Conseil d’administration du 14 janvier 2017

14 janvier 2017, 14h
Bibliothèque universitaire de l’UFR lettres, langues et sciences humaines de l’université d’Angers

PRÉSENTS
Bureau : Océane Valencia, Emmanuel Petit, Sibylle Gardelle, Stéphane Le Maguer, Hélène Rebours, Emilie Papaix.
Conseil d’administration : Romain Simonneau, Tomy Lemoine, Jean-Noël Griffisch, Gwendoline Guihard, Olivier Gilis.
ABSENTS EXCUSÉS
Conseil d’administration : Benjamin Rullier, Anaël Roinard, Steeve Costeseque, Ellène Bavieira.

ORDRE DU JOUR

  1. BUREAU
    1.1. Activités du bureau
    1.2. Collectif A8
  2.  COMMUNAUTÉS
    2.1. Étudiants
    2.1.1. Activités
    2.1.2. Perspectives
    2.2. Doctorants et diplômés
    2.2.1. Activités
    2.2.2. Perspectives
  3. COMMISSIONS
    3.1. Comité des fêtes
    3.1.1. Planning/perspectives Communauté étudiante
    3.1.2. Planning/Perspectives Communauté des doctorants et des diplômés
    3.1.3. Organisation
    3.2. Bureau emploi
    3.2.1. Activités
    3.2.2. Évolutions et Collectif A8
    3. 2. 3. Organisation
    3.3. Services en ligne
    3.3.1. Activités
    3.3.2. Projets
    3.3.3. Organisation
    3. 4. Annuaire et liste des diplômés
  4. ORIENTATIONS BUDGÉTAIRES
  5. RÉPARTITION DES TÂCHES AU SEIN DU BUREAU

DÉROULEMENT DE LA SÉANCE

1. BUREAU

1. 1. Activités du bureau

Rapporteur : Océane Valencia.

L’association a été contactée par l’Association de prévention du site de la Villette. Afin d’encourager la formation d’une association, il a été demandé à Océane Valencia d’intervenir pour les conseiller. Emmanuel Petit a lui aussi été contacté par une formation souhaitant avoir des informations sur les associations d’étudiants et de diplômés. Une fiche pratique disponible en ligne va leur être envoyée.

1. 2. Collectif A8

Rapporteur : Océane Valencia.

Aucun événement à signaler depuis le dernier CA.

 

2. COMMUNAUTÉS

2.1. Étudiants

Rapporteur : Emmanuel Petit.

2.1.1. Activités

La communauté des étudiants s’est réunie le 28 novembre 2016 aux archives départementales de Maine-et-Loire afin d’élaborer une liste de projets concernant les activités de l’association.

2.1.2. Perspectives

Plusieurs idées d’AEDAA’ apéro et de cafés archives ont été émises. Les AAEDA’ apéros seront finalement différenciés des cafés archives, les premiers étant des moments de convivialité et de rencontre des membres de l’association sans objectif précis, tandis que les deuxièmes seront des réunions thématiques. Trois projets de cafés archives ont été soumis. Le premier concernera le concours de chargé d’études documentaires. Le deuxième portera sur le mémoire de recherche demandé aux licences pro et aux M1, en avril ou mai. La question de faire deux cafés archives différents, un pour chaque niveau de formation a été posée. Le dernier concernera l’entretien pour accéder au M2.

L’organisation de ces réunions thématiques est soumise aux emplois du temps de chaque formation. Pour la simplifier, Océane Valencia propose l’utilisation d’un agenda Google disponible sur le compte gmail de l’association pour que chaque représentant de formation mette son emploi du temps.Également pour des questions d’organisation, Océane Valencia et Hélène Rebours proposent que les comptes rendus des réunions de CA de chaque communauté soient transmis à tous les membres du CA et du bureau au moins une semaine avant la réunion du CA du bureau.

Enfin, Tomy Lemoine indique que des étudiants de M1 se réunissant tous les lundi après-midi pour réviser ensemble pour le concours de chargé d’études documentaires. Océane Valencia propose qu’un espace en ligne permettant de partager leurs fiches avec les M2 et Lpro intéressés par concours soit créé. Une liste de personnes intéressées et de leur adresse mail est remplie par Tomy Lemoine, Jean-Noël Griffisch et Emilie Papaix, puis donnée à Océane Valencia.

2.2. Doctorants et diplômés

Rapporteur : Hélène Rebours.

2.2.1. Activités

La communauté des doctorants et des diplômés s’est réunie sur skype. Leur discussion a porté sur la commission service en ligne, l’avenir du bureau emploi, la mise en place d’un forum de discussion entre membres de l’association, la journée d’étude des M2, la labellisation de l’association et le projet d’AEDAA camp.

2.2.2. Perspectives

Concernant la mise en place d’un forum de discussion proposée par la communauté des étudiants, le logiciel Framasphère pourrait être utilisé.
Au sujet de la labellisation de l’AEDAA comme association étudiante, il est trop tard pour en faire la demande cette année.

