Conseil d’administration du 1er juillet 2017

1er juillet 2017
Angers

Présents : Sibylle Gardelle, Jean-Noël Griffisch, Lucy Halliday, Tomy Lemoine, Emmanuel Petit, Hélène Rebours, Benjamin Rullier, Romain Simonneau, Océane Valencia

Excusés : Ellene Baviera, Gwendoline Guihard, Stéphane Le Maguer, Émilie Papaix, Anaël Roinard

ORDRE DU JOUR

  1. ACTIVITÉS DES COMMISSIONS
    1.1 Comité des fêtes
    1.2 Bureau emploi
    1.3 Services en ligne
  2. ACTIVITÉS DES COMMUNAUTÉS
    2.1 Communauté étudiante
    2.2 Communauté doctorants et diplômés
  3. ACTIVITÉS DU BUREAU
    3.1 Bilan financier
    3.2 Préparation de la rentrée
    3. 3 Perspectives et axes de travail
    3.4 Votes
    3.5 Calendrier du 2nd semestre 2017

DÉROULEMENT DE LA SÉANCE

Le conseil d’administration commence à 14h19.

1. ACTIVITÉS DES COMMISSIONS

1.1 Comité des fêtes

Le bilan des activités du comité des fêtes est présenté par Benjamin Rullier, coordinateur du comité. Ce dernier explique l’absence d’événements organisés par l’association depuis le dernier conseil d’administration d’avril. Les propositions de café archives, notamment sur le mémoire de stage des étudiants de Master 2, n’ont pas pu avoir lieu car aucune date de rencontre n’a pu être programmée avant le départ en stage de la promotion des étudiants.
Un point est réalisé sur les événements à venir à partir de la rentrée universitaire de septembre, notamment au sujet de l’organisation d’un prochain café archives. Romain Simonneau manifeste son désir de proposer une rencontre autour des « archives et archivistes dans les œuvres de fiction », objet de son mémoire de recherche de Master 1. Benjamin suggère de solliciter Sonia Dollinger, créatrice du blog « Archives et culture pop », dont la vocation est de mettre en avant la profession d’archiviste dans la culture populaire et quotidienne, à travers les films, livres, BD, mangas ou toute autre fiction évoquant le monde archivistique.

1.2 Services en ligne

Océane Valencia, responsable de la commission services en ligne, évoque les dernières améliorations du site internet de l’association. L’agenda du ministère de la culture a été intégré en widget sur la page d’accueil du site pour proposer à nos visiteurs les actualités en termes d’exposition ou autre manifestation culturelle dans la région des Pays de la Loire.

D’autre part, Océane fait part du temps nécessaire pour évacuer les spams réguliers que subit le site internet. Cette maintenance doit être réalisée quotidiennement aux vues de l’afflux de spams utilisateurs à dégager. Emmanuel Petit se propose de l’assister dans cette tâche, Océane lui donnera les codes d’accès niveau administrateur pour effectuer ces mises à jours sur le site wordpress.

Les différents représentants de la communauté étudiante font à nouveau remonter l’envie de retrouver un espace d’échange et de discussion avec les anciens étudiants de la formation. Tomy Lemoine explique le vif intérêt des étudiants de la promo du master 1ère année à bénéficier d’un espace de partage type forum internet pour pouvoir échanger sur les retours d’expériences de diplômés de la formation et recevoir des conseils pour la recherche de stage. Océane fait part de la possibilité de créer ce forum via le réseau Framasoft, proposant un service de discussion via Framateam. Un test sur cette plateforme avait été engagé à l’issu du conseil d’administration de janvier 2017, initialement proposé
aux membres de la communauté des diplômés pour tester les fonctionnalités de ce réseau. Le forum créé à cette occasion est présenté à l’ensemble des membres du conseil d’administration. Tomy propose de développer ce réseau en créant des fils de discussion et différentes catégories dans le forum pour alimenter les discussions sur les sujets souhaités. Pour lancer ce nouvel espace collaboratif, un mail d’inscription sera envoyé à l’ensemble des adhérents pour leur proposer d’investir cette plateforme. Emmanuel exprime le souhait d’Émilie Papaix de tenir un rôle dans la modération du forum. Elle sera contactée pour lui fournir les codes d’accès administrateur de la plateforme et ainsi gérer le forum mis à disposition de nos adhérents.

