Conseil d’administration de l’aedaa
20 mars 2010, 14h
77 boulevard de Belleville, Paris 11ème arrondissement
PRÉSENTS
Bureau : Anne Lafon, Mathilde Armand, Oriane Troubat, Nadège Gohier
Conseil d’administration : Léa Benony, Maïwenn Bourdic, Sandrine Grosbois, Mélanie Jobard, Maïlys Mouginot
ABSENTS EXCUSÉS
Bureau : Jean Merlet
Conseil d’administration : Cécile Daussun, Margot Georges, Coralie Goutanier, Charles Guilmault, Sébastien Lebled, Lucie Lepage, Charlotte Maday, Séverine Ménet, Aurélie Moan, Pierre Mondain Élodie Taupin
ABSENTS NON EXCUSÉS
Conseil d’administration : Katell Auguié, Benjamin Caillaud, Alice Grippon
PARTICIPANTS AUX VOTES EN LIGNE
Benjamin Caillaud, Cécile Daussun, Coralie Goutanier, Charles Guilmault, Sébastien Lebled, Lucie Lepage, Jean Merlet, Aurélie Moan, Maïlys Mouginot, Élodie Taupin
Ordre du jour
1. BUREAU
1.1. Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 12 décembre 2009
1.2. Bilan financier au 20 mars 2010
1.3. Journées d’étude
1.3.1. Journée d’étude 2010
1.3.2. Financement de la publication des actes
1.4. Communication
1.5. Le « Qui fait quoi? »
2. COMMISSIONS
2.1. Services en ligne
2.2. Bureau-emploi
2.3. Archivor
2.4. Comité des fêtes
3. ETUDIANTS ET DIPLOMES : la parole aux représentants
4. COLLECTIF A8
Déroulement de la séance
Début de séance à 14h15
Remarque : une grande partie des membres du conseil d’administration s’étant déplacée à Paris pour assister au conseil, nous avions des contraintes d’horaires pour permettre à chacun de rentrer chez soi : l’ordre du jour n’a donc pas été suivi dans l’ordre annoncé, ce que reflète le compte rendu.
Question préliminaire : statuts de l’association
Rapporteur : Nadège GOHIER
Nadège GOHIER fait remarquer que plusieurs points des statuts ne sont pas respectés par les membres du conseil d’administration.
Anne LAFON demande que cette question soit discutée avant de passer à l’ordre du jour.
Nadège GOHIER donne lecture du début de l’article 9 des statuts : « Les représentants des promotions en cours (licence, maîtrise, DESS, master) sont choisis au sein de chacune de celles-ci par les autres étudiants, qu’ils soient membres ou non de l’association, et participent au conseil d’administration. […] » et indique que cette précision permet à des étudiants non membres de participer aux réunions du conseil d’administration et d’y voter.
Mathilde ARMAND suggère soit d’autoriser les représentants de promotion non membres de l’association à participer aux réunions en tant que membres consultatifs soit d’imposer l’adhésion comme pré requis à l’élection des représentants de promotion.
Oriane TROUBAT s’interroge sur la capacité de « représentation » de l’AEDAA d’un représentant non adhérent auprès de sa promotion.
Mathilde ARMAND propose qu’un article des statuts précise que la mise à jour de la cotisation est obligatoire pour que le vote soit valide.
Maïwenn BOURDIC précise que le montant de l’adhésion ne peut pas être un motif de refus.
Anne LAFON propose de rédiger un nouvel article 9 pour le prochain conseil d’administration et de proposer les modifications aux statuts lors de l’assemblée générale 2010.
