Compte rendu du CA du 12 décembre 2009

Conseil d’administration de l’AEDAA

12 décembre 2009, 14h

Salle Burgess, bibliothèque universitaire de Belle-Beille, Angers

PRÉSENTS :

Bureau : Anne Lafon, Jean Merlet, Oriane Troubat, Nadège Gohier.

Conseil d’administration : Maïwenn Bourdic, Benjamin Caillaud, Cécile Daussun, Lucie Lepage, Élodie Taupin.

ABSENTS EXCUSÉS :

Bureau : Mathilde Armand

Conseil d’administration : Katell Auguié, Florence Bernigaud-Leclercq, Margot Georges, Coralie Goutanier, Alice Grippon, Sandrine Grosbois, Charles Guilmault, Mélanie Jobard, Sébastien Lebled, Charlotte Maday, Séverine Ménet, Aurélie Moan, Maïlys Mouginot.

ABSENTS NON EXCUSÉS :

Conseil d’administration : Pierre Mondain.

PARTICIPANTS AUX VOTES EN LIGNE :

Charlotte Maday, Séverine Ménet, Mélanie Jobard, Coralie Goutanier, Charles Guilmault, Maïlys Mouginot.

Ordre du jour

Relecture et validation du compte rendu du conseil d’administration précédent par les présents. Un envoi par mail sera fait pour les absents afin qu’ils puissent également prendre connaissance du compte rendu et le valider.

1.    BUREAU

1.1.        Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 12 septembre 2009

1.2.        Bilan financier

1.2.1.   Solde des comptes au 12 décembre 2009

1.2.2.   Recettes et dépenses

1.2.3.   Journée d’étude 2010

1.3.        Archives de l’association

1.4.        Journées d’étude

1.4.1.   Journée d’étude 2010

1.4.2.   Financement de la publication des actes

1.5.        Communication de l’AEDAA

1.5.1.   Premier bilan autour du lancement du site

1.5.2.   Supports de communication

1.6.        Premier bilan de la campagne de dédommagement auprès des adhérents

1.7.        Le « Qui fait quoi? »

2.     COMMISSIONS

2.1.        Services en ligne

2.2.        Bureau-emploi

2.3.        Archivor

2.4.        Comité des fêtes

3.     ETUDIANTS ET DIPLOMES : la parole aux représentants

4.     COLLECTIF A8

Déroulement de la séance

Début de séance à 14h15

1.  BUREAU

1.1. Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 12 septembre 2009

Jean Merlet apporte des précisions sur le point 4) concernant les frais de déplacement. Le barème kilométrique 2009 adopté lors du dernier conseil d’administration n’est valable que dans le cadre d’un calcul annuel de frais de déplacement, et non ponctuel. Maïwenn Bourdic propose d’utiliser un site Internet de covoiturage afin de calculer les frais réels engagés afin de simplifier les calculs et de réduire les coûts pour l’association. Le calcul serait le suivant :

distance x 0,07 x prix de l’essence + péage (fournir, dans ce cas, les justificatifs)

Des ajustements sont possibles, selon l’évolution des prix de l’essence notamment. Le barème utilisé sera mis en ligne sur la plateforme documentaire

Vote des présents : accord à l’unanimité

Vote par mail : accord à l’unanimité des votants

1.2. Bilan financier

1.2.1. Solde des comptes au 12 décembre 2009

Compte courant : 5292,69 €

Livret d’épargne : 6973,89 €

Soit un solde total de 12 266,58 €.

Au vu de la somme disponible sur le compte courant, le trésorier demande le virement de 1000 € sur le compte d’épargne.

Vote des présents : accord à l’unanimité

Votes par mail : accord à l’unanimité des votants

1.2.2. Recettes et dépenses

Aux adhésions traditionnelles payées par chèque ou en liquide, il faut ajouter toutes celles réglées en ligne via Paypal. Actuellement, le compte Paypal de l’AEDAA s’élève à 346,09 € pour 26 adhésions en ligne. Le montant de ce compte sera viré sur notre compte bancaire une fois les adhésions clôturées.

L’ADEDA 78 a enfin versé sa participation aux frais de déplacement engagé par l’AEDAA pour le Collectif. Selon leurs dires, le précédent chèque qui nous était destiné aurait été perdu.