3. COMMISSIONS

3.1. Comité des fêtes

Rapporteur : Gwendoline Guihard.

Ce qui suit est issu des discussions lors des réunions de CA de chaque communauté et du document « Organisation et planification des activités du comité des fêtes » transmis par mail par Benjamin Rullier.

3.1.1. Planning/perspectives Communauté étudiante

En plus des cafés archives évoqués en début de séance, la communauté des étudiants souhaiterait organiser un lasergame le 17 février 2017, soit le dernier jour de cours des M2, qui remplacerait le traditionnel bowling. Cette animation sera seulement proposée aux étudiants qui devront s’inscrire et payer à l’avance. Toute demande de remboursement sera refusée. Hélène Rebours propose que le lasergame ne soit financé par l’association qu’à condition que des étudiants autres que les M2 soient présents. Il ne doit pas s’agir d’une soirée entre M2, mais d’une animation pour les adhérents de l’association. Les réservations vont être lancées rapidement. Elles seront clôturées le1er février 2017.
Océane Valencia propose que cette soirée soit nommée « soirée d’hiver ».

La question de la gratuité du lasergame, des cafés archives et des AEDAA apéros est posée. Océane Valencia propose que les cafés archives soient pris en charge par
l’association, mais que les consommations soient payées par les adhérents. L’AEDAA financerait la venue d’un intervenant, mais peut demander un financement au FSDIE pour cela. Comme le FSDIE exige un auto-financement, un euro symbolique serait demandé aux adhérents. Selon Hélène Rebours, la demande d’une participation va rebuter les adhérents. Olivier Gilis propose qu’un euro symbolique soit demandé aux adhérents, mais que les cafés archives soient ouverts aux étudiants en histoire et en bibliothèque, auxquels il serait demandé une participation de deux euros. Il faudrait ainsi déterminer pour quelles activités un financement au FSDIE va être demandé, en sachant que le dossier doit être déposé avant le 10 février 2017. S’il y a effectivement une demande de financement, ce sont les trésoriers qui seront chargés de constituer le dossier. Il est proposé qu’une participation de cinq euros soit demandée aux adhérents, mais qu’une consommation de même valeur leur soit proposée. Cela réglerait la question de l’auto-financement, tandis que la soirée serait finalement gratuite pour les adhérents ne prenant pas plus d’une consommation.

Les cafés archives et AEDAA apéros ayant lieu à Angers se tiendraient à l’Abbaye café. Un partenariat avec ce dernier pourrait être demandé afin d’avoir des réductions sur les consommations.

3.1.2. Planning/Perspectives Communauté des doctorants et des diplômés

Concernant le projet d’AEDAA camp, celui-ci se déroulerait lors d’un week-end. Les étudiants y seront conviés, mais il sera plus particulièrement à destination des diplômés, et aura lieu en juin ou juillet. Les diplômés souhaitent que ce week-end soit thématique et ne soit pas une réunion d’anciens. La question de l’organisation sur un jour ou deux est posée. Si le camp a lieu deux jours, la question de l’hébergement se pose. Enfin, le contenu de ce camp reste à définir. Hélène Rebours propose que le camp se tienne sur une journée. Une activité ludique serait organisée le matin, tandis que l’après-midi serait consacrée à une activité culturelle et que la soirée serait un temps d’échange entre les membres présents. Le lieu de la manifestation reste également à définir. La journée d’intégration ayant lieu chaque année devra être organisée en mai/juin. Enfin, pour ce qui concerne les portes ouvertes de l’université d’Angers, qui auront lieu le 4 mars 2017, la question de la présence de l’AEDAA est posée. Il faudrait constituer une liste des participants avant le 21 février. La présence d’un M2 serait souhaitable afin de répondre aux questions des personnes qui veulent directement entrer en M2. Des goodies pourraient être distribués à cette occasion.

3.1.3. Organisation

Les membres permanents du comité des fêtes sont Benjamin Rullier, responsable de ce comité, Gwendoline Guihard, référente au niveau de la communauté des étudiants, Emmanuel Petit, Anaël Roinard, Fabrice Riva-Roveda et Tomy Lemoine. Anaël Roinard souhaiterait s’occuper de l’AEDAA camp, Ellene Bavieira de l’AEDAA camp et des cafés archives, et Stéphane Le Maguer des cafés archives.

3.2. Bureau emploi

Rapporteur : Romain Simonneau.

3.2.1. Activités

Rien à signaler.

3.2.2. Évolutions et Collectif A8

Le bureau emploi est à repenser. Le principal problème est la diffusion des offres de stage et d’emploi tous les quinze jours. Hélène Rebours souligne que certaines de celles-ci sont déjà anciennes lorsqu’elles sont transmises aux adhérents. La question de l’utilité de ce bulletin pour les diplômés est posée par Sibylle Gardelle. Elle propose de leur envoyer un mail afin de savoir s’ils l’utilisent et s’il correspond à leurs besoins.