Nadège GOHIER donne lecture de l’article 7 : « L’association est administrée par un conseil d’administration. Celui-ci est composé : d’un bureau – lui-même constitué d’un président, d’un secrétaire, d’un trésorier et d’un vice-président, et éventuellement d’un président d’honneur, d’un secrétaire adjoint et d’un trésorier adjoint, tous choisis en son sein ; des responsables de commissions ; ainsi que des représentants des étudiants des trois promotions en cours dans l’année (licence, maîtrise, DESS, Master), et des représentants des diplômés sortis de la formation. » et de l’article 10 des statuts : « Le conseil d’administration se réunit sur convocation écrite du président […]. La présence de la moitié plus un au moins de ses membres est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement. La présence des représentants des trois promotions en cours et des diplômés, et celle des responsables de commission est obligatoire lors de la tenue du conseil d’administration. Les délibérations sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. ». Elle précise qu’à l’heure actuelle l’ensemble des membres des commissions vote lors des réunions, ce qui pose des difficultés pour atteindre le quorum. Pour respecter les statuts, il faudrait que les membres des commissions désignent des représentants ; les autres membres seraient invités aux réunions du conseil d’administration comme membres consultatifs.
Mathilde ARMAND demande comment seraient répartis les votes pour les membres du bureau également responsables de commission.
Nadège GOHIER suggère de leur octroyer deux voix.
Maïlys Mouginot propose de faire un simple rappel des statuts auprès des membres des commissions.
Mathilde ARMAND ajoute que cette question ne concerne que le Bureau-emploi et les Services en ligne. La commission Archivor et le Comité des fêtes ne sont représentés que par une seule personne.
Maïwenn BOURDIC indique que, en ce qui concerne les Services en ligne, Cécile DAUSSUN laisse la main à Charlotte MADAY et à elle-même qui assumeront à tour de rôle les postes de titulaire et de suppléant.
Léa Benony propose de faire de même avec Charles GUILMAULT.
Mathilde ARMAND propose d’ajouter un organigramme fonctionnel des commissions en annexe des statuts.
Oriane Troubat demande que le nombre de vote attribué aux commissions soit déterminé par les statuts.
Maïwenn BOURDIC émet l’idée de comptabiliser les votes par e-mail des membres pour atteindre le quorum.
Léa Benony pense que l’utilisation du site « Doodle » simplifierait cette démarche.
Anne LAFON propose de faire un simple rappel de la règle aux membres des différentes commissions et de régler au cas par cas les problèmes qui pourraient subvenir.
Nadège GOHIER demande s’il existe un registre de délibérations du conseil d’administration.
Mathilde ARMAND indique que les registres ne sont pas à jour depuis 2001 et que les comptes rendus tiennent lieu de délibérations. Elle propose de commencer un nouveau registre soit à partir de 2006 soit de 2009 (élection de Mathilde ARMAND puis d’Anne LAFON à la présidence).
Nadège GOHIER propose de commencer le nouveau registre à partir de l’élection d’Anne LAFON pour que la mise à jour du nouveau registre soit plus rapide.
Validation du compte rendu du Conseil d’administration du 12 décembre 2009 (Point 1.1. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Anne LAFON
Mathilde ARMAND fait remarquer que les votes par mails sont indiqués comme approuvés à l’unanimité alors qu’elle même n’a pas voté.
Nadège GOHIER propose de lister les personnes ayant voté par mail et celles n’ayant pas donné réponse.
Cette remarque étant faite, le compte rendu est adopté à la majorité absolue (unanimité des présent ; votes en ligne : 9 OUI, 1 NON, 1 abstention).
DÉCISION ADOPTÉE
Archivor (Point 2.3. de l’ordre du jour)
Rapporteurs : Maïlys Mouginot, Mathilde ARMAND et Anne LAFON
Maïlys Mouginot informe que la trame du numéro sur les archives de la santé est réalisée et que les articles prennent forme. Elle doit cependant reprendre contact avec plusieurs interlocuteurs. Le numéro est assez déséquilibrée pour l’instant : les intervenants sont surtout issus de l’AP/HP et de l’hôpital. Elle souhaiterait obtenir des articles de la part d’organisations dont les structures changent, notamment l’AFSSA et l’INSERM. Un contact a été pris avec Madame Benoît du ministère de la Santé pour présenter un panorama des caisses (CNAM, CRAM).
