STAGE 4 à 6 mois : Archiviste au Service des Archives/Rectorat-Chancellerie des universités de Paris

Reçu le 10/09/2018

 

Poste : Stagiaire archiviste.
Employeur : Rectorat de Paris, Service des Archives – Paris (75005).
Offre : stage de 4 à 6 mois à temps complet.
Dates de stage : 4 à 6 mois entre le début de l’année civile et le 31 juillet 2019.

EMPLOYEUR & CONTEXTE :
Créé en 1959, le Service des Archives du Rectorat de Paris, ancienne mission des Archives nationales, installé sur les deux sites rectoraux, en Sorbonne et au Visalto (19e arrondissement) est rattaché au Secrétariat général pour l’enseignement supérieur. Il a compétence sur la gestion des archives de l’ensemble des services relevant du domaine administratif de l’académie de Paris (services académiques et inspection), des trois degrés d’enseignement et sur celle du CROUS, du SIEC, et de la DRONISEP à la demande toutefois de ces établissements. Par ailleurs, le service des archives a également en compétence, et ce jusqu’à une période récente, sur la collecte des archives administratives des universités parisiennes qui, depuis les années 2010, se sont dotées de service d’archives propre, exception faite de l’université Paris-II. Il assure sur les deux sites le préarchivage de certains dossiers qui ont cessé d’être d’usage quotidien dans les services académiques, notamment de dossiers de personnel (70% de la production papier), et sélectionne les documents dont l’intérêt historique justifie une conservation.
En effet, en tant que service d’archives intermédiaires, ce dernier n’a pas vocation à conserver des archives définitives. Les fonds provenant des services rectoraux et d’une partie des établissements d’enseignement supérieur de l’Académie sont conservés aux Archives nationales sur le site de Pierrefitte-sur-Seine. Les archives du premier degré et celles émanant du service interacadémique des examens et concours (service spécifique à l’Ile-de-France) sont versées aux Archives de Paris. Sa participation à des groupes de travail professionnels et des journées d’étude conduit le service à s’ouvrir vers le monde de la recherche.

MISSIONS DU SERVICE :
Collecter :
Sensibiliser et former les services à la mise en place de procédures en application du cadre législatif et réglementaire et réaliser ou mettre à jour les outils adéquats (supports de formation, guide d’archivage, pages intranet).
Établir des tableaux de gestion et développer et animer un réseau de correspondants archives.
Mettre en œuvre les opérations de collecte et de tri des documents d’archives, en accord avec le contrôle scientifique et technique (Archives de Paris et mission du Ministère de l’Éducation nationale et de l’Enseignement supérieur) et suivre ces opérations à l’aide du logiciel Thot.
Classer :
Classer et inventorier en respect de la norme ISAD-G des versements d’archives historiques à destination des Archives de Paris et des Archives nationales.
Conserver :
Veiller à l’intégrité et à l’accès aux documents et données placés sous la responsabilité du service des archives en conformité avec les prescriptions du contrôle scientifique et technique et en liaison avec la division de l’intendance et de la logistique (DIL) et la société d’externalisation Novarchive.
Communiquer :
Assurer la communication administrative des documents auprès des services versants qui en font la demande.
Traiter les recherches à caractère historique (accueil des chercheurs, recherches historiques, communications externes).
Valoriser :
Participer à l’organisation de manifestations scientifiques à l’initiative du service des archives ou réalisées en partenariat avec d’autres institutions (expositions, journées d’études, publications, colloques, conférences).
Tendances d’évolution :
Le Service des Archives est amené dans un futur proche à :
S’engager dans la mise en place d’un système de gestion et d’archivage électronique à destination des services et divisions du rectorat.
S’intégrer dans la définition et le développement d’une politique culturelle autour du patrimoine du Rectorat de Paris (Journées du Patrimoine, encouragement du mécénat notamment).

