Conseil d’administration du 1er avril 2017

1er avril 2017
Bibliothèque universitaire de Saint-Serge
Angers

Présents : Sibylle Gardelle, Stéphane Le Maguer, Hélène Rebours, Benjamin Rullier, Romain Simonneau

Absents excusés : Ellène Baviera, Jean-Noël Griffisch, Gwendoline Guihard, Tomy Lemoine, Émilie Papaix, Anaël Roinard, Océane Valencia

ORDRE DU JOUR

  1. ACTIVITÉS DES COMMISSIONS
    1.1 Comité des fêtes
    1.2 Bureau emploi
    1.3 Services en ligne
  2. ACTIVITÉS DES COMMUNAUTÉS
    2.1 Communauté étudiante
    2.2 Communauté doctorants et diplômés
  3. ACTIVITÉS DU BUREAU
    3.1 Point sur le RDV avec Mme Grailles et M. Marcilloux
    3.2 Bilan financier
    3.3 Votes

DÉROULEMENT DE LA SÉANCE

Le conseil d’administration commence à 14h40.

1. ACTIVITÉS DES COMMISSIONS

1.1 Comité des fêtes

Benjamin Rullier rappelle les différentes activités mise en place par le comité des fêtes depuis le dernier conseil d’administration de l’association en janvier, notamment via l’organisation de deux rendez-vous, d’une part, les Café archives, destinés à réunir les participants autour d’une thématique définie à l’avance sur un sujet d’ordre professionnel, et d’autre part, les Aedaa’péros, organisés pour partager un moment convivial entre adhérents.

Un premier Café archives s’est tenu le 13 février 2017 à l’Abbaye Café, à Angers, réunissant les volontaires autour de la préparation du concours de chargé d’étude documentaire, dont les épreuves d’admissibilité se sont déroulées à la mi-mars. Charly Jollivet, chargé d’étude, a été sollicité par l’association pour intervenir dans le cadre de ce café archives et prodiguer ses conseils pour la préparation du concours. L’intervenant a pu expliquer aux 10 étudiants présents le déroulement des épreuves écrites du concours, en leur proposant notamment des sujets de précédentes sessions. La communication de cette manifestation a été assurée par la publication d’un billet sur le site internet de l’Aedaa et sur les réseaux sociaux.

Le projet d’organiser un autre café archives sur ce même thème, cette fois-ci à Paris, n’a pas vu le jour. En effet, malgré les sollicitations de Benjamin auprès de possibles intervenants contactés via leurs boîtes mails professionnelles, aucun ne s’est montré disponible ou intéressé. Certains professionnels ont justifié leur non-désir de participation du fait que ceux-ci, s’ils occupent actuellement un poste de chargé d’étude documentaire, sont détachés de la fonction publique territoriale et n’ont donc pas passé précédemment le concours en question. D’autre part, la question du nombre de participants à ce second rendez vous restait indéterminée, peu d’étudiants ou d’adhérents inscrits au concours se sont manifestés pour demander la tenue de cet événement.

Le comité des fêtes a également organisé une soirée destinée aux étudiants de la formation, en proposant un laser game le 18 février. Cet événement a réuni 17 participants, soit 4 étudiants du Master 1, 11 étudiants du Master 2 accompagnés de 2 personnes extérieures. L’absence regrettée d’étudiants de la licence pro s’explique par leur période de stage commencée à la date proposée pour cette soirée. Stéphane Le Maguer fait remarquer ce problème de calendrier pour réunir à une date commune l’ensemble des étudiants, du fait de l’alternance des périodes de stage entre les promos de la formation archives. Il est actuellement difficile de prévoir des activités communes entre les 3 promos après la fin novembre.

De plus, en mars, l’association a été représentée aux portes ouvertes de l’Université d’Angers grâce aux étudiants de la promotion du master 1, présents à cette occasion pour échanger auprès des personnes intéressées pour suivre la formation en archivistique de l’université.

Dans l’optique d’organiser en moyenne un événement par mois, le comité des fêtes a proposé le 23 mars une visite guidée de l’exposition « Gaston, au-delà de Lagaffe » au Centre Pompidou sur le personnage de la bande dessinée de Franquin. Cette visite commentée d’une durée d’1h30 a réuni 11 personnes. Là encore, la communication de cette manifestation a été assurée par Gwendoline Guihard via les réseaux sociaux. Les retours sur cet événement sont positifs, l’animation a été jugée très intéressante et divertissante par les participants.

