Réunion du Conseil d’Administration du 7 février 2009

Tenu à la Bibliothèque universitaire de Belle-Beille à Angers

PRÉSENTS :

Bureau : Mathilde Armand, Mélanie Jobard, Jean Merlet, Anne Lafon
Conseil d’Administration : Maïlys Mouginot, Cécile Daussun, Katell Auguié, Elodie Taupin, Arnaud Riteau, Pauline Caillaud, Sébastien Lebled

ABSENTS EXCUSÉS :
Conseil d’Administration : Aurélie Moan, Alice Grippon, Corentin Sommier, Coralie Goutanier, Charlotte Maday, Florence Leclercq

ABSENTS NON EXCUSÉS :
Conseil d’Administration : Clotilde Le Forestier

Etaient également présents : Maïwenn Bourdic et Sandrine Grosbois qui souhaitent rejoindre le Conseil d’Administration

Ordre du jour :

1. Bureau
1. Bilan financier
2. Bilan sur les adhésions 2008-2009
3. Le « Qui fait quoi » : état d’avancement
4. Collectif
5. Disparition de madame Poinsotte
6. Organisation et fonctionnement de l’association

2. Commissions
1. Services en ligne
2. Bureau-emploi
3. Archivor
4. Comité des Fêtes

Déroulement de la séance :

Début de séance à  14h00

1. Activités du bureau

1. Bilan financier

Bilan provisoire
A la date d’aujourd’hui, l’AEDAA dispose de 14389,55 € réparti comme suit :
– 7415,66 € sur le compte chèque ;
– 6973,89 € sur le livret bleu d’épargne.

Recettes et dépenses

Les recettes générées par les frais d’adhésions s’élèvent actuellement à 1780 €. C’est peu par rapport à l’exercice précédent (2730 € en 2007-2008), même si tous les chèques n’ont pas encore été encaissés.
Nos partenaires du collectif ont versé à l’AEDAA 214 € au titre des frais de déplacement communs pris en charge par l’association en 2008. Il manque cependant les contributions de l’ADEDA 78 de Saint-Quentin-en-Yvelines (80,11 €) et de l’AICI de Montauban (28,61 €). J’ai fait un rappel et les chèques devraient nous parvenir sous peu.
Nous n’avons vendu qu’un seul Archivor pour 20 €. L’absence de nouveautés réduit à presque rien ce poste.
La somme de 108 € de frais de déplacement correspond à un remboursement différé d’une personne pour un conseil d’administration de 2008.
Seulement 92,59 €  ont été pour l’instant dépensés pour la journée d’étude. Ils ne correspondent qu’à l’achat de fournitures (timbres, enveloppes, badges). La majorité des dépenses n’interviendra qu’après cette journée. Au niveau des recettes, les chèques et virements bancaires de subventions ne sont pas encore arrivés. Les étudiants m’ont cependant listé les subventions déjà obtenues. Elles s’élèvent pour l’instant à 2100 € :

* Université d’Angers : 400 €
* Département histoire de l’université : 400 €
* CERHIO : 400 €
* SGA : 300 €
* Arkhênum : 300 €
* Anaphore : 300 €.

2. Bilan sur les adhésions 2008-2009

Actuellement l’aedaa compte. 124 adhérents.
Sur ce nombre, 35 sont étudiants, 86 sont diplômés.
A titre de comparaison :

* 2005-2006 : 113 adhérents
* 2006-2007 : 222 adhérents
* 2007-2008 : 190 adhérents

Liste de diffusion : mise à jour récente avec de nombreuses invitations lancées, merci aux représentants de promotion de prévenir les étudiants qu’il faut qu’ils valident leur inscription.
Reste à faire 4 inscriptions

Site internet :
Les 124 adhérents actuels sont inscrits dans l’espace administration du site.
Coupure des accès  à prévoir : date possible.
Reste à faire : finir l’envoi des messages avec identifiant et mot de passe pour nouveaux adhérents (estimation à 25 messages)
Suite au problème récurent de la lente communication des identifiants et codes aux nouveaux adhérents, il est décidé pour la rentrée suivante qu’il sera communiqué  un identifiant et un code unique pour chaque promotion. Cela permettra à chacun de visiter le site et de mieux connaître l’association. Au bout d’un certain nombre de semaines, ce code commun sera supprimé. Cela nous permettra également de communiquer les identifiants et codes personnels des étudiants qui auront adhéré.

3. Le « Qui fait quoi »

L’objectif est de lister l’ensemble de missions à assurer, de les attribuer à une fonction, de savoir qui les gère actuellement. Les adhérents sauront comment se déroule une année pour l’association. Le bureau pourra mieux s’organiser, anticiper certains évènements en sachant quel est le temps imparti à certaines tâches, quelles activités sont dépendantes des autres, etc…
Un modèle est proposé  par Cécile Daussun. Il sera placé en annexe, à charge à chacun de compléter sa partie.

4. Collectif

Enquête sur l’insertion professionnelle
L’enquête pour l’insertion professionnelle est en cours de validation finale. Toutes les associations sont d’accord pour réaliser une journée d’étude en 2010 qui rendra public les résultats de l’enquête.