1.2.3. Journée d’étude 2010

Les étudiants ont produit un budget prévisionnel évalué à partir des résultats des précédentes journées d’études et pour 75 participants.

La seule dépense engagée pour le moment a été l’achat de paquets d’enveloppes pré-timbrées pour 30,45 €. Comme les années précédentes, les étudiants avancent les frais sur leurs deniers et le trésorier s’engage à les rembourser le plus vite possible sur présentation de factures. A ce sujet, et pour plus de clarté, le trésorier souhaite rappeler aux étudiants de, si possible, demander des factures au nom de l’AEDAA (ne pas se contenter d’un simple ticket de caisse).

Le trésorier demande un point sur les subventions déjà obtenues par les étudiants. Lucie informe que l’université d’Angers devrait verser 800 €. Au niveau des subventions privées, l’entreprise Vtech a promis 200 €.

Concernant la précédente journée d’étude en 2009, il est à noter qu’à la date du Conseil d’administration, l’université d’Angers n’a toujours pas versé les subventions promises. Anne Lafon continue à relancer les 3 partenaires institutionnels.

Anne Lafon demande à Jean Merlet si la répartition des tâches avec sa trésorière adjointe, Oriane Troubat a été définie. Elle n’a pas encore été définie.

1.3. Archives de l’association

Un projet de dépôt des archives de l’association aux Archives départementales du Maine-et-Loire avait été envisagé il y a quelques années : ce projet est à nouveau envisagé. Anne Lafon explique que Mathilde Armand et Eve Jullien sont actuellement en possession des archives, soit 2 ml environ. Les inventaires seront réalisés par Oriane Troubat et Mathilde Armand. Leur rédaction achevée, une procédure de dépôt pourra être engagée.

Etant donné que le siège social de l’association se trouve au sein de l’université d’Angers et que l’AEDAA regroupe des membres issus de cette même formation universitaire, un projet de dépôt au service des archives de l’université est envisagé. Un contrat de dépôt sera donc rédigé : il sera assorti d’une clause transformant ce dépôt en don dans le cas d’une éventuelle dissolution de l’association.

Elodie Taupin interroge les présents sur les possibilités de consultation des archives après leur dépôt. Des précisions pourraient être apportées dans le contrat de dépôt.

Vote des présents : accord à l’unanimité

Vote par mail : accord à l’unanimité des votants

1.4. Journées d’étude

1.4.1.  Journée d’étude 2010

Anne Lafon indique que les supports de communication doivent tous porter systématiquement le sigle de l’association, même si les invitations et l’affiche ont déjà été validées par Patrice Marcilloux et qu’il est à présent nécessaire de respecter la charte graphique de l’université.

1.4.2.  Financement de la publication des actes

A la suite de l’assemblée générale du 7 novembre 2009, une réunion s’est tenue entre Patrice Marcilloux, Mathilde Armand et Anne Lafon, lors de laquelle Patrice Marcilloux a demandé à l’AEDAA  des fonds afin de poursuivre la publication des actes des journées d’études. Environ 500 euros par an seraient nécessaires à cette opération, sauf pour les actes de la journée d’études 2008 pour lesquels l’ASGRALMA a bénéficié d’une subvention de la DRAC.

Une convention entre les deux associations est envisagée. L’ AEDAA apporterait une aide financière à la publication des actes dans la mesure où la journée d’étude concernée serait bénéficiaire et dans la limite du surplus. L’utilisation de fonds propres pourrait éventuellement être envisagée si le surplus était insuffisant : là encore, il est nécessaire de poser des cadres précis.

En échange de ce financement, Cécile Daussun demande que l’AEDAA bénéficie d’une évolution de la charte graphique des actes en sa faveur et d’une publication électronique en partie adhérents du site Internet.

Le site Internet va également créer un lien plus visible vers les publications actuelles.

Un modèle de convention annuelle va être recherché pour être soumis au vote du conseil d’administration.

Principe adopté en Conseil d’administration à l’unanimité

Vote par mail sur la principe : accord à l’unanimité des votants

1.5. Communication de l’AEDAA

1.5.1. Premier bilan autour du lancement du site

Un message de lancement a été diffusé sur le site Internet archinet.free.fr dans les News de l’association et via la liste de diffusion aedaa-info le 21 septembre 2009 à la suite du lancement du site actuel. Un rappel a ensuite été adressé par courriel aux adhérents afin d’inciter ceux qui ne s’étaient pas encore réinscrits à se rendre sur le site www.aedaa.fr. Tous les liens présents sur le nouveau site  ont été contrôlés afin de vérifier la validité des liens vers le site de l’association. Enfin, une recherche Google a permis de cibler de nouveaux sites et des liens erronés.