1.3 Annuaire des diplômés de la formation

Sibylle Gardelle évoque l’absence d’avancement de la communauté des diplômés sur ce projet malgré le travail préparatoire de remise en route de l’annuaire élaboré lors du conseil d’administration du mois d’avril. Malgré différentes prises de contact auprès d’Olivier Gilis, Sibylle n’a pu obtenir les dernières versions du tableau de dépouillement des questionnaires envoyés auprès des diplômés de la formation. Océane propose de contacter Xavier pour récupérer les fichiers, afin de relancer le suivi de l’élaboration de l’annuaire.

Le conseil d’administration reformule son souhait de publier l’annuaire à l’occasion des 25 ans de la formation archivistique de l’Université d’Angers, idéalement pour la prochaine journée d’étude des étudiants du Master 2 en février 2018. Un groupe de travail doit être formé pour faire avancer le projet.

1.4 Bureau emploi

Romain, coordinateur du bureau emploi, fait part de la nouvelle organisation de l’équipe du bureau emploi, satisfaite du nouveau mode de collecte et de diffusion immédiate auprès de nos adhérents sur le site internet. Malheureusement, à l’heure actuelle, la page des offres d’emplois du site n’a pas trouvé son public, cette rubrique arrivant seulement en 8e position des pages les plus consultées sur le site internet. Océane propose la mise en place d’une newsletter hebdomadaire, pour informer nos adhérents de la diffusion des offres d’emploi sur le site. Avec ce nouvel outil, un mail indiquera aux abonnés quelles sont les offres d’emploi publiées dernièrement sur le site.

Le périmètre de collecte des offres du bureau emploi devra également être élargi au portail FranceArchives.fr (anciennement archivesdefrance.culture.gouv.fr), qui propose désormais une rubrique offres d’emplois.

Ce point permet d’aborder la question soulevée par Maud Jouve, présidente de l’AedAmu, sur la diffusion des offres de service civique dans le bulletin stage et emplois du collectif A8. Lors d’un contact mail via la boite de l’association, Maud alertait sur les dérives de certaines collectivités proposant des stages ou des services civiques proposant des missions relevant visiblement d’un emploi à temps complet d’un archiviste qualifié et devant être rémunéré comme tel. Sa proposition est de signaler aux présidents des associations du collectif lors de la publication d’une annonce de ce type pour décider de la diffusion, ou non, de l’offre via le collectif. Après délibération, les membres du conseil d’administration réunis suggèrent de se rallier à la démarche de l’AedAmu : lors de la diffusion d’une offre de service civique présentant toutes les caractéristiques d’un poste à temps complet d’archiviste diplômé, l’Aedaa indiquera une notification à ses adhérents pour les mettre en garde sur le possible abus de l’employeur sur ce recrutement.

Tomy et Emmanuel profitent de ce sujet pour évoquer le salaire à demander par les jeunes professionnels sortant de la formation lors de leurs premiers contrats. Afin de donner des conseils relatifs aux recrutements et conditions statutaires, il est proposé de publier un billet pour répondre aux questions fréquentes des diplômés en recherche d’emploi. Ce billet permettra également d’attirer l’attention des archivistes en recherche d’emploi sur le traitement proposé par certains employeurs, ne correspondant pas au salaire décent à proposer à des archivistes qualifiés et présentant un diplôme universitaire de type Licence ou Master. Benjamin se propose de rédiger une FAQ pour diffuser certaines informations intéressantes lors de la recherche d’emploi, comme le fonctionnement du point d’indice dans la fonction publique ou encore sur la valeur du Smic horaire.