Les projets à venir du comité des fêtes concernent l’organisation d’un café archives traitant de la rédaction du mémoire de Master 2, à la demande des étudiants. Ce rendez-vous pourrait être proposé au mois d’avril ou de mai, ainsi qu’un second café archives courant juin sur le thème de la soutenance. Il est rappelé la proposition de diffuser auprès des adhérents de l’association les demandes d’étudiants souhaitant avoir des relecteurs pour leurs travaux. La question de la mise en relation entre les étudiants et les volontaires intéressés par ce travail de relecture nécessite d’être développée.

1.2 Bureau emploi

Le bureau emploi a connu tout récemment une modification de son organisation. Désormais, l’équipe est réduite à deux personnes, Ellène Baviera et Romain Simonneau. Le troisième collaborateur, Steeve Cotesque, a souhaité se désengager de l’équipe pour raison personnelle.

Un changement majeur a été opéré dans la collecte et la diffusion des offres d’emploi auprès des adhérents : alors que la communication était auparavant bi-mensuelle via le bulletin emploi du collectif A8, l’équipe se charge désormais de publier quotidiennement sur le site internet de l’association les offres pour transmettre rapidement les annonces auprès de nos adhérents en recherche d’emploi ou de stage. Parallèlement, Roman et Ellène continuent de collecter les offres sur des sites ciblés, plus précisément sur le site de l’AAF, et de les transmettre dans le cadre du collectif A8 pour assurer la publication du bulletin bi-mensuel. Le responsable du bureau précise que cette nouvelle organisation n’entraîne pas particulièrement de surcharge de travail et qu’elle satisfait les membres du bureau emploi.

Cependant, l’équipe actuelle souffre d’un manque de participants pour mener à bien sa mission, et recherche des volontaires pour apporter leur aide à la collecte d’offres. Romain propose de lancer un appel au volontariat via les boîtes mails des adhérents et sur le site internet de l’Aedaa.

1.3 Services en ligne

Un article a été publié sur le site internet pour célébrer les 700 abonnés sur Twitter. Cette réussite auprès d’un public relativement élargi récompense les efforts engagés par les membres de l’association pour promouvoir la présence de l’Aedaa sur les réseaux sociaux.

2. ACTIVITÉS DES COMMUNAUTÉS

2.1 Communauté étudiante

Le système de tutorat, actuellement proposé entre les étudiants du Master 1 et ceux du Master 2, a été évoqué. Stéphane Le Maguer a évoqué des difficultés dans l’organisation de ce système de parrainage, initialement organisé pour créer des liens entre les deux promos d’étudiants. Il est proposé que ce système soit réalisé désormais dans le cadre de l’Aedaa, pour que des volontaires aient la possibilité de s’investir en fonction de leurs disponibilités. Cette participation des parrains serait ponctuelle, et plutôt ciblée en début d’année universitaire, lors de l’arrivée des nouveaux étudiants dans la formation d’Angers.

Les membres de la communauté étudiante sont également intéressés pour promouvoir la formation via le biais de l’association, notamment en publiant des témoignages et des conseils à destination des futurs étudiants sur le site de l’association. Des fiches descriptives des différentes formations proposées à l’Université pourraient aiguiller les personnes intéressées par des études en archivistique et proposer une première visibilité de l’association auprès de futurs étudiants. La sélection effective des étudiants, désormais non plus à l’entrée du Master 2 mais à celle du Mater 1, entraîne de nouvelles perspectives pour l’association, qui s’interroge sur comment capter l’intérêt des personnes intéressées par la formation, présents sur tout le territoire.

2.2 Communauté doctorants et diplômés

Les projets de la communauté des doctorants et diplômés ont été soumis au débat, il s’agit de l’organisation d’un Aedaa’camp et de l’élaboration de l’annuaire des diplômés de la formation.

Le premier projet a été pensé pour créer un événement, plus particulièrement destiné aux diplômés, autour d’échanges professionnels tout en profitant d’une pause décontractée et festive lors de cette journée ou de ce week-end. Les membres présents au conseil d’administration ont déterminé que ce projet n’est actuellement pas précisément défini. Cet événement demande un investissement important des membres chargés de l’organisation, exige une recherche de fonds conséquents pour financer la manifestation, et doit être pensé pour réunir un maximum de participants. Compte tenu du délai relativement court pour créer un camp fin juin ou début juillet, il est proposé que ce projet ne voit pas le jour cette année mais qu’il soit reporté l’année prochaine. Pour réussir cet ambitieux projet, l’idéal serait de le présenter à l’ordre du jour dès septembre pour suivre l’organisation de cet Aedaa’camp tout au long de l’année universitaire.