Site internet du Collectif
L’enquête a relancé  le débat sur un site internet du collectif. En effet, le collectif souhaite la diffuser par internet et par le biais de réponses en ligne. Le collectif a donné son accord pour l’achat d’un nom de domaine : www.lecollectifarchives.org ou www.collectifarchives.org ? Dans un premier temps, le site ne contiendra que l’enquête.

Accueil d’un représentant du Collectif au sein du Conseil d’administration de l’AAF
La présidente de l’AAF souhaite que le Collectif soit observateur lors des séances du CA de l’AAF, mais souhaiterait officialiser la relation Collectif-AAF, ce qui impliquerait une modification des statuts du Collectif et relance le problème du régime juridique du Collectif.

5. Disparition de madame Poinsotte

La mère de Valérie Poinsotte nous a fait part de sa disparition en indiquant que la famille souhaitait un don pour l’association Agir avec Becquerel.
Mme Bruleaux, responsable de la formation en archivistique de l’Université de Haute-Alsace nous envoie également un message de condoléance. Ces messages sont à mettre sur le site dans les news de l’association.
Proposition : subvention de 150€ pour l’association Agir avec Becquerel
Vote des présents : accord à l’unanimité.

Vote par mail :
Aurélie Moan
Alice Grippon
Corentin Sommier
Coralie Goutanier
Charlotte Maday
Florence Leclercq

6. Organisation et fonctionnement de l’association

Katell Auguié présente le texte ci-dessous qu’il a rédigé avec Cécile Daussun et Séverine Menet.

1. ETAT DES LIEUX

• Projets en cours :
  • refonte du site internet : bien avancé grâce à la collaboration de Maïwenn
  • « Qui fait quoi ? » et « La méthode du Qui fait quoi ? » : n’a pas encore été mise en œuvre, bien que proposée depuis septembre dernier.
  • Archivor : Aucun numéro n’est paru au cours de l’année 2008 alors que certains sujets étaient annoncés comme imminents.

• Constats :
  • L’information circule partiellement entre les membres actifs (par exemple : il n’y a pas eu de compte-rendu de la dernière AG diffusée en particulier auprès des membres du Bureau et du CA qui n’y ont pas participé, pas de compte-rendu des CA diffusé dans leur version définitive, pas de points informatifs sur l’évolution des projets en cours – Collectif, relation avec le Pôle Emploi, les concours, etc. , …). De même, ces actions devraient être relayées auprès des adhérents (le forum ou la newsletter peuvent être de bons supports).
  • Il manque un poste de « chargé de communication » pour l’AEDAA chargé de relayer les informations sur la formation auprès du milieu archivistique (notamment : l’annonce de la prochaine journée d’étude sur les forum professionnels, …), alors que cela participe à l’image de l’association et de la formation auprès de nos confrères.
  • Le site internet n’est pas à jour (la liste des membres du Bureau et du CA correspond aux avant-dernières élections, le dernier compte rendu d’AG date de 2005, …). De même, certaines informations devraient figurer sur l’espace public (en particulier le programme de la prochaine journée d’étude).
  • Certains membres ont déjà fait part, de façon individuelle et informelle à  plusieurs membres du Bureau et du Conseil d’administration de ce manque d’information et des dysfonctionnements de l’association (par exemple : le bureau emploi).
  • L’implication des adhérents est rendue difficile par cette absence d’information. Il est régulièrement constaté que les étudiants sont de moins en moins nombreux à se porter volontaires pour s’investir au sein de l’AEDAA, alors que des projets motivants et valorisants sont à mettre en œuvre.
  • L’absence pure et simple d’appel à candidatures lors du dernier renouvellement du Bureau en octobre 2008 a été constatée.
  • Les initiatives et tâches récurrentes sont assurées par les mêmes membres, sans visibilité  entre les différentes commissions. C’est un facteur de démotivation et sans doute de désengagement de certaines personnes.

2. PROPOSITIONS

• A court terme : deux postes font défaut à l’association et nuise à son fonctionnement ; il faudra rapidement désigner :
  • un poste de coordonnateur du site internet, chargé de mettre à jour les informations. Il y va de la visibilité du site vis-à-vis des adhérents et des internautes, et de l’image de l’association également.
  • un poste de chargé de communication, en interne et en externe, chargé d’informer auprès des publics concernés (Bureau et CA, adhérents, professionnels des archives) toutes les informations nécessaires qui participent au fonctionnement de l’AEDAA et de son image.

Nota : Cécile : je pense que ces fonctions existent déjà partiellement mais qu’il faudrait compléter leurs champs d’action.

Par ailleurs, il est proposé de compléter l’équipe du bureau emploi par une troisième personne, pour répondre aux possibles difficultés de fonctionnement rencontrées par nos deux collègues.

Nota : Cécile : 1/ Le conseil d’administration du 7 février 2009 doit être l’occasion de remédier à cela. , 2/ Je veux bien me charger de la coordination du site sauf si une autre personne en mal d’activité se porte volontaire.

• A moyen terme : créer un groupe de travail chargé de réfléchir à la coordination des missions des membres du Conseil d’Administration et du Bureau de l’AEDAA.

Il s’appuiera sur la méthode suivante :

1. une grille questionnaire envoyée à tous les membres du CA et du Bureau sur ses missions, les outils et méthodes nécessaires pour les exercer, toutes remarques jugés utiles pour les mettre en œuvres, les évolutions envisagées.
2. A partir de ce questionnaire, le groupe de travail établira une synthèse des réponses, et établira des fiches de poste types (fonction et méthode), ainsi que le « Qui fait quoi ? » qui devra être mis à jour conjointement avec l’annuaire annuel des membres du Bureau et du CA, au gré des évolutions de postes.
3. Validation et ajustements par le Bureau et/ ou le Conseil d’administration.
Nota : Cécile : 1/ peut-on fixer cet objectif pour juin ? 2/ Si ce principe est acté au CA du 7/2/2009, il faut dans la foulée informer tous les membres du CA et du Bureau pour constituer le groupe.

Cécile et Séverine : Par ailleurs, il serait intéressant d’interroger les adhérents sur leurs attentes vis-à-vis de l’association.

Discussion sur le texte présenté.

La discussion amène à compléter les tableaux présentés en annexe.

Décisions :
* Pauline Caillaud se propose pour prendre en charge la gestion des adhérents.
* Création d’un poste de chargé de communication : il serait bien de créer un poste de chargé de communication dont le rôle devrait être de faire du lien entre les membres du CA, de diffuser de l’information sur le travail du CA vers les adhérents. Pour cela, il serait souhaitable que cette personne gère la liste de diffusion aedaa_info. Katell diffusera une proposition de poste sur le forum.
* De plus une coordination du travail des membres des Services en ligne permettait d’améliorer le travail réalisé. Cécile Daussun se voit attribué cette mission.
* Les représentants de promotion devront organiser avec le comité des Fêtes les sorties pour l’année suivante.
* Les représentants de diplômés devront étudier les possibilités d’organisation de visite de services d’archives.

2. Commissions

2.1. Services en ligne

Nouveau site Internet
A partir du cahier des charges, une maquette du nouveau site a été réalisée par Maïwenn Bourdic. La maquette est réalisée à partir de JOOMLA, un système de gestion des contenus dont la particularité est d’être facile d’utilisation. Maiwenn nous a fait une présentation du nouveau site, présentation envoyée par mail par Maïwenn à tout le CA.
Le nouveau site peut être consulté sur ce site : http://maiwenn.bourdic.free.fr.
Proposition : Achat d’un nom de domaine pour le site : www.aedaa.fr

Vote des présents : accord à l’unanimité
Vote par mail :
Aurélie Moan
Alice Grippon
Corentin Sommier
Coralie Goutanier
Charlotte Maday
Florence Leclercq

2.2. Bureau Emploi

Charlotte Maday a envoyé le bilan 2007-2008 à Mathilde. Mathilde doit faire le point avec elle par téléphone sur certains points avant sa diffusion aux adhérents. Il sera diffusé via la liste de diffusion AEDAA-info.

2.3. Archivor

Bilan sur les différents numéros en cours

Archivor sur les archives religieuses :
Ce numéro est en voie de finition. Il lui manque un édito, une bibliographie. L’ensemble des articles déjà réunis a été préparé par Eugénie dans une maquette.
Mathilde est chargée de le finaliser. Il reste aussi à contacter Nadine Gastaldi, conservateur à la section du XIXème siècle aux AN, en charge des collections du Ministère des Cultes pour l’époque concordataire. Mathilde pensait lui envoyer des questions pour que ce ne soit pas trop long à obtenir.

Archivor sur la santé :
Maïlys Mouginot, Eve Jullien, et Alice Grippon et Mathilde Armand participent à ce numéro. Une réunion doit avoir lieu prochainement (semaine 8) pour faire le point sur les articles reçus et les articles à obtenir.

Archivor sur les expériences des angevins à l’étranger :
L’an passé, Marie-Amandine Wisz, membre du bureau devait être coordinatrice pour ce numéro. Elle avait en effet fait son stage en Italie, elle travaille depuis peu au Luxembourg. Elle devait me donner les contacts de personnes volontaires pour le numéro (deux contacts à priori). Pas de nouvelles, relance à faire.
Sébastien annonce qu’il se chargera de l’appeler pour en savoir plus.
Un message a été  passé sur le site dans les news de l’association pour annoncer le lancement de ce numéro et demander des contributions des adhérents. : pas de retour. Ce sera à refaire.

Actions tous : lister des contacts et me les envoyer

2.4. Comité  des Fêtes

Achats des supports de communication
Cette mission est attribuée  à Sébastien Lebled.
Organisation des sorties des étudiants : le Comité des Fêtes avec les représentants de promotion

Fin de séance à  17h15

Documents placés en annexe : Qui fait quoi ?

Modèle du mode d’emploi à compléter.
Annexe 1: LE QUI FAIT QUOI ? en date du CA. LE BUREAU – LES COMMISSIONS

Annexe 2 Modèle du mode d’emploi proposé par Cécile