2. ACTIVITÉS DES COMMUNAUTÉS

2.1 Communauté étudiante

Les membres de la communauté étudiante n’ont pas eu l’occasion de se réunir dernièrement du fait de la dispersion des étudiants du Master 2 pour leur stage de fin d’étude. Tomy rapporte néanmoins que les étudiants du Master 1 ont échangé et délibéré autour de projets à mettre en place pour l’année prochaine. Ces propositions seront évoquées au point perspectives et axes de travail à venir.

2.2 Communauté doctorants et diplômés

Les représentants de la communauté des diplômés expliquent n’avoir pas eu la possibilité de se réunir depuis la dernière séance du conseil d’administration en avril.

3. ACTIVITÉS DU BUREAU

3.1 Bilan financier

Sibylle Gardelle présente le bilan financier à la date du conseil d’administration. Grâce au pouvoir de signature délégué au trésorier désormais effectif, des remboursements différés ont pu être encaissés sur le compte de l’association, d’une part, pour des adhésions et d’autre part, pour des participations financières de non-adhérents présents à la soirée laser-game du mois de février.

Á la suite de ces remarques, Sibylle réitère la principale source de préoccupation de l’association, à savoir : vers quelles sources de financement doit-on désormais se tourner ?
Les demandes possibles de subventions auprès d’organismes ou d’institutions, comme le CROUS ou la Ville d’Angers, posent la question de l’organisation d’événements pour justifier notre sollicitation financière. D’autre part, Sibylle rappelle une condition obligatoire pour toute demande de subventions auprès du CROUS : lors d’une demande de financement, le dossier doit être défendu en commission régionale, oralement par des étudiants représentant l’association. La disponibilité de membres de la communauté des étudiants est donc primordiale si l’Aedaa fait le choix de présenter un dossier pour obtenir une aide financière auprès de cet organisme.

3.2 Préparation de la rentrée

Le programme de la rentrée s’annonce conséquent avec la rentrée universitaire de septembre.

La première soirée proposée aux étudiants sera organisée le jour même de la pré-rentrée, pour permettre aux étudiants des différentes promotions de Licence et Master de se rencontrer et de faire connaissance. Cette soirée est présentée sous la forme d’un Aedaa’péro, un événement convivial pris en charge par l’association. Une demande de contribution financière de l’ordre de 2€ sera alors proposée aux étudiants. Ces rencontres permettront de facilité les liens entre les différentes promos et d’axer sur la solidarité étudiante, notamment en proposant des parrains aux étudiants nouveaux venus sur Angers. Ce rôle d’accompagnement peut aider les nouveaux arrivants, plus particulièrement en tout début d’année universitaire, si ceux-ci en ressentent le besoin.

Cette soirée sera également une première approche pour faire connaître l’association aux d’étudiants. De plus, le représentant de la promo du master 2 n aura pour charge de présenter l’Aedaa auprès des promotions en passant dans les cours lors de la première semaine universitaire, en ayant au préalable obtenu l’autorisation auprès du responsable de la formation, Patrice Marcilloux.

Le deuxième événement prévu est la traditionnelle journée d’intégration, programmée pour le samedi 23 septembre. Pour proposer des animations différentes, notamment à la promo de Master 2, chaque année a lieu une alternance des activités dans le programme proposé, à savoir en année impaire, une visite culturelle et en année paire, un parcours jeu de piste. Sibylle propose de faire à nouveau appel à Julie Hénault, guide conférencière, pour programmer la visite d’un monument angevin.

Grâce à ces différentes actions, le conseil d’administration espère promouvoir l’Aedaa auprès des étudiants et les inciter à s’investir dans l’association, notamment en leur proposant de candidater aux postes de représentants de la communauté étudiante. La date de la prochaine assemblée générale qui verra le renouvellement des équipes est fixée au 7 octobre 2017, afin de laisser un délai suffisant aux étudiants pour se présenter.

3.3 Perspectives et axes de travail à venir

Les représentants de la communauté étudiante font part de leurs projets et souhaits pour l’année universitaire prochaine.