Mathilde ARMAND annonce que le numéro sur les cultes a été relu. Il ne reste que quelques commentaires à modifier et des photographies à ajouter. La bibliographie est incomplète et déséquilibrée sur certains cultes. Anne LAFON doit également relire l’introduction. Le numéro sera clos le dimanche 28 mars et envoyé dans les deux semaines à Eugénie pour finir la mise en page de la maquette.
Anne LAFON demande que ce numéro sorte rapidement. Monsieur Biarnais l’a en effet contacté pour savoir s’il pouvait réutiliser son article pour une autre publication.
Anne LAFON effectue des recherches bibliographiques pour le numéro concernant les Angevins à l’étranger mais n’a pas relancé de contacts.
Nadège GOHIER demande si des sujets sont envisagés pour de prochains numéros.
Maïlys Mouginot pense que l’Archivor sur les cultes sortira en avril, celui sur la santé fin juin ou début juillet et celui sur les Angevins en fin d’année.
Mathilde ARMAND évoque des sujets en rapport avec la gestion des risques (la sécurité matérielle, la protection individuelle, l’intrusion…) et la gestion risques sinistres.
Nadège GOHIER indique qu’elle aimerait participer à cet Archivor.
Anne LAFON suggère qu’une trame soit proposée pour le prochain conseil d’administration.
Comité des fêtes (Point 2.4. de l’ordre du jour)
Rapporteurs : Maïlys MOUGINOT, Oriane TROUBAT
Maïlys MOUGINOT transmet l’ensemble de ses dossiers à Oriane TROUBAT, et notamment les archives concernant l’organisation du dixième anniversaire de l’AEDAA. A cette occasion, la salle Thiers avait été louée pour la soirée. Un buffet avec des plats chauds et froids avait été préparé et servi par un traiteur. Des animations avaient été organisées, notamment un concours de montage de boîtes à l’initiative de Katell AUGUIE. La soirée avait eu un coût de 2200 euros tout compris dont 300 euros de timbres pour l’envoi des invitations. Une participation financière de 15 euros par personnes (8 euros pour les étudiants) avait été demandée.
Oriane TROUBAT a pris des renseignements auprès du bowling de Beaucouzé qui propose des salles de séminaires et un service traiteur. Elle note que la discussion qui avait suivi l’assemblée générale l’année passée avait été appréciée mais jugée trop courte. La location de la salle de séminaire dès 14h pourrait faciliter l’organisation de cette rencontre. Il faudra sans doute penser à organiser un transport du centre-ville, s’informer des horaires de bus ou proposer un covoiturage. Le budget de cette soirée lui semble déjà plus élevé : environ 2400 euros pour 75 personnes (96 euros pour la location de la salle et 29 euros par personne pour le repas, deux parties de bowling et la location des chaussures).
Mathilde ARMAND indique que l’envoi des invitations peut être réalisé par les listes de diffusion ou le site Doodle. Par ailleurs, les seuls membres d’honneur à inviter à cette soirée sont les responsables de formation.
Léa BENONY propose d’organiser une promenade en bateau sur la Loire au départ de Saint-Mathurin-sur-Loire qui est accessible en TER.
Oriane TROUBAT pense que la date de l’assemblée générale sera sans doute trop tardive pour cette activité mais qu’elle pourrait être prévue pour les étudiants au moment de la rentrée.
Maïlys MOUGINOT suggère les visites du musée de l’air de Marcé, des châteaux de Pignerolles ou de Brissac, mais rappelle que les modes de transport ne sont pas aisés à organiser. L’office de tourisme propose également des activités « clefs en main » pour les groupes.
Anne LAFON souhaiterait qu’une seule activité soit réalisée : l’anniversaire doit être une moment festif mais ne pas être non plus trop long.
Oriane TROUBAT souligne que la multiplication des activités représente un coût qu’il ne faut pas négliger. Un rallye à Angers ou une ballade sur la Loire pourrait être organisé pour la rentrée universitaire. Des cadeaux peuvent être achetés pour récompenser les gagnants si un rallye est organisé.