POSTE & MISSIONS DU/DE LA STAGIAIRE :
Au sein du Service des Archives, et sous la responsabilité de Stéphanie Méchine, chef de service, et de son adjoint Vincent Mohnen, le/la stagiaire participera à de nombreuses missions d’un service d’archives publiques :
Le stage comprendra une période d’observation du fonctionnement et des activités du service.
Il/Elle réalisera le traitement d’un ou plusieurs versements d’archives non sérielles (archives de la DAC pour l’essentiel) avec rédaction d’instrument(s) de recherche selon les normes archivistiques.
o Classement de versements et inventaires :
Il/Elle mettra en œuvre le traitement archivistique :
Trier les documents

Repérer les éliminables
Définir un plan de classement et l’appliquer
Analyser et classer les documents en respectant les règles de description archivistique
Conditionner
Dresser un inventaire répondant aux normes archivistiques
Il/Elle contribuera à l’un des deux projets suivants de valorisation des fonds rectoraux (selon le calendrier) :
o Le colloque « Patrimoine, philanthropie et mécénat, XIXe-XXIe siècle. Dons et legs en faveur de l’enseignement, de la recherche et des institutions de conservation » (2019)
o L’exposition sur le théâtre universitaire (2019)
Il/Elle sera associé.e à la politique de collecte des documents et l’application d’un tableau de gestion. Apports des missions/Intérêts pédagogiques :
Acquérir les compétences théoriques, pratiques et méthodologiques propres au métier d’archiviste.
Découvrir le fonctionnement d’un service d’archives publiques.
Traiter entièrement au moins un versement non sériel, et rédiger un instrument de recherche.
Comprendre l’organisation scientifique et matérielle d’un projet de valorisation
Comprendre la mission primordiale de collecte et ses enjeux

Tuteurs de stage :
Stéphanie Méchine, responsable du service (archiviste confirmée).
Vincent Mohnen, adjoint (archiviste diplômé).

Conditions d’exercice :
Stage conventionné pour une durée de 4 à 6 mois, entre le début de l’année civile et le 31 juillet 2019.
Temps de travail hebdomadaire : 35 h, du lundi au vendredi.
Travail au sein d’une équipe de six personnes :
o La responsable/L’adjoint/4 aides-archivistes

Gratification réglementaire (à voir avec le service des Ressources Humaines).
Le/La stagiaire sera amené.e à travailler à Paris sur le site de la Sorbonne :
o 47 rue des Écoles, 75005 (5e
arrondissement) Paris.

Contraintes :
o Port occasionnel de charges lourdes
o Magasins d’archives parfois poussiéreux.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences et expériences :
Formation en archivistique de niveau Bac+4.
Stage(s) dans un service d’archive (classement, collecte…).

Savoir-faire généraux, théoriques ou disciplinaires :
Connaissance du cadre législatif et réglementaire en vigueur pour les archives publiques.
Connaissances des normes et des standards (ISAD(G)) du traitement archivistique.

Savoir-faire opérationnels :
Maîtrise des outils bureautiques courants.
Bonnes qualités rédactionnelles.

Savoir-faire relationnels :
Rigueur et esprit d’analyse et de synthèse.
Capacité d’initiative, d’autonomie et d’organisation.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES :

Auprès de Mme Stéphanie Méchine, responsable du service et de M. Vincent Mohnen, adjoint :
ce.archives@ac-paris.fr / 01 40 46 23 95 ou 01 40 46 23 94

CANDIDATURES :
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à Stéphanie Méchine, responsable du service :
Par courriel : ce.archives@ac-paris.fr
Ou par courrier postal : Rectorat de Paris – 46, rue Saint-Jacques – 75005 PARIS CEDEX 05

Vincent Mohnen
Adjoint au chef de service
ARCHIVES • Service des archives
Rectorat de l’académie de Paris
Site Sorbonne • 47, rue des Écoles 75005 Paris
Tél. : 01 40 46 23 94 | Bureau : J015

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