Le second projet évoqué est celui de l’annuaire des diplômés de la formation. Ce projet est actuellement en stagnation et les membres du conseil d’administration se prononcent pour une relance de ce projet phare de l’association. L’enquête de départ a été réalisée courant 2015 et la question de l’obsolescence des réponses des diplômés données deux années auparavant est posée, de même que l’intégration des dernières promotions d’étudiants dans cet annuaire. Un travail important de dépouillement des réponses avait été réalisé par Olivier Gilis et Xavier Gelly, il est donc proposé de reprendre les listes récapitulatives réalisées à cette occasion. Un groupe de travail composé de membres désireux de faire avancer le projet doit mettre à jour les informations collectées, si besoin en recontactant les personnes sollicitées pour obtenir une version à jour des intitulés de postes.

La méthode de diffusion de l’annuaire est également évoquée, notamment sur les possibilités et les autorisations de publication de données personnelles. Sybille Gardelle propose de s’inspirer du guide des fonds privés ecclésiastiques français réalisé par l’association des Archivistes de l’Église de France, à savoir une cartographie des fonds d’archives présents sur le territoire. Seuls les coordonnées professionnelles des archivistes sont communiquées, l’annuaire de l’Aedaa pourrait être réalisé de même en fonction de l’accord ou non de diffusion du contacts professionnel demandé à chaque diplômé.
Les membres du conseil d’administration déterminent la date idéale de publication de l’annuaire, à savoir le début de l’année civile 2018 à l’occasion des 25 ans de la formation en archivistique d’Angers.

3. ACTIVITÉS DU BUREAU

3.1 Point sur l’entretien avec Bénédicte Grailles et Patrice Marcilloux

La vice-présidente de l’association, Océane Valencia, rapporte eu cours de séance, via une entrevue sur le logiciel skype, son entretien du 20 mars avec les responsables de la formation, Bénédicte Grailles et Patrice Marcilloux. Cet échange a permis d’évoquer les points suivants : la sélection des étudiants à l’entrée du master 1 au lieu du master 2 et la refonte de la licence professionnelle.

Suite à la réforme de la sélection de l’entrée en master, adoptée en décembre 2016 par l’Assemblée nationale, le Master Archives de l’Université d’Angers met en place une sélection des étudiants désireux d’entrer dans la formation dès le master 1. Les premières auditions de ce nouvel exercice auront lieu le 5 juin prochain. Le jury propose aux étudiants de défendre leurs candidatures et de démontrer leur motivation en préparant notamment une bibliographie commentée sur le domaine des archives. Du fait de l’absence de sélection effective désormais entre le master 1ère année et le 2ème année, les critères d’admission pour passer en 2ème année seront d’obtenir la moyenne dans la matière « archivistique » mais aussi de décrocher la note plancher de 9 au mémoire de fin d’année du M1.

Compte tenu de ces nouveautés, l’action de l’association se trouve limitée quand à l’aide possible à apporter aux étudiants passant ces entretiens. D’une part, l’exercice n’a pas encore été éprouvé par une promotion d’étudiants et d’autre part, les postulants ne sont pas connus de l’association puisqu’ils sont répartis sur l’ensemble du territoire, et non plus majoritairement à Angers comme cela était le cas quand les étudiants du master 1 souhaitaient poursuivre en master 2. Néanmoins, l’association peut proposer une présentation élargie de la formation archives de l’université, ce qui nécessite une mise à jour des informations diffusées sur le site internet de l’association. Plus particulièrement, Océane propose de publier des fiches descriptives des matières dispensées par le corps enseignant et des ECTS de la formation. En prévision de cette actualisation de la plaquette du diplôme de l’université, l’arborescence du site internet devra être mise à jour également.

Le second point évoqué lors de l’entrevue entre la vice-présidente de l’association et les responsables de la formation archivistique fut le changement de la Licence 3 pro Histoire et métiers des bibliothèques et des archives, qui devient une licence en alternance. Il sera désormais proposé aux étudiants inscrits dans ce cursus d’alterner deux semaines de cours puis trois semaines de stage en entreprise, soit un total de 18 à 24 semaines de stage à effectuer dans au moins deux services différents. Ce diplôme proposera deux spécialisations aux étudiants de la licence : en lieu et place des options « archives » et « bibliothèque » qui existaient jusqu’à présent, les deux choix possibles seront désormais soit « histoire et médiation » soit « métiers des archives ».

Au sujet de la transformation de la licence pro en alternance, il est évoqué la possibilité de l’appui de l’Aedaa aux étudiants pour trouver des logements sur Angers ou sur les secteurs où ils seront répartis en fonction de leurs lieux de stage. L’association pourrait permettre la mise en relation entre des anciens de la formation et ces étudiants pour les aider à trouver un hébergement le temps de leur stage de 3 semaines. L’idée de mise en place d’une foire aux questions a été soumise, les membres du conseil d’administration se propose d’évoquer ce point à l’ordre du jour d’une prochaine réunion une fois que des informations supplémentaires sur l’organisation de l’année universitaire auront été obtenues.