Anne LAFON demande que des propositions soient avancées pour les activités de la rentrée et présentées au prochain conseil d’administration.
Anne LAFON annonce qu’une visite de service d’archives en région parisienne sera organisée par Coralie GOUTANIER à partir de juin.
Maïwenn BOURDIC précise que les inscriptions à ce type de visites pourront être effectuées sur le calendrier du site de l’AEDAA.
Maïlys MOUGINOT quitte la séance à 15h10.
Bilan financier au 20 mars 2010 (Point 1.2 de l’ordre du jour)
Rapporteur : Oriane TROUBAT (compte rendu réalisé par Jean MERLET et lu par les présents)
1. Solde des comptes au 20 mars
Compte courant : 5045,58 €
Livret bleu : 8107,77 €
Conformément à la décision du précédent conseil d’administration, un virement de 1000 € a été effectué le 13 décembre dernier du compte courant vers le compte d’épargne.
2. Recettes et dépenses
| Poste |
Recettes |
Dépenses |
| Adhésions |
1968,81 € |
|
| Assemblée générale 2009 |
202,63 € |
|
| Collectif A8 |
80,11 € |
26,30 € |
| Journée d’étude 2009 (subvention de l’université d’Angers) |
800 € |
|
| Journée d’étude 2010 |
820 € |
1772,02 € |
| Remboursement d’adhérents lésés en 2008 |
95 € |
|
| Frais de déplacement |
33,86 € |
|
| Envois (enveloppes, timbres) |
87.72 € |
|
| Site aedaa.fr |
40,51 € |
|
| Soirée bowling des étudiants |
290,01 € |
|
| Frais bancaires : consultation des comptes sur Internet |
9,12 € |
|
| TOTAL |
3668,92 € |
2557,17 € |
Le bilan des produits et des charges est pour le moment largement excédentaire. Il faut toutefois nuancer en déduisant les 800 € de subvention de l’université d’Angers versés (enfin !) pour la Journée d’étude de l’année dernière.
Comme l’année dernière, on constate un tassement des adhésions : 2130 € en 2008-2009 contre 1968,81 € cette année. Le recours au service Paypal, qui prélève une partie des adhésions payées en ligne, n’explique pas tout. Sur ces 1968,81 €, un peu moins de 20 % (388,81 €) proviennent des adhésions en ligne.
L’AEDAA a payé cette année l’hébergement du site Internet du Collectif (26,30 €). Il faudra s’en souvenir pour que, l’année prochaine, une autre association prenne le relais pour couvrir ces frais.
Le remboursement des adhérents lésés en 2008 est à l’arrêt. Sur les treize personnes ayant sollicité un remboursement, seules sept ont encaissé le chèque correspondant (pour un montant de 95 €). Deux autres ne l’ont toujours pas fait : il est probable que leurs adresses sur le site n’aient pas été actualisées. Les autres n’ont pas répondu aux deux mails envoyés pour demander leur adresse postale. Le trésorier va envoyer un dernier mail de rappel.
3. Journée d’étude 2010
|
Postes |
Recettes |
Dépenses |
En 2009 |
|
| Subventions privées (Anaphore, V-tech, Cauchard) |
650 € |
950 € |
||
| Subventions publiques (université d’Angers) |
800 € |
|||
| Inscriptions |
170 € |
125 € |
||
| Restaurant |
256 € |
264 € |
||
| Alimentaire : boissons, viennoiseries, assiettes en carton, gobelets, etc. |
188,45 € |
228,18 € |
||
| Badges |
11,36 € |
|||
| Impressions |
626,60 € |
150 € |
||
| Envois (enveloppes, timbres) |
54,65 € |
81,23 € |
||
| Frais de déplacement d’intervenants |
646,32 € |
76,40 € |
||
|
TOTAL |
820 € |
1772,02 € |
||
Il manque à ce bilan de la Journée d’étude la subvention de 400 € promise par l’université d’Angers qui n’a, pour le moment, pas été versée. Conformément à la demande du bureau, les étudiants ont cette année obtenus des garanties écrites (cf. infra). La somme devrait donc logiquement être créditée dans les prochains mois, mais le bureau reste vigilant.
