Compte rendu du CA du 18 septembre 2010

Conseil d’administration

18 septembre 2010, 13 h

94, rue du Grand Douzillé, Angers

 

PRÉSENTS

Bureau : Anne Lafon (par téléphone), Oriane Troubat, Nadège Gohier

 

Conseil d’administration : Élodie Taupin

 

ABSENTS EXCUSÉS

Bureau : Jean Merlet

 

Conseil d’administration : Léa Bénony, Maïwenn Bourdic, Cécile Daussun, Coralie Goutanier, Sandrine Grosbois, Charles Guilmault, Mélanie Jobard, Sébastien Lebled, Lucie Lepage, Charlotte Maday, Séverine Ménet, Aurélie Moan, Pierre Mondain, Maïlys Mouginot

 

ABSENTS NON EXCUSÉS

Bureau : Mathilde Armand

 

Conseil d’administration : Benjamin Caillaud, Margot Georges, Alice Grippon, Florence Leclercq

 

Personnes ayant participé aux votes électroniques

Bureau : Mathilde Armand

 

Conseil d’administration : Léa Benony, Maïwenn Bourdic, Cécile Daussun, Coralie Goutanier, Sandrine Grosbois, Charles Guilmault, Mélanie Jobard, Sébastien Lebled, Lucie Lepage

 

Ordre du jour

 

1.    BUREAU

1.1.        Validation du compte rendu du conseil d’administration du 3 juillet 2010

1.2.        Bilan financier

1.2.1.          Solde des comptes

1.2.2.          Recettes et dépenses

1.3.        Communication

1.3.1.          Campagne de recrutement

1.3.2.          Supports de communication

1.4.        Le « Qui fait quoi ? »

1.5.        Archives de l’association

1.6.        Calendrier de préparation de l’assemblée générale (ce point n’était pas à l’ordre du jour)

 

2.     COMMISSIONS

2.1.        Services en ligne

2.2.        Bureau-emploi

2.2.1.        Compte rendu de la réunion des Bureaux-emploi du Collectif du 4 septembre 2010

2.2.2.        Actualités

2.3.        Archivor

2.4.        Comité des fêtes

 

3.     ÉTUDIANTS ET DIPLÔMÉS : la parole aux représentants

 

4.     COLLECTIF A8

 

Déroulement de la séance

 

Début de séance à 13h45

Le quorum n’est pas atteint cependant, étant donnée l’imminence de la rentrée universitaire et l’urgence de certaines décisions, Anne LAFON ouvre la séance et décide de soumettre les décisions prises à un vote en ligne qui sera clos le 26 septembre 2010.

 

1.  BUREAU

 

1.1. Validation du compte rendu du conseil d’administration du 3 juillet 2010

Rapporteur : Anne LAFON

 

Anne LAFON demande que, pour faciliter les préparations de réunions, les convocations et les justificatifs d’absence transitent par la boîte courriel association@aedaa.fr.

Nadège GOHIER indique qu’elle a reçu un courriel de Séverine MÉNET lui demandant de l’excuser pour les précédents conseils d’administration auxquels elle n’a pas pu assister. Absente de son lieu de travail, son remplaçant ne lui avait pas transmis les courriels de convocation arrivant sur sa boîte professionnelle.

 

Nadège GOHIER a ajouté le commentaire suivant sur Doodle : « Pour l’article 10, étant donné la difficulté à tenir le délai de 15 jours, peut-être modifier l’article ainsi : « dans les 15 jours suivant la publication du compte rendu de la réunion du conseil d’administration »? »

 

Cette remarque étant faite, le compte rendu du conseil d’administration du 3 juillet 2010 est adopté (unanimité des présents ; vote en ligne : 10 OUI, 0 NON, 0 abstention).

1.2. Bilan financier

Rapporteur : Compte rendu transmis par courriel par Jean MERLET

 

1.2.1. Solde des comptes

 

Compte courant :    4 649,15 €

Livret bleu :             8 107,77 €

TOTAL :                12 756,92 €

 

1.2.2. Recettes et dépenses

 

Poste

Recettes

Dépenses

Adhésions

1998,81 €

Assemblée générale 2009

202,63 €

Collectif A8

80,11 €

26,30 €

Journée d’études 2009 (subvention de l’université d’Angers)

800 €

Journée d’études 2010

820 €

1847,27 €

Remboursement d’adhérents lésés en 2008

95 €

Frais de déplacement

367,36 €

Envois (enveloppes, timbres)

87,72 €

Site aedaa.fr

40,51 €

Soirée bowling des étudiants

290,01 €

Frais bancaires : consultation des comptes sur Internet

22,80 €

TOTAL

3698,92 €

2979,60 €

 

Les comptes sont, à ce jour, excédentaires de 719,32 €.