Les présents proposent de poursuivre cette campagne de communication auprès de l’AAF, du PIAF et des forums archivistiques suisses, belges et luxembourgeois.

1.5.2. Supports de communication

Pour la journée d’étude, Lucie Lepage demande des plaquettes de présentation de l’association et indique que des bloc-notes seraient nécessaires. Jean Merlet se propose de rechercher des devis.

D’autres supports de communication pourraient être envisagés, tels que des clefs USB, pour la prochaine rentrée universitaire.

1.6. Premier bilan de la campagne de dédommagement auprès des adhérents

La campagne de dédommagement des adhérents qui avaient reçu leur adhésion plus de trois mois après l’encaissement de leur cotisation a été évoquée lors du conseil d’administration de février et actée en juin. 24 personnes sont concernées par cette mesure. Le premier groupe bénéficie d’une ré adhésion gratuite et/ou du remboursement des frais d’inscription engagés. Le second groupe a obtenu la gratuité de son adhésion annuelle. Anne Lafon indique qu’elle a reçu sept réponses. Le coût engagé par cette mesure est de l’ordre de 150 à 200 euros.

1.7. Le « Qui fait quoi? »

Le « Qui fait quoi ? » est presque achevé, sauf pour la Commission des services en ligne dont l’organisation n’est pas encore exactement définie. Le document sera envoyé aux membres du conseil d’administration pour relecture et correction, avant d’être diffusé sur la partie administrateur du site Internet.

Le « Qui fait quoi ? » n’est évidemment pas un document figé et est appelé à évoluer. C’est un outil interne qui permet aux membres du conseil d’administration de mieux connaître les missions et tâches de chacun.

Il est envisagé d’en avoir une version succincte dans la partie « Adhérents » du site pour aider les adhérents à mieux connaître l’association.

2.  COMMISSIONS

2.1. Services en ligne

Le site archinet.free.fr sera fermé à la fin de l’année 2009. Les informations et la structure du site seront sauvegardées.

La commission des services en ligne s’organise de la manière suivante :

• 9 personnes travaillent sur le site, dont 5 pour l’alimentation de la seule page d’accueil
• 4 personnes sont responsables de la maintenance du site et de la veille documentaire pour la plateforme
• Sandrine Grosbois a en charge la Newsletter
• Coralie Goutanier apporte son soutien aux activités de la commission

Toutefois, le recrutement d’une personne supplémentaire est envisagé.

Par ailleurs, la saisie sur le site est assurée par Anne Lafon et Sandrine Grosbois pour l’annuaire des adhérents, Elodie Taupin, Oriane Troubat, Mélanie Jobard, Sébastien Lebled, Cécile Daussun, Maïwenn Bourdic, Anne Lafon et Coralie Goutanier pour l’annuaire des services d’archives.

Il est demandé par la commission des services en ligne que les représentants de promotions récupèrent la liste des étudiants de leur promotion et se manifestent pour la rentrer dans l’annuaire des promotions. L’annuaire des services d’archives est en cours de rédaction, mais suite au problème « Twitter », l’annuaire des prestataires est en suspens. De nouveaux projets sont en cours de réflexions, notamment une FAQ pour utilisation du site, des tutoriaux video, une incitation aux membres à s’inscrire sur la carte des adhérents.

Les listes de diffusion utilisables directement sur le site sont en cours de finalisation.

La commission est surprise de n’obtenir que peu de retour des utilisateurs sur le nouveau site et constate que la plateforme de ressources documentaires est peu utilisée. Une enquête de satisfaction générale avec un volet concernant le site Internet pourrait être prévue d’ici quelques mois.

Cécile Daussun informe les présents que le compte Twitter est bloqué à la date du 31 octobre et qu’il n’est donc plus mis à jour. Elle a par ailleurs contacté les personnes abonnées à ce compte afin de les avertir des difficultés rencontrées par l’association pour clore le compte. Maïwenn Bourdic n’a reçu aucune réponse du gestionnaire de la page. Un juriste a proposé à Cécile d’envoyer un courrier à la société pour que le site soit fermé, puisque le nom de l’association a été déposé à l’AFNIC.