Il reste cependant évident que la journée d’étude de cette année sera déficitaire. L’organisation a été plus coûteuse au niveau des impressions : les étudiants ont notamment payés des blocs de papier personnalisés. La différence est aussi sensible au niveau du remboursement des frais de déplacement. En 2009, seulement un intervenant l’avait sollicité. Cette année sept demandes ont été traitées pour des intervenants (venus en majorité par le train) mais aussi pour des étudiants ayant convoyé des personnes.
4. Contrôle des comptes
Le contrôle des comptes de l’exercice 2008-2009 n’a pour l’instant pas pu être mené à bien. Le contrôleur élu lors de la dernière assemblée générale a en effet été un long moment en arrêt maladie. Rendez-vous a cependant été pris pour le réaliser au mois d’avril.
Oriane TROUBAT précise que l’université accorde une subvention de 800 euros par décision du 16 novembre 2009 en conseil d’UFR, soit 400 euros pour le CERHIO et 400 euros pour l’Université.
Anne LAFON tient à ajouter que les 400 euros promis par le CERHIO pour la journée d’études 2009 n’ont jamais été versés. Le service financier n’est pas stable et ce dossier n’est pas suivi. Une demande de versement supplémentaire a été formulée pour financer la publication des actes de cette précédente journée d’études. Concernant la journée d’études 2010, elle constate que le remboursement des frais de transport des intervenants a été très important (600 euros) mais que tous les billets de train étaient de seconde classe. Le coût très élevé des impressions est incompréhensible malgré la facture détaillée de Copypage qui est le prestataire habituel de l’AEDAA. Les carnets siglés ont a eux seuls coûtés 170 euros mais ne justifient pas la facture. La baisse des subventions privées accroît encore le déficit de cette journée d’études. Ces points sont à éclaircir avec les responsables du groupe « organisation » de la journée d’études.
Oriane TROUBAT soulève un autre point : cette année, l’absence de règle concernant le paiement de l’inscription par les étudiants de la formation a conduit à des disparités entre ceux qui ont payé et ceux qui ont assisté gratuitement à cette journée. Elle précise que les étudiants bénéficient d’un tarif réduit.
Mathilde ARMAND ajoute que les responsables de formation imposent aux étudiants, et notamment au Master 1, d’assister à la journée d’études. Il ne s’agit pas d’une journée de cours banalisée.
Anne LAFON propose soit de ne pas faire payer de droit d’inscription aux étudiants de Master 1 soit d’établir un tarif étudiant identique pour tous (5 euros ?).
DÉCISION ADOPTÉE à l’unanimité des présents et des participants au vote en ligne
L’ensemble du conseil d’administration s’interroge sur les contrôles exercés par l’AEDAA lors des prises de décisions des étudiants pour l’organisation de la journée d’études.
Anne LAFON indique que la liste des invités est établie par les étudiants, validée par M. MARCILLOUX et vérifiée par le président de l’association. Pour les impressions, seule la présentation matérielle des affiches et supports de communication font l’objet d’une validation.
Oriane TROUBAT s’étonne que le budget des impressions n’ait pas obtenu l’aval du président de l’AEDAA.
Mathilde ARMAND suggère de soumettre aux étudiants un budget type tirés des bilans des journées d’études précédentes et d’imposer des outils, notamment pour le paiement en ligne, issus du site de l’association.
Maïwenn BOURDIC constate une sous-utilisation du site pour l’organisation de la journée d’études ; la partie « news de la formation » est très peu alimentée.
Léa BENONY constate que la présence de l’AEDAA dans l’organisation de la journée d’études est difficile à imposer. Les membres de l’association n’étant plus présents à Angers, le lien entre étudiants et diplômés se perd.