 

Il faut en déduire deux paiements en attente : un chèque de 115,80 € (frais de déplacement de Charles Guilmaut) et un chèque de 50 € (maquette des invitations à la fête des 15 ans).

La subvention de l’université pour la journée d’études de cette année n’est toujours pas versée malgré deux appels du trésorier et trois appels de la présidente.

1.3. Communication

Rapporteur : Nadège GOHIER

 

1.3.1. Campagne de recrutement

 

Nadège GOHIER informe le conseil d’administration que deux campagnes de recrutement ont été menées cet été, à la fois par mailing et par publication d’offres dans les « News de l’asso » sur le site. Au mois d’août, un poste pour le Bureau-emploi et un poste pour le Collectif ont été proposés. Le Bureau-emploi a recruté une personne. Pour l’instant, il n’y a pas eu de retour pour le Collectif. Hier, deux nouvelles offres sont parues pour la commission des Services en ligne dont une concerne spécifiquement la newsletter.

 

1.3.2. Supports de communication

 

Nadège GOHIER rappelle que lors de la réunion du conseil d’administration du 12 décembre 2009, Lucie Lepage a demandé si l’association pouvait fournir des blocs-notes pour la journée d’études. Après des demandes de devis, Jean Merlet s’est chargé de l’édition d’une série de blocs-notes avec logo en noir et blanc pour la journée d’études 2010.

Les supports de communication publicitaires doivent donner de la visibilité à l’AEDAA tant auprès des étudiants (adhérents potentiels) que des personnalités extérieures. Deux moments-clefs de diffusion sont envisageables : la rentrée universitaire et la journée d’études. L’association représente environ 180 à 200 adhérents ; la journée d’études rassemble moins de 100 participants.

 

Si l’on consacre 10% par an du montant des cotisations à ce type d’opérations de communication, cela représenterait environ 200 € annuels[1] pour 300 unités produites[2].

Étant donné le prix élevé de réalisation d’objets publicitaires, quelques solutions peuvent être avancées :

  • Fixation d’un budget annuel pour la communication (comme indiqué précédemment) et limitation en conséquence du nombre de supports produit ;
  • Montage d’une opération tous les deux ans afin de diminuer les coûts de production par des commandes plus importantes ;
  • Utilisation d’un budget « exceptionnel » pour les événements, comme les anniversaires ;
  • « Sponsorisation » de certains supports (échanger la mention du support ou sa publicité lors d’événements contre une diminution substantielle de la facture).

Le mode de diffusion de nos produits représente une seconde difficulté. Pour la journée d’études, les objets publicitaires peuvent être distribués à l’arrivée du public, avec l’ensemble des autres supports. Mais pour la rentrée universitaire, hormis les étudiants que nous sommes en mesure de rencontrer, les autres adhérents sont inatteignables. L’assemblée générale pourrait être un bon moment, mais elle est trop peu fréquentée. Cette année, l’organisation de l’anniversaire de l’association amènera sans doute plus de personnes que d’habitude à l’assemblée générale. Mais que faire pour les autres années ? Est-il nécessaire de produire les 300 unités mentionnées et comment les diffuser, particulièrement auprès des adhérents diplômés ? Enfin, pour un projet pluriannuel, il faut également réfléchir aux conditions de stockage de ces produits. Cette action de communication devrait-elle se pérenniser et si c’est le cas, de quelle manière ?

ANNEXE 1 : Étude comparative des offres

ANNEXE 2 : Simulations de prix parmi les offres les plus compétitives

Après discussion, les membres du conseil d’administration (unanimité des présents ; vote en ligne : 9 OUI, 1 NON, 0 abstention).se prononcent favorablement pour :

– la création d’un fichier vectorisé du logo par une graphiste pour 45 euros ;

– une opération pluriannuelle (la commande actuelle devrait nous permettre de n’envisager la prochaine opération que pour la rentrée 2012) ;

– l’achat des produits (7) et (15) en 500 exemplaires chacun, pour un montant de 602,00 € ;

– la distribution des deux objets pour l’anniversaire (80 personnes, 160 unités) et pour la journée d’études (80 personnes, 160 unités)

– la distribution annuelle par alternance du crayon ou du carnet aux étudiants lors de la présentation de l’association à la rentrée universitaire (90 personnes, 90 unités).

Élodie TAUPIN mentionne également la question du droit de réutilisation du logo de l’association. Elle indique se souvenir qu’une question similaire avait été posée lors de l’élaboration de l’annuaire des services d’archives au sujet des logos des collectivités dont les services d’archives dépendent : une réponse précise avait été donnée il y a un an mais les différents membres en présence n’en retrouvent pas les termes exacts.

 

Les membres du conseil d’administration présents proposent qu’un rappel soit fait sur cette question pour la prochaine réunion.

 

1.4. Le « Qui fait quoi ? »

Rapporteur : Nadège GOHIER

Nadège GOHIER explique que ce projet est en cours depuis 2009. Le but de ce tableau synthétique est de présenter aux adhérents le fonctionnement interne de l’association et de mettre un visage sur les postes concernés. Il devrait faciliter les rapprochements avec les étudiants et les recrutements au sein de l’association.

Même s’il manque encore une dizaine de réponses, Nadège GOHIER a transmis hier le tableau à Maïwenn BOURDIC et lui a demandé de le mettre rapidement en partie Adhérents du site afin de faciliter la campagne d’adhésion auprès des étudiants. Il sera mis à jour chaque année après l’assemblée générale, en même temps que l’annuaire.

 

1.5. Archives de l’association

Rapporteur : Anne LAFON

Anne LAFON annonce qu’elle a pris contact avec Damien HAMARD, archiviste de l’université d’Angers, et qu’il a répondu favorablement au projet. La signature d’un contrat serait possible lors de l’assemblée générale si l’ensemble des documents sont récolés.

Oriane TROUBAT présente le récolement qu’elle a effectué pour les archives qu’elle détient (ANNEXE 3). Cependant, elle ignore quelles sont les archives que conserve Mathilde ARMAND. Un récolement et un regroupement physique des archives deviennent urgents si la signature d’un contrat doit intervenir pour l’assemblée générale. Oriane TROUBAT indique qu’elle possède également des comptes rendus de conseil d’administration au format numérique pour la période 2006-2008.

1.6. Calendrier de préparation de l’assemblée générale (ce point n’était pas à l’ordre du jour)

Rapporteur : Anne LAFON

Anne LAFON présente au conseil d’administration le calendrier prévisionnel de préparation de l’assemblée générale, correspondant aux délais édictés par les statuts :

–          Envoi des demandes de candidatures au renouvellement des membres du Bureau le 25 septembre 2010 ;

–          Réponses attendues pour le 9 octobre 2010 ;

–          Convocations aux assemblées générales extraordinaire et ordinaire le 16 octobre 2010.

Elle précise que cette année, les mandats de Mathilde ARMAND, de Jean MERLET ainsi que le sien arrivent à échéance et qu’un poste supplémentaire n’est pas pourvu. Par ailleurs, l’élection de deux nouveaux représentants des diplômés est nécessaire.

En ce qui concerne les documents relatifs au financement des actes de la journée d’études, Anne LAFON indique qu’elle n’a pas encore reçu de réponse de Patrice MARCILLOUX.

2.  COMMISSIONS

2.1. Services en ligne

Rapporteur : Compte rendu transmis par courriel par Maïwenn BOURDIC

Le flux des Archiveilleurs a été mis en place ; la page Facebook également. La fréquentation du site est légèrement en hausse et les nouvelles inscriptions ont commencé (5 cette semaine). L'annuaire des services est en fin de parcours, mais quelques volontaires supplémentaires seraient utiles pour terminer la saisie. L'annuaire des promotions 2009-2010 n’est toujours pas saisi par les représentants des promos. Le micro CV est en place depuis quelques mois, mais malgré sa demande aux membres du Bureau pour le remplir avant de diffuser l'information auprès des adhérents, rien n’a été fait. Cette information pourrait être diffusée auprès des adhérents dans une prochaine newsletter, mais si ce module n'a pas plus de succès, il pourrait être supprimé.

Après discussion, les membres du conseil d’administration présents proposent à Maïwenn BOURDIC de diffuser l’information auprès des adhérents auxquels cet outil pourrait être utile.

 

Oriane TROUBAT fait part d’une remarque qui lui a été transmise concernant la présentation du site Internet. L’écran d’accueil serait trop fourni pour certains internautes, ce qui rendrait la présentation de l’association, en bas d’écran, peu visible. Certains membres présents suggèrent de limiter le nombre d’actualités à 3 ou 4.

Réponse de la commission des services en ligne envoyée par courriel :

« Le site Internet de l’association est un site de contenu (et l’a toujours été, y compris dans l’ancienne version). En l’occurrence il y a forcément des choix à faire en matière d’ergonomie. Hors l’un des principaux atouts du site est la partie Actualités, soit les 4/5 rubriques (selon que l’on soit connecté ou pas) qui figurent en haut de page. 5 lignes de news sont affichées, et à moins de tuer le site, nous ne changerons pas la situation, pour plusieurs raisons :

  • Les administrateurs postent généralement 4 à 5 actualités en même temps. En afficher moins signifierait rendre totalement invisible leur travail, qui est régulièrement diffusé sur le web professionnel. Aucun n’est donc d’avis de diminuer le nombre d’actu en page d’accueil.
  • Les pages S’informer, Lire, etc sont très peu consultées. Les statistiques de consultation parlent d’elles-mêmes : sur un an la page d’accueil a attiré plus de 16 000 visiteurs uniques (en rouge sur la pièce jointe, ANNEXE 6), avec des taux de rebond inférieurs à 50%. Sur la même période la page S’informer a attiré 1312 visiteurs uniques (taux de rebond de 57%), la page Lire 529 visiteurs uniques et Visiter 472. Un taux de rebond élevé signifie que l’internaute reste peu sur une page Internet ET sort du site. Un taux de rebond faible signifie au contraire que l’internaute a tendance à trouver ce qu’il cherche et qu’il reste dans le site.

 

Le choix du nouvel habillage avait par ailleurs été fait pour avoir un site extensible, c’est-à-dire que quel que soit la largeur de l’écran de l’internaute, le site prendra toute la page. Y compris sur un Smartphone qui fait 5 cm de large. Forcément les internautes qui ont un écran de 1024px doivent descendre un petit peu plus dans la page que les autres. Néanmoins il n’est pas question d’aller à l’encontre des évolutions technologiques, à savoir des écrans qui s’agrandissent, des sites Internet sur lesquels le contenu n’est plus du tout concentré sur l’écran qui se charge dès qu’on arrive. Il suffit de faire une recherche Google ou d’aller sur les sites de presse pour l’expérimenter.

Concernant la présentation de l’association, certains la trouvent trop présente (et préfèreraient avoir juste le premier paragraphe et un lien Lire la suite pour avoir toute la présentation), d’autres pas assez… La présentation de l’asso prend tout le centre de l’écran, sous les blocs Actus, que l’on soit ou non connecté, sauf ces derniers jours où il y a de la publicité pour les 15 ans. J’ai modifié le titre afin que le développé AEDAA apparaisse.

 

Ce qui manque surtout, c’est des visuels pour avoir envie de lire le texte, que ce soit un peu plus attractif à l’œil. Ne pas oublier que le net est un médium très visuel.

Sinon dernières brèves concernant la Commission des Services en ligne : deux recrutements ont été faits ces jours-ci : Lucie MARIE et Patrice DENIS.

Enfin, toujours dans l’idée de valoriser les actualités, un système d’abonnement par mail quotidien va être mis en place pour les actualités, sur le modèle de ce qui existe pour les Archiveilleurs. Car les internautes de www.aedaa.fr n’ont pas l’air d’être des accros au flux RSS. Donc les actus arriveront directement dans les boîtes mails. »


2.2. Bureau-emploi

Rapporteur : Compte rendu transmis par courriel

par Léa BENONY et Charles GUILMAULT

 

2.2.1. Compte rendu de la réunion des Bureaux-emploi du Collectif du 4 septembre 2010

 

Présents : Benoît Laiguede (coordonnateur des Bureaux-emploi, rédacteur du bulletin de quinzaine), Charles Guilmault (Bureau-emploi de l’AEDAA).

Collecte des offres

  • Benoît Laiguede doit réaliser et diffuser la liste des membres des Bureaux-emploi du Collectif en précisant les sites attribués à chacun.
  • La recherche d’offres pour les métiers de Webmaster est arrêtée.
  • À compter du 1er septembre, le Bureau-emploi de l’AEDAA intègre un nouveau site dans sa collecte d’offres d’emploi : celui du CEPID, site d’emploi des professionnels de l’information et de la documentation.

 

Diffusion des offres

  • Chacun envoyant les offres qu’il recense avec une présentation différente, Benoît Laiguede doit réaliser et diffuser un modèle-type de mise en page des offres collectées. Le respect d’une mise en forme commune facilitera notamment la réalisation du bulletin de quinzaine.
  • Benoît Laiguede souhaite que la diffusion des offres à pourvoir rapidement soit plus réactive. Chaque offre urgente recensée sera distinguée des autres offres par un envoi séparé sur la liste de diffusion des Bureaux-emploi dans les délais les plus brefs. Cette opération a pour but d’éviter de diffuser un bulletin de quinzaine dont certaines offres ne sont plus valables.
  • Benoît Laiguede propose de présenter les offres du bulletin de quinzaine en les classant par type de poste ou par localisation (région ou département). D’une façon plus générale, il serait souhaitable de recueillir l’avis des lecteurs du bulletin sur sa présentation via un questionnaire.
  • Benoît Laiguede rappelle que certains sites Internet où les offres sont collectées n’autorisent pas la diffusion de ces offres sans accord préalable. Pour exemple, le site Internet de la Gazette des communes précise que « le contenu du Service ne peut en aucune manière faire l’objet, même partiellement, d’aucun prêt, échange ou cession, à titre gratuit ou onéreux, d’aucune extraction totale ou partielle de données ; seules sont autorisées la visualisation sur écran et l’impression sur papier, au bénéfice exclusif de l’utilisateur et pour ses besoins propres. Toute autre utilisation est interdite, sauf autorisation préalable écrite de l’Éditeur, sous peine de poursuites judiciaires ».

Cette interdiction pose un problème de fond pour la diffusion des offres.

 

Anne LAFON trouve que la mise en place d’un modèle-type pour la présentation des offres est une bonne initiative. Elle s’interroge sur les questions juridiques soulevées par la réunion des Bureaux-emploi du Collectif.

 

Après discussion, les membres du conseil d’administration présents proposent aux membres du Bureau-emploi de faire le point sur le nombre de sites et d’annonces concernés pour la prochaine réunion afin de prendre les décisions qui s’imposent (demandes d’autorisation écrite, arrêt de consultation des sites, diffusion des offres par mailing). Un point serait également nécessaire avec les autres associations du Collectif qui transmettent leurs propres offres à l’AEDAA et qui sont diffusées sur le site.

 

2.2.2. Actualités

 

Suite à l’offre diffusée sur le site Internet de l’AEDAA, le Bureau-emploi a recruté une troisième personne : Marie BRETAULT, master 2 de la promotion 2008-2009.

 

2.3. Archivor

Rapporteur : Anne LAFON

 

Anne LAFON annonce qu’elle et Élodie ont reçu les documents relatifs au numéro sur les archives cultuelles le 1 septembre. Elle relit actuellement les fichiers mais il lui manque toujours l’éditorial, l’introduction et la bibliographie qui seraient en cours de rédaction. Élodie TAUPIN attend d’avoir l’ensemble des éléments pour finir la mise en page.

 

Anne LAFON précise également que Maïlys MOUGINOT lui a transmis  les dossiers relatifs au numéro sur les archives de la santé. En conséquence, le numéro sur les Angevins à l’étranger est en suspens. Elle demande également qu’une personne puisse la seconder au comité de rédaction de l’Archivor pour les prochains numéros.

 

2.4. Comité des fêtes

Rapporteur : Oriane TROUBAT

 

Soirée bowling : voir après présentation de l’AEDAA aux étudiants.

 

Quinzième anniversaire de l’association :

  • pour mémoire :

o   le budget hors participation est de 2000 à 2500 €, la participation est fixée à 15 €, sauf pour les étudiants pour lesquels elle est fixée à 8 € (ANNEXE 4).

o   Le programme prévoit :

§  Matin : installation de la salle

§  14h-16h : visite de la collégiale Saint-Martin

§  16h-18h30 : assemblée générale

§  18h30-19h30 : apéritif

§  19h30 : repas

§  23h (?) : rangement de la salle

  • calendrier des inscriptions :

o   15 octobre : date limite des inscriptions ;

o   13 octobre : dernier rappel ;

o   8 octobre : premier rappel.

o   possibilité de mettre un décompte sur le site ?

  • la gratuité est proposée pour les invités suivants (montant : 105 €)

o   le doyen de l’UFR Lettres, Langues et Sciences humaines : Didier LE GALL

o   les responsables de formation : Bénédicte GRAILLES, Patrice MARCILLOUX, Valérie NEVEU ;

o   les responsables de services d’archives : Elisabeth VERRY, Sylvain BERTOLDI, Brigitte PIPON ;

  • les invités non dispensés de paiement prévus sont :

o   les présidents des associations du Collectif A8 ;

o   les anciens membres de l’AEDAA ;

  • deux jeux de société créés par des étudiants sont proposés par Lucie LEPAGE ;
  • menu retenu pour 12,50 € par personne (ANNEXE 5) :

o   mises en bouche : caviar d’aubergine, pesto rouge, sauce au bleu et, en fonction du nombre de personnes, purée de poivron ;

o   complètes : magret de canard et, en fonction du nombre de personnes, saumon/crème, accompagnées de ratatouille et de salade verte ;

o   dessert : fouées briochées banane/chocolat ;

o   supplément : confit d’oignons ;

  • boissons :

o   apéritif : kir breton (cidre, une bouteille pour six personnes, crème de cassis) ;

o   vin : rouge, blanc et/ou rosé (une bouteille pour quatre personnes) ;

o   vin de dessert au choix : mousseux ou vin blanc moelleux ;

o   boissons sans alcool : coca, jus d’orange, jus de pomme, Ice tea, eau ;

o   café, thé

  • vaisselle : Nadège GOHIER se propose de se renseigner sur les conditions d’une location ;
  • fleurs : Nadège GOHIER se propose de se renseigner sur le coût et sur une « sponsorisation » de la soirée ;

 

Les membres du conseil d’administration (unanimité des présents ; vote en ligne : 9 OUI, 1 NON, 0 abstention) se prononcent favorablement pour la gratuité aux sept invités nommés ci-dessus et pour un vin blanc moelleux en dessert (unanimité des présents ; vote en ligne : 8 Vin blanc moelleux, 3 Mousseux)

 

3. ÉTUDIANTS ET DIPLÔMÉS : la parole aux représentants

 

Anne LAFON a été contactée par Sylvain LOUVET (M2), Arnaud RITEAU (M1), Lise FREVAL (M2) pour la campagne d’adhésion. Élodie TAUPIN pourrait s’associer à Arnaud RITEAU pour la présentation aux étudiants de Licence 3 et de Licence 3 professionnelle. Nadège GOHIER doit se charger de l’impression et de la diffusion de 200 plaquettes de présentation qui seront utilisables pour plusieurs rentrées et pour les journées d’études.

 

4. COLLECTIF A8

 

Pas d’information.

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h15.

 

Le prochain conseil d’administration aura lieu le 15 ou le 22 janvier 2011 à Paris.

 

 

Le Président,

Les membres du conseil d’administration présents,

 

 

Nadège GOHIER

Elodie TAUPIN

Oriane TROUBAT

 

 

 

ANNEXE 1 : Étude comparative des offres

(par produit, pour 100 exemplaires)

 

Le détail des devis est disponible sur demande.

 

Produit 1 : blocs-notes

Fournisseur

Détail du produit

Coût (en )

Observations

Copypage

(Angers)

(1) A6 (105×148 mm), reliure simple, 20 p, nb

135

La reliure simple implique qu’il n’y a aucun fond rigide pour tenir le bloc.
(2) A6 (105×148 mm), reliure simple, 21 p, couverture couleur, intérieur nb

148,75

(3) A6 (105×148 mm), reliure simple, 40 p, nb

170

(4) A6 (105×148 mm), reliure simple, 41 p, couverture couleur, intérieur nb

183,75

(5) A6 (105×148 mm), reliure spirale, transparent, carton premier prix, 20 p, nb

190

Voir avec Copypage pour remplacer le transparent par un carton plus épais ?
(6) A5 (148×210 mm), reliure simple, 20 p, nb

170

Notabloc (Paris)

(7) 100 x 150 mm, couleur, 20 feuilles/bloc

49

(8) 100 x 150 mm, couleur, 40 feuilles/bloc

73

(9) 74,5 x 127 mm, couleur, 20 feuilles/bloc

40

Taille de grands post-it plus que de blocs-notes (env. A7)
(10) 74,5 x 127 mm, couleur, 40 feuilles/bloc

59

Lagardère

(Nice)

(11) 75 x 127 mm, 20 p, BIC Scratch Pad Small (Réf : LAG040.3681)

62

Marquage en deux couleurs et frais techniques inclus. Prix hors taxe (TVA à 19,6%) et hors frais de port (46,37 € HT pour 500 pièces).

 

Pour Copypage, notre fournisseur habituel, les produits présentés ici sont à moins de 200 euros les 100 exemplaires. Pas de commande minimale.

Pour Notabloc, commande minimale de 500 exemplaires. Prix hors taxe.

 

 

Produit 2 : Post-it

Fournisseur

Détail du produit

Coût (en €)

Observations

Notabloc (Paris)

(12) 68 x 74,5 mm, 40 feuilles par bloc, couleur blanc ou jaune, impression 1 ou 2 couleurs

80

Commande minimale de 500 exemplaires. Prix hors taxe.
(13) 102 x 74,5 mm, 40 feuilles par bloc, couleur blanc ou jaune, impression 1 ou 2 couleurs

96

Lagardère

(Nice)

(14) 68 x 75 mm, 25 pages (Réf. LAG040.3835)

76

Marquage en deux couleurs et frais techniques inclus. Prix hors taxe (TVA à 19,6%) et hors frais de port (46,37 € HT pour 500 pièces).

 

Lagardère propose des stylos BIC embout noir marqués deux couleurs gratuitement pour toute commande de Post-it.

 

Produit 3 : Crayon à roulement à bille

Fournisseur

Détail du produit

Coût (en €)

Observations

Lagardère

(Nice)

(15) Stylo à bille rétractable avec poussoir attractif et clip large DART-BASIC. Encre noire ou bleue. Matériel plastique. Coloris Blanc/Rouge.

45

Marquage en deux couleurs et frais techniques inclus. Prix hors taxe (TVA à 19,6%) et hors frais de port (33,19 € HT pour 500 pièces).
(16) Produit combiné : Mini bloc note avec stylo à bille, 106 x 79x 12 mm (Réf. LAG143.1836)

198

Marquage en deux couleurs et frais techniques inclus. Prix hors taxe (TVA à 19,6%) et hors frais de port (33,10 € HT pour 300 pièces).

 

KelCom propose la même marque de crayon mais a besoin du logo vectorisé pour établir le devis.

 

Produit 4 : Clefs USB

Fournisseur

Détail du produit

Coût (en €)

Observations

Flashbay (RU)

Trix série, 1 Go, marquage recto verso

890

Prix TTC, frais de port inclus.
Nature série, 1Go, marquage recto verso

1060

 

 

ANNEXE 2 : Simulations de prix

parmi les offres les plus compétitives

 

Blocs 20 p. (les post-it sont plus chers que les blocs)

 

Produit (7) = 293,20 € (format 100 x 150)

500 exemplaires = 245 €

TVA = 48,20 €

Sans frais de port ?

Produit (9) = 239,20 € (format 74,5 x 127)

500 exemplaires = 200 €

TVA = 39,20 €

Sans frais de port ?

 

Stylo à bille

 

Produit (15) = 308,80 €

500 exemplaires = 225 €

TVA = 44,10 €

Frais de port = 33,19 €

TVA sur frais de port = 6,51 €

 

Mini bloc-notes et stylo à bille

 

Produit (14) avec la promotion proposée = 509,94 €

500 exemplaires = 380 €

TVA = 74,48 €

Frais de port = 46,37 €

TVA sur frais de port = 9,09 €

Produit (16) = 750,01 €

300 exemplaires = 594 €

TVA = 116,42 €

Frais de port = 33,10 €

TVA sur frais de port = 6,49 €

 

Produit (16) = 1184,04 €

500 exemplaires = 990 €

TVA = 194,04 €

Frais de port ?

TVA sur frais de port ?

 

 

ANNEXE 3 : Récolement des archives de l’association

 

Série

Analyse

Dates

Information

C Assemblée générale : comptes-rendus (1996, 2003- 2006) 1996-2006 Manque 1997-2002
D Correspondance. 1996-2005
D Elections. Manque 2000-2003
D Conseil d’administration : comptes-rendus (1999-2003, 2006). 1999-2006 Manque 1995-1998, 2004-2005
E Adhésions : listes. 1997-2005 Manque avant 1997, 2001-2002
F Comité des fêtes, organisation d’évènements : programme, itinéraires, liste des personnes présentes, carton d’invitation, contrats de location (1996, 2000, 2001, 2005). 1996-2005
F Bureau emploi 1998-2005 Manque avril et novembre 2004
F – D Annuaire interne du bureau et des commissions. 2000-2001
G Archivore n°0 (1996), 34 (2005). 1996, 2005
I Journées d’étude (2001-2004, 2007) 2001-2003
J Collectif, réunion AAF et collectif A5 : compte-rendu (9 décembre 2004). 2004
J Collectif, enquête d’insertion professionnelle des adhérents : bulletin d’enquête vierge, bulletins d’enquête remplis. 2004
J Collectif : relations diverses 1995
K Pièces comptables : factures, bilans financiers. 1996-2005

 

 

Plan de classement des archives d’association

 

A- Création de l’association. Dissolution

–          décision de création

–          assemblée générale constitutive

–          dissolution, attribution d’éventuels avoirs

B- Statuts

–          texte des statuts

–          modification des statuts

–          déclaration d’utilité publique

C- Assemblées générales

–          procès-verbaux

–          documentation annexe

–          convocation, liste de présence, excuses

ou

–          dossier des assemblées générales classées chronologiquement

D- Bureau et conseil d’administration

–          élection, modification, démissions

–          réunion, procès-verbaux, convocations, listes de présence, excuses

E- Membres

–          listes et fichiers des membres

–          adhésions

–          démissions, radiations, exclusions

F- Commissions Bureau emploi, comité des fêtes

– procès-verbaux, listes des membres, dossiers techniques, documentation, classement par commission ou sous-commission

G- Publications

H- Personnel de l’association

I- Manifestation publique, relation publique Journées d’étude

J-    Relations avec d’autres sociétés Collectif

K- Comptabilité, finances

–          livres comptables

–          comptes annuels, états divers

–          pièces comptables diverses

–          subventions

L- Biens immobiliers

M- Contentieux

N- Dossiers techniques relatifs aux diverses activités de l’association

O- Documentation

ANNEXE 4 : Budget provisoire des 15 ans de l’AEDAA

(Tableau comparatif avec les 10 ans)

 

Dépenses

10 ans

Visite

172 €

50 pers, 4 €

Location salle

274 €

76 €

Repas/apéritif

130 €

1 301,77 €

75 pers

Gâteaux apéro

Déplacement traiteur

130 €

0 €

Traiteur

1 269,50 €

Vin blanc

85 €

2 bib 10l

Vin rouge

72 €

2 bib 10l

Vin rosé

33 €

1 bib 10l

Crème pour kir

0 €

Mousseux

0 €

Boissons sans alcool

32,27 €

Café, thé, sucre

Invitations

45 €

518,90 €

Création

45 €

0,00 €

Papier invitations

230,70 €

Enveloppes

230,70 €

Envois invitations

57,50 €

Vidéo-projecteur, location

0 €

Déco

150 €

Fleurs

Serviettes

0 €

Nappes

15,30 €

Vaisselle

0 €

0,85/pers

Assurance

55,63 €

Bougies

5,00 €

Tickets

22,67 €

Badges

28,00 €

Jeux

0,00 €

TOTAL

449 €

2 345 €

Participation

1 100 €

Coût total

1 145 €

 

ANNEXE 6 : Statistique de consultation du site Internet

 

 


[1] Assemblée générale 2009, 2130 euros de cotisations

[2] Cumul des adhérents et des personnes participant à la journée d’études (chiffre maximal).

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