Le projet Netvibes proposé par les membres la commission a donc avancé. La page de veille créée devrait se répartir en 8 à 10 onglets nourris par un flux RSS renseigné par Maiwenn Bourdic, Charlotte Maday et Cécile Daussun. Ce site sera accessible par un lien à partir du site de l’association.

Maiwenn Bourdic indique qu’elle va inscrire Oriane Troubat sur le compte paiement@aedaa.fr, au même titre que Jean Merlet. Elle rappelle également que la répartition des autres comptes :

• newsletter@aedaa.fr : Anne Lafon (Nadège Gohier en copie)
• association@aedaa.fr : Anne Lafon, Nadège Gohier (Maïwenn Bourdic en copie)
• postmaster@aedaa.fr : Maïwenn Bourdic
• emploi@aedaa.fr : Léa Benony, Charles Guilmault
• archivor@aedaa.fr : non attribué

Les comptes rendus de conseil d’administration peuvent-ils être rendus communicables aux adhérents?

Vote des présents : accord à l’unanimité

Vote par mail : accord à l’unanimité des votants

Cécile Daussun constate à cette occasion que les comptes rendus de conseil d’administration et que les procès-verbaux d’assemblée générale ne sont toujours pas mis à jour. Une partie de l’année 2006, ainsi que les années 2007 et 2008 manquent toujours à l’appel.

Cécile Daussun va effectuer un sondage interne pour connaître les membres du conseil d’administration qui pratiquent des langues « exotiques » afin d’apporter un soutien ponctuel à la commission.

2.2. Bureau-emploi

Des changements ont eu lieu au sein du Bureau-emploi : Charlotte Maday a rejoint la commission des services en ligne,  Charles Guilmault et Léa Benony se sont proposés pour la remplacer.

Les adhérents ont fait remarquer que les bulletins de quinzaine manquaient de régularité. Par ailleurs des erreurs dans la saisie ont été constatées : les dates de parution des offres sont inexistantes (31/10, par exemple). Il s’agit vraisemblablement d’une erreur technique.

2.3. Archivor

Aucune nouvelle n’est parvenue au conseil d’administration concernant le numéro sur les archives cultuelles.

Maïlys Mouginot a informé Anne Lafon qu’elle avait obtenu un article supplémentaire du CHU de Brest. Des relances sont en cours pour les autres intervenants. Les présents demandent s’il serait possible d’accélérer la production de ce numéro.

Anne Lafon a été reçue en rendez-vous par Bénédicte Grailles pour le numéro sur les Angevins à l’étranger. Elle entrevoit de nouvelles perspectives : une mise en contexte, une présentation des programmes en plus d’un numéro de témoignages.

2.4. Comité des fêtes

Maïlys Mouginot est remplacée par Oriane Troubat avec laquelle elle doit se mettre en relation. Un rallye pourrait être organisé pour la rentrée prochaine. Une visite de service d’archives est prévue pour le printemps en région parisienne et une autre à l’automne, en fonction du lieu d’habitation des adhérents.

Une inscription en ligne sera possible grâce à l’agenda du site Internet.

3. ETUDIANTS ET DIPLOMES : la parole aux représentants

Benjamin Caillaud constate qu’il y a peu d’adhérents parmi les M1. Il n’y a aucun retour de mail de leur part pour la campagne de ré adhésion. Le contact pourrait être repris avec eux via la liste de diffusion de l’université.

Le représentant des L3, qui n’était pas présent, n’est pas adhérent de l’association. Maïwenn Bourdic et Arnaud Riteau n’ont eu avec lui que des contacts par courriel.

Suite à l’assemblée générale de cette année, les étudiants ont trouvé l’échange rassurant et intéressant, mais souhaiteraient que la journée soit plus équilibrée. Cet échange est aussi l’occasion d’inciter les étudiants à utiliser le forum.

4. COLLECTIF A8

Aucune information.

Le prochain conseil d’administration aura lieu en mars à Paris.

L’AEDAA fête ses 15 ans en 2010 : n’hésitez pas à nous faire part de vos idées pour la rentrée.

Fin de séance à 16h30