Anne LAFON propose de faire le point sur les différences entre les deux dernières journées d’études, d’établir des fiches pratiques à destination des étudiants autour de l’organisation de la journée d’études pour le prochain conseil d’administration et de rencontrer M. MARCILLOUX pour que le rôle de l’AEDAA dans l’organisation de cette manifestation soit réaffirmé.
Services en ligne (Point 2.1. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Maïwenn BOURDIC et Sandrine GROSBOIS
Anne LAFON tient à féliciter Coralie GOUTANIER et Sandrine GROSBOIS pour la qualité de la Newsletter.
Maïwenn BOURDIC dénombre 208 abonnés à la newsletter dont 192 à 202 lecteurs effectifs. Elle profite d’une bonne activité et va bénéficier de nouveaux moyens de promotion.
Comme annoncée précédemment, Cécile DAUSSUN se retire de la tête de la commission mais continue de mettre en ligne des actualités vidéo et audio. Même si cette commission est constituée d’un nombre de bénévoles importants, les recrutements sur le long terme ne sont pas suffisants. Un tutoriel pour l’utilisation du site va être envoyé à chacun.
Les adhésions s’élèvent à 174 personnes à jour et 7 en attente de paiement. Un virement Paypal de 380 euros a été effectué sur le compte bancaire de l’AEDAA. La validation des nouveaux inscrits est prise en charge par Jean MERLET et Oriane TROUBAT afin de limiter l’attente des adhérents entre l’encaissement des cotisations des adhésions et la validation de l’accès au compte.
Mathilde ARMAND propose qu’une nouvelle campagne de communication soit réalisée par Nadège GOHIER lors de la rentrée universitaire à partir des anciens fichiers d’adhérents.
Maïwenn BOURDIC annonce que la fréquentation du site est en hausse depuis le 12 décembre. Le trafic est très faible le week-end, mais atteint plus de 150 visiteurs par jour les mardi, mercredi et jeudi, dont 40% de nouveaux visiteurs. Une visite moyenne sur le site est de 3 à 4 minutes, ce qui signifie que les internautes n’accède que rarement au site par hasard. Les pages les plus consultées sont la page d’accueil, les offres d’emploi, le module de recherche d’adhérents et le forum.
Les adresses e-mail archivor@aedaa.fr et newsletter@aedaa.fr ne sont pas encore attribuées. La plus active est emploi@aedaa.fr. L’ensemble des e-mails adressés sur les boîtes de l’association sont redirigés vers les boîtes personnelles des membres.
La page Netvibes de l’AEDAA est accessible depuis deux semaines.
L’annuaire devrait être achevé fin avril, il ne manque que quelques régions à attribuer à des contributeurs. Un annuaire des prestataires doit voir le jour par la suite, mais sur un mode de saisie collaborative : les adhérents seraient tous contributeurs de cet annuaire et pourraient faire bénéficier les adhérents de leur expérience. L’annuaire des promotions devait être mis à jour par les représentants de promotion, mais ceux-ci n’ont pas donné de nouvelles.
La plateforme des ressources documentaires contient 320 documents mais la fréquentation reste faible. Le document le plus téléchargé est le tableau de gestion des archives des associations.
Le forum, bien que très peu de nouveaux messages soient enregistrés, est très visité.
Maïwenn BOURDIC annonce que le site va bénéficier d’un nouvel habillage afin notamment d’adapter le site à la taille de l’écran des utilisateurs. Cette nouvelle version doit améliorer la navigation des utilisateurs équipés d’Internet explorer 6. L’agenda devrait aussi être amélioré.
Les internautes peuvent d’ores et déjà poster des commentaires sur les Actus, les News de l’association et de la formation qui sont modérés a posteriori. Une barre au-dessus des actualités permet également de faire rebondir les informations. Cette technique permet d’améliorer le référencement du site de l’AEDAA et est très utilisée par les internautes.