3.2 Régularisation de la situation de l’association en Préfecture

À la suite du renouveau des membres du bureau de l’association en novembre 2016, une modification de la déclaration en préfecture de l’association était nécessaire. Sibylle Gardelle a opéré à la régularisation de l’association auprès des autorités en envoyant les documents de mise à jour à la Préfecture. Cette opération était nécessaire pour permettre à notre trésorier, Stéphane Le Maguer, d’obtenir le pouvoir de signature.

3.3 Bilan financier

Les trésoriers proposent un point sur les différentes dépenses de l’association réalisées depuis le dernier conseil d’administration et présentent le bilan financier au 24 mars envoyés aux membres du conseil d’administration.

Au sujet des activités proposées par le comité des fêtes, Stéphane rapporte que le café archives organisé en février n’a rien coûté à l’association car les participants ont payé eux mêmes leurs consommations. D’autre part, la visite guidée de l’exposition au Centre Pompidou était gratuite, là encore, l’association n’a pas eu à engager de frais. En ce qui concerne l’activité laser game proposée aux étudiants lors de la soirée du 18 février, il était convenu que l’Aedaa participe à hauteur de 10€ par partie pour les adhérents, 5€ restant à la charge desdits adhérents pour participer à l’activité. Au total, 15 adhérents étaient présents ainsi que 2 personnes extérieures. Cette soirée représente une dépense de 255€, dont 105€ seront remboursés à l’association. L’encaissement de ces remboursements a été retardé du fait de l’absence de pouvoir de signature délégué au trésorier, situation désormais corrigée. De même, du fait de ce retard de pouvoir de signature, 6 chèques d’adhésion étaient également en attente d’encaissement.

À l’occasion de la journée d’étude la formation organisée le 3 février, des crayons porteurs du logo de l’association ont été commandés mais n’ont pas été livrés à temps pour permettre leur distribution lors de cet événement. Ces goodies pourront donc être prochainement diffusés lors de la journée d’intégration – édition 2017 et de la prochaine journée d’étude des étudiants.

Après avoir évoqué ces différents points de dépenses, Sibylle dresse un état des lieux du prévisionnel. Elle fait part notamment des possibilités de financement d’un projet tel que celui de l’Aedaa’camp auprès de la ville d’Angers, du CROUS mais aussi du FSDIE. Sur ce dernier point, il est précisé que les dossiers soumis en commission doivent être cofinancés (exemple : l’association finance ou il y a une autre demande de subvention auprès d’un autre organisme). Le projet d’Aedaa’Camp exige un montage financier conséquent qu’il n’est pas possible de mettre en place avant l’échéance prévue initialement, à savoir fin juin – début juillet.

3.4 Votes

Du fait de la présence restreinte des membres au conseil d’administration, le report des votes est annoncé au profit d’un vote électronique pour soumettre 3 questions à l’ensemble des membres concernés par cette prise de décision. Après réception des avis, les résultats sont les suivants :

1. Approuvez-vous le compte rendu du CA du 14 janvier ?
Oui : 12
Non : 0
Ne se prononce pas : 2
Le compte rendu du conseil d’administration du 14 janvier est adopté.

2. Approuvez-vous le bilan financier au 28 mars ?
Oui : 12
Non : 0
Ne se prononce pas : 2
Le bilan financier du 28 mars est adopté.

3. Les membres du conseil d’administration réunis en séance le 1er avril ont délibéré sur le projet d’AEDAA’Camp proposé par la communauté des doctorants et diplômés. Des arguments freinant la réalisation du projet cette année ont été émis : un investissement important et nécessaire des membres pour mener à bien l’organisation de cet événement, une recherche active de financements, le manque de temps pour prévoir ce camp aux mois de juin ou juillet. De plus, d’autres projets de l’association sont actuellement vus comme prioritaires (ex : l’annuaire des diplômés de la formation). Compte tenu de ces éléments, approuvez-vous l’annulation du projet d’AEDAA’Camp pour cette année ?
Oui : 12
Non : 0
Ne se prononce pas : 2
Le projet Aedaa’camp est annulé pour l’année 2017 et reporté à une année ultérieure.

3.5 Prochain conseil d’administration

La mission de programmation des séances du conseils d’administration est laissée à l’appréciation du président et de la vice-présidente, absents en ce jour.

La séance du conseil d’administration prend fin à 17h41.

 

ANNEXES

Bilan financier au 28 mars 2017

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