Olivier Gilis propose qu’il y ait une publication en continu des offres de stage et d’emploi via le site Internet de l’AEDAA. Océane Valencia est d’accord avec cette proposition et soumet l’idée qu’un tweet soit aussi automatiquement diffusé pour signaler ces offres, accessibles en ligne pour les adhérents. Faut-il alors se détacher du Collectif A8 ? Océane Valencia propose que les annonces récoltées par l’AEDAA soient directement publiées sur le site Internet de l’association, et qu’un mail avec ces offres soit envoyé au Collectif A8. L’AEDAA récupérerait les offres récoltées par le Collectif et le bulletin continuerait à être envoyé aux adhérents.

3. 2. 3. Organisation

Le bureau emploi est composé de Romain Simoneau, qui en est responsable, et de Steeve Costeseque, chargé de la récolte des offres d’emploi et de stage. Ellene Bavieira a quitté le bureau empli cette année. Il faudrait que davantage de membres s’investissent dans cette commission. Il est possible que Julie Huertas, étudiante en M1, le rejoigne. Concernant la récolte des offres, il faudrait recontacter le Collectif A8 pour savoir quelle est la répartition des sites à consulter. Jean-Noël Griffisch propose que cette récolte soit organisée comme un roulement, plutôt que de répartir les sites à consulter par personne. Ainsi, les annonces seraient consultées quotidiennement. Le bureau emploi devrait être composé de cinq membres pour instaurer ce roulement.

3.3. Services en ligne

Rapporteur : Océane Valencia.

3.3.1. Activités

Une formation à destination des membres du CA pour l’utilisation du site Internet pourra être organisée le 4 février 2017 à l’université d’Angers.

3.3.2. Projets

Des démonstrations du logiciel Arkhéia pourront être organisées. A cette occasion, des licences gratuites du logiciel, valables un an, seront offertes.
Stéphane Le Maguer, Gwendoline Guihard et Emilie Papaix proposent que les expériences de stage soient partagées sur le site Internet de l’association. Cela permettrait d’aider les étudiants dans leur choix de stage.
Une carte interactive pourrait être réalisée. Elle permettrait de situer les adhérents.

3.3.3. Organisation

Océane Valencia est responsable de la commission et gère le site Internet. Margot Georges s’occupe de la republication des Archivor. Lucy Halliday, étudiante en M1, se charge de la gestion des réseaux sociaux. Steeve Costeseque s’occupe des interviews des archivistes en poste. Hélène Rebours propose que les articles soient relus par un autre membre que celui qui les publie sur le site Internet.

3. 4. Annuaire et liste des diplômés

Sept membres de l’association sont en charge de l’annuaire et de la liste des diplômés. Olivier Gilis précise qu’environ 300 questionnaires renseignés ont été retournés suite à l’appel de l’association. La liste des diplômés n’est plus à jour depuis l’admission des étudiants des différentes promotions de ces deux dernières années. Frédéric Hersant doit être contacté pour combler les lacunes des listes de diplômés détenues par l’AEDAA. Pour assurer un relai dans le travail d’élaboration de l’annuaire, les membres de l’association pourront consulter Xavier Gelly afin que ce dernier transmette certaines listes de contacts. D’autre part, il conviendra de déterminer si les étudiants non-diplômés de la formation angevine doivent figurer dans cet annuaire (exemple : cas d’un étudiant qui a obtenu la maîtrise mais n’a pas poursuivi la formation jusqu’au DESS). Les contributeurs du projet doivent désormais réfléchir sous quelles formes cet annuaire peut être publié.
Le projet à court terme est de publier l’annuaire, en précisant aux adhérents que celui-ci est toujours en cours de construction. Pour le cas des diplômés n’ayant pas encore répondu aux mails de l’association, Sibylle Gardelle propose d’organiser en temps voulu des relances téléphoniques auprès des anciens étudiants. Une reprise de contact avec Patrice Marcilloux, responsable de la formation qui impulsé ce projet, est à prévoir pour suivre l’avancement du travail.

4. ORIENTATIONS BUDGÉTAIRES

Rapporteur : Sibylle Gardelle.

Les dépenses à ce jour concernent les frais de déplacement de certains membres pour se rendre à la dernière AG.
Des crayons à papier portant le logo de l’AEDAA seront achetés. Ils seront notamment distribués lors de la journée d’étude des M2.

5. RÉPARTITION DES TÂCHES AU SEIN DU BUREAU

Rapporteur : Océane Valencia.

Les secrétaire et vice-secrétaire seront chargés de réserver les salles pour les CA, d’organiser le drive et de gérer la boîte mail.
Les président et vice-président seront chargés de créer les doodles pour les CA et les AG, ainsi que des relations extérieures.
Il est proposé qu’il y ait un éditeur du site Internet dans chaque comité.

 

FIN DE LA SÉANCE À 18H

 

Annexes

Bilan financier au 8 janvier 2017

Cliquez ici pour découvrir le bilan financier

 

Laisser un commentaire