La page Netvibes est en place et est alimentée automatiquement par la récolte des flux RSS. L’AEDAA va également se créer une page Twitter qui permet de poster des messages en moins de 140 caractères. Cette page sera elle aussi alimentée automatiquement. Dix-neuf blogueurs ont référencé cette page. Le nom de domaine proposé est /asso_aedaa. Charlotte MADAY doit créer une page Facebook, à l’instar d’autres associations. Les actualités seront alimentées automatiquement. Ce site peut permettre de récupérer les jeunes promotions qui n’ont pas adhéré à l’association.
Sandrine GROSBOIS précise que la newsletter est au point. Les adhérents à cette newsletter ne sont pas nécessairement membres de l’association. Des liens vers des documents présents sur le site, comme la plateforme documentaire, pourrait inciter les lecteurs à adhérer à l’association.
Mathilde ARMAND pense qu’elle peut peut-être attiré de nouveaux membres extérieurs.
Nadège GOHIER rappelle que la définition d’adhérents est à nuancer : lors de l’assemblée générale, seuls les étudiants issus de la formation d’Angers ont le droit de vote. Si on élargit les adhérents, il faut préciser la cible visée. Elle propose toutefois de faire un mailing auprès des adhérents sur l’existence de la newsletter et des nouveautés du site.
Financement de la publication des actes (Point 1.3.2. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Anne LAFON
Anne LAFON demande au conseil d’administration la possibilité de financer les actes des journées d’études sur les fonds propres de l’AEDAA. Une convention avec l’ASGRALMA serait établie en juin. Anne LAFON donne lecture des résultats des recherches sur la convention effectuées par Jean MERLET après le dernier conseil d’administration.
Mathilde ARMAND remarque que deux articles sont contradictoires : l’un fixe à 500 euros le montant de la subvention apportée par l’AEDAA à l’ASGRALMA, l’autre laisse à l’association la possibilité de modifier le montant de l’aide accordée. Par ailleurs, elle estime qu’il est risqué d’engagé par reconduction tacite 500 euros chaque année sur les fonds propres de l’AEDAA alors que la journée d’études peut être déficitaire comme c’est le cas cette année.
Nadège GOHIER suggère d’adopter une convention générale de principe dont le montant est défini par un avenant annuel.
Anne LAFON propose de fixer un montant susceptible de modifications.
Mathilde ARMAND insiste sur le fait que le budget est voté lors de l’assemblée générale chaque année et que cette démarche risque de faire peser sur l’association des difficultés financières à long terme. L’accord de principe doit aussi comporter des conditions relatives à la charte graphique et aux droits de publication afin que l’AEDAA soit identifiée comme un véritable partenaire.
Sandrine GROSBOIS et Maïwenn BOURDIC quittent la séance à 16h50.
Oriane TROUBAT fait part de sa réticence quant au budget. Il serait nécessaire que le budget de la journée d’études prenne en compte le financement des actes.
Ces remarques étant faites, le principe est adopté à l’unanimité des présents. Une convention à durée illimitée et un avenant annuel seront présentés lors du conseil d’administration du mois de juin.
DÉCISION ADOPTÉE à l’unanimité des présents et des participants au vote en ligne
Archives de l’association (ce point n’était pas à l’ordre du jour)
Rapporteur : Oriane TROUBAT et Mathilde ARMAND
Oriane TROUBAT annonce qu’elle va récupérer les archives d’Eve JULLIEN et en faire le récolement.
Mathilde ARMAND doit réaliser le classement de ses propres archives.
Communication de l’AEDAA (Point 1.4. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Nadège GOHIER
Nadège GOHIER va demander des devis sur des produits en vue de la rentrée universitaire et des prochaines journées d’études pour le conseil d’administration de juin. Les demandes porteraient sur des blocs notes à fonds rigide de format A6 (modèle Méliss@ du Conseil général de Maine-et-Loire), des post-its, des cahiers avec le logo en couverture, des crayons à roulement à billes, des clefs USB de 1 à 4 Go, portant le logo de l’association.
