à la gestion des archives (Mnesys)

SAVOIR ÊTRE REQUIS

  • Capacité à travailler en équipe et communiquer
  • Capacité d’analyse et d’esprit de synthèse
  • Aptitude à faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’organisation
  • Réactivité et capacité de prise d’initiative (notamment dans l’urgence)

PRÉ-REQUIS

Titulaire d’un diplôme en archivistique de niveau master 2

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

* Information :

Poste basé à Bicêtre, déplacements hebdomadaires au Siège de l’AP-HP (le mercredi).

* Particularités :

Travail occasionnel en cave (Siège) et en sous-sol (cité des archives au bâtiment Broca, à Bicêtre)

Port occasionnel de charges lourdes

MESURES PRÉVENTIVES

– Respecter les consignes particulières du secteur

– Se référer au document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

FORMATIONS A LA SÉCURITÉ ET A LA SANTÉ LIÉES AU TRAVAIL

– Formation sécurité incendie

– Formation à l’ergonomie et efficience motrice dans les activités de travail liées aux manutentions et aux ports de charges

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPÉTENCE

Indiquez si le poste nécessite des habilitations et/ou des attestations de compétences :

¨ Oui        X Non

Si Oui, précisez quelle(s) sont les attestation(s) de compétences ou habilitation(s) associée(s) à ce poste et leur fréquence.

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

En fonction du document unique d’évaluation  des risques professionnels – DUERP : traçabilité des expositions à des risques professionnels dans le dossier individuel de suivi des expositions aux risques professionnels – DISERP :

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP

¨ Oui        X Non

SURVEILLANCE MÉDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur, être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».

« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».

INFORMATIONS PRATIQUES

Le poste est à pourvoir à compter du 01/01/2022.

Une première expérience dans un service d’archives est souhaitée, mais le poste est également ouvert aux débutants titulaires d’un master 2 d’archivistique.

Les candidatures sont à adresser, par courriel, à nathalie.nedjai@aphp.fr avec copie à marie.barthelemy@aphp.fr

Pour tout renseignement, contacter :

  • Mme Hélène SERVANT, conservateur général du patrimoine, chef du DPC (01 40 27 50 75 ; helene.servant@aphp.fr )
  • Mme Marie BARTHELEMY, attachée d’administration hospitalière hors classe, Responsable du Service des Archives (01 40 27 50 73 ; marie.barthelemy@aphp.fr )

La date limite des candidatures est fixée au 19/11/2021.