Jean-Noël Griffisch propose que l’on organise des sessions de présentation de mémoire d’étudiants de la formation, l’objectif étant de traiter d’un sujet archivistique et de susciter un débat autour. L’intervenant présenterait son sujet de mémoire, d’une durée approximative d’une dizaine de minutes et solliciterait le public à échanger sur les résultats de ces recherches. Ces sessions seraient un moyen de mettre en valeur les sujets de recherche des anciens étudiants de Licence pro et de Master 1, afin d’éveiller également les étudiants des nouvelles promotions, pour leur donner des idées de sujet de recherche par exemple. La proposition de Jean-Noël est de réunir au cours d’un après-midi les participants, dans un espace de co-working sur Angers, afin de disposer d’un temps d’échange et de parole conséquent.

Benjamin rebondit sur cette initiative en reportant le succès du concours « Ma thèse en 180 secondes », qui permet aux doctorants de présenter leurs recherches en vulgarisant leurs travaux pour les rendre accessibles au grand public. La durée de présentation des mémoires est un des paramètres à définir, à la fois pour s’assurer de l’attention des participants, et à la fois pour permettre à l’intervenant de s’exprimer sur son sujet de recherche. Une première édition de cette session de partage et d’échange autour des mémoires universitaires est alors programmée, sous la forme d’un café archives, prévu courant décembre. Un appel à participation auprès des étudiants désirant présenter leur mémoire de recherche devra être lancé.

Suite à une rencontre des étudiants de la promotion 2016-2017 du Master 1, ceux-ci ont imaginé un projet pour leur année à venir du Master 2. Tomy reporte en séance du conseil d’administration leur envie de créé un « bulletin annuel », composé d’une dizaine de pages.
Les étudiants motivés par ce projet ont imaginé rédiger des articles traitant de retours d’expériences d’étudiants en stage, de témoignages de diplômés sur leur poste, mais aussi de billets sur les actualités de la profession ou sur le futur anniversaire des 25 ans de la formation archivistique angevine. La volonté de ce groupe d’étudiants est de diffuser ce bulletin à l’occasion de la journée des portes ouvertes de l’Université d’Angers, courant mars. Ils projettent d’imprimer sur support papier quelques exemplaires du numéro et de le proposer à la Bibliothèque universitaire d’Angers mais aussi aux Archives départementales du Maine-et-Loire. De son côté, l’Aedaa pourra contribuer à diffuser ce bulletin en le publiant sur le site internet de l’association. Cette publication sera un moyen de promouvoir la formation, à l’image de l’ancienne revue de l’Aedaa, Archivore. Afin de conseiller les étudiants dans la rédaction du bulletin, Océane propose que leur comité de rédaction soumette la maquette de publication du numéro en septembre, à l’occasion du prochain conseil d’administration de l’association.

3.4 Votes

Le bilan financier présenté par les trésoriers est soumis au vote des membres du conseil d’administration. Par 9 voix pour, 0 contre et 0 abstentions, le bilan financier est adopté.

Le compte rendu du conseil d’administration du 1er avril 2017 est également proposé au vote. Par 9 voix pour, 0 contre et 0 abstentions, le compte rendu est adopté.

3.5 Calendrier du 2nd semestre 2017

Le prochain conseil d’administration est fixé au 9 septembre 2017 à Angers. Les éléments à l’ordre du jour seront les suivants : organisation de la journée d’intégration du 23 septembre, présentation de la maquette de la publication des étudiants du master 2 et préparation de l’assemblée générale.

Le récapitulatif du calendrier des événements du deuxième semestre de l’année est le suivant :

  • samedi 9 septembre 2017, conseil d’administration, Angers
  • samedi 23 septembre 2017, journée d’intégration, Angers
  • samedi 7 octobre 2017, assemblée générale, Angers
  • jeudi 16 novembre 2017, café archives sur les archives et les archivistes dans les œuvres de fiction (sous réserve des disponibilités des intervenants), Angers
  • jeudi 7 décembre 2017, café archives sur le thème des mémoires d’étudiants de la formation archives de l’université (sous réserve des disponibilités des intervenants), Angers

La séance du conseil d’administration est levée à 16h50.

Annexes

Bilan financier

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