Le « Qui fait quoi? » (Point 1.5. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Nadège GOHIER
Ce document n’a pas été retravaillé depuis le précédent conseil d’administration.
A cette occasion, Mathilde ARMAND demande à ce que l’annuaire soit diffusé à l’ensemble des membres du conseil d’administration.
Bureau-emploi (Point 2.2. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Léa BENONY
Léa BENONY explique que Florence LECLERCQ et Charlotte MADAY ont laissé la main à Charles GUILMAULT et à elle-même. Bien qu’ils ne se soient pas vus, elle parvient à assurer sa fonction avec Charles GUILMAULT par des contacts téléphoniques. Elle soulève le fait que le bulletin emploi fourni par le collectif arrive très tardivement par rapport à la date de publication des offres et qu’il fait doublon avec le site. Elle s’interroge sur sa pertinence.
Pour Mathilde ARMAND, il ne représente pas exactement un doublon puisque les personnes qui sont en recherche d’emploi active se rendront sur le site alors que ceux qui souhaitent consulter les offres à titre informatif utiliseront le bulletin du collectif.
Léa BENONY s’étonne de la difficulté à identifier les contacts au sein du Collectif. L’ensemble des bureaux emploi souhaiterait se réunir ; elle demande si le financement du déplacement peut être assuré par l’AEDAA.
Oriane TROUBAT approuve cette démarche.
Léa BENONY demande le recrutement d’une troisième personne au sein du Bureau-emploi afin de poster les offres du Collectif et d’assurer la collecte des offres d’un site spécifique.
Nadège GOHIER propose d’adresser une offre par la liste de diffusion et de poster un message sur le site de l’association afin de libérer du temps à Charles GUILMAULT et Léa BENONY.
Léa BENONY demande à ce que les dates de concours soient intégrées au calendrier du site. Cette démarche sera rapportée aux bureaux-emploi des associations du Collectif qui ont des difficultés équivalentes dans la présentation de ces informations spécifiques. Au 12 décembre 2009, elle compte 202 offres publiées dont 50% de CDD et 75 d’offres dans les services publics. Elle est étonnée de recevoir de nombreuses offres directement sur la boîte emploi@aedaa.fr.
Etudiants et diplômés (Point 3 de l’ordre du jour)
Rapporteur : Anne LAFON
Anne LAFON constate qu’elle n’a reçu aucun message à transmettre au conseil d’administration de la part des étudiants et des diplômés. Elle remarque également qu’une seule personne détient les clefs de la boîte aux lettres de l’AEDAA, située à la faculté des lettres d’Angers. Des retards d’inscription d’adhérents ont ainsi pu être constatés au moment du départ en stage des Master 2.
Nadège GOHIER propose de faire un double de ces clefs et de les confier à une personne du conseil d’administration présente sur Angers lorsque cela est possible.
Oriane TROUBAT quitte la séance à 17h45.
Collectif A8 (Point 3. de l’ordre du jour)
Rapporteur : Mathilde ARMAND
Mathilde ARMAND remarque que le Collectif est moins dynamique qu’il n’a été. Un rendez-vous est prévu la semaine prochaine pour avancer le dépouillement de l’enquête sur l’insertion professionnelle. Elle souhaiterait qu’une personne soit recrutée pour l’enquête et pour la partie entreprise : il s’agit d’actions vers Pole Emploi et de participer à l’élaboration d’un référentiel métiers. Un travail important doit également être entrepris pour monter le site du Collectif qui n’est qu’à l’état embryonnaire.
Nadège GOHIER propose de diffuser une offre de poste pour recruter une personne travaillant en lien avec le Collectif.
Sandrine GROSBOIS demande à ce que les réunions du conseil d’administration soit avancées d’une heure afin de pouvoir permettre à l’ensemble des membres de participer à la totalité de la réunion.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h50.
Le Président,
Les membres du conseil d’administration présents,