CDI AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière – Charles Foix

Date de publication : 17/08/2017

URL : https://emploi.fhf.fr/offre-emploi.php?id=86054&type=ADM&motsclefs=archiviste&page=1

Poste proposé

ARCHIVISTE

Contrat(s)

CDI

Descriptif
STRUCTUREPOLE
INTITULE
Service de Gestion des Dossiers Médicaux (SGDM)
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ACTIVITE
Le SGDM a pour mission d’assurer :
– la constitution d’une base de données répertoriant les dossiers médicaux conservés au sein des locaux du SGDM
– l’archivage et la conservation des dossiers médicaux confiés par les services
– la traçabilité des mouvements des dossiers médicaux
– la sortie prévisionnelle et/ou en urgence des dossiers médicaux et leur rangement après retour dans le service
– l’inventaire, le tri, l’élimination des dossiers en vertu de la réglementation

SERVICE
PRESENTATION
Poste sous la responsabilité du SGDM du GH localisé dans les locaux d’archive du service de Pneumologie et réanimation médicale, département R3S
Dans un pôle d’environ 950 PNM, le service de Pneumologie et réanimation est composé :
1) Une unité d’hospitalisation Complète
2) Une unité de Réanimation Médicale
3) un secteur « Soins ambulatoires » comprenant un HDJ « handicap respiratoire », une consultation et un secteur d’endoscopie bronchique
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COMPOSITION DE L’EQUIPE

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
– Cadre Supérieur, Responsable du Service de Gestion des Dossiers Médicaux et son adjoint
– Directeur de la Qualité, de la Gestion des risques, et des Relations avec les Usagers : Mme PETIT
– Cadres de santé du service de Pneumologie
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FONCTIONNELLES
– Services Médicaux dont les archives sont en gestion centralisée
– Autres services médicaux en gestion autonome

ACTIVITES

Mission générale
Enregistrement, conservation des dossiers médicaux à l’abri de toute indiscrétion et mise à disposition de ceux-ci pour consultation, hospitalisation, codage et études….

Missions permanentes
Enregistrement des dossiers médicaux dans le logiciel GDM
Gestion des demandes de prêts de dossiers médicaux dans le logiciel GDM
Préparation des dossiers à partir des listes prévisionnelles établies par les services cliniques et mise à disposition de ceux-ci. Mise à disposition des dossiers demandés en urgence
Défalcation et rangement des dossiers lors de leur retour dans le SGDM
Réponses aux demandes téléphoniques, faxées ou mailées
Préparation des dossiers demandés pour étude, codage, courrier….
Accueil de personnels des services cliniques

Travail sur poste informatique:
Création, mise en prêt, défalcation des dossiers en retour permettant d’assurer la traçabilité des mouvements des dossiers médicaux;
Édition des listes Agenda, numérotation des listes de dossiers demandés.
Édition d’étiquettes GDM

Missions ponctuelles
Reclassement périodique des rayonnages, déplacement des dossiers.
Remplacement des Archivistes absents, sur la sollicitation des Responsables, pour l’ensemble du SGDM.
Participation aux missions ponctuelles du S.G.D.M. :
Tri, inventaire de dossiers à externaliser, et/ou à déplacer, et/ou à éliminer.
Préparation au transfert et/ou à la destruction …
Propreté et rangement des locaux.

PARTICULARITES DE LA FONCTION

Activité professionnelle le plus souvent en sous-sol, lumière artificielle dans les pièces de stockage.
Port de charges.
Service informatisé.

QUOTITE DE TRAVAIL
100%

HORAIRES DE TRAVAIL
8h00 (ou 8h30 à discuter ?) (Journée de travail en 7h30 ou 7h36)
Repos : samedi, dimanche et jours fériés

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

Rigueur, méthode et sens de l’organisation
Sens de la responsabilité et de l’autonomie
Discrétion (respect du secret professionnel).
Goût du classement et des chiffres, esprit logique, ténacité.
Esprit d’équipe
Facilité d’adaptation et dynamisme
Capacité d’écoute, diplomatie
Bonne condition physique, acceptation de l’effort physique.

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Maîtrise des méthodes de classement alphabétique et numérique
Connaissance de l’outil informatique
Connaissance du milieu hospitalier
Connaissance des règles de conservation et de communication des dossiers médicaux (formation)

PRE-REQUIS

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
– travail sur écran
– application de la pause règlementaire
– TMS liés aux contraintes posturales de manutention

Personne à contacter
Mme LEGER Marjorie
Référente RH du Pôle PRAGUES
Tel : 01 42 17 77 49
Secrétariat : 01 42 17 72 49
Email : marjorie.leger@